業(yè)財融合下高職院校財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的路徑研究

宗寰宇

本文就目前高校財務(wù)管理狀況，明確業(yè)財融合下高職院校數(shù)字化轉(zhuǎn)型目標，其中包含智能化數(shù)字業(yè)務(wù)、系統(tǒng)連通性、內(nèi)控系統(tǒng)信息化、校內(nèi)檔案電子化4個方面。同時結(jié)合現(xiàn)狀提出具體操作方案，以期解決高職院校傳統(tǒng)模式下業(yè)務(wù)繁雜、報銷難、財務(wù)管理程度不高等業(yè)務(wù)困境，促進高職院校業(yè)務(wù)、財務(wù)實現(xiàn)高度融合，推動高職院校財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并可為其他院校提供參考。

隨著智能化技術(shù)的發(fā)展，人們?nèi)粘Ｉ钪幸央x不開信息技術(shù)，新技術(shù)對于高職院校會計業(yè)務(wù)、會計管理及會計技能提出了新要求，傳統(tǒng)院校財務(wù)管理模式及其系統(tǒng)，已無法滿足院校財務(wù)管理的需要，部分院校業(yè)務(wù)與資金流不斷增長，對業(yè)財融合的需求日益迫切。面對新形勢，高校財務(wù)需抓住時代先機，把握時代科學脈絡(luò)，利用科學的數(shù)字化、信息化技術(shù)，推動院校完成轉(zhuǎn)型，幫助院校應(yīng)對內(nèi)、外部新問題，解決院校業(yè)務(wù)繁雜、財務(wù)處理難的新情況，提高院校財務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量及財務(wù)信息處理水平，以此驅(qū)動院校健康平穩(wěn)前進。

一、院校財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性

（一）政策支持

我國財政部會計司發(fā)布的《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔通知》，特意強調(diào)會計檔案的管理工作中電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等效力。另有，國務(wù)院于2021年3月24日發(fā)布的《關(guān)于進一步深化稅收征管改革的意見》，其中強調(diào)穩(wěn)步實行電子發(fā)票，完成單位稅收管理電子化及智能化程序，爭取2025年實現(xiàn)各環(huán)節(jié)、各要素發(fā)票電子化管理模式。同年7月，在《關(guān)于進一步加強中央高校財務(wù)治理工作的意見》中，教育部提出針對高校信息化改革的意見，認為高校需依托先進技術(shù)，建設(shè)財務(wù)信息化，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型與發(fā)展。我國第十四個五年規(guī)劃及2035年遠景目標中曾提到，各單位財務(wù)部門需深挖財務(wù)數(shù)據(jù)重要性及價值，驅(qū)動財務(wù)數(shù)據(jù)間互聯(lián)互通。

（二）新技術(shù)支持

隨著新技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域日益擴大，院校數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型成為可能，在數(shù)字化時代，大數(shù)據(jù)、云空間、云計算、人工智能及移動信息等技術(shù)均可助力財務(wù)信息實現(xiàn)新發(fā)展。大數(shù)據(jù)幫助院校財務(wù)信息解決繁、難、重等問題，輔助財務(wù)人員分析整合數(shù)據(jù)繁雜難點，全面提高財務(wù)管理效率和完成質(zhì)量。在針對院校財務(wù)管理決策的制定上，有極佳的輔助作用；云計算是一種新型互聯(lián)網(wǎng)計算服務(wù)模式，可有效分析、整合數(shù)據(jù)信息 ，提升信息內(nèi)容的分析處理能力。云空間可儲存、容納所有電子檔案及院校相關(guān)業(yè)財信息，擴大院校信息容納度，擴容院校儲存線上空間，避免校內(nèi)紙質(zhì)檔案引起的空間浪費；人工智能則可分析、辨別財務(wù)報銷、財務(wù)報賬、電子票務(wù)等數(shù)據(jù)的準確性，與移動信息技術(shù)協(xié)同，顯著提升院校師生信息上報的便捷性及審批效率。

（三）提升業(yè)財融合水平

當前搭建的數(shù)字化校園，偏重于各單位獨立搭建平臺系統(tǒng)。各系統(tǒng)在沒有進行有效整合的情況下，可能造成系統(tǒng)間信息閉塞等情況，導致業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)完全分離。財務(wù)數(shù)據(jù)僅有核算作用，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)僅有管理作用，財務(wù)管理人員無法通過報賬、入賬、績效等信息，制定財務(wù)部門的高效管理決策；業(yè)務(wù)部門也不能有效檢查、監(jiān)督財務(wù)部門，導致管理容易出現(xiàn)漏洞，部門之間協(xié)同效應(yīng)低。在全面預(yù)算績效管理改革及院校全平臺搭建情況下，幫助業(yè)財深度融合，達到系統(tǒng)間深度協(xié)同，對部門間制定階段預(yù)算、階段目標及管理決策，意義深遠。

