大數(shù)據(jù)視角下檔案管理創(chuàng)新研究

摘 要：大數(shù)據(jù)技術的應用，徹底改變了各行各業(yè)的管理工作與服務模式。在檔案行業(yè)，信息資源管理利用與新興技術不斷融合，將新時代海量的檔案數(shù)據(jù)進行廣泛整合與深度分析，在一定程度上優(yōu)化了業(yè)務流程，提高了工作效率，進而為各單位與社會群眾提供高效便捷服務，但是也為今后檔案管理部門的高質量發(fā)展帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。本文圍繞大數(shù)據(jù)視角下的檔案管理工作，針對大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案工作創(chuàng)新管理優(yōu)勢、檔案管理現(xiàn)狀及面臨問題、未來優(yōu)化路徑展開分析，提出解決方案，為檔案行業(yè)各部門未來發(fā)展規(guī)劃提供參考。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)視角；檔案管理；高質量發(fā)展

前言

隨著大數(shù)據(jù)技術迅猛發(fā)展與社會各界對檔案資源利用需求的不斷提升，借助新興技術實現(xiàn)對日益增長的檔案數(shù)據(jù)進行高效管理和深度利用，是檔案行業(yè)發(fā)展的主流方向。實現(xiàn)館藏資源的全流程信息化管理已成為大勢所趨。這就需要各級檔案主管部門高度重視和積極應對信息化技術應用，切實尋求信息化發(fā)展方式途徑。由于檔案信息化受到重視程度、資金保障、干部隊伍素質、相關技術應用水平等因素制約，需要部門領導和管理人員進一步加強信息化管理意識、轉變工作思維、提高工作水準、增強服務效能，在信息化綜合管理體系建設、人員綜合素養(yǎng)提升、共建共享等方面進行深入研究思考，以問題為導向，精準施策，創(chuàng)新方法，營造良好發(fā)展環(huán)境，不斷推動檔案事業(yè)轉型升級。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案工作創(chuàng)新管理優(yōu)勢

1.1 改變傳統(tǒng)管理模式

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，結構化和非結構化檔案資源不斷產(chǎn)生累加，導致檔案管理工作量陡然增多，給檔案工作部門帶來極大的壓力。傳統(tǒng)模式下的檔案管理需要投入大量的時間和人力，業(yè)務辦理存在滯后性，檔案利用率不高，工作時效性較差，嚴重影響了工作人員的積極性和工作質量。在此背景下，大數(shù)據(jù)技術在檔案管理利用工作中得到應用和普及，傳統(tǒng)的檔案管理模式得到極大優(yōu)化與創(chuàng)新，是業(yè)務流程的一種變革[1]，形成集信息收集、歸檔、管理、分析、利用、共享、存儲各環(huán)節(jié)于一體的新型管理模式，進一步促進業(yè)務流程的規(guī)范化、科學化。不僅為龐大的檔案數(shù)據(jù)資源提供良好的存儲途徑，而且為檔案管理者在實際工作中帶來極大便利，整體上促進檔案事業(yè)綜合性發(fā)展。

1.2 滿足社會群眾對檔案資源的利用需求

在大數(shù)據(jù)背景下，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”模式的逐漸推進，檔案部門借助信息化技術，將檔案資源庫中有價值的檔案信息加以開放、共享，同時及時剔除垃圾文件、無價值信息，加速檔案管理轉型升級，保證檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性；擴大信息資源利用的便捷性，推動檔案利用的個性化、全方位、智能性、便捷性水平不斷提升。檔案管理部門通過計算機網(wǎng)絡、操作系統(tǒng)和大數(shù)據(jù)技術，積極主動為社會各界用戶提供多樣化、多元化的檔案利用服務，使用戶可以隨時隨地通過客戶端精準查詢文字、圖表、照片、音頻、視頻等檔案信息，節(jié)省大量的時間和精力。讓數(shù)據(jù)“跑路”代替群眾“跑腿”，實現(xiàn)檔案管理和利用服務的個性化、精準化和多樣化，形成快捷、動態(tài)、交互、多樣化的檔案服務方式，滿足用戶跨時空檔案信息獲取的需要。

