信息化背景下圖書資料管理的優(yōu)化與創(chuàng)新方法分析

柴緒鋒

(菏澤家政職業(yè)學(xué)院 山東菏澤 274300)

實施圖書資料管理信息化建設(shè)策略，可以有效改善以往圖書資料管理效率低、質(zhì)量差等問題，使圖書館運行有序，更好地滿足讀者多種圖書借閱需求。同時，它能有效地實現(xiàn)閱讀形式的創(chuàng)新與改進(jìn)，突破時空限制，為人們提供閱讀的機會，節(jié)約閱讀時間，使閱讀更加方便，符合新時代人們的閱讀需求。

1 信息化背景下圖書資料管理研究現(xiàn)狀

澳大利亞昆士蘭國家圖書館將智能技術(shù)運用到社區(qū)圖書館，構(gòu)建一個線上和線下的共享平臺，為讀者提供全方位的服務(wù)。新加坡圖書館于2002 年首次在全球圖書館中應(yīng)用射頻技術(shù)技術(shù)（Radio Frequency Identification，RFID），利用身份證和其他有效證件即可隨意借閱，大大提高了圖書館的利用效率。后來，很多圖書館都把RFID技術(shù)引入了進(jìn)來，如洛克菲勒大學(xué)的圖書館就購買了RFID設(shè)備，給學(xué)生和學(xué)生之間提供了方便。北美有超過130個圖書館建立了RFID技術(shù)，芬蘭奧盧大學(xué)采用無線網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，牛津大學(xué)和杜倫大學(xué)采用全球定位系統(tǒng)技術(shù)（Global Positioning System，GPS），哈德茲菲爾德大學(xué)采用了二維碼技術(shù)，邁阿密大學(xué)采用了二維碼技術(shù)。馬來西亞國立圖書館于2014 年與三星電子聯(lián)合成立了兩間三星智能圖書館，提供平板電腦、電子雜志、電子報紙等，并由專業(yè)人士及義工提供全方位的輔導(dǎo)。

國內(nèi)對圖書館開展智慧服務(wù)的研究是基于智慧圖書館的角度展開的。近年來，我國信息技術(shù)快速發(fā)展，智能手機、平板電腦等移動終端產(chǎn)品廣泛應(yīng)用于人們的生活，極大地方便了人們的學(xué)習(xí)、工作和生活。同時，也對圖書館的管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。信息化時代帶來的信息爆炸和技術(shù)的快速發(fā)展對圖書館內(nèi)管理模式提出了全新的要求。圖書館作為重要信息資源的載體，其內(nèi)部資源的合理配置、有效管理以及維護(hù)服務(wù)能力直接影響?zhàn)^藏資源水平和資源利用效率。目前，圖書資料數(shù)字化工作已逐步走進(jìn)人們的生活中，圖書館也開始成為研究的焦點，學(xué)術(shù)界對圖書館文獻(xiàn)信息、資源管理方法以及相關(guān)技術(shù)的研究和應(yīng)用也正逐步深入[2]。

2 信息化背景下圖書資料管理改革原則

2.1 從圖書資料來源上優(yōu)化

過去，圖書館和書店是讀者獲取信息的主要場所和途徑，但隨著時間的推移，圖書館的滯后效應(yīng)越來越嚴(yán)重，讀者獲取信息的能力也隨之下降，信息技術(shù)越來越廣泛地應(yīng)用于圖書館文獻(xiàn)管理，其優(yōu)越性日益顯現(xiàn)。借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，圖書館員可以對圖書進(jìn)行分類、綜合整理，使讀者能夠通過開放的網(wǎng)絡(luò)平臺找到自己需要的資料。同時，它能夠突破時間與空間的限制，獲得更高的時效性。無論是圖書管理員還是讀者，都可以在最短時間內(nèi)，從海量信息中獲得優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.2 在圖書資料存儲上優(yōu)化

