檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型與發(fā)展之淺見

相穎/山東省膠州市檔案館

黨的二十大報(bào)告指出：“推進(jìn)新型工業(yè)化，加快建設(shè)制造強(qiáng)國、質(zhì)量強(qiáng)國、航天強(qiáng)國、交通強(qiáng)國、網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國、數(shù)字中國”。在新的時(shí)期下，突出檔案信息資源建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息資源的保護(hù)成為檔案工作者需要高度重視的課題之一。隨著檔案和檔案工作在國家治理中的基礎(chǔ)性作用日益凸顯，以及信息技術(shù)對檔案形成方式和管理理念的顛覆，迫切要求檔案工作主動適應(yīng)環(huán)境改變，需要貫徹創(chuàng)新驅(qū)動，加快檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

1 檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的必要性和重要性

隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈等新一代信息技術(shù)飛速發(fā)展，檔案保護(hù)開發(fā)利用工作也需要作出創(chuàng)新。特別是隨著國家政府職能轉(zhuǎn)變和“放管服”改革的不斷深入，“互聯(lián)網(wǎng)+”等戰(zhàn)略的實(shí)施，電子政務(wù)和大數(shù)據(jù)發(fā)展日新月異，使檔案工作所處的政務(wù)環(huán)境特別是電子政務(wù)領(lǐng)域發(fā)生了重大變化，這些都為檔案工作帶來了挑戰(zhàn)。檔案信息化技術(shù)的不斷發(fā)展已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的重要趨勢，發(fā)展潮流已不可阻擋。檔案信息化是一項(xiàng)新事物，發(fā)展的質(zhì)量應(yīng)當(dāng)以滿足檔案事業(yè)的內(nèi)在需求和社會對檔案事業(yè)的客觀需求來衡量。檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型要以信息化推動檔案事業(yè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的發(fā)展，是檔案事業(yè)發(fā)展的強(qiáng)大動力和戰(zhàn)略舉措，對整個(gè)檔案事業(yè)發(fā)展起到引領(lǐng)和保障作用。

檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型發(fā)展是改革與發(fā)展的需要，是檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素，關(guān)系我國信息化體系的建設(shè)。而信息資源、信息網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)、信息產(chǎn)業(yè)、信息化人才、信息化法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)是國家信息化體系的基本構(gòu)成要素。同時(shí)在國家信息化全局的建設(shè)過程中，地區(qū)的信息化和行業(yè)的信息化技術(shù)的提升也是重要的組成部分。

2 影響檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的制約因素

在國家信息化戰(zhàn)略的背景下，檔案事業(yè)發(fā)展的信息化技術(shù)提升是國家信息化戰(zhàn)略的具體體現(xiàn)，檔案信息化是在該戰(zhàn)略背景下提出的，是有序展開的、系統(tǒng)設(shè)計(jì)的，適應(yīng)國家信息化進(jìn)程和發(fā)展的一項(xiàng)重要舉措，信息化技術(shù)提升具有明顯的時(shí)代和社會特征。在社會技術(shù)和環(huán)境的不斷變化之下，處于不同時(shí)期的檔案信息化發(fā)展目標(biāo)任務(wù)以及各方面的要求有著很大的差異。在檔案信息化建設(shè)的過程中，技術(shù)和人文環(huán)境的要求在建設(shè)中相互影響、互為支撐，共同制約檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型發(fā)展。

2.1 檔案信息技術(shù)與設(shè)備應(yīng)用不當(dāng)，導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)各自為政

