RPA 技術(shù)在數(shù)字化項(xiàng)目管理中的應(yīng)用與實(shí)踐

劉 越 李 東 徐劍暉 張墜露

（國(guó)網(wǎng)河南省電力公司信息通信分公司，河南鄭州 450052）

0. 引言

二戰(zhàn)以來(lái)，不管是在理論知識(shí)還是實(shí)踐運(yùn)用上，項(xiàng)目管理取得了突飛猛進(jìn)的進(jìn)展，作用于社會(huì)發(fā)展的各個(gè)方面。事物的發(fā)展往往都伴隨著問(wèn)題和挑戰(zhàn)，項(xiàng)目管理也不例外。面對(duì)項(xiàng)目管理中如何增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)以此做好風(fēng)控管理、處理解決突發(fā)的不確定事件、盤(pán)活存量資金、提升工作效率以及質(zhì)量把控等一系列問(wèn)題，怎樣快速有效地解決，RPA 技術(shù)的出現(xiàn)無(wú)疑會(huì)給我們帶來(lái)新的思路。

隨著國(guó)家電網(wǎng)公司全力推進(jìn)“數(shù)字新基建”，數(shù)字化項(xiàng)目作為新型數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)內(nèi)容，規(guī)模呈爆發(fā)式增長(zhǎng)，著力推動(dòng)數(shù)字化項(xiàng)目精益管控、賦能電網(wǎng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型顯得尤為重要。當(dāng)下，機(jī)器人自動(dòng)化技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用，而且起著越來(lái)越重要的作用。對(duì)于電力行業(yè)來(lái)說(shuō)，RPA 機(jī)器人的作用也日益增強(qiáng)，應(yīng)該對(duì)RPA 技術(shù)的重要作用有更清晰的認(rèn)知，充分發(fā)揮機(jī)器人自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)，解決人們繁雜瑣碎的工作[1]。

對(duì)此，筆者作為電網(wǎng)單位項(xiàng)目管理工作的從業(yè)者，對(duì)本行業(yè)項(xiàng)目管理工作現(xiàn)狀和面臨的挑戰(zhàn)有清楚的認(rèn)識(shí)，在日常工作中牢固樹(shù)立項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)并掌握RPA 新知識(shí)、新技術(shù)，進(jìn)而正確、有效地運(yùn)用到具體的項(xiàng)目管理工作實(shí)踐中。

1. 概述

1.1 RPA 概述

RPA 的全稱是“Robotics Process Automation”，中文是機(jī)器人流程自動(dòng)化。這是一種基于軟件機(jī)器人和人工智能的創(chuàng)新業(yè)務(wù)過(guò)程自動(dòng)化技術(shù)。它具有跨應(yīng)用、多功能的優(yōu)點(diǎn)，可以通過(guò)模擬人的操作，以更低的成本、更快的速度和更高的精度執(zhí)行重復(fù)和密集的操作，并通過(guò)預(yù)設(shè)程序與現(xiàn)有用戶系統(tǒng)進(jìn)行交互，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的自動(dòng)化處理，以提高生產(chǎn)效率，為企業(yè)創(chuàng)造更智能、更優(yōu)化的管理模式。

1.2 項(xiàng)目管理概述

項(xiàng)目管理起源于二戰(zhàn)后期的美國(guó)，初期只是運(yùn)用于建筑領(lǐng)域和軍事領(lǐng)域，后來(lái)由于美國(guó)阿波羅登月計(jì)劃的重大成功被人們普遍接受。而現(xiàn)代項(xiàng)目管理是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，它力求以有限的資源，將知識(shí)、技能、工具與技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動(dòng)，通過(guò)具體的方法理念對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的工作進(jìn)行分類管理，從而提高管理效率。即從項(xiàng)目成立以后就著手于規(guī)劃此次項(xiàng)目的計(jì)劃、調(diào)控、分工、監(jiān)督和實(shí)施，從而保證項(xiàng)目的順利達(dá)成。