傳統(tǒng)的圖書資料管理是將大量的閱讀資料存放在書架內(nèi)，讀者可按順序進(jìn)行檢索，圖書資料管理員則根據(jù)具體需求進(jìn)行分類整理。網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用為圖書資料的存儲、歸集、管理提供了較好的技術(shù)支持，圖書資料可以通過書柜儲存，也可以將需要存儲的資料通過電腦或者網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)字化存儲。這樣讀者就可以在登錄網(wǎng)站時進(jìn)行查閱，從而提高信息的獲取效率。另外，這一優(yōu)化還能大大減少圖書管理人員的工作量，降低后期維護(hù)管理費用，確保圖書資料管理的安全性和準(zhǔn)確性得到優(yōu)化提升。

2.3 圖書資料處理上優(yōu)化

傳統(tǒng)的圖書資料管理方式主要是依靠人力來處理信息，不僅效率低下，而且大大增加了人力成本。同時，由于難以保證信息的準(zhǔn)確性，使服務(wù)的針對性難以優(yōu)化和提升。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟與完善，為電子文獻(xiàn)的處理提供了新的技術(shù)支持。在此期間，利用專業(yè)軟件進(jìn)行圖書資料的收集、整理、歸類等工作。

3 信息化背景下圖書資料管理的優(yōu)化與創(chuàng)新方法

3.1 強化圖書館信息化建設(shè)的思想

第一，通過強化圖書館的信息化理念，將信息技術(shù)與圖書資源的管理相結(jié)合，形成一種全新的網(wǎng)上借閱模式，使讀者在借閱過程中可以打破時空的局限，查閱、填寫借閱表格，減少了讀者的借閱次數(shù)，為讀者提供了更多的便利。第二，圖書信息系統(tǒng)的信息化建設(shè)，使圖書管理員的工作過程更加簡單易行，僅需在電腦終端上查閱圖書的相關(guān)信息，并根據(jù)實際的數(shù)據(jù)，對圖書的采購、存儲、更新等方面進(jìn)行操作，極大地提高了圖書管理的工作效率和質(zhì)量。第三，借閱圖書對大多數(shù)時間較短的讀者而言，仍存在著不便，所以，圖書管理應(yīng)采取“跑腿服務(wù)”，及時更新借閱方式，減少紙質(zhì)書籍的借閱，增加讀者的使用便捷性，從而達(dá)到圖書館管理信息化的效果[3]。

3.2 開發(fā)功能完善的管理數(shù)字化服務(wù)系統(tǒng)

新時期圖書資料管理創(chuàng)新應(yīng)著重研究信息化和數(shù)字化管理方式，高職院校也應(yīng)該積極推進(jìn)數(shù)字化校園建設(shè)，提高管理效能。首先，要加大經(jīng)費投入，建立網(wǎng)絡(luò)管理資源庫，實現(xiàn)資源共享，利用互聯(lián)網(wǎng)強大的信息存儲功能妥善保存信息，這樣管理人員在借閱圖書時，只需要輸入關(guān)鍵字就能得到完整的信息。其次，在信息化管理體系中，要細(xì)化分類，不僅要區(qū)分教師和學(xué)生，還要把行政人員、業(yè)務(wù)人員和教師分開，把同類的教職工分開，便于管理。在信息化管理中也要及時控制，檢查每個時期是否保存完好，是否及時歸檔，反復(fù)檢查是否可以查閱到每一位教職工的信息，避免使用過程中出現(xiàn)問題。最后，信息化管理的先決條件就是要實現(xiàn)所有信息的電子化，這是基本的數(shù)字化管理工作，因此，管理人員應(yīng)主動學(xué)習(xí)電子輸入法，做好信息化管理的前期工作，把紙質(zhì)信息全部錄入電腦，紙質(zhì)備份，出現(xiàn)問題時仔細(xì)對照改正，逐步完善職業(yè)院校圖書電子管理系統(tǒng)。

