檔案服務(wù)外包監(jiān)理框架及推進(jìn)策略探究

荊欣 李祥玉 朱富成 古琬瑩

關(guān)鍵詞：檔案管理；服務(wù)外包；工程監(jiān)理；監(jiān)理對(duì)象；監(jiān)理框架；標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

隨著行業(yè)分工細(xì)化和服務(wù)模式創(chuàng)新，我國檔案服務(wù)外包市場(chǎng)不斷擴(kuò)大，檔案服務(wù)外包規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化需求持續(xù)提升。然而國內(nèi)檔案服務(wù)行業(yè)發(fā)展時(shí)間較短，行業(yè)現(xiàn)狀與其規(guī)范化需求還存在一定差距，服務(wù)外包過程缺乏有效監(jiān)督、質(zhì)量管控亟待加強(qiáng)。研究發(fā)現(xiàn)，引入監(jiān)理可以有效提升項(xiàng)目品質(zhì)，實(shí)踐多見于檔案數(shù)字化項(xiàng)目監(jiān)理，如安徽省安慶市檔案館、福建省檔案館等多家檔案館在檔案數(shù)字化項(xiàng)目中采用監(jiān)理制度，[1]彌補(bǔ)檔案數(shù)字化服務(wù)外包質(zhì)量管控短板[2]、解決委托方項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)不足問題。[3]當(dāng)前，檔案服務(wù)外包監(jiān)理仍處于探索階段，尚未明確如何科學(xué)開展檔案服務(wù)外包監(jiān)理工作。文章基于檔案服務(wù)外包、工程監(jiān)理、信息化監(jiān)理相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，圍繞檔案服務(wù)外包監(jiān)理誰來做、做什么、怎么做以及如何完善和推進(jìn)檔案服務(wù)外包監(jiān)理的問題展開論述。

1 文獻(xiàn)回顧

“監(jiān)理”源于建設(shè)工程，現(xiàn)多見于建設(shè)工程、信息化等領(lǐng)域。監(jiān)理是監(jiān)理方按委托方委托對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行控制、管理、協(xié)調(diào)的一種技術(shù)服務(wù)活動(dòng)[4]P206-209，[5]目前已在檔案服務(wù)外包中得到概念和程序上的認(rèn)可。[6]研究認(rèn)為監(jiān)理機(jī)制的引入可以減輕發(fā)包方工作負(fù)擔(dān)，協(xié)調(diào)各主體間關(guān)系、加強(qiáng)項(xiàng)目監(jiān)督管理。[7]國家檔案局先后已出臺(tái)《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》第1-4部分，《檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》（DAT 67-2017）、《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)〔2014〕7號(hào)），部分條文提及第三方機(jī)構(gòu)監(jiān)理功能，但對(duì)監(jiān)理方職責(zé)及其行使卻并無明確規(guī)范。在監(jiān)理行為主體界定上，《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第1部分：總則》（DA/T68.1—2020）指出第三方能夠?yàn)榘l(fā)包方提供監(jiān)理及其他服務(wù)。有學(xué)者認(rèn)為監(jiān)理行為主體可以是第三方機(jī)構(gòu)，同時(shí)發(fā)包方、承包方等也可以承擔(dān)監(jiān)理角色，[8]呂玉潔等據(jù)監(jiān)理行為主體構(gòu)成不同將監(jiān)理模式分為“自管式、代管式、單管式、全管式”四種[9]；但有觀點(diǎn)認(rèn)為如果由發(fā)包方、承包方承擔(dān)監(jiān)理角色，即“裁判員”與“運(yùn)動(dòng)員”同為一方并不利于項(xiàng)目管理和行業(yè)發(fā)展，[10]監(jiān)理方應(yīng)為具備資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)，[11 ]也可以由檔案學(xué)會(huì)、教育工作者擔(dān)任第三方監(jiān)理[12]；但在實(shí)踐中第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)普遍缺乏[13]、項(xiàng)目監(jiān)理多有缺位。[14]