2.電網(wǎng)單位數(shù)字化項(xiàng)目的特點(diǎn)

隨著我國(guó)電網(wǎng)規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)大，輸電水平的顯著提高，電網(wǎng)企業(yè)在電網(wǎng)系統(tǒng)的不斷升級(jí)與建設(shè)中面臨并承受著新的考驗(yàn)。亟需高度重視數(shù)字化項(xiàng)目的落實(shí)，推動(dòng)技術(shù)進(jìn)步，對(duì)促進(jìn)能源清潔低碳轉(zhuǎn)型、提高電網(wǎng)數(shù)字化水平具有重要意義。電網(wǎng)單位數(shù)字化項(xiàng)目具有類型多、流程節(jié)點(diǎn)多、復(fù)雜程度高等3 個(gè)顯著特點(diǎn)。

2.1 項(xiàng)目類型多

隨著國(guó)家“數(shù)字新基建”的深入推進(jìn)和國(guó)家電網(wǎng)公司能源互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)步伐加快，近年來(lái)電網(wǎng)單位數(shù)字化項(xiàng)目數(shù)量、投資均呈爆發(fā)式增長(zhǎng)。且項(xiàng)目種類多、迭代更新快，主要包括咨詢?cè)O(shè)計(jì)類、開(kāi)發(fā)實(shí)施類、產(chǎn)品購(gòu)置類、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)類、運(yùn)維服務(wù)類、專項(xiàng)成本類、數(shù)據(jù)工程類等，每類項(xiàng)目對(duì)采購(gòu)方式、合同格式、工作內(nèi)容、資金支付、節(jié)點(diǎn)管控等工作要求都不一樣，造成項(xiàng)目管理要求復(fù)雜多樣。

2.2 流程節(jié)點(diǎn)多

以開(kāi)發(fā)實(shí)施類項(xiàng)目為例，項(xiàng)目全過(guò)程有48 個(gè)管控節(jié)點(diǎn)，50 個(gè)文檔資料，其中23 個(gè)文檔40 余處需要簽字或蓋章，項(xiàng)目各流程節(jié)點(diǎn)之間的交互和依賴關(guān)系極其復(fù)雜，項(xiàng)目關(guān)鍵里程碑達(dá)成的困難往往并不是取決于項(xiàng)目本身，而是取決于外在的多個(gè)各流程節(jié)點(diǎn)的前置依賴，前置依賴越多，項(xiàng)目里程碑計(jì)劃達(dá)成的風(fēng)險(xiǎn)越大。

2.3 復(fù)雜程度高

為響應(yīng)中央政府的號(hào)召及相關(guān)政策，推動(dòng)管理創(chuàng)新促進(jìn)了電網(wǎng)企業(yè)業(yè)務(wù)需求的變革，對(duì)數(shù)字化響應(yīng)的時(shí)效性提出了高要求。從電網(wǎng)單位數(shù)字化項(xiàng)目管理的實(shí)際情況來(lái)看，面對(duì)各種形勢(shì)和要求，不同的資金來(lái)源、資金性質(zhì)對(duì)項(xiàng)目管理要求也大不相同。數(shù)字化項(xiàng)目對(duì)口多個(gè)不同的業(yè)務(wù)部門(mén)，涉及多專業(yè)垂直管理，理順不同專業(yè)的業(yè)務(wù)需求難度大，并且跨不同業(yè)務(wù)的同時(shí)要求標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化。

3.數(shù)字化項(xiàng)目管理現(xiàn)狀

數(shù)字化項(xiàng)目管理要求低成本、高效率、高質(zhì)量地完成項(xiàng)目目標(biāo)，這就需要對(duì)現(xiàn)有的資源進(jìn)行調(diào)配和管理，對(duì)其中的人力、物力、財(cái)力以及知識(shí)儲(chǔ)備做到精細(xì)化管理，但是要想達(dá)成這個(gè)目標(biāo)需要不斷解決出現(xiàn)的問(wèn)題。目前隨著電網(wǎng)單位數(shù)字化項(xiàng)目數(shù)量逐年增多，而管理模式?jīng)]有得到同步優(yōu)化，嚴(yán)重制約了項(xiàng)目管理的質(zhì)量和效率。