在大數(shù)據(jù)時代，從海量數(shù)據(jù)資源中獲取、篩選、整合可操作的信息，是圖書館智慧數(shù)據(jù)服務(wù)的重要組成部分，也是實現(xiàn)決策與執(zhí)行的有效支撐。首先，智慧數(shù)據(jù)服務(wù)突出智慧化，切實使數(shù)據(jù)挖掘能夠與服務(wù)智慧化體系銜接起來。其次，智慧數(shù)據(jù)服務(wù)是一種技術(shù)手段與流程。例如：在用戶的科研活動中，可以通過智慧裝備、軟件等手段，把科學(xué)數(shù)據(jù)融入智慧數(shù)據(jù)服務(wù)的整個過程中，在此過程中，數(shù)據(jù)監(jiān)控、指標(biāo)評價、業(yè)務(wù)決策、用戶需求等具有高度的一致性。再次，智慧數(shù)據(jù)資源是一種可更新的資源，它包含文獻(xiàn)、文化資源以及使用者實時數(shù)據(jù)資源以及圖書館運行過程中的數(shù)據(jù)資源。其基于圖書館所蘊含的大量信息對智慧系統(tǒng)的依賴性，構(gòu)建以智慧化為核心的智慧圖書館服務(wù)體系，有利于為推動圖書館業(yè)務(wù)改革，并為其提供良好的技術(shù)基礎(chǔ)[4]。

3.3 實現(xiàn)對圖書資源的智能調(diào)用

圖書館的主要功能是儲存圖書，根據(jù)讀者的需要提供圖書，圖書管理員每天的工作就是記錄與整理圖書有關(guān)的信息，并根據(jù)某種規(guī)則將圖書歸類。但由于各大圖書館都是獨立的，而且與外界的聯(lián)系也比較少，導(dǎo)致一些圖書館的冷門圖書長時間處于閑置狀態(tài)，而一些地方的讀者在這一方面的需要并沒有得到充分利用，從而導(dǎo)致了圖書資源的浪費。因此，在“智能圖書館”的建設(shè)中，應(yīng)主動突破這一限制，以信息化的方式將各區(qū)域的圖書館管理系統(tǒng)進(jìn)行互聯(lián)，逐步完善信息網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)讀者的需要，對圖書資源進(jìn)行有效利用，滿足讀者多樣化的需要，使圖書管理獲得廣泛的認(rèn)同，從而獲得持續(xù)發(fā)展的可能[5]。另外，圖書館應(yīng)進(jìn)一步完善管理體系，通過各方的認(rèn)同，將圖書的內(nèi)容輸入到信息化的系統(tǒng)中，從而更好地滿足不同學(xué)科學(xué)生的需求，同時也能有效減少查閱圖書的費用，保證信息的傳遞更加可靠，從而保證圖書館在新時期的平穩(wěn)發(fā)展。

除此之外，在傳統(tǒng)的圖書館管理中，利用人工登記借還書的方式，往往會受到開學(xué)季、期末考試與畢業(yè)季等各種時期的用書高峰的影響，使管理員的工作量大大增加，而且經(jīng)常會出現(xiàn)排長隊的現(xiàn)象。而RFID技術(shù)中的自動借還器其效率極高，只要操作得當(dāng)，就能達(dá)到15 s內(nèi)借10本書的超高效行為。自助借還機的使用方法十分簡便，在借閱過程中無須借助人工，便可以實現(xiàn)借閱、還書等各種流程，既方便又快捷。通過RFID 技術(shù)，可以使圖書館的工作更方便、更快速地進(jìn)行，從而可以有效地提高圖書的流通和利用效率，進(jìn)而減輕圖書館的借閱壓力，提升圖書館的服務(wù)質(zhì)量，并提供“全方位”的借閱服務(wù)。

RFID專用的標(biāo)簽具有海量的數(shù)據(jù)存儲功能，可以在不觸碰的情況下完成信息的采集，所以RFID技術(shù)可以快速地對RFID 標(biāo)簽進(jìn)行掃描并登記。借閱區(qū)設(shè)有自助借還等設(shè)施，可實現(xiàn)藏、借、閱、查、還等綜合服務(wù)，使用過程簡便，不會給不同年齡層的讀者造成任何操作上的負(fù)擔(dān)，在讀者借書完畢后，系統(tǒng)會自動打印出借閱憑證，供讀者自行保管。在還書操作上，該設(shè)備不但可以穩(wěn)定、快捷地進(jìn)行書籍掃描，而且還可以對管理系統(tǒng)中的書籍進(jìn)行及時更新。歸還的書籍將會通過RFID技術(shù)進(jìn)行自動分類，然后在圖書管理員的檢查下將其放置在書架上。通過對RFID技術(shù)的分析，可以發(fā)現(xiàn)RFID技術(shù)能有效改善讀者的借閱和還書流程，同時還能夠增強圖書館的整體服務(wù)意識和服務(wù)方式，從而促進(jìn)圖書館的服務(wù)質(zhì)量。