在監(jiān)理目標(biāo)上，研究認(rèn)為監(jiān)理以質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、項(xiàng)目管理為目標(biāo)[15][16]在監(jiān)理工作內(nèi)容上，研究認(rèn)為監(jiān)理方受發(fā)包方委托，應(yīng)按照合同條款為發(fā)包方提供承包方服務(wù)計(jì)劃方案審核、服務(wù)過程監(jiān)管，[17]在項(xiàng)目事后控制階段進(jìn)行檔案服務(wù)外包質(zhì)量檢驗(yàn)，[18]在項(xiàng)目進(jìn)行全程協(xié)調(diào)服務(wù)外包項(xiàng)目相關(guān)主體關(guān)系、履行全過程監(jiān)督管理職責(zé)。

2 概念解析及主體界定

檔案服務(wù)外包監(jiān)理活動(dòng)四個(gè)主體包括發(fā)包方、承包方、監(jiān)理方、監(jiān)管機(jī)構(gòu)。發(fā)包方、承包方、監(jiān)管機(jī)構(gòu)在《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第1部分：總則》（DA/T68.1—2020）中有明確界定，但作為第三方機(jī)構(gòu)職能之一的監(jiān)理及其行為主體監(jiān)理方的定義卻并無詳細(xì)說明。雖然規(guī)范中提及“監(jiān)理”并將第三方機(jī)構(gòu)定義為，“發(fā)包方、承包方之外的，為發(fā)包方提供中介、咨詢、招標(biāo)、監(jiān)理及其他服務(wù)，或?qū)Τ邪降馁Y質(zhì)或服務(wù)能力進(jìn)行評(píng)價(jià)、認(rèn)證的獨(dú)立的非政府機(jī)構(gòu)”，[19]但檔案服務(wù)外包中介、咨詢、招標(biāo)、監(jiān)理等工作任務(wù)不同，主體資質(zhì)要求和能力需求也存在差異，因此并非所有第三方機(jī)構(gòu)都具有監(jiān)理能力，即并非所有第三方機(jī)構(gòu)都可以成為監(jiān)理方；此外，根據(jù)現(xiàn)有研究，除第三方機(jī)構(gòu)外的發(fā)包方、承包方等是否可以開展監(jiān)理、即是否只有第三方機(jī)構(gòu)才能作為監(jiān)理方這一問題還有待討論。

鑒于此，文章認(rèn)為就檔案服務(wù)外包監(jiān)理而言，在行為主體界定上不宜簡(jiǎn)單使用“第三方機(jī)構(gòu)”概念，需要明確“監(jiān)理”及“監(jiān)理方”定義。

2.1 “監(jiān)督”“監(jiān)管”與“監(jiān)理”概念辨析。部分研究將“監(jiān)督”“監(jiān)管”作為相近概念與“監(jiān)理”混用，[8][20]而上述概念雖然在詞義上有一定相似性，都包含“監(jiān)督管理”的意思，但在使用上卻存在顯著區(qū)別。因此，文章從術(shù)語概念解釋及其在權(quán)威檔案法律法規(guī)中應(yīng)用情景及具體指向展開辨析。

（1）“監(jiān)督”。張智輝指出“監(jiān)督”一詞使用情境廣泛，可用于以下情境：上級(jí)對(duì)下級(jí)、平等主體間、下級(jí)對(duì)上級(jí)以及外界監(jiān)督，在這四種不同監(jiān)督主體下，監(jiān)督相應(yīng)具有以下功能：①管理；②制衡（積極的督促糾正和消極的權(quán)力制約）；③提示和參與管理；④人民民主實(shí)現(xiàn)；在不同情境下“監(jiān)督”所隱含的功能不同。[21]在檔案相關(guān)法律法規(guī)中“監(jiān)督”一詞較常見?！吨腥A人民共和國檔案法》第六章中所指包括檔案主管部門對(duì)檔案館及其他單位組織的監(jiān)督，單位內(nèi)部對(duì)檔案工作的監(jiān)督，體現(xiàn)為管理、制衡、提示和參與管理功能；以及任何單位和個(gè)人對(duì)檔案違法行為的監(jiān)督，體現(xiàn)為人民民主實(shí)現(xiàn)；《建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作指南》（檔發(fā)〔2016〕15 號(hào)）指明適用于“檔案行政管理部門監(jiān)督指導(dǎo)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作”，監(jiān)督主體是“檔案行政管理部門”（《中華人民共和國檔案法》統(tǒng)一表述為“檔案主管部門”）。綜上，“監(jiān)督”一詞用法較為靈活，在檔案界可用于多種情境指檔案主管部門、各單位組織和個(gè)人等各種主體間的監(jiān)督行為。