3.1 管理流程處理效率低

現(xiàn)階段項(xiàng)目管理模式在流程上并未實(shí)現(xiàn)智能化，項(xiàng)目推動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)都需要人在物理空間執(zhí)行參與，存在一定不確定因素，在開(kāi)展數(shù)字化項(xiàng)目管理過(guò)程中有相當(dāng)數(shù)量的系統(tǒng)間流程和數(shù)據(jù)交互需要人工操作來(lái)完成。同一人員在同一時(shí)間承擔(dān)了多項(xiàng)任務(wù)，數(shù)個(gè)任務(wù)輪流進(jìn)行，就會(huì)在輪換中延長(zhǎng)工期，多項(xiàng)目中每個(gè)項(xiàng)目的任務(wù)工期都有可能被拉長(zhǎng)，進(jìn)一步導(dǎo)致延誤，不僅在時(shí)效與人效上的消耗很大，且存在一定不確定因素，往往出現(xiàn)參與者較多，執(zhí)行溝通鏈條節(jié)點(diǎn)、斷點(diǎn)多，整體推動(dòng)較為遲緩的現(xiàn)象，大大降低管理效率和項(xiàng)目進(jìn)程速度。

3.2 數(shù)據(jù)壁壘亟待進(jìn)一步打通

數(shù)字化項(xiàng)目業(yè)務(wù)種類繁多，現(xiàn)有不止一個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)支撐項(xiàng)目運(yùn)行，不同業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)往往無(wú)法互通，只能在各自數(shù)據(jù)庫(kù)中儲(chǔ)存，無(wú)法統(tǒng)一進(jìn)行利用、傳輸，每個(gè)部門(mén)、每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都相互分隔，這就帶來(lái)“數(shù)據(jù)孤島”困境。同時(shí)，由于“煙囪式”系統(tǒng)的存在，數(shù)字化項(xiàng)目數(shù)據(jù)多且復(fù)雜，相關(guān)操作人員獲取、傳遞、同步信息時(shí)，往往需從一個(gè)系統(tǒng)下載后再到另一個(gè)系統(tǒng)中提交，項(xiàng)目管理人員在數(shù)據(jù)錄入上浪費(fèi)大量時(shí)間，比如A 系統(tǒng)已有的數(shù)據(jù)還需要重復(fù)錄入到B 系統(tǒng)，數(shù)據(jù)利用率低導(dǎo)致大大降低了項(xiàng)目整體管理質(zhì)效。

4. RPA 技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目管理的優(yōu)勢(shì)

項(xiàng)目管理每天都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，工作具有很強(qiáng)的重復(fù)性。RPA 技術(shù)作為一種自動(dòng)化工具，應(yīng)用RPA 技術(shù)，只要把運(yùn)行規(guī)則提前設(shè)置好，RPA 就可以模擬人工，自動(dòng)執(zhí)行復(fù)制、粘貼、輸入等重復(fù)性操作及任務(wù)，同時(shí)，使用特定的軟件算法與多個(gè)平臺(tái)應(yīng)用交互，自動(dòng)完成各種管理任務(wù)，幫助人類完成大多數(shù)重復(fù)性較高的工作。RPA 技術(shù)作為一種虛擬勞動(dòng)力，在項(xiàng)目管理中體現(xiàn)出其特有的優(yōu)勢(shì)。

