李德峰
(中鐵十九局集團(tuán)有限公司,北京 100176)
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為新型集中式財(cái)務(wù)管理模式,徹底轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)領(lǐng)域會(huì)計(jì)管理理念,改善了會(huì)計(jì)管理信息化水平,為新常態(tài)下企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)融合奠定了基礎(chǔ)。基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,通過信息化能力的提升為企業(yè)決策提供指南,促進(jìn)企業(yè)精細(xì)化管理,實(shí)現(xiàn)高效決策與盈利目標(biāo)。基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)的管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)符合政策要求,也是企業(yè)管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)價(jià)值融合、管理會(huì)計(jì)理論與實(shí)踐協(xié)調(diào)的必然途徑。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為企業(yè)管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的橋梁,通過市場自主化與政府導(dǎo)向性的有機(jī)融合,依托龐大的信息資源與技術(shù)優(yōu)勢,為管理會(huì)計(jì)工作的順利開展提供幫助,確保信息化建設(shè)的質(zhì)量。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)為財(cái)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化奠定了基礎(chǔ),提高了業(yè)務(wù)操作的規(guī)范化水平,可自動(dòng)化處置財(cái)務(wù)工作,降低成本支出,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)組織體系的框架優(yōu)化,切實(shí)達(dá)成財(cái)務(wù)智能轉(zhuǎn)型目標(biāo)。
(1)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的范圍。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在大規(guī)模集團(tuán)內(nèi)部的作用不容忽視,作為價(jià)值創(chuàng)造中心,其具備獨(dú)立性和高效性,可提供技術(shù)服務(wù)或財(cái)務(wù)外包服務(wù)等。大多企業(yè)采取共享應(yīng)用的領(lǐng)域包括費(fèi)用報(bào)銷、合同管理、應(yīng)收應(yīng)付管理、總賬管理、稅務(wù)管理、薪酬管理等。企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心納入財(cái)務(wù)管轄范疇,多渠道管理,不斷挖掘企業(yè)財(cái)務(wù)創(chuàng)效模式,提升企業(yè)成本管理水平。
(2)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的功能。隨著科技的快速發(fā)展和信息化水平的提升,企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)水平持續(xù)提高,越來越多的企業(yè)實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)管理、成本會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、預(yù)算管理的一體化。財(cái)務(wù)共享模塊的融合為管理會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量提升奠定了基礎(chǔ),通過大數(shù)據(jù)的提取和分析為管理層決策水平提升創(chuàng)造了條件,實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)核算工作從核算控制向價(jià)值管理的轉(zhuǎn)型。
(3)財(cái)務(wù)共享服務(wù)人員管理。隨著財(cái)務(wù)共享機(jī)制建設(shè),企業(yè)對財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)的要求提高,需要財(cái)務(wù)人員對財(cái)務(wù)職能了解得更加深入,為企業(yè)財(cái)務(wù)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型奠定人力基礎(chǔ)。
(4)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心戰(zhàn)略價(jià)值,詳見圖1。隨著基層部門工作集中化水平提升,企業(yè)對財(cái)務(wù)信息集中化的要求逐漸提高,制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化就成了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的必備因素,并在成長發(fā)展中不斷優(yōu)化創(chuàng)新。
圖1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)的戰(zhàn)略價(jià)值
通過對圖1分析可知:①九成以上企業(yè)借助財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)增效,業(yè)務(wù)流程加以優(yōu)化,服務(wù)能力得以提升,企業(yè)財(cái)務(wù)價(jià)值明顯改善;②接近三成企業(yè),能利用財(cái)務(wù)共享服務(wù),提升企業(yè)決策能力和商業(yè)預(yù)測能力;③接近20%的企業(yè)認(rèn)為財(cái)務(wù)共享服務(wù)對促進(jìn)企業(yè)開辟新型商業(yè)盈利模式有積極作用。管理者需擁有變革流程的能力,對擴(kuò)展性服務(wù)內(nèi)容持續(xù)改進(jìn),為科學(xué)決策提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息。
會(huì)計(jì)信息化可為集團(tuán)財(cái)務(wù)工作提供有力支撐,打破地域限制,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)工作的有機(jī)融合,確保信息服務(wù)質(zhì)量的同時(shí),將會(huì)計(jì)信息與業(yè)務(wù)工作相連接。以高效決策與智能化信息處理為特征的信息系統(tǒng),為財(cái)務(wù)管理和管理會(huì)計(jì)職能的發(fā)揮奠定了基礎(chǔ)。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心為企業(yè)提供了虛擬資源共享渠道,實(shí)現(xiàn)了資源共享,促進(jìn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的完美結(jié)合。
