論加強企業(yè)檔案管理的有效策略

于曉輝

摘 要：檔案是企業(yè)寶貴的信息資源，檔案豐富的內(nèi)容、持久的效用、分門別類的收集形式和多樣化的保管方式，為企業(yè)發(fā)展生產(chǎn)提供了難能可貴的原始經(jīng)驗借鑒和不可多得的珍貴第一手資料。加強檔案管理，使之規(guī)范化、高效化、科學化、現(xiàn)代化，是企業(yè)穩(wěn)健運營和高效管理的必要條件，也是企業(yè)在市場經(jīng)濟環(huán)境中應(yīng)對競爭的客觀需要，更是企業(yè)謀求永續(xù)發(fā)展、久久為功的必然要求。文章將滿足企業(yè)發(fā)展經(jīng)濟需要作為立足點，在此前提下，簡要分析了企業(yè)加強檔案管理的重要意義，重點討論了加強管理的有關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；意義；策略；企業(yè)發(fā)展需要

在現(xiàn)代市場經(jīng)濟環(huán)境中，對信息資源的充分、有效利用，對企業(yè)經(jīng)濟的健康、穩(wěn)定、有序、持久發(fā)展，能產(chǎn)生重大影響。檔案作為企業(yè)信息資源的寶庫，在企業(yè)發(fā)展中所發(fā)揮的作用具有不可替代性。唯如是，重視檔案管理工作，保證對檔案的管理質(zhì)量，在企業(yè)管理工作中應(yīng)以常態(tài)化的方式存在，不容忽視，更不容小覷。

一、加強企業(yè)檔案管理的重要意義

檔案是重要的信息查閱和信息檢索工具。為信息使用者提供真實、可靠的原始資料信息，是檔案的基本職能，這也同時賦予了檔案管理鮮明的服務(wù)性特征。在人類社會發(fā)展進程中，檔案浩若江海，燦若星漢，如實記錄著人類文明的發(fā)展史，企業(yè)檔案便是其中一個璀璨的明珠。所謂“企業(yè)檔案”，指的是，“和企業(yè)發(fā)展活動相關(guān)的所有文字以及任何媒體形式的資料，如科技檔案、文書檔案、財務(wù)檔案、工程項目檔案以及設(shè)備檔案等等”。很多時候，人們在考察和衡量一個企業(yè)的管理水平和發(fā)展?jié)撡|(zhì)時，都會將這個企業(yè)是否對有價值的資料進行了及時的整理歸檔、是否具有科高效的檔案管理能力，作為一個重要的參考尺度。檔案作為寶貴的信息資源寶庫，作為重要的信息資源留存載體，以對信息資源收集的全面和保管的持久見長。對檔案信息資源進行科學、高效運用，是企業(yè)做好各項管理工作的基礎(chǔ)。比如，在行政管理方面，由于有成功的建章立制案例在先，可以作為鏡鑒，因而為企業(yè)保證各項規(guī)章制度制定的合理性提供了必要的參考依據(jù)；在經(jīng)營管理方面，檔案真實記錄下來了企業(yè)的各種業(yè)務(wù)往來情況，為企業(yè)防范運營風險提供了不可缺少是信息支持；在文化建設(shè)方面，檔案如實記載了企業(yè)的成長歷程，再現(xiàn)著企業(yè)的奮斗精神，為彰顯企業(yè)社會形象發(fā)揮了重要作用；在權(quán)益保護方面，檔案所留存的珍貴的第一手資料，是企業(yè)捍衛(wèi)自身利益對簿公堂時最有利的佐證；在職工教育方面，檔案能夠提供典型的素材和詳實的教材，以其不容爭辯的事實記載，教育、引導、召喚職工，為企業(yè)發(fā)展貢獻力量。

總之，檔案是最原始的資料，是對歷史的如實記錄，在社會歷史發(fā)展進程中，檔案是人們對事物發(fā)展規(guī)律進行把握的關(guān)鍵所在，檔案的歷史再現(xiàn)性，是其他形式資料信息載體所不具備的，對企業(yè)的利用價值，是檔案能夠滿足企業(yè)發(fā)展需求的重要表現(xiàn)所在。

二、加強企業(yè)檔案管理的有效策略

檔案是信啟。保證檔案利用價值得到最充分的發(fā)揮，是檔案管理工作的基本職能，也是檔案管理人員必須盡到的責任。企業(yè)在其發(fā)展過程中，對過去生產(chǎn)運營開展情況的回顧、對當下生產(chǎn)運營開展情況的調(diào)查以及對未來生產(chǎn)運營開展情況的把握，都離不開對檔案的價值利用和價值借鑒。由此可見，檔案構(gòu)成了企業(yè)經(jīng)營發(fā)展鏈條上至為重要的一環(huán)，對檔案價值利用每缺失一分，也往往意味著企業(yè)在其生產(chǎn)運營發(fā)展中將要遭受的風險就會增加一分，所以，不論是從滿足發(fā)展需要考慮，還是從滿足減少風險考慮，企業(yè)加強檔案管理工作都是十分必要的。