（2）“監(jiān)管”。馬英娟認(rèn)為“監(jiān)管”是主體基于規(guī)則對(duì)事物進(jìn)行調(diào)節(jié)控制以使其正常運(yùn)行，中國語境下的“監(jiān)管”在政策文件中的指向是“政府的一種職能”，區(qū)別于“監(jiān)督”概念，監(jiān)管更多指以政府行政組織為主體，在規(guī)范框架下使用各種干預(yù)和控制手段以維護(hù)正?；顒?dòng)運(yùn)行。[22][23]在檔案服務(wù)外包領(lǐng)域，《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第1部分：總則》（DA/T68.1—2020）將“監(jiān)管機(jī)構(gòu)”定義為“對(duì)檔案服務(wù)外包工作中發(fā)包方、承包方、第三方機(jī)構(gòu)等相關(guān)主體的行為依法進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的機(jī)構(gòu)”。綜上，“監(jiān)管”一詞更側(cè)重指政府行政組織的行為，在檔案界用以指代檔案主管部門對(duì)其他單位組織開展主動(dòng)合規(guī)的干預(yù)控制。

（3）“監(jiān)理”“監(jiān)理”多見于建設(shè)工程、信息化項(xiàng)目、科技項(xiàng)目管理等領(lǐng)域，參照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB/T50319-2013）、《水利工程建設(shè)監(jiān)理規(guī)定》（中華人民共和國水利部令第49號(hào)）、《信息技術(shù)服務(wù) 監(jiān)理 第1部分：總則》（GB/T 19668.1-2014）、《成都市科技項(xiàng)目管理辦法》（成科字〔2014〕8號(hào)）等文件中有關(guān)定義，“監(jiān)理”指具有資質(zhì)的監(jiān)理單位接受業(yè)主單位委托按合同對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督管理的專業(yè)服務(wù)活動(dòng)，具體包括四控三管一協(xié)調(diào)即項(xiàng)目進(jìn)度、成本、質(zhì)量、變更與風(fēng)險(xiǎn)控制，項(xiàng)目合同、信息、安全管理，以及協(xié)調(diào)項(xiàng)目各參與方關(guān)系。監(jiān)理行為主體是具有相應(yīng)資質(zhì)的監(jiān)理單位；監(jiān)理目的是促進(jìn)項(xiàng)目規(guī)范、科學(xué)、安全、有效完成；監(jiān)理作用在于提升風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避能力、輔助委托方?jīng)Q策、規(guī)范參與方行為、確保項(xiàng)目質(zhì)量。[24]檔案服務(wù)外包監(jiān)理可以理解為具有資質(zhì)的監(jiān)理方按照發(fā)包方委托對(duì)檔案服務(wù)外包項(xiàng)目進(jìn)行控制管理協(xié)調(diào)的專業(yè)服務(wù)。

綜上，“監(jiān)督”的使用情境最為寬泛；“監(jiān)管”側(cè)重檔案主管部門對(duì)其他單位組織的干預(yù)控制，且“監(jiān)管機(jī)構(gòu)”在相關(guān)規(guī)范中定義清晰；“監(jiān)理”僅指監(jiān)理方受發(fā)包方委托為其提供的一種專業(yè)技術(shù)性服務(wù)活動(dòng)；上述概念在研究中不宜混用。

2.2 “監(jiān)理方”界定。監(jiān)理作為一種“專業(yè)技術(shù)服務(wù)”推行的初衷在于解決和避免以下問題：從微觀層面，項(xiàng)目中發(fā)包方或不具備專業(yè)能力，但為保證自身利益必須消除與承包方之間的信息不對(duì)稱[25]；從宏觀層面，當(dāng)信息不對(duì)稱和市場(chǎng)信譽(yù)體系不健全時(shí)，在發(fā)包方——承包方二元組織機(jī)制下總是存在逆向選擇風(fēng)險(xiǎn)和道德風(fēng)險(xiǎn)等將導(dǎo)致市場(chǎng)失靈。

換言之，由于發(fā)包方承包方雙方在活動(dòng)中都存在能力和道德等方面的不完善，無法保障項(xiàng)目效益和雙方利益，才需要引入監(jiān)理緩解二元組織機(jī)制缺陷。