(1)信息系統(tǒng)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心信息系統(tǒng)為自動(dòng)憑證生成提供了可能性,促進(jìn)了系統(tǒng)技術(shù)交流與信息傳遞,實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)校驗(yàn)、自動(dòng)傳遞、智能處理,增強(qiáng)了實(shí)時(shí)監(jiān)管效力,信息質(zhì)量得以改善。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)需求融入電子檔案、績效管理等模塊,提高了系統(tǒng)與會(huì)計(jì)管理工作的契合度,為管理會(huì)計(jì)的信息化水平提升奠定了基礎(chǔ)。
(2)大數(shù)據(jù)應(yīng)用。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通過技術(shù)優(yōu)化,進(jìn)行大數(shù)據(jù)抓取和分析,通過端、管、云三個(gè)層面提高系統(tǒng)智能水平,將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、商業(yè)智能等信息技術(shù)有機(jī)融合。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心為新產(chǎn)業(yè)發(fā)展提供了方向,為企業(yè)變革、流程優(yōu)化、業(yè)務(wù)創(chuàng)新奠定了基礎(chǔ),使企業(yè)數(shù)字化水平與信息化能力明顯提高。
(3)數(shù)據(jù)管理。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)間可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)傳導(dǎo),提高了企業(yè)系統(tǒng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一性,促進(jìn)了企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)增值,并為其獲取額外收益奠定了基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心支持基礎(chǔ)會(huì)計(jì)核算工作,應(yīng)用于企業(yè)數(shù)據(jù)分析服務(wù),可為企業(yè)經(jīng)營決策和戰(zhàn)略方針調(diào)整提供科學(xué)引導(dǎo)。
某企業(yè)是一家集高速公路、橋梁設(shè)計(jì)、施工、科研以及工程總包、資本運(yùn)作于一體的多元化的經(jīng)營型建設(shè)企業(yè)。該企業(yè)于2019年年中計(jì)劃并制定構(gòu)建財(cái)務(wù)共享體系,并于2020年年初實(shí)施該財(cái)務(wù)共享體系并建立財(cái)務(wù)共享中心,將下屬的各個(gè)分公司和子公司的財(cái)務(wù)人員匯總管理,統(tǒng)一該企業(yè)的財(cái)務(wù)核算體制。具體崗位的權(quán)責(zé)劃分如圖2所示。該公司在總部設(shè)置財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,下設(shè)資金部、核算部、報(bào)表部、信息技術(shù)部、運(yùn)維稽核部,將整個(gè)公司和分公司、子公司的財(cái)務(wù)部門整合,提高團(tuán)隊(duì)效率。
圖2 某公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心部門劃分
基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè),需以企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化為前提,將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心與企業(yè)財(cái)務(wù)工作有機(jī)融合,為企業(yè)工作模式創(chuàng)新、工作績效提升、工作業(yè)績改善提供新渠道。通過管理會(huì)計(jì)工具的合理應(yīng)用,為企業(yè)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、信息系統(tǒng)互聯(lián)互通奠定基礎(chǔ)。
文章以該企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)、詳細(xì)業(yè)務(wù)流程以及信息系統(tǒng)平臺為切入點(diǎn),分析該企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)狀況,并根據(jù)其存在的問題提出相應(yīng)的解決對策,從而提高企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)水平和財(cái)務(wù)管理水平。
管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)的核心在于明確系統(tǒng)目標(biāo),以企業(yè)財(cái)務(wù)工作實(shí)際需求為基礎(chǔ),通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)明確財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)工作特征,將數(shù)據(jù)信息合理加工后實(shí)現(xiàn)共享,降低人為因素的影響,構(gòu)建云數(shù)據(jù)共享平臺,實(shí)現(xiàn)信息互融互通,確保信息服務(wù)優(yōu)質(zhì)、有序。該企業(yè)管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)需從預(yù)算、成本、績效等多方面綜合優(yōu)化、全面評估以提升應(yīng)用程序的合理性、科學(xué)性,詳見圖3。
圖3 管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)
(1)輸入環(huán)節(jié)。通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的系統(tǒng)應(yīng)用,精準(zhǔn)識別大數(shù)據(jù)內(nèi)容、抓取有效信息,利用電子報(bào)賬系統(tǒng)、票據(jù)影像系統(tǒng)在云端保存,為企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整、業(yè)務(wù)整合提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來源。