1.3 促進信息互聯(lián)互通

在大數(shù)據(jù)視角下，檔案管理部門實現(xiàn)對檔案信息的高效收集、獲取與數(shù)字化云存儲，并通過人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、主動推送等技術，實現(xiàn)對龐大信息資源庫的分析處理和利用。同時，根據(jù)各部門實際工作開展情況進行動態(tài)分析，獲取業(yè)務需求。檔案管理部門利用相應資料形成針對性優(yōu)化和改進方案，通過政務服務域網(wǎng)絡實現(xiàn)平臺共享，通過數(shù)據(jù)接口的方式實現(xiàn)社會各界互聯(lián)互通，進而促進不同單位、不同層級、不同區(qū)域、不同行業(yè)之間數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)檔案資源的廣泛整合、高效傳遞、安全管理和有效利用，為充分發(fā)揮檔案價值、做好優(yōu)質精準服務提供助力。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理現(xiàn)狀及面臨問題

2.1 檔案管理認知不充分

各級各類檔案管理部門或單位中的多數(shù)人員常年在傳統(tǒng)管理模式中工作，對大數(shù)據(jù)相關技術的認知不夠，即使建設信息化管理系統(tǒng)，仍采用較為傳統(tǒng)的思維認知關鍵去開展工作，管理方式與思維高度無法做到與時俱進。同時，缺少較為完善的信息化管理規(guī)范，沒有統(tǒng)一的標準體系，集中管控、資源整合力度不夠，無法充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時代檔案管理的優(yōu)勢。在信息資源管理、分析、挖掘、利用等方面仍然處于較低水平狀態(tài)，整體工作層次較低，嚴重制約了檔案行業(yè)的快速發(fā)展。

2.2 信息化技術應用薄弱

在檔案行業(yè)各單位信息化建設初期，領導者與管理者雖然重視檔案信息化管理技術的應用，但是在實際工作開展過程中仍然停留在理論層面，在實踐方面沒有開發(fā)較為成熟的檔案管理系統(tǒng)[2]，相關功能研發(fā)尚未契合本單位當前面臨的問題。再加上受財政資金制約，硬件配套設施搭建水平較低，管理系統(tǒng)無法發(fā)揮科學性、高效性、合理性優(yōu)勢，在一定程度上降低了信息化管控水平。在數(shù)據(jù)安全方面，部分單位尚未采購殺毒軟件、漏洞掃描、身份檢驗、數(shù)據(jù)加密等安全技術，針對病毒侵入、惡意訪問等安全隱患的防范機制不健全，無法為檔案信息化轉型升級提供安全保障。

2.3 人才綜合素質水平較低

檔案信息化管理是一項專業(yè)性較強、理論較復雜、技術性較高的工作。目前，大多數(shù)檔案管理部門的人員結構配置為：檔案員年齡較大、學歷較低，普遍缺乏信息化知識和能力。無論在思維上還是在精力上，都無法短時間內接受先進理論知識和工作模式。一些單位對于人才引進和業(yè)務人員培養(yǎng)工作推動較為緩慢，管理人員嚴重缺失實踐性經(jīng)驗，相關業(yè)務知識缺口越來越大，整體人員綜合素質水平停滯不前，使得檔案行業(yè)整體缺乏足夠人才支撐，大數(shù)據(jù)、信息化實際應用效果不明顯，嚴重制約了檔案信息化建設的有序推進。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理未來優(yōu)化路徑

3.1 建立健全檔案信息化綜合管理體系

隨著科技的不斷發(fā)展和各行各業(yè)與先進技術的不斷融合，檔案主管部門領導者和檔案管理利用負責同志應高度重視信息化建設，不斷深入推進數(shù)字化轉型，統(tǒng)籌規(guī)劃全面助力數(shù)字檔案中心建設，充分釋放檔案數(shù)據(jù)的價值，營造基于大數(shù)據(jù)的發(fā)展環(huán)境。

3.1.1爭取支持，強化統(tǒng)籌。主要負責同志要積極向上級有關部門尋求政策與資金支持，加強對信息化項目建設和系統(tǒng)運維資金的統(tǒng)籌，并深入開展市場調研，根據(jù)自身發(fā)展實際情況與面臨問題選擇合適的外包公司進行系統(tǒng)功能開發(fā)和大數(shù)據(jù)應用，逐步建立以政府資金為引導、以檔案部門為主體、以專業(yè)公司為輔助的信息化建設機制[3]。