第一，健全檔案管理的組織體系。一是企業(yè)領(lǐng)導要對檔案管理工作給予高度的重視，班子成員中至少要有一人負責檔案管理的具體事宜，重點工作要親自去抓，重要問題要親自處理，重要事項要親自監(jiān)督，日常工作要親力親為，防止高高在上，防止做甩手掌柜，為職工樹立榜樣；二是企業(yè)要把檔案管理工作納入到統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和部署之中，把檔案管理與企業(yè)發(fā)展進行充分結(jié)合，明確檔案管理的近期任務(wù)和遠期目標，保證檔案管理與企業(yè)發(fā)展的同步前進；三是企業(yè)要加強對檔案管理人員的教育工作，要經(jīng)常組織有關(guān)工作人員學習檔案管理知識、管理技術(shù)以及國家的政策法規(guī)，要保證檔案管理工作的有法可依，有據(jù)可循。

第二，提高檔案管理的信息化水平。當今社會發(fā)展已經(jīng)進入到了全面的信息化時代，信息通信技術(shù)、計算機應(yīng)用技術(shù)、移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等獲得了廣泛的應(yīng)用，這一切都為企業(yè)提高檔案管理工作的信息化水平創(chuàng)造了有利條件。一是要求檔案管理工作人員要與時俱進，從傳統(tǒng)檔案管理模式中走出來，代之以新的檔案管理理念，加大對現(xiàn)代信息技術(shù)的學習、應(yīng)用和掌握力度，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)為檔案管理工作賦能；二是加強與生產(chǎn)需要的深度融合，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對生產(chǎn)運營數(shù)據(jù)信息進行實時更新、實時存儲和實時查閱；三是加大對檔案資源的開發(fā)力度，將諸如文書檔案、科技檔案、音像檔案等都以數(shù)字化的形式錄入到檔案管理信息系統(tǒng)中，擴大檔案管理的網(wǎng)上存貯、分類、檢索、查閱等功能，促進檔案管理與生產(chǎn)需要的協(xié)同優(yōu)化。

第三，強化檔案管理的服務(wù)職能。服務(wù)是檔案管理工作的本職，只有把服務(wù)放在首要位置上，檔案管理滿足企業(yè)發(fā)展需要的價值性才能得到有力地體現(xiàn)。一是建立檔案資料信息管理標準化流程，嚴格規(guī)范資料信息管理工作，明確檔案資料信息查閱、使用等的范圍和要求，確保檔案資料信息查閱、使用后歸檔的及時、完整；二是豐富檔案服務(wù)內(nèi)容，健全檔案管理的總目錄、分目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄、字號索引目錄、底圖目錄以及機讀目錄等多種檢索工具，為檔案資料信息使用者提供周到的服務(wù)；三是規(guī)范現(xiàn)場查詢、電話咨詢、網(wǎng)上查詢、函件查詢等查詢方式，為保障查詢工作的便捷創(chuàng)造有利條件。

第四，高度重視檔案管理的安全性。檔案管理涉及到了企業(yè)生產(chǎn)運營活動的方方面面，與企業(yè)保持生產(chǎn)運營活動的高效、穩(wěn)定、健康的有著直接而密切的關(guān)聯(lián)，而且，檔案管理還是企業(yè)確立戰(zhàn)略發(fā)展目標的重要信息依據(jù)，檔案管理工作如果出現(xiàn)泄密，那么給企業(yè)造成的危害則將是非常巨大的，所以，保障檔案管理工作的安全性，防止檔案管理出現(xiàn)泄密，是一件極為重要的事情，必須予以高的重視。一是在檔案收集歸檔方面，要確保對有保存價值的文件材料收集齊全、完整、真實、準確，并及時歸檔；二是在檔案移交方面，應(yīng)將具有長遠保存價值的檔案及時向上一級主管部門申請移交；三是在檔案調(diào)卷歸卷方面，要規(guī)范檔案借閱登記、利用效果登記、歸卷登記和檔案及其相關(guān)人員的出入庫登記；四是在檔案核查方面，要每年對室藏檔案進行一次清點核查，保證登記臺帳與檔案實體的一致性；五是在檔案保護方面，對諸如破損、褪色、老化等檔案，要按檔案保護技術(shù)要求進行及時的修復或復制；六是在檔案存放方面，對于載體材質(zhì)不同的檔案要分類存放，對于特殊材質(zhì)載體檔案要根據(jù)特性要求另行存放；七是在珍貴檔案方面，應(yīng)以復制件代替原件共使用者使用；八是在特殊檔案方面，要設(shè)立特藏室進行專門管理。

三、結(jié)語

當今社會是各種信息呈“井噴式發(fā)展”的時代，新的技術(shù)不斷涌現(xiàn)，新的業(yè)務(wù)層出不窮，這些必然會對企業(yè)檔案管理工作提出新的要求和挑戰(zhàn)，因此，作為檔案管理工作人員，在履行好管理職責、發(fā)揮好檔案服務(wù)職能的同時，還必須要對檔案管理進行創(chuàng)新發(fā)展，以保持與時代步伐的同步前進。

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