如果上述情況不存在，則可由雙方自行保障項(xiàng)目效益和雙方利益而無需引入監(jiān)理，因此，如果需要引入監(jiān)理，則監(jiān)理方應(yīng)是作為獨(dú)立于發(fā)包方和承包方之外具有專業(yè)能力的公正的第三方。

檔案服務(wù)外包行業(yè)因其專業(yè)性和技術(shù)性存在一定行業(yè)壁壘，發(fā)包方可能面臨信息不對(duì)稱風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)由于當(dāng)前該行業(yè)還處于發(fā)展階段，市場(chǎng)發(fā)展及其監(jiān)管機(jī)制不夠健全，雙方權(quán)益可能無法得到有效保障。因此檔案服務(wù)外包需要第三方監(jiān)理。根據(jù)《信息技術(shù)服務(wù) 監(jiān)理 第1部分：總則》（GB/T19668.1-2014）等相關(guān)法律法規(guī)，監(jiān)理方概念存在三個(gè)層次的內(nèi)涵。

一是監(jiān)理單位，指具有獨(dú)立企業(yè)法人資格，具有相應(yīng)資質(zhì)，可以為承包方提供監(jiān)理及相關(guān)服務(wù)的單位；二是監(jiān)理機(jī)構(gòu)，是監(jiān)理單位承擔(dān)相應(yīng)技術(shù)服務(wù)時(shí)，負(fù)責(zé)履行監(jiān)理合同的組織機(jī)構(gòu)；三是監(jiān)理人員，是監(jiān)理單位正式聘任的，具有相應(yīng)資質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人員。其中，監(jiān)理單位和監(jiān)理機(jī)構(gòu)的關(guān)系是，監(jiān)理機(jī)構(gòu)是監(jiān)理單位為履行監(jiān)理合同組建派出的組織機(jī)構(gòu)，而只有具有獨(dú)立法人資格的單位才能同委托人簽訂監(jiān)理合同。

根據(jù)檔案行業(yè)現(xiàn)狀，當(dāng)前第三方中不僅包括作為第三方參與服務(wù)外包過程的專業(yè)檔案社會(huì)化服務(wù)企業(yè)單位，還大量存在高校專家團(tuán)隊(duì)和以學(xué)會(huì)為代表的社會(huì)組織，[10]同時(shí)參考相關(guān)規(guī)范宜采用統(tǒng)一表述“機(jī)構(gòu)”，可將檔案服務(wù)外包監(jiān)理方定義為：發(fā)包方、承包方之外的，為發(fā)包方提供監(jiān)理服務(wù)的獨(dú)立的非政府機(jī)構(gòu)。

3 檔案服務(wù)外包監(jiān)理框架

檔案服務(wù)外包項(xiàng)目監(jiān)理是發(fā)包方項(xiàng)目管理進(jìn)程中的一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，由多個(gè)部分組成。明確檔案服務(wù)外包監(jiān)理框架，指明檔案服務(wù)外包監(jiān)理基本結(jié)構(gòu)和活動(dòng)一般規(guī)律，是開展監(jiān)理工作的前提，也為檔案服務(wù)外包監(jiān)理實(shí)踐提供參照。遵循管理邏輯即誰來做、做什么、怎么做的線索，從檔案服務(wù)外包監(jiān)理活動(dòng)主體、監(jiān)理工作職責(zé)、監(jiān)理對(duì)象、監(jiān)理工作內(nèi)容及方法、監(jiān)理工作流程、監(jiān)理工作保障六個(gè)部分提出檔案服務(wù)外包監(jiān)理框架（見圖1）。

（1）檔案服務(wù)外包監(jiān)理活動(dòng)主體。檔案服務(wù)外包監(jiān)理活動(dòng)主體主要包括監(jiān)管機(jī)構(gòu)、發(fā)包方、承包方、監(jiān)理方四方：監(jiān)管機(jī)構(gòu)對(duì)發(fā)包方及檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)管；發(fā)包方與承包方建立檔案服務(wù)外包委托受托關(guān)系，發(fā)包方與監(jiān)理方就檔案服務(wù)外包項(xiàng)目監(jiān)理建立委托受托關(guān)系；監(jiān)理方為發(fā)包方服務(wù)，對(duì)檔案服務(wù)外包項(xiàng)目及其中各項(xiàng)目要素進(jìn)行監(jiān)理以促進(jìn)項(xiàng)目有效完成。