3.1.2明確責任，安全保障。在信息化工作開展過程中加強大數(shù)據(jù)安全保障機制建設。進一步強化責任落實，構建全方位、多層次、一致性的安全風險防控體系，明確檔案數(shù)據(jù)采集、傳輸、存儲、使用、開放等各環(huán)節(jié)的日常預防、監(jiān)測、預警、監(jiān)管和應急處置能力，保障網(wǎng)絡安全的范圍邊界、責任主體和具體要求。相關負責科室應完善檔案信息資源大數(shù)據(jù)安全管理，加強日常信息化業(yè)務的安全規(guī)劃、安全建設、安全測評、安全審計、容災備份等保障措施，落實網(wǎng)絡安全等級保護制度，定期開展風險評估、身份認證、數(shù)據(jù)保護和責任認定等功能的常規(guī)檢查，確保檔案安全不出問題。

3.1.3建立考核和通報機制。各地區(qū)檔案主管部門應將檔案信息化和數(shù)字資源開放共享工作納入各部門績效考核內容，在行業(yè)內為各部門建立責任機制，加強督查督辦和考核評比，健全區(qū)域大數(shù)據(jù)發(fā)展水平評價體系，定期發(fā)布評價報告，推動檔案事業(yè)大數(shù)據(jù)轉型快速發(fā)展。

3.2 持續(xù)加強干部隊伍信息化素養(yǎng)

在大數(shù)據(jù)時代，人才資源是推動檔案信息化發(fā)展的重要因素。各級各類檔案管理部門急需既懂檔案專業(yè)知識又懂現(xiàn)代新興信息技術的復合型、專業(yè)性人才，需要各部門立足自身發(fā)展，合理配置人才結構，將干部隊伍培養(yǎng)作為今后的一項重點任務去推進[4]。

3.2.1爭取政策支持，吸納人才。檔案管理部門要積極爭取政策支持，堅持需求導向，優(yōu)化人才引進的程序和辦法，拓寬多層次人才吸引渠道，加大多層次人才引進力度，提高人才精度。通過高校培養(yǎng)、社會招聘、定向選拔等方式，把具有現(xiàn)代科技理論知識和較強專業(yè)實操術能力的人才吸納進來，切實利用政策優(yōu)勢、福利待遇幫助引進人才以更好地狀態(tài)開展工作。應用先進的管理理念和理論知識為檔案管理工作注入新鮮血液，實現(xiàn)檔案部門引才質量高、高校畢業(yè)生就業(yè)質量高的雙贏局面。

3.2.2強化業(yè)務培訓，提升人才。不斷優(yōu)化單位業(yè)務培訓方式，采取線上與線下相結合、理論與實踐相結合、定期開辦業(yè)務講座、外出參觀、技能比賽等活動，多層次、多角度、多渠道豐富人員業(yè)務能力提升方式，進一步提升戰(zhàn)略思維和創(chuàng)新思維，提高統(tǒng)籌謀劃能力。同時促進全體干部及時了解行業(yè)政策精神與整體發(fā)展情況，借助新思想新論斷新經(jīng)驗解決實際存在問題，推動其全面了解當下上級政策精神、整體發(fā)展情況、存在問題和解決方案，全力打造學術型、研究型、實踐型檔案人才隊伍[5]。

3.2.3加強考核管理，激勵人才。制定嚴格的考核制度，進一步加強和改進機關作風建設，全面提高檔案管理工作的科學化、規(guī)范化和精細化水平。立良好形象，提高責任意識、大局意識、服務意識，切實改變觀念、轉變職能，持續(xù)優(yōu)化對外服務，滿足社會公眾對檔案資源開發(fā)利用的需求。增強認同感和滿意度，努力營造風清正氣、干事創(chuàng)業(yè)的良好氛圍。