二、院校財務(wù)管理中的問題和難點

（一）院校財務(wù)管理中人員業(yè)務(wù)繁重

高校財務(wù)人員須負責整個院校中的所有財務(wù)類數(shù)據(jù)，包括學生收費處理、績效管理、報稅、財政撥款、學術(shù)研究費用及任職講師培訓費用、薪資開支等。雖然移動支付大大提高了收費效率，但是費用來源不一致，導致財務(wù)人員核查賬單任務(wù)量巨大，同時，院校財務(wù)人員需將所有有效收支數(shù)據(jù)存根，直接導致收支業(yè)務(wù)量成倍增加。繁重的核查工作消耗了工作人員的耐心和細心，既無法提高工作效率，也不能保證工作過程的準確度。現(xiàn)有網(wǎng)上投遞系統(tǒng)解決了教職工現(xiàn)場報賬的不便，但需要投遞人詳細填寫發(fā)票內(nèi)容、付款單位、附件類型等具體明細事項。填報時間較長、填報內(nèi)容偏多，容易出現(xiàn)信息錄入偏差，財務(wù)審核人員需打回重審，造成工作內(nèi)容重復，延長報銷程序，耽誤雙方時間。

（二）院校各系統(tǒng)連通性差

院校內(nèi)存在財務(wù)、科研、教務(wù)、資產(chǎn)等系統(tǒng)，各系統(tǒng)間尚未實現(xiàn)信息互通，導致校內(nèi)信息閉塞，主要表現(xiàn)在：

1.數(shù)據(jù)同源難度大。傳統(tǒng)管理模式各部門進行數(shù)據(jù)整合時，常分部門進行，以院校在讀學生總數(shù)為例，財務(wù)部每年學生總數(shù)僅在學期初收取費用時存檔；教務(wù)系統(tǒng)則以每次院校進行重大活動后的學生總數(shù)為準，數(shù)據(jù)更為準確、實時性高。

2.部門內(nèi)數(shù)據(jù)不確切。由于院校各部門內(nèi)數(shù)據(jù)統(tǒng)計活動量大，導致各部門本身對一些數(shù)據(jù)的核查不到位，其他部門需要此類數(shù)據(jù)也很難理清總數(shù)。

3.部門立項時間長。若院校需要對在職講師外派培訓時，需要財務(wù)部門進行立項審批、申請預(yù)算。教務(wù)部門需將人員總數(shù)、總預(yù)算提交財務(wù)核算，后續(xù)外派職工費用提交需經(jīng)由教務(wù)部門審核，傳遞至財務(wù)部門，總過程耗時長，經(jīng)手人員較多。

（三）內(nèi)控系統(tǒng)存在漏洞

通常內(nèi)部控制強調(diào)事前、事中、事后三方面管理，但財務(wù)類事務(wù)通常需要事后監(jiān)督及再核查，以確保財務(wù)信息準確性。該過程對核查人員的經(jīng)驗和耐心要求較高，人為操作難免失誤，但財務(wù)內(nèi)容又對數(shù)據(jù)準確度提出高要求，導致內(nèi)控過程的問題無法解決，反復循環(huán)。而內(nèi)部控制信息化要求相關(guān)工作人員職責落地，在系統(tǒng)中固化業(yè)務(wù)流程，盡最大可能降低人為因素影響，使流程中的各項業(yè)務(wù)透明化。

（四）財務(wù)系統(tǒng)未實現(xiàn)電子化檔案管理

數(shù)字化是一個運用數(shù)字技術(shù)實現(xiàn)信息采集、 信息轉(zhuǎn)化、 數(shù)據(jù)存儲以及數(shù)據(jù)運用的過程， 是邁入數(shù)字化時代的一個重要舉措。但目前許多院校仍采用紙質(zhì)化檔案記錄，不但降低檔案查看便捷性，而且無法將檔案內(nèi)有效信息數(shù)據(jù)及時整合，進行對比分析。同時，紙質(zhì)化檔案增加了工作人員整理、裝訂、記錄強度。在實際工作中，需根據(jù)編號依次查詢統(tǒng)計數(shù)據(jù)中的憑證，保管成本居高不下，安全風險也較大，阻礙院校數(shù)字化進程。