4.1 創(chuàng)新傳統(tǒng)工作模式

RPA 技術(shù)從虛擬化助手，發(fā)展到虛擬勞動(dòng)力，給工作帶來(lái)了極大的便利。利用RPA 技術(shù)可以代替人們完成一些復(fù)雜煩瑣的工作，它是高強(qiáng)度工作中人力勞動(dòng)的補(bǔ)充，是企業(yè)組織中出現(xiàn)的新概念勞動(dòng)力。通過(guò)RPA 技術(shù)的靈活應(yīng)用，可模擬業(yè)務(wù)人員傳統(tǒng)的人工操作，“7×24 小時(shí)”全天候響應(yīng)，按照既定程序不間斷執(zhí)行、規(guī)則如一、安全穩(wěn)定，高質(zhì)量處理大量重復(fù)性、規(guī)則性事務(wù)，優(yōu)化項(xiàng)目管理流程，將項(xiàng)目管理人員從高重復(fù)率、低價(jià)值的事務(wù)中解放出來(lái)。RPA 軟件機(jī)器人正在徹底改變?nèi)藗儗?duì)傳統(tǒng)項(xiàng)目管理模式的認(rèn)知，逐步降低項(xiàng)目管理人員在事務(wù)性工作上的時(shí)間消耗[2]，及時(shí)將人員從各個(gè)管理流程環(huán)節(jié)中高重復(fù)性、低難度、低價(jià)值的工作中解放出來(lái)，確保項(xiàng)目管理人員的發(fā)展趨向于管理導(dǎo)向、價(jià)值導(dǎo)向，有利于為電網(wǎng)企業(yè)轉(zhuǎn)型提供堅(jiān)實(shí)的人才支撐[3]。

4.2 項(xiàng)目數(shù)據(jù)互通共享

將RPA 引入項(xiàng)目管理中，基于RPA 技術(shù)管理項(xiàng)目全流程的各項(xiàng)數(shù)據(jù)[4]，可以充分發(fā)揮流程機(jī)器人的數(shù)據(jù)收集存儲(chǔ)和分析處理的強(qiáng)大能力，非常有針對(duì)性地解決項(xiàng)目管理中數(shù)據(jù)和信息流轉(zhuǎn)不暢通的問(wèn)題。

RPA 作為系統(tǒng)之間、數(shù)據(jù)之間連接的接口，能夠接入不同的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，打通系統(tǒng)底層數(shù)據(jù)和信息，自動(dòng)執(zhí)行重復(fù)性、常規(guī)性任務(wù)，實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)各種常規(guī)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)集成與應(yīng)用，使得系統(tǒng)間的共享更加緊密，解決數(shù)據(jù)信息孤島問(wèn)題。同時(shí)，利用RPA 技術(shù)能夠重復(fù)多次將項(xiàng)目數(shù)據(jù)錄入不同管理平臺(tái)，將特定的數(shù)據(jù)信息錄入對(duì)應(yīng)的模塊，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目數(shù)據(jù)的獲取和分析[4]，并形成報(bào)表，提高項(xiàng)目管理的質(zhì)量與處理問(wèn)題的效率，能夠準(zhǔn)確、快速地為決策者提供決策信息。

5. RPA 技術(shù)在數(shù)字化項(xiàng)目管理中的應(yīng)用探討

RPA 機(jī)器人作為各個(gè)系統(tǒng)和應(yīng)用之間的“連接器”，可以在不改變系統(tǒng)和應(yīng)用原有結(jié)構(gòu)的情況下，解決接口缺失和數(shù)據(jù)遷移自動(dòng)化的問(wèn)題。合適的、滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需要的RPA 不僅可以為項(xiàng)目管理提供信息化的支撐，更能快速、有效地解決目前各信息系統(tǒng)間協(xié)同的痛點(diǎn)，有效保證各項(xiàng)目管理工作的良性循環(huán)和持續(xù)改進(jìn)。

5.1 項(xiàng)目數(shù)據(jù)跨系統(tǒng)錄入

RPA 技術(shù)應(yīng)用于數(shù)字化項(xiàng)目管理，模擬人工對(duì)數(shù)據(jù)源的采集，可以做到跨系統(tǒng)、跨軟件的數(shù)據(jù)收集工作，并將收集到的數(shù)據(jù)，自由地在多個(gè)管理系統(tǒng)中進(jìn)行傳遞。