3.3 著力提升互聯(lián)互通應用水平

3.3.1強化頂層設計，加快推進檔案資源網(wǎng)絡信息化互聯(lián)互通工作。檔案管理部門對標政策要求、制定具體方案，建立信息資源接入和統(tǒng)籌調度機制，確保數(shù)據(jù)質量和遷移進度。分析短板和不足，針對全體負責同志始終強調數(shù)據(jù)歸集共享的重要性和緊迫性，要求認清形勢、提高認識，強化落實、密切配合，努力提升信息化管理水平。做到數(shù)據(jù)應接盡接、共建共享，不斷提升數(shù)據(jù)的及時性、匹配性、印證性、指導性。通過信息化手段的不斷完善，推動檔案利用工作更加精準、更加科學、更加有效。

3.3.2壓實責任任務，有效推進檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通。檔案管理部門結合當前工作實際情況，緊跟形勢、提高站位，壓實責任、把握重點，明確責任人和各項任務開展時間進度，切實解決數(shù)據(jù)對接難題。打破傳統(tǒng)各自為戰(zhàn)的信息孤島局面，有效接入當?shù)貐^(qū)域內各行業(yè)、各層級、各單位相關數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案信息交換共享，確保檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，打通社會服務全鏈條。

3.3.3以精細化信息治理，提升數(shù)據(jù)資源質量。檔案管理部門加強數(shù)據(jù)質量管理，落實數(shù)據(jù)質量責任，及時對數(shù)據(jù)進行校核確認、動態(tài)更新，保障數(shù)據(jù)的準確性、完整性、時效性和可用性。強化數(shù)據(jù)質量監(jiān)測，對相關數(shù)據(jù)歸集、更新等情況進行全面評價，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，確保數(shù)據(jù)狀態(tài)可感知、數(shù)據(jù)使用可追溯、數(shù)據(jù)整改可落實。

3.3.4強化網(wǎng)絡安全管理，保障數(shù)據(jù)安全共享。檔案管理部門將網(wǎng)絡與信息安全保障體系與共建共享相關建設工作，同步規(guī)劃、同步建設、同步運行、定期評估，扎實推進當?shù)貦n案數(shù)據(jù)中心集約化布局和異地災備數(shù)據(jù)中心建設，努力實現(xiàn)跨區(qū)域、跨部門、跨層級信息系統(tǒng)互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)共享和業(yè)務協(xié)同中保證數(shù)據(jù)傳輸與存儲安全。同時，要完善第三方信息共享制度[6]，逐步豐富政務信息資源共享清單，不斷提升檔案信息資源治理能力和公共服務水平。

結語

大數(shù)據(jù)時代為各檔案部門管理模式的優(yōu)化與創(chuàng)新提供了重要機遇，要牢記“為黨管檔、為國守史、為民服務”使命，圍繞中心、服務大局，全力服務檔案事業(yè)“四個體系”建設。積極探索創(chuàng)新，守住安全底線，做實做活檔案工作，對黨負責、對人民負責、對現(xiàn)實負責、對歷史負責，發(fā)揮好檔案存史、資政、育人和服務經(jīng)濟社會發(fā)展的作用。要切實強化信息化意識，強化理念變革，始終堅持以用為要、以用促治、以用增效，不斷強化互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和信息化思維，將信息化建設作為提升檔案信息資源服務能力的重要抓手；要對標對表抓好常規(guī)工作，深入挖掘檔案資源，實時收集整理檔案資料，加強業(yè)務指導，組織開展好檔案信息化收集整理工作。提高檔案安全風險防控能力和應急處置能力，把檔案歸集好、整理好、保管好、利用好。要深化管理機制方法創(chuàng)新，堅持頂層設計，進一步打破部門之間、部門內部的信息壁壘，在實踐中體現(xiàn)信息化建設的價值，補短板、強弱項、再發(fā)力。在開創(chuàng)檔案工作新局面上多措并舉，以拼搏奉獻的優(yōu)秀品格、開拓創(chuàng)新的精神風貌、爭先創(chuàng)優(yōu)的執(zhí)著追求和求真務實的良好作風奮力書寫新時代檔案事業(yè)發(fā)展新篇章。

參考文獻

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作者簡介：狄強軍（1975— ），大學學歷， 國能朔黃鐵路發(fā)展有限責任公司副研究館員，研究方向為企業(yè)檔案管理。