（2）檔案服務(wù)外包監(jiān)理工作職責(zé)。監(jiān)理方承擔(dān)四控三管一協(xié)調(diào)職責(zé)，即控制項(xiàng)目“進(jìn)度、成本、質(zhì)量、變更與風(fēng)險(xiǎn)”，管理“合同、信息、安全”，協(xié)調(diào)檔案服務(wù)外包各參與方關(guān)系。預(yù)防和控制項(xiàng)目中發(fā)包方隨意變更要求、拖延款項(xiàng)，承包方工作不規(guī)范、服務(wù)質(zhì)量不高等負(fù)面情況，[10]保障合同文件內(nèi)容有效，協(xié)調(diào)各方如約履行相應(yīng)責(zé)任義務(wù)，幫助發(fā)包方規(guī)范高效管理項(xiàng)目。

（3）檔案服務(wù)外包監(jiān)理對(duì)象。檔案服務(wù)外包項(xiàng)目監(jiān)理對(duì)象是檔案服務(wù)外包項(xiàng)目。根據(jù)《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第1部分：總則》（DA/T68.1—2020）檔案服務(wù)業(yè)務(wù)類型，檔案服務(wù)外包項(xiàng)目主要包括檔案寄存服務(wù)項(xiàng)目、檔案數(shù)字化服務(wù)項(xiàng)目、檔案整理服務(wù)項(xiàng)目、檔案管理咨詢服務(wù)項(xiàng)目、檔案開發(fā)利用服務(wù)項(xiàng)目、檔案銷毀服務(wù)項(xiàng)目等。各類型項(xiàng)目均有其不同工作需求和工作重點(diǎn)，監(jiān)理工作內(nèi)容也不盡相同。

例如檔案寄存服務(wù)項(xiàng)目，重點(diǎn)在于承包方提供安全的檔案保管環(huán)境并為發(fā)包方提供檔案保存管理利用服務(wù)，監(jiān)理應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注承包方檔案保管環(huán)境，關(guān)注檔案實(shí)體和信息保管安全及為發(fā)包方提供檔案利用的能力，以及服務(wù)期滿后發(fā)包方能否順利取回檔案；檔案數(shù)字化服務(wù)項(xiàng)目重點(diǎn)在于數(shù)字化成果質(zhì)量及檔案信息安全，監(jiān)理應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注承包方人員技能、數(shù)字化軟硬件設(shè)施設(shè)備參數(shù)、數(shù)字化成果質(zhì)量達(dá)標(biāo)等。

（4）檔案服務(wù)外包監(jiān)理工作內(nèi)容及方法。檔案服務(wù)外包監(jiān)理通過監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理例會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理等方法開展工作。為發(fā)包方服務(wù)，輔助發(fā)包方理清項(xiàng)目需求、制定工作規(guī)劃、評(píng)估項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、協(xié)助選擇承包方、審查簽訂合同、文件審核確認(rèn)等；監(jiān)督承包方合規(guī)如約推進(jìn)項(xiàng)目、規(guī)范服務(wù)外包操作、及時(shí)發(fā)現(xiàn)提示承包方工作問題并監(jiān)督整改、協(xié)助審核批準(zhǔn)外包項(xiàng)目分包工作等，根據(jù)項(xiàng)目類型不同確定具體監(jiān)理工作內(nèi)容、選擇適合的監(jiān)理工作方法。

（5）檔案服務(wù)外包監(jiān)理工作流程。檔案服務(wù)外包監(jiān)理工作流程包括監(jiān)理需求確立、發(fā)包方采購監(jiān)理服務(wù)、監(jiān)理規(guī)劃制定、實(shí)施監(jiān)理、監(jiān)理質(zhì)量評(píng)價(jià)。按服務(wù)外包項(xiàng)目階段可以分為全過程監(jiān)理和階段性監(jiān)理，全過程監(jiān)理即如圖1所示，由監(jiān)理方跟蹤項(xiàng)目全程進(jìn)展，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目從招標(biāo)到驗(yàn)收的全程監(jiān)理，在每一階段同步監(jiān)理工作，把控各環(huán)節(jié)檔案工作質(zhì)量、進(jìn)度、資金、安全，促進(jìn)項(xiàng)目高效運(yùn)作；階段性監(jiān)理即有選擇地對(duì)項(xiàng)目中某項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)理，相對(duì)全過程監(jiān)理工作形式靈活、監(jiān)理費(fèi)用也相對(duì)更低，實(shí)踐中較多在項(xiàng)目實(shí)施階段采用階段性監(jiān)理監(jiān)督承包方工作。