（五）財務(wù)信息安全性不高

院校云空間系統(tǒng)需要多個服務(wù)器支持，傳統(tǒng)管理模式常使用的IT架構(gòu)，通常將數(shù)據(jù)集中存儲至同一個服務(wù)器，導致該服務(wù)器空間不足，而其他服務(wù)器資源過剩等情況的出現(xiàn)，不利于云空間資源合理利用。同時也存在信息堆積，增加了后續(xù)數(shù)據(jù)缺失或泄露的風險。

三、院校數(shù)字化轉(zhuǎn)型新目標

（一）智能化業(yè)務(wù)管理方式

梳理財務(wù)人員業(yè)務(wù)流程，將流程環(huán)節(jié)拆分，各環(huán)節(jié)重復任務(wù)通過后端數(shù)據(jù)輸入至管理平臺組成模版，例如經(jīng)費審批核查流程中，固定經(jīng)費審批單據(jù)模版，由申請人線上規(guī)范填入，線上系統(tǒng)完成初審、通過，經(jīng)由信息技術(shù)制成規(guī)范憑證，使財務(wù)人員有精力輔助管理者進行決策，積極推進業(yè)務(wù)創(chuàng)新。

（二）打通各系統(tǒng)連接點

建立院校共享平臺，各部門搭建工作模塊，打通系統(tǒng)間信息壁壘。對內(nèi)連接學生、教師教務(wù)系統(tǒng)平臺、線上校園圖書館、檔案記錄館、OA系統(tǒng)等；對外連接國庫支付平臺、知網(wǎng)等核心期刊論壇、網(wǎng)銀回單接口、稅務(wù)端口等，部門人員間數(shù)據(jù)實現(xiàn)基本互通，建立起內(nèi)外連通的院校信息共享平臺。

（三）內(nèi)控全流程管理

院校業(yè)務(wù)搬至線上后，內(nèi)部控制中事前、事中、事后實施注重加強頂層設(shè)計，爭取流程監(jiān)督精準化。院校財務(wù)以績效管理為主，將相關(guān)制度納入線上管理網(wǎng)絡(luò)體系之中，實現(xiàn)線上互聯(lián)監(jiān)督，高效審查已入賬財政項目。

（四）電子化檔案

實施電子化檔案管理制度，財務(wù)及稽核相關(guān)信息經(jīng)辦人簽名，通過認證技術(shù)對其上傳憑證、附件等進行防偽認證，嚴防虛假單據(jù)、發(fā)票及大額發(fā)票、虛假發(fā)票抬頭的出現(xiàn)，維護信息安全性。同時將業(yè)務(wù)備份歸檔，方便具體責任落實到個人。

四、院校數(shù)字化轉(zhuǎn)型可行性方案

（一）開通全流程線上服務(wù)

1.智能報賬

移動網(wǎng)絡(luò)與高校線上平臺打開窗口，允許教職工線上提交業(yè)務(wù)報銷相關(guān)數(shù)據(jù)及圖片，系統(tǒng)根據(jù)數(shù)據(jù)內(nèi)容及圖片內(nèi)容，自動填寫相關(guān)信息。同時，在院校平臺外接的稅務(wù)系統(tǒng)中檢測上傳內(nèi)容的真?zhèn)巍Ｈ粲姓`直接納入審核數(shù)據(jù)庫并提醒財務(wù)員工復核，若無誤則無需財務(wù)人員參與報賬。成功審批后，根據(jù)賬單內(nèi)容自動流轉(zhuǎn)入庫保存。同時，附件傳遞至制單會計，生成智能憑證附件，進而由出納完成報銷付款。

2.智能復核

針對教職工、學生收繳費及報銷費用，通過各支付渠道繳納后，系統(tǒng)自動提示未清繳人數(shù)及入庫金額。對于院校社團、教職工活動、專業(yè)活動等支出型內(nèi)容，系統(tǒng)建立活動算法，即根據(jù)活動人數(shù)及內(nèi)容，圈定經(jīng)費范圍，學生或教職工規(guī)范提交后，利用光學字符識別技術(shù)（OCR），對上傳的證件、銀行卡、票據(jù)等進行識別。通過后，先由院系線上復審，后調(diào)往財務(wù)職工處審核。經(jīng)審核無誤后信息入庫，附件發(fā)往出納處。流程完成后，OCR技術(shù)可自動將增值稅發(fā)票、出行票據(jù)等關(guān)鍵信息提取至報銷表單中，形成存檔，減少人工輸入及復核過程中的錯誤。

