加強檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的思考

孫菲

摘 要：早在上個世紀(jì)，檔案管理工作中就應(yīng)用了計算機技術(shù)，但是由于計算機技術(shù)應(yīng)用范圍比較小，技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用并不能很好地發(fā)揮出作用。隨著現(xiàn)代化技術(shù)的不斷發(fā)展，技術(shù)應(yīng)用加強對檔案管理理念以及模式的創(chuàng)新，引導(dǎo)檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。因此，需要重視檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，明確檔案管理的目標(biāo)，探尋其中存在的問題并針對性地解決。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；建設(shè)；策略

將現(xiàn)代化建設(shè)融入到檔案管理工作中，最關(guān)鍵的是培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理人才，要引導(dǎo)相關(guān)管理人員加強對檔案管理知識以及技術(shù)的掌握，這樣才能滿足檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利進行。也就是說，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過程中，需要加大資金投入，培養(yǎng)更多復(fù)合型的檔案管理人才，同時，還要通過現(xiàn)代化手段的應(yīng)用，加強對檔案管理模式的優(yōu)化創(chuàng)新。

一、新時期檔案管理工作中存在的問題

（一）沒有加強對檔案管理的重視

從目前來看，多數(shù)檔案管理工作的重視程度不足，導(dǎo)致沒有加強對各種資源的整合應(yīng)用，使得資源保管過程中出現(xiàn)各種問題。一是由于工作人員沒有加強對檔案管理的重視，從而出現(xiàn)工作不積極等問題，在檔案管理工作開展過程中出現(xiàn)信息遺漏問題；二是沒有加強在檔案管理方面的資金投入，使得先進人才比較欠缺，也沒有加強對管理技術(shù)的創(chuàng)新，影響到實際檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。

（二）檔案管理手段比較落后

在進行檔案管理工作時，由于所采用的管理手段是比較落后的，在這一過程中信息技術(shù)的應(yīng)用并不多，影響到管理的效率。這主要是由以下兩方面原因造成的，一是由于員工意識不足，導(dǎo)致所采用的管理手段是比較落后的，在進行較多信息數(shù)據(jù)的處理時，就會出現(xiàn)各種問題，影響到檔案管理的質(zhì)量；二是沒有加強重視，沒有根據(jù)實際運行情況進行技術(shù)以及方法的創(chuàng)新，導(dǎo)致管理效率比較低，影響到檔案管理工作的正常開展。

（三）檔案管理制度不夠完善

在開展檔案管理工作時，經(jīng)常會出現(xiàn)資料管理混亂等問題，影響到檔案管理的質(zhì)量，主要在于，一是沒有加強對企業(yè)運行情況的分析，制定的管理制度并不合理，或者是與實際運行不符合，導(dǎo)致制度應(yīng)用時出現(xiàn)各種問題；二是沒有制定嚴(yán)格的獎懲制度，沒有加強對檔案管理人員實際工作情況的約束，導(dǎo)致各種問題的出現(xiàn)。

（四）檔案管理經(jīng)費投入不足

在開展檔案管理工作時，需要投入較多的資金才能滿足技術(shù)以及人才引進的需求。但是實際上檔案管理工作開展過程中存在經(jīng)費不足的問題，主要是因為檔案管理的意識比較薄弱，沒有意識到工作開展的重要性，沒有在檔案管理工作中投入較多的資金；其次，設(shè)備的采購、電腦軟件的更新、技術(shù)和人才的引進都需要大量的資金，而由于資金欠缺問題，影響到檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的質(zhì)量。

（五）檔案管理人員素養(yǎng)能力偏低

在檔案管理工作開展過程中，受到人員素養(yǎng)能力的影響，也會導(dǎo)致各種問題的發(fā)生。通過對實際情況的分析，發(fā)現(xiàn)部分檔案工作人員沒有掌握利用先進技術(shù)開展相關(guān)工作，在處理事務(wù)時不僅效率比較低，而且還不能保證工作的質(zhì)量。同時，由于管理人員沒有加強對人員的管理，導(dǎo)致他們的工作態(tài)度比較消極，不能全身心投入到相關(guān)工作中，也不能根據(jù)時代的特點進行思路以及方法上的創(chuàng)新，影響到實際工作質(zhì)量。