在當(dāng)前信息化技術(shù)不斷發(fā)展和改進(jìn)的過程中，檔案管理的模式和程序也出現(xiàn)了較大程度的改變。當(dāng)前數(shù)字環(huán)境不斷改革創(chuàng)新的背景下，檔案信息化的根本目標(biāo)依然是要滿足當(dāng)下社會對于檔案保管和利用的相關(guān)需求，通過現(xiàn)代技術(shù)的改進(jìn)和應(yīng)用來不斷提高檔案事業(yè)發(fā)展向網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的轉(zhuǎn)移。在這樣的特定環(huán)境背景下，我們設(shè)定的檔案信息化的發(fā)展和改進(jìn)的目標(biāo)任務(wù)是具體的、符合實(shí)際的，并且在發(fā)展進(jìn)程中相對穩(wěn)定。在社會技術(shù)不斷改革和創(chuàng)新以及變化的背景之下，信息化的建設(shè)不可能一蹴而就，目前檔案信息化建設(shè)管理工作中缺少統(tǒng)籌規(guī)劃以及相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，從而導(dǎo)致在不同的系統(tǒng)內(nèi)部以及在不同的地區(qū)中存在著區(qū)域的分割性。另外，檔案管理工作本身就具有一定程度的保密性質(zhì)，在檔案信息化過程中出現(xiàn)了整合能力有限、不能共享的現(xiàn)象。各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之中的結(jié)構(gòu)以及數(shù)據(jù)分享存在格式不同以及結(jié)構(gòu)不同，最終導(dǎo)致信息鴻溝，使各個(gè)檔案數(shù)據(jù)信息獨(dú)立存在，形成了信息的孤島，無法繼續(xù)進(jìn)行交換和分享。以上這些現(xiàn)象的存在會導(dǎo)致大量的人力和物力的浪費(fèi)，在各個(gè)領(lǐng)域或區(qū)域的檔案管理工作中，出現(xiàn)了多種檔案管理系統(tǒng)，造成了雜亂的局面，成為檔案信息資源共享的瓶頸，對檔案信息化建設(shè)過程中的信息共享產(chǎn)生阻礙。

2.2 檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的不完善，影響檔案信息化建設(shè)行為的有效規(guī)范

檔案信息化建設(shè)中標(biāo)準(zhǔn)缺失、滯后、越位錯(cuò)位、交叉重復(fù)等問題，嚴(yán)重影響發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)化的導(dǎo)向作用，不利于滿足我國檔案信息化建設(shè)健康發(fā)展需求。由于檔案管理工作的特殊性，缺乏互聯(lián)互通、信息共享和安全等基礎(chǔ)共性標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致了電子文件歸檔、數(shù)據(jù)交換、電子檔案長期保存等出現(xiàn)瓶頸問題。目前的信息技術(shù)水平，要求新興信息技術(shù)在檔案行業(yè)中的可能應(yīng)用有所預(yù)見性，使標(biāo)準(zhǔn)體系能夠適應(yīng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展。在檔案管理的過程中，檔案的音視頻格式以及存儲類型等文件的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)亟需建立健全，其中包括 40多項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)處于待制定狀態(tài)。在檔案信息化建設(shè)的過程中，缺少標(biāo)準(zhǔn)的制度和項(xiàng)目建設(shè)規(guī)范性指導(dǎo)，使信息化建設(shè)和數(shù)字技術(shù)提升的過程之中沒有建立起統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息的保存、共享和使用沒有達(dá)到最高的利用率。

2.3 信息技術(shù)應(yīng)用中數(shù)據(jù)及系統(tǒng)的安全性和保密性嚴(yán)重影響檔案信息化安全

一是檔案管理人員保密意識和管理水平的不同，在檔案信息化管理的過程中，存在無意識的泄露現(xiàn)現(xiàn)象。二是隨著信息化水平的不斷提高，檔案信息資源更易受到病毒、黑客的攻擊。三是存在電磁泄漏、剩磁泄漏的現(xiàn)象。另外，存在檔案法治意識淡薄、檔案信息安全法規(guī)研究力度不夠、沒有出臺專門的檔案信息安全法、檔案信息安全體系不完整等問題。

2.4 單一的檔案服務(wù)模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足用戶多樣化的需求模式，制約了檔案信息化的發(fā)展

現(xiàn)代社會的不斷進(jìn)步和技術(shù)的不斷發(fā)展，對于檔案信息化的要求越來越高。隨著檔案信息用戶的數(shù)量越來越多，范圍越來越廣，對信息查詢準(zhǔn)確率的要求也越來越高，需求類型和內(nèi)容也呈現(xiàn)出多樣化。單一的檔案服務(wù)模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足客戶多樣化的需求模式。只有不斷地分析當(dāng)前出現(xiàn)的新技術(shù)和新手段，同時(shí)找出檔案事業(yè)發(fā)展中的問題，才能不斷地根據(jù)問題進(jìn)行改進(jìn)，從而使檔案信息服務(wù)能最大限度地滿足網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息用戶需求。