數(shù)字化項(xiàng)目管理系統(tǒng)在操作中，往往需要針對(duì)大量項(xiàng)目數(shù)據(jù)資料人工重復(fù)錄入到不同管理需求的管理系統(tǒng)。而RPA 機(jī)器人能夠自動(dòng)完成數(shù)據(jù)流的接收和輸出，運(yùn)用RPA 技術(shù)將存放在指定目錄下的項(xiàng)目資料進(jìn)行跨系統(tǒng)、非侵入式地批量上傳[5]。充分發(fā)揮RPA 技術(shù)優(yōu)勢(shì)，利用數(shù)字化工具，按照預(yù)先設(shè)定的路徑，基于模擬人工操作，登錄相應(yīng)系統(tǒng)平臺(tái)，有效實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞，保障數(shù)據(jù)跨部門(mén)跨層級(jí)共享，為項(xiàng)目核心業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵步驟提供數(shù)據(jù)系統(tǒng)支持。

5.2 項(xiàng)目管理流程自動(dòng)化

RPA 技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目管理的精髓在于充分利用新技術(shù)、新手段，打破部門(mén)局限，圍繞項(xiàng)目管理再塑流程，嚴(yán)格按照既定規(guī)則，將數(shù)字化項(xiàng)目管理過(guò)程中大量的簽字、蓋章等人工重復(fù)性操作轉(zhuǎn)為自動(dòng)化操作，形成企業(yè)項(xiàng)目資源優(yōu)化利用，有助于推動(dòng)企業(yè)結(jié)合自身項(xiàng)目管理實(shí)際情況而優(yōu)化調(diào)整自身組織架構(gòu)，降低生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本，切實(shí)提升整體項(xiàng)目管理質(zhì)量與效率。

在經(jīng)濟(jì)法系統(tǒng)中處理合同生成、合同簽訂及合同下載等業(yè)務(wù)時(shí)，存在數(shù)據(jù)量大，操作機(jī)械化，耗時(shí)長(zhǎng)等特點(diǎn)。通過(guò)RPA 技術(shù)，結(jié)合流程機(jī)器人特點(diǎn)，應(yīng)用RPA 流程自動(dòng)化場(chǎng)景，可實(shí)現(xiàn)合同流程自動(dòng)化處理，處理400 份合同，由半個(gè)月可大大縮減至20h，并且無(wú)需人工干預(yù)，可全天24h 處理，極大提高合同流轉(zhuǎn)效率，節(jié)省人力，提高工作效率。

6.結(jié)語(yǔ)

RPA 是企業(yè)加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型的鑰匙。本文由當(dāng)前電網(wǎng)單位數(shù)字化項(xiàng)目管理現(xiàn)狀入手，以新技術(shù)為引領(lǐng)，引入RPA 技術(shù)，解決項(xiàng)目管理過(guò)程中管理流程處理效率低、數(shù)據(jù)壁壘亟待進(jìn)一步打通的問(wèn)題，帶動(dòng)項(xiàng)目管理掌控全局，打通數(shù)據(jù)壁壘，推動(dòng)數(shù)據(jù)交互與整合，打造智慧管理流程，實(shí)現(xiàn)各管理系統(tǒng)橫向連接，迅速響應(yīng)，快速鏈接，幫助完成重復(fù)單調(diào)的流程性工作，減少人工失誤，提高管理效率，提升工作效率，基于數(shù)據(jù)決策更好地賦能業(yè)務(wù)、支持管理、輔助經(jīng)營(yíng)和支撐決策。然而，本文僅從概念層面闡明了RPA 技術(shù)賦能電網(wǎng)單位數(shù)字化項(xiàng)目管理模式的必要性，對(duì)其在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用進(jìn)行了探討，在此基礎(chǔ)上，后續(xù)仍需進(jìn)一步研究RPA 技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目管理的技術(shù)等方面的問(wèn)題，在實(shí)現(xiàn)基層用戶減負(fù)的同時(shí)，也為電力行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展賦能[5]。