二、加強檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的策略

（一）加強管理重視，創(chuàng)新檔案管理模式

現(xiàn)階段在加強檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)時，首先要加強重視，要進行先進管理制度的應(yīng)用，加強對企業(yè)運行情況的分析，明確制度創(chuàng)新的內(nèi)容，并合理確定創(chuàng)新的方向，加強對重點崗位的設(shè)置以及管理；其次，要發(fā)揮出制度的作用，加強對人員的約束，引導(dǎo)他們規(guī)范化地開展檔案管理工作，同時，還要通過制度來激發(fā)員工的積極性，引導(dǎo)他們在檔案管理工作中發(fā)揮出自己的作用，加強管理技術(shù)的創(chuàng)新；再者，還要進行獎懲制度的完善，針對在檔案信息管理工作中投機取巧、篡改信息的人員，要進行嚴(yán)格的處理，起到警示性的作用，加強對員工的管理，從而保證信息的真實性。

（二）應(yīng)用信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理的手段

首先，要創(chuàng)新服務(wù)手段，提高信息利用率，可以合理進行局域網(wǎng)的利用，完善信息檢索功能，提高服務(wù)的質(zhì)量。其次，可以通過數(shù)字圖書館的建設(shè)，引導(dǎo)各個部門的人員進行信息的利用，或者是通過在線功能的完善，提高檔案管理工作水平。此外，在檔案管理體系構(gòu)建過程中要加強信息技術(shù)的應(yīng)用，例如，現(xiàn)階段的檔案管理體系要在傳統(tǒng)的模式上進行創(chuàng)新，其包含檔案收集、整理以及利用，有序開展一體化管理工作，這樣才能不斷促進檔案管理手段的創(chuàng)新。

（三）創(chuàng)新管理理念，建設(shè)檔案管理制度

在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過程中，要加強對管理方式的優(yōu)化創(chuàng)新，使之緊跟時代發(fā)展的腳步。首先，要加強檔案管理重要性的宣傳，引導(dǎo)更多員工參與到檔案管理工作當(dāng)中，通過宣傳的方式提高員工的思想認知，更好地激發(fā)員工的積極性，引導(dǎo)他們按照嚴(yán)格流程開展相關(guān)工作。其次，要加強員工意見的吸取，擴寬信息收集的渠道，引導(dǎo)員工提出加強檔案管理工作質(zhì)量的策略。這種方式不僅能很好地引導(dǎo)員工進行參與，保證管理制度的合理制定，同時，還能采取更多的措施加強對檔案管理思路的創(chuàng)新，保證管理制度的有效落實。最后，可以借鑒其他先進檔案管理模式，加強對真實案例的分析，吸取其中可以借鑒的一部分，將其與企業(yè)實際運行情況進行結(jié)合，保證檔案管理理念的創(chuàng)新性。

（四）加大資金投入，引進先進管理手段

在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過程中，需要加大資金的投入，引入先進的管理技術(shù)以及手段，培養(yǎng)更多復(fù)合型的人才。首先，可以向有關(guān)部門以及政府等提出申請，請求增加檔案管理工作的經(jīng)費，從而將檔案管理的一些基礎(chǔ)設(shè)備進行不斷地完善。其次，通過增加經(jīng)費來不斷引入新技術(shù)型人才，加大檔案資源的開發(fā)力度，促進檔案管理思路以及方法的創(chuàng)新，同時，可以和高校進行合作，引導(dǎo)高校培養(yǎng)更多社會型的人才，滿足現(xiàn)代化發(fā)展過程中的各種需求。最后，要能建立完善的管理制度，保證相關(guān)的工作人員都能按照要求進行工作，加強對工作人員的約束，避免在檔案管理工作開展過程中出現(xiàn)各種問題，影響到檔案管理的質(zhì)量。

（五）加強人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員素養(yǎng)

現(xiàn)階段檔案管理工作的重要性越來越突出，為了有效發(fā)揮出它的價值，則需要加強對員工的培訓(xùn)教育，提高他們的業(yè)務(wù)能力以及素養(yǎng)品質(zhì)，滿足檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的要求。首先，要加強對管理人員的培訓(xùn)、教育，根據(jù)員工實際情況制定合理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)計劃，通過制度約束來有效提高他們的業(yè)務(wù)能力，引導(dǎo)他們在空余時間自我學(xué)習(xí)，加強知識儲備，確保管理人員掌握最新的管理技術(shù)，具備先進的管理理念。其次，要不斷引入先進管理人才，為檔案管理的團隊注入新鮮的血液，激發(fā)管理人員的工作積極性，打造現(xiàn)代化的檔案管理團隊，滿足實際工作開展的需求。最后，設(shè)置相關(guān)的考核制度，加強對工作人員的管理，將任務(wù)合理進行分配，實行責(zé)任制度，保證檔案管理工作的順利實施。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)需要提高檔案管理系統(tǒng)的整體水平，相關(guān)工作人員必須充分認識到檔案管理工作中存在的問題，并根據(jù)實際需求采取針對性的措施解決問題，通過現(xiàn)代化手段的應(yīng)用提高檔案管理的質(zhì)量。