(2)處理環(huán)節(jié)。隨著科技的高速發(fā)展,大數(shù)據(jù)、圖文轉(zhuǎn)化、移動(dòng)互聯(lián)、云計(jì)算為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用提供了技術(shù)支撐。通過應(yīng)用層與服務(wù)層的協(xié)調(diào),數(shù)據(jù)相關(guān)性明顯提升,為管理決策提供了精準(zhǔn)信息。
(3)輸出環(huán)節(jié)。作為數(shù)據(jù)中心,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心根據(jù)系統(tǒng)功能差異設(shè)置不同權(quán)限,并在智能終端融入,各個(gè)管理會(huì)計(jì)信息終端使用者根據(jù)業(yè)務(wù)需求靈活獲取信息。
財(cái)務(wù)共享中心作為一種新型公司賬務(wù)處理模式,對企業(yè)也提出了相應(yīng)的挑戰(zhàn)和要求。而該企業(yè)管理層剛開始接觸信息化平臺,對于該模式的信任程度有待加強(qiáng),需要時(shí)間去適應(yīng)信任信息化平臺,才能更好地運(yùn)用。不僅如此,財(cái)務(wù)共享中心的工作人員之前未接觸過該平臺,需要重新學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)操作規(guī)范、流程,其需要在實(shí)際工作過程中不斷學(xué)習(xí),提升自身的專業(yè)程度,才能使財(cái)務(wù)共享中心的作用發(fā)揮至最大。
傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)工作分離,財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)各司其職且分散在不同部門之間,存在互相推諉責(zé)任、相互扯皮等弊端。信息化系統(tǒng)未能互聯(lián)互通,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間形成了信息孤島,管理者無法及時(shí)獲取準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息,導(dǎo)致大量財(cái)務(wù)資源被浪費(fèi),不利于企業(yè)精細(xì)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心集中處置不同區(qū)域該企業(yè)及子公司的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),通過集成網(wǎng)絡(luò)合理規(guī)劃為不同業(yè)務(wù)單元提供了基礎(chǔ)財(cái)務(wù)服務(wù),使業(yè)務(wù)質(zhì)量明顯提升,詳細(xì)業(yè)務(wù)流程如圖4所示。
圖4 管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)流程設(shè)計(jì)
以業(yè)務(wù)報(bào)銷流程為例,其流程如下:通過影像掃描系統(tǒng)識別報(bào)銷單據(jù),獲取信息流后通過歸檔信息、條碼、財(cái)務(wù)審核進(jìn)行協(xié)同管理,確保三流同步,業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)在系統(tǒng)查看票據(jù)信息并審批,審批后對應(yīng)的票據(jù)傳送到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,財(cái)務(wù)人員則進(jìn)行二次核算與報(bào)銷,通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)工作的有機(jī)融合。
由于該企業(yè)的財(cái)務(wù)共享平臺建立時(shí)間不長,正處于摸索階段。多系統(tǒng)的對接和信息化平臺的運(yùn)用,增加了各部門工作人員對接的時(shí)間。在平臺的使用過程中,恰逢月報(bào)或季報(bào)等關(guān)鍵時(shí)刻,多名財(cái)務(wù)人員使用該平臺,可能導(dǎo)致平臺系統(tǒng)卡頓等情況,影響財(cái)務(wù)人員的工作進(jìn)度,信息系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境有待進(jìn)一步加強(qiáng)和改善。
管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)以企業(yè)業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ),通過信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)人力資源管理、客戶關(guān)系管理、業(yè)務(wù)管理、成本管理和財(cái)務(wù)管理的系統(tǒng)融合,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)為信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)互通、共享提供了契機(jī),通過數(shù)據(jù)整合實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)表、管理報(bào)告和系統(tǒng)數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)集成,為公司責(zé)任中心提供準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息服務(wù)。
財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息化可能導(dǎo)致信息泄露的風(fēng)險(xiǎn),由于該企業(yè)的財(cái)務(wù)工作內(nèi)容通過構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系,越來越多的財(cái)務(wù)信息存儲在共享服務(wù)平臺數(shù)據(jù)庫中,存在著信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。隨著財(cái)務(wù)共享平臺運(yùn)行的升級和發(fā)展,信息化平臺建設(shè)也需要進(jìn)一步加強(qiáng),才能更好地維護(hù)數(shù)據(jù)安全,提升網(wǎng)絡(luò)安全度。
針對該企業(yè)目前財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的可能存在的問題,結(jié)合企業(yè)自身的生產(chǎn)經(jīng)營狀況,提出相應(yīng)的信息化平臺建設(shè)的保障措施。