（6）檔案服務(wù)外包監(jiān)理工作保障。檔案服務(wù)外包監(jiān)理工作保障包括法律法規(guī)、工作制度、人員組織、監(jiān)理環(huán)境四個(gè)方面。當(dāng)前在法律法規(guī)層面以《檔案法》《合同法》《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》《檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》等為遵循，確保監(jiān)理工作合法合規(guī)；監(jiān)理方應(yīng)確立檔案服務(wù)外包項(xiàng)目監(jiān)理制度，具有約束性和可操作性，從監(jiān)理規(guī)劃及相關(guān)實(shí)施細(xì)則上明確監(jiān)理工作中各方職責(zé)及應(yīng)當(dāng)遵循的活動(dòng)規(guī)律，使監(jiān)理工作有章可循；人員組織層面應(yīng)確立監(jiān)理工作體制機(jī)制，組建監(jiān)理服務(wù)工作小組、完善監(jiān)理方專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，為檔案服務(wù)外包監(jiān)理提供高質(zhì)量人才支持；在監(jiān)理工作環(huán)境上，監(jiān)理方應(yīng)完善相關(guān)軟硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)、項(xiàng)目各參與方應(yīng)積極配合監(jiān)理工作為監(jiān)理工作創(chuàng)造良好環(huán)境。

4 檔案服務(wù)外包監(jiān)理推進(jìn)策略

4.1 完善檔案服務(wù)外包監(jiān)理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)是用以指導(dǎo)開展檔案服務(wù)外包監(jiān)理工作的重要支持。但當(dāng)前我國尚無專門的檔案服務(wù)外包監(jiān)理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，相關(guān)研究也多是參考建設(shè)工程監(jiān)理、信息化監(jiān)理等領(lǐng)域成果。因此應(yīng)補(bǔ)足短板，持續(xù)完善檔案服務(wù)外包及外包監(jiān)理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，規(guī)范行業(yè)秩序，如制定檔案服務(wù)外包監(jiān)理行業(yè)發(fā)展規(guī)劃，建立健全各類檔案服務(wù)外包項(xiàng)目監(jiān)理工作規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等以約束檔案服務(wù)外包監(jiān)理活動(dòng)、規(guī)范檔案服務(wù)外包監(jiān)理市場(chǎng)、促進(jìn)行業(yè)健康發(fā)展；鼓勵(lì)學(xué)界業(yè)界開展相關(guān)研究以拓展工作思路，如已有研究指出應(yīng)制定和實(shí)施《檔案服務(wù)外包項(xiàng)目監(jiān)理工作規(guī)范》以規(guī)范行業(yè)發(fā)展。

]4.2 健全檔案服務(wù)外包監(jiān)理體制機(jī)制。監(jiān)理服務(wù)體制機(jī)制建設(shè)是決定檔案服務(wù)外包監(jiān)理工作能否有效落實(shí)和規(guī)范開展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案服務(wù)外包監(jiān)理在行業(yè)規(guī)范中已得到概念和程序上的認(rèn)可，為監(jiān)理納入檔案服務(wù)外包體系提供依據(jù)。

健全檔案服務(wù)外包監(jiān)理體制，首先可以建立由高校學(xué)者和專業(yè)公司業(yè)務(wù)專家等組建的檔案服務(wù)外包監(jiān)理行業(yè)協(xié)會(huì)以凝聚業(yè)內(nèi)力量，協(xié)會(huì)應(yīng)在檔案主管部門監(jiān)管下銜接各方交流溝通、開展監(jiān)理服務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)監(jiān)理服務(wù)業(yè)務(wù)、引導(dǎo)行業(yè)向好發(fā)展，推動(dòng)檔案服務(wù)外包監(jiān)理規(guī)范化、專業(yè)化、職業(yè)化發(fā)展。