3 檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的方法途徑

3.1積極探索檔案信息化建設(shè)新模式，加強(qiáng)檔案信息資源整合

膠州市積極探索基層檔案信息化建設(shè)的新模式，將檔案作為戰(zhàn)略性的信息資源進(jìn)行整合，開展現(xiàn)場調(diào)研，制定工作方案，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極開展試點(diǎn)創(chuàng)建工作。加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，推動現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理的深度融合，促進(jìn)檔案信息實(shí)時(shí)交流或者共享，減少了檔案信息傳遞運(yùn)輸或等待周期，極大地節(jié)省了時(shí)間成本和管理費(fèi)用，有助于工作效率的提升和改進(jìn)。在大數(shù)據(jù)和人工智能的推動下，在信息技術(shù)的加持下，檔案領(lǐng)域才能夠挖掘出更加有價(jià)值的有效信息，這是人工查找所不能達(dá)到的。對當(dāng)下所擁有的檔案信息資源進(jìn)行充分的保護(hù)開發(fā)以及合理的利用，將檔案信息資源轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力，發(fā)揮檔案信息的最大價(jià)值，為社會創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益。

3.2 制定完善建設(shè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)揮對檔案信息化建設(shè)支撐引領(lǐng)和保障作用

為指導(dǎo)現(xiàn)階段的檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作，解決檔案信息化建設(shè)中標(biāo)準(zhǔn)缺失、滯后、越位錯(cuò)位、交叉重復(fù)等問題，發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)化的導(dǎo)向作用，促進(jìn)我國檔案信息化建設(shè)健康發(fā)展，根據(jù)《國家標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)發(fā)展規(guī)劃（2016—2020 年）》提出的“推進(jìn)檔案信息化與電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的部署和要求，針對檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)跨行業(yè)、跨領(lǐng)域、跨專業(yè)的特點(diǎn)，立足國內(nèi)需求，兼顧國際標(biāo)準(zhǔn)體系，建立起涵蓋基礎(chǔ)共性、資源建設(shè)、信息服務(wù)、信息保障和應(yīng)用五部分的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系要求?！?020年3月國家發(fā)布了《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南（研究報(bào)告）》。由此，系統(tǒng)梳理檔案領(lǐng)域相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)，將檔案信息化建設(shè)所需的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分門別類地納入體系表中，避免相互間的交叉，做到層次合理、分明，構(gòu)建協(xié)調(diào)一致、自主制定與采用國際標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合、相互配套的標(biāo)準(zhǔn)體系表，建立兼容性好、開放性強(qiáng)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，以滿足檔案事業(yè)發(fā)展需求。這些行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定和體系的建立，充分發(fā)揮了標(biāo)準(zhǔn)在推進(jìn)檔案工作中的指導(dǎo)、規(guī)范、引領(lǐng)和保障作用，以及對推進(jìn)技術(shù)融合、業(yè)務(wù)融合、數(shù)據(jù)融合的引領(lǐng)和支撐作用，實(shí)現(xiàn)我國檔案信息化建設(shè)全面、可持續(xù)、協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.3 維護(hù)檔案信息安全，建立健全檔案信息化安全體系