3.4 強化圖書資源的利用效率

圖書館的基本功能是儲存圖書，根據(jù)讀者的需要提供相應(yīng)的圖書。圖書資料管理人員日常管理工作是記錄圖書相關(guān)信息，并按照一定的規(guī)律將圖書分類。但由于各個圖書館都是獨立的，與外界交流的渠道相對較少，因此有些圖書館的冷門書籍長期處于無人借閱狀態(tài)，部分地區(qū)借閱者的需求不能滿足，造成圖書資源浪費。因此，圖書資料管理信息化建設(shè)應(yīng)積極突破這一局限，以信息化的方式將各地區(qū)圖書資料管理系統(tǒng)連接起來，逐步完善信息網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)人們的需要，實現(xiàn)圖書資源的最大化利用，滿足人們的各種需要，使圖書資料管理得到更多人的認(rèn)可，獲得持續(xù)發(fā)展的機會[6]。此外，由于某些圖書存放地點與借閱地點之間的距離過遠(yuǎn)，檢索成本過高且無法保證及時性，使兼容性圖書資料管理系統(tǒng)的功能價值降低。圖書館應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化管理系統(tǒng)，經(jīng)多方認(rèn)可后，將圖書內(nèi)容錄入信息化系統(tǒng)，以滿足不同地區(qū)讀者的需要，同時有效降低查閱成本，使信息交流更加可靠，運行良好，為新時期圖書館的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航。

3.5 智能化提供圖書資料管理服務(wù)

3.5.1 信息推送服務(wù)

現(xiàn)代社會中，信息化技術(shù)在人們的學(xué)習(xí)和生活中發(fā)揮著重要作用?；诖吮尘?，將信息化技術(shù)融入圖書館管理過程中，將能夠?qū)崿F(xiàn)及時的信息推送，還可以及時發(fā)布相關(guān)的新聞信息內(nèi)容，基于推送的功能將優(yōu)秀的文章原稿或者復(fù)印出來，既能豐富讀者的知識，又能拓寬讀者的閱讀范圍。另外，還可以將時政熱點、時政評論性等文章向廣大讀者推送，以便使人們更好地理解當(dāng)前的社會發(fā)展?fàn)顩r，從而提高人們的社會責(zé)任感。除此之外，還能基于讀者對專業(yè)講座與閱讀比賽等內(nèi)容的關(guān)注程度，在各類信息平臺公共平臺上發(fā)布閱讀活動的相關(guān)資訊，使其能在查閱信息之后參與到講座與競賽中，進(jìn)而使信息推送的針對性得到提升。不同圖書館在信息化技術(shù)上往往具有不同的推送方式。例如：上海交大圖書館通過閱讀“展覽：閱讀之美”和“認(rèn)真讀書的女孩”的活動引發(fā)讀者的閱讀興趣，以此基于信息化技術(shù)的推送功能實現(xiàn)對圖書館理念的推廣宣傳。

3.5.2 平移服務(wù)

（1）建立圖書檢索功能。在傳統(tǒng)的圖書館中，圖書的歸類主要以圖書的形式實現(xiàn)的。作為一個圖書管理員，其往往可以較快地分辨出這些書籍的擺放位置。而對于讀者而言，要想在浩如煙海的書籍中找到自己需要的書具有一定的難度，這種做法既浪費讀者的時間，也會降低讀者閱讀興趣。為實現(xiàn)這一目的，可以在信息化技術(shù)上設(shè)置圖書的查詢功能，由此使讀者在明確的書號標(biāo)識下實現(xiàn)快速搜索，同時還能夠為讀者提供書目的位置，以便提升查找所學(xué)圖書的館藏位置。