其次應(yīng)理順檔案服務(wù)外包監(jiān)理體制，明確檔案主管部門、檔案服務(wù)外包監(jiān)理行業(yè)協(xié)會(huì)、監(jiān)理機(jī)構(gòu)、監(jiān)理工作小組與項(xiàng)目參與方相互關(guān)系及各自職責(zé)，建立由檔案主管部門監(jiān)管、協(xié)會(huì)協(xié)助指導(dǎo)、機(jī)構(gòu)合作發(fā)展的監(jiān)理行業(yè)體制以及由監(jiān)理機(jī)構(gòu)規(guī)劃監(jiān)督、監(jiān)理工作小組執(zhí)行、項(xiàng)目參與方配合的監(jiān)理服務(wù)體制。

建立檔案服務(wù)外包監(jiān)理機(jī)制包括監(jiān)理服務(wù)運(yùn)行機(jī)制、人才培育機(jī)制、協(xié)作交流機(jī)制等。以相關(guān)法律法規(guī)為行為準(zhǔn)繩，建立監(jiān)理服務(wù)運(yùn)行機(jī)制，確定科學(xué)的監(jiān)理工作小組結(jié)構(gòu)及組建標(biāo)準(zhǔn)、工作目標(biāo)和工作方案等，促進(jìn)監(jiān)理服務(wù)高效開展；學(xué)會(huì)協(xié)會(huì)等第三方應(yīng)進(jìn)行監(jiān)理機(jī)構(gòu)及從業(yè)人員資質(zhì)評(píng)估管理、規(guī)范監(jiān)理機(jī)構(gòu)和從業(yè)人員發(fā)展，從專業(yè)知識(shí)、職業(yè)道德、服務(wù)能力等方面著手構(gòu)建監(jiān)理機(jī)構(gòu)和人員準(zhǔn)入制度；以協(xié)會(huì)為紐帶，搭建信息平臺(tái)促進(jìn)各方協(xié)作交流，鼓勵(lì)引導(dǎo)企業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、組織機(jī)構(gòu)等參與和開發(fā)檔案服務(wù)外包監(jiān)理業(yè)務(wù)，激發(fā)市場(chǎng)活力，促進(jìn)檔案服務(wù)外包及外包監(jiān)理行業(yè)發(fā)展。

4.3 引導(dǎo)各方樹立正確監(jiān)理觀念。監(jiān)理在檔案領(lǐng)域仍是比較新興的概念，調(diào)研發(fā)現(xiàn)當(dāng)前對(duì)檔案服務(wù)外包監(jiān)理認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，例如認(rèn)為引入第三方監(jiān)理將帶來更大的泄密風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)理就是對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程監(jiān)工等。雖然這些錯(cuò)誤認(rèn)知會(huì)隨著檔案服務(wù)外包監(jiān)理發(fā)展而逐漸減少，但在當(dāng)前階段引導(dǎo)正確監(jiān)理觀念的樹立有利于為檔案服務(wù)外包監(jiān)理營造良好的發(fā)展環(huán)境。

對(duì)此，一是應(yīng)加快完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)，為檔案服務(wù)外包監(jiān)理研究及實(shí)踐提供權(quán)威依據(jù)；二是應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)理行業(yè)協(xié)會(huì)引導(dǎo)、教育功能，引導(dǎo)各方樹立正確觀念、明確監(jiān)理角色定位；三是鼓勵(lì)開展相關(guān)方向研究和實(shí)踐探索以解決業(yè)內(nèi)問題，為檔案服務(wù)外包監(jiān)理專業(yè)化、職業(yè)化發(fā)展提供科學(xué)指引。

5 結(jié)語

檔案服務(wù)外包監(jiān)理可以優(yōu)化發(fā)包方項(xiàng)目管理、促進(jìn)檔案服務(wù)外包市場(chǎng)良性發(fā)展，是提升檔案服務(wù)外包項(xiàng)目工作質(zhì)量、保障各方利益的重要路徑。文章提出檔案服務(wù)外包監(jiān)理整體性框架及推進(jìn)策略作為檔案服務(wù)外包監(jiān)理行業(yè)初期發(fā)展思路的參考。而在實(shí)際工作中檔案服務(wù)外包項(xiàng)目類型豐富、工作具體內(nèi)容和重點(diǎn)不同，相應(yīng)地，檔案服務(wù)外包項(xiàng)目監(jiān)理工作也具體多樣、而非抽象單一。檔案服務(wù)外包監(jiān)理研究有待深入，可從不同類型檔案服務(wù)外包項(xiàng)目監(jiān)理特點(diǎn)、難點(diǎn)、重點(diǎn)入手進(jìn)一步探討研究。