3.整合收入

院校收入來源不一致，常需要財務(wù)人員手動分類界定，款項收取及退回工作復雜，導致業(yè)務(wù)堆積。此外，除學生繳費有統(tǒng)一管理途徑，其他收款缺少統(tǒng)一入口，財務(wù)人員難開展工作。院方建立收入管理平臺，將學生繳費、學院科研收入、財政撥款等詳細分類，建立備注，納入數(shù)據(jù)庫中。繳費系統(tǒng)可提前對學生信息進行系統(tǒng)錄入，設(shè)置固定收費金額。其余收入可采用同一端口，但納入相應(yīng)分類的數(shù)據(jù)庫，建立確認、開票、分配、監(jiān)控為一體的“一站式”收入管理平臺。構(gòu)建實時收入自動處理與存疑賬單及時反饋程序，提升財務(wù)、業(yè)務(wù)部門動態(tài)管理程度。

（二）云數(shù)據(jù)監(jiān)督內(nèi)控

數(shù)字化管理平臺后端嵌入內(nèi)部管理規(guī)范規(guī)則，包括：報銷項目內(nèi)容范圍、金額、種類及具體流程；教職工認繳金額轉(zhuǎn)賬來源等，通過系統(tǒng)加強內(nèi)控管理，具體體現(xiàn)在以下方面：

1.事前管控，完善嵌入內(nèi)部管理規(guī)范規(guī)則，避免產(chǎn)生大額交易、反復申請、項目金額不合理等情況；申請報銷時，避免收取虛假發(fā)票、超額發(fā)票等。

2.事中把控，電子發(fā)票或銀行存根出現(xiàn)問題提交審核方復審后，仍顯示未認證處理，將對審核人員及制票方發(fā)起提示，提示包括票據(jù)不合規(guī)的具體原因。

3.事后監(jiān)察，系統(tǒng)自動復核已入庫數(shù)據(jù)，避免現(xiàn)存數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，使用大數(shù)據(jù)分析能力，尋找精準數(shù)據(jù)，并根據(jù)歷史風險內(nèi)容，改變事后監(jiān)控方式，建立事前防御機制，防止同類錯誤再次出現(xiàn)在事前、事中。

（三）電子化檔案管理

采取電子數(shù)據(jù)形式代替紙質(zhì)檔案，利用電子影像系統(tǒng)分批、分層次將現(xiàn)有紙質(zhì)資料進行入庫處理，聯(lián)通相關(guān)系統(tǒng)讀取材料中重點數(shù)據(jù)，自動整合內(nèi)容，解決紙質(zhì)憑證查詢不方便的問題；對于將入賬項目，快速建立線上自主登記申請窗口，實施人工智能對報賬數(shù)據(jù)初步審核。針對后續(xù)提交發(fā)票類證明，實現(xiàn)平臺與稅務(wù)局對接，實現(xiàn)電子發(fā)票線上認證；財務(wù)信息需維護其隱私性，相關(guān)人員核對信息后，及時歸檔，電子檔案需存取備份，避免丟失。

（四）財會人才培養(yǎng)

構(gòu)建財務(wù)數(shù)字化平臺，不僅是推動財務(wù)信息化進程的一環(huán)，而且是財務(wù)管理理論與財務(wù)管理模式的革新。業(yè)財融合下對會計人才要求出現(xiàn)新標準。隨著院校數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以往財會人員不需要再進行細致、重復的工作內(nèi)容，需要其轉(zhuǎn)而提高財務(wù)管理及決策能力，提升數(shù)據(jù)技術(shù)、信息系統(tǒng)運行水平，需要對整合完成的數(shù)據(jù)進行收集、解釋來源等活動。院校可結(jié)合業(yè)財融合及財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，整合會計人才資源，調(diào)整人才培養(yǎng)方向，完成對復合型人才的儲備。

結(jié)語：

隨著數(shù)字化、科技化熱度持續(xù)增加，社會各方面智能管理模式的納入，提高了管理體制內(nèi)資源整合及辦事效率。在業(yè)財融合驅(qū)動下，高職院校向智能化管理轉(zhuǎn)型已然是大勢所趨。本文結(jié)合高職院校實際，指出院校轉(zhuǎn)型可能存在的重難點，探究數(shù)字化在院校財務(wù)系統(tǒng)中的可行性應(yīng)用方案，以期對高職院校財務(wù)轉(zhuǎn)型提供新說法、新案例，幫助在職財務(wù)人員避免執(zhí)行重復、冗雜工作任務(wù)，將其精力投入到財務(wù)管理之中，為高職院校發(fā)展獻計獻策。

（作者單位：江蘇省南通衛(wèi)生高等職業(yè)技術(shù)學校）