新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下,勞動(dòng)密集型企業(yè)逐漸轉(zhuǎn)型,網(wǎng)絡(luò)化和信息化成為眾多企業(yè)發(fā)展的主要特征,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心為企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化奠定了基礎(chǔ),也為管理會(huì)計(jì)質(zhì)量提升創(chuàng)造了條件。該企業(yè)的管理層要以管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)為基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)員工業(yè)務(wù)統(tǒng)籌,合理規(guī)劃信息體系,提高策略合理性。通過全員參與實(shí)現(xiàn)管理優(yōu)化與業(yè)務(wù)創(chuàng)新,助力于該企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理目標(biāo)。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的有效運(yùn)營離不開會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的暢通,需要從內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境兩個(gè)方面加以優(yōu)化。該企業(yè)需要規(guī)范管理,精準(zhǔn)施治,優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化,改善服務(wù)質(zhì)量。要結(jié)合實(shí)際工作需求建立并落實(shí)管理會(huì)計(jì)信息責(zé)任制,嚴(yán)格執(zhí)行獎(jiǎng)懲制度,明確權(quán)責(zé),構(gòu)建責(zé)任網(wǎng)絡(luò)中心,實(shí)現(xiàn)職能部門業(yè)務(wù)協(xié)調(diào),提高數(shù)據(jù)精準(zhǔn)性。
防范數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)是管理會(huì)計(jì)信息化不可或缺的環(huán)節(jié),為提高業(yè)務(wù)處置水平,需加強(qiáng)數(shù)據(jù)防控能力。企業(yè)應(yīng)基于人員職責(zé)加強(qiáng)數(shù)據(jù)權(quán)限管控,重視設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全,把控信息交互權(quán)限。
(1)合理設(shè)置訪問權(quán)限,根據(jù)不同業(yè)務(wù)單元的實(shí)際需求進(jìn)行人員賦權(quán),加強(qiáng)關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)加密。
(2)通過技術(shù)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)監(jiān)管,合理利用網(wǎng)絡(luò)加密、軟件登錄等技術(shù)保護(hù)數(shù)據(jù)安全,避免數(shù)據(jù)泄露,切實(shí)保障企業(yè)數(shù)據(jù)安全。
(3)加強(qiáng)軟硬件維護(hù),及時(shí)更新業(yè)務(wù)權(quán)限。
(4)管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)考慮風(fēng)險(xiǎn)因素影響,根據(jù)系統(tǒng)需求和企業(yè)特征,構(gòu)建差異化風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)體系,通過業(yè)務(wù)對比識別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)并生成風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的應(yīng)用,會(huì)提高業(yè)務(wù)工作效率,導(dǎo)致部分業(yè)務(wù)人員工作類型調(diào)整,越來越多的財(cái)務(wù)人員將向管理會(huì)計(jì)崗位轉(zhuǎn)型,IT人員也將面臨新的業(yè)務(wù)挑戰(zhàn)。由此可見,財(cái)務(wù)人員需加強(qiáng)與IT業(yè)務(wù)人員協(xié)調(diào),共同致力于業(yè)務(wù)增效。
(1)該企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高從業(yè)人員對財(cái)務(wù)云服務(wù)的熟知度,改善其戰(zhàn)略能力、管理水平、業(yè)務(wù)技巧,促進(jìn)人員轉(zhuǎn)型。
(2)提升業(yè)務(wù)人員能力,提高IT人員創(chuàng)新水平,加強(qiáng)設(shè)計(jì)開發(fā)和軟件設(shè)計(jì),改善企業(yè)管理水平。
(3)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下,需提高人員綜合素養(yǎng),通過專業(yè)培訓(xùn)幫助業(yè)務(wù)人員獲取財(cái)務(wù)、信息、管理等多元知識,加強(qiáng)政府、高校、企業(yè)間業(yè)務(wù)合作,在會(huì)計(jì)教學(xué)體系中融入電算化、信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)等,優(yōu)化教學(xué)流程,豐富教學(xué)手段,提高教學(xué)水平,為社會(huì)培養(yǎng)復(fù)合型會(huì)計(jì)人才,以滿足時(shí)代發(fā)展需求。
科技的快速進(jìn)步為互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)普及奠定了基礎(chǔ),新時(shí)代云計(jì)算、大數(shù)據(jù)信息技術(shù)發(fā)展,徹底改變了人們的生活方式和行為習(xí)慣。在此情況下,企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和管理模式需進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級,專業(yè)化、虛擬化、網(wǎng)絡(luò)化成為眾多企業(yè)的管理特征。會(huì)計(jì)管理信息化應(yīng)當(dāng)融入信息技術(shù),通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè),優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)融合,以促進(jìn)企業(yè)精細(xì)化管理的提升。經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時(shí)代背景下,企業(yè)管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè),需立足于會(huì)計(jì)功能,并通過財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)和信息技術(shù)輔助,以提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平。