隨著檔案信息化進(jìn)程的發(fā)展，對檔案人才的要求也越來越高，不斷培養(yǎng)和教育檔案信息安全人員是維護(hù)檔案信息的有效途徑。檔案安全是檔案工作的生命線，維護(hù)檔案信息安全，需要采用先進(jìn)的科學(xué)的檔案管理方法，加大檔案信息的保護(hù)措施和保護(hù)力度，不斷建立和健全檔案事業(yè)的信息安全保障。檔案信息安全最大的維護(hù)者是人，也是檔案信息安全的制造者。不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)過程中的法律意識和安全意識，加大對檔案法規(guī)的理論研究力度，制定專門的檔案信息安全法。膠州市檔案館根據(jù)上級業(yè)務(wù)部門的統(tǒng)一部署，建設(shè)新版金宏數(shù)據(jù)檔案中心，安全有序開展存量檔案數(shù)據(jù)遷移，全面提升全市檔案管理利用數(shù)字化水平，主動融入數(shù)字機(jī)關(guān)建設(shè)，完善政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)歸檔機(jī)制，大力推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)電子文件單套制歸檔，在試點(diǎn)的基礎(chǔ)上逐步推進(jìn)電子檔案應(yīng)收盡收、不斷提高電子檔案在檔案資源體系中的比重。開展館藏電子檔案數(shù)據(jù)備份和應(yīng)急演練工作，強(qiáng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)急恢復(fù)和容災(zāi)備份，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，開展網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)密評和網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)。做到技術(shù)與管理并重、主動防御、分級防護(hù)、長治久安、立足國內(nèi)、采用最新技術(shù)、重視內(nèi)部安全多措并舉維護(hù)檔案信息安全，構(gòu)建完善的檔案信息化體系。

3.4 強(qiáng)化檔案科技支撐，推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型，不斷滿足網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)的實(shí)際需求

強(qiáng)化檔案科技支撐，推進(jìn)智慧檔案館建設(shè)管理，引領(lǐng)檔案管理服務(wù)現(xiàn)代化。膠州市不斷完善數(shù)字檔案管理平臺功能，做好平臺上線的使用工作。實(shí)現(xiàn)館藏檔案收、管、存、用全業(yè)務(wù)流程管理，實(shí)現(xiàn)對館藏實(shí)體檔案與數(shù)字資源的集中建設(shè)管理。不斷加強(qiáng)特色檔案和專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)，繼續(xù)做好紅色檔案專題庫、RCEP檔案專題庫、影像資料專題庫等電子檔案專題庫的建設(shè)和管理工作。

正確評估用戶的需求方向，不斷開創(chuàng)多樣化的檔案信息服務(wù)方式，對信息進(jìn)行動態(tài)化的收集管理，在分析基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)分類歸納，增強(qiáng)信息服務(wù)的有效性，不斷滿足社會對于檔案網(wǎng)絡(luò)的實(shí)際需求。首先，檔案部門通過建立網(wǎng)站或公眾號，通過網(wǎng)絡(luò)開展服務(wù)。在網(wǎng)站上開通檔案館概況、館藏內(nèi)容、線上展覽等模塊，讓用戶近距離了解檔案。政務(wù)公開、查閱利用、電子閱覽等模塊可以改變傳統(tǒng)的實(shí)體閱覽方式，將檔案由紙質(zhì)轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，從而通過圖片等形式進(jìn)行生動的展示，使檔案查詢利用工作更加便捷、生動形象。第二，通過電子郵件等方式開展檔案信息服務(wù)，有利于擴(kuò)大檔案用戶范圍，使檔案信息服務(wù)工作更具有實(shí)用性。第三，利用網(wǎng)絡(luò)論壇等形式與檔案用戶實(shí)時(shí)溝通，促進(jìn)檔案信息的交流。通過論壇發(fā)帖子交流精準(zhǔn)解答用戶提出的問題，保證檔案服務(wù)的工作能夠?qū)崿F(xiàn)滿足社會需求，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)針對性和時(shí)效性。

4 結(jié)語

時(shí)代賦予檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型新內(nèi)涵，檔案部門作為國家部門的重要組成部分，是寶貴歷史記憶的保管者，承擔(dān)著“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的重要職責(zé)使命，膠州市檔案館堅(jiān)持創(chuàng)新引領(lǐng)，拓展服務(wù)模式，聚勢數(shù)字賦能，積極推進(jìn)信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，把檔案工作放到“兩個(gè)大局”中去謀劃，積極思考，助推全市檔案工作提檔升級。主動適應(yīng)全球信息技術(shù)發(fā)展趨勢，盡最大可能地發(fā)揮信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的作用，最終目的就是適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展對檔案工作提出的要求，要充分利用當(dāng)前出現(xiàn)的各項(xiàng)新技術(shù)和新手段不斷改進(jìn)和提高檔案事業(yè)的管理服務(wù)水平，更好地為信息化建設(shè)服務(wù)，不斷滿足社會對檔案信息的利用需求，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。