（2）建立圖書借閱管理功能。一般情況下，讀者從圖書館借書是有歸還時限的。如果讀者不能及時還書或續(xù)借還需要繳納一定的滯納金。所以，圖書館管理人員要在各類信息公共平臺上設(shè)置圖書借閱管理功能，使用戶可以通過平臺實現(xiàn)續(xù)借手續(xù)的辦理，降低由于延期還書而導(dǎo)致的資金損失。同時，在圖書借閱管理系統(tǒng)中，讀者可以預(yù)先預(yù)定要借閱的書籍，由此提升圖書借閱的效率，進(jìn)而為提升信息化技術(shù)的服務(wù)功能奠定良好的基礎(chǔ)。

3.5.3 移動圖書館服務(wù)

移動圖書館是一種能夠讓讀者通過電子設(shè)備直接閱讀的服務(wù)。在信息化時代，圖書館的服務(wù)受到越來越多的重視。隨著移動圖書館技術(shù)的不斷完善，人們對電子書的喜愛也與日俱增?；谛畔⒒夹g(shù)所構(gòu)建的移動圖書館，其能夠更加智能地滿足用戶的需要。例如：在手機的應(yīng)用程序中，用戶可以在功能分區(qū)中查找自己需要的圖書，還可以通過手機上的移動圖書館App，實現(xiàn)“掌上閱讀”。另外，基于信息化技術(shù)構(gòu)建移動圖書館，也將能使讀者的碎片化時間充分利用起來，進(jìn)而提升圖書借閱的效率。

在移動圖書館服務(wù)體系構(gòu)建的過程中，還需要結(jié)合當(dāng)前的社會熱點，合理選擇圖書供應(yīng)商，并且需要積極與專業(yè)的圖書館系統(tǒng)開發(fā)人員合作，在讀者意見管理、讀者咨詢、網(wǎng)絡(luò)檢索等方面，實現(xiàn)對讀者的服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和反饋，以此通過優(yōu)化改進(jìn)服務(wù)方式有效地優(yōu)化讀者的閱讀體驗，進(jìn)而提高讀者的滿意度。

3.6 強化圖書資料管理信息化人才的作用

公眾圖書館用戶在獲取服務(wù)信息的過程中，可能由于自身的性格等原因而不愿意與實際服務(wù)人員進(jìn)行溝通。為充分滿足這部分用戶的需求，圖書館需要向用戶提供網(wǎng)絡(luò)化的智能服務(wù)，一方面可以滿足部分用戶的特殊需求，另一方面也可以節(jié)省人力資源，提高服務(wù)供給的效率。智能服務(wù)系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶提出的問題，以及用戶在圖書館系統(tǒng)中所做的一系列操作行為，將所需要的信息資源進(jìn)行分類，并通過篩選、匹配等方法為用戶提供最適合用戶需求的信息資源，以最快、最準(zhǔn)確的方式滿足用戶的需求。當(dāng)圖書文獻(xiàn)轉(zhuǎn)化為電子資源時，讀者也可以通過移動設(shè)備進(jìn)入圖書館數(shù)據(jù)庫查找相關(guān)資料，快速、及時地獲取相關(guān)資料，提高閱讀質(zhì)量和效率，節(jié)省讀者查找時間。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面應(yīng)用，圖書館逐步向自動化、智能化管理轉(zhuǎn)變，圖書館員必須借助計算機技術(shù)為讀者提供相應(yīng)的服務(wù)。因此，必須對圖書館館員進(jìn)行計算機知識再教育，以保證讀者服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。從圖書館的發(fā)展趨勢和服務(wù)的變化來看，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機將會成為圖書資料管理和服務(wù)的重要工具，只有這樣館員才能跟上時代潮流，熟練運用現(xiàn)代計算機技術(shù)，不斷提高圖書館服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，圖書資料管理信息化是信息時代發(fā)展的必然趨勢，也是圖書館在新時期立足的重要途徑。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行相關(guān)組織管理，是圖書館能夠有效地查找和調(diào)用資源的必然選擇。新時期學(xué)校信息化進(jìn)程加快，管理問題日益突出，為實現(xiàn)職業(yè)院校圖書資料規(guī)范化管理，管理者必須樹立創(chuàng)新意識，認(rèn)識管理的重要性，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化、信息化的管理方式提高管理質(zhì)量。