鞏固拓展干部人事檔案專項審核工作成果的思考及建議

文/湖南省人事考試院 姚麗娟

2014年10月，中共中央組織部在全國范圍內(nèi)分類、分級、分批部署開展了兩次干部人事檔案專項審核工作。2014年10月至2016年6月，重點對公務員和參公管理人員、國有企事業(yè)單位領導班子成員等的人事檔案進行集中審核。2020年底，用一年半左右時間完成國有企事業(yè)單位其他相關人員的人事檔案審核。干部人事檔案專項審核工作的要求之嚴、涉及面之廣、時間跨度之長，前所未有。同時，各地區(qū)各部門各單位持續(xù)發(fā)力，先后部署開展了專審工作“回頭看”、集中整改與專項督查、審核整治深化行動等，全面推行任前審核制度，集中解決了人事檔案存在的問題，檔案審核也嵌入干部人事工作的多個環(huán)節(jié)，取得了顯著成效。

專項審核工作目標任務如期完成，但因干部人事檔案具有連續(xù)性、動態(tài)性等特點，且檔案管理是一項長期、系統(tǒng)性的工作，專項審核難以做到一蹴而就，也無法保證一勞永逸，對有關方面仍然需要持續(xù)關注。鞏固拓展專審工作成果，對于全面提升干部人事檔案工作具有重要意義，也是為新時代組織人事工作奠定堅實基礎。

一、鞏固拓展專項審核工作成果的必要性

（一）按干部人事檔案的連續(xù)性、動態(tài)性等基本特性要求鞏固拓展專審工作成果。一是從干部人事檔案管理整體工作的角度來看，在日常開展考試錄用、提拔任職、職稱評聘、軍轉(zhuǎn)干部安置等工作時，會有新增的人事檔案陸續(xù)進入專審范圍，要按照相關工作要求進行審核，將專審工作常態(tài)化。二是從單卷干部人事檔案的角度來看，檔案材料具有時間上的連續(xù)性，每卷檔案在完成專審之后，根據(jù)干部個人成長經(jīng)歷變化和組織人事工作需要，會不斷形成新的檔案材料，歸檔檔案內(nèi)容在不斷增加充實中。從以上兩個方面來看，專審工作成果需要鞏固拓展，以繼續(xù)確保人事檔案的真實準確、完整規(guī)范。

（二）按干部人事檔案的重要性要求鞏固拓展專審工作成果。2018年11月起施行的《干部人事檔案工作條例》提出，干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國家所有。人事檔案記錄著干部的基本信息、成長經(jīng)歷、業(yè)務能力、工作實績和現(xiàn)實表現(xiàn)情況，在服務組織人事部門精準科學識人、選人、用人和從嚴管理干部工作中發(fā)揮著重要作用。因此，檔案質(zhì)量和管理水平的高低，直接影響黨和國家補充力量、選拔人才、任用干部、從嚴治吏的工作質(zhì)量。近年來，官方通報和媒體報道的檔案造假問題令人瞠目結(jié)舌、觸目驚心，嚴重損害了人事檔案的嚴肅性、真實性和權(quán)威性，使黨和政府的選人用人公信力受損，在社會上造成了不良影響。歷經(jīng)幾年的專審工作，干部人事檔案工作取得了明顯成效，但仍有一些關鍵點和薄弱環(huán)節(jié)需要補齊短板。各組織人事部門需肩負起責任，繼續(xù)鞏固拓展專項工作成果，從嚴從實抓好檔案管理，不斷推動干部人事檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，為黨和國家選人用人提供堅實保障。

（三）專審認定受到主客觀因素的影響，部分問題需要繼續(xù)整改完善。在專審工作中，審核人發(fā)揮的作用最為關鍵，初審人、復審人通過審核干部人事檔案材料，給出認定意見，因此，認定結(jié)果難免會受到主客觀因素的影響：一是審核人的政策水平高低、專業(yè)素養(yǎng)好壞，直接影響著專審工作的質(zhì)量，少數(shù)審核人存在對部分政策把握不準、對機構(gòu)歷史沿革不清楚、工作態(tài)度不嚴謹?shù)葐栴}，導致認定結(jié)果不精準。二是在專審前，干部檔案材料不齊全、不規(guī)范等問題。另外，部分干部檔案在未完成材料補缺的情況下，依據(jù)現(xiàn)有的或不規(guī)范的檔案材料進行認定，導致認定結(jié)果有偏差。三是因為社會歷練和審核經(jīng)驗的限制，部分審核人在專審工作過程中會忽視個別問題，比如2020年山東省通報的冒名頂替上學、偽造檔案事件，在以往的檔案審核中，審核人可能對此類問題有所忽視。因此，干部人事檔案專審工作需要審核人時常“回頭看”，核查認定結(jié)果的準確性和精準度，如果發(fā)現(xiàn)問題，繼續(xù)整改完善，推動干部人事檔案工作邁上新臺階。

二、鞏固拓展專項審核工作成果的建議

干部人事檔案工作千頭萬緒，抓住重點才能事半功倍。通過梳理檔案的建立、保管、利用等各環(huán)節(jié)工作流程，結(jié)合近年來在審核工作中發(fā)現(xiàn)的問題，在總結(jié)經(jīng)驗的基礎上，建議采取以下措施來鞏固拓展專審工作成果。

（一）以夯實日?；A工作為前提，鞏固拓展專項審核工作成果。目前，干部人事檔案專項審核工作還需要進一步夯實基礎：一是要著力提高各管檔單位的重視程度，全面貫徹落實《干部人事檔案工作條例》，深刻把握人事檔案工作的政治屬性，進一步提高政治站位，切實把檔案工作放在重要位置，重視檔案審核結(jié)果的運用，在單位內(nèi)部營造良好氛圍，避免出現(xiàn)人事檔案“說起來重要，忙起來忘掉”或“不考察不查檔、不提拔不用檔”等現(xiàn)象。二是著力提升檔案室的硬件基礎設施建設水平，在人力、物力和財力資源上給予有力保障，按規(guī)定比例配備人員，按照“三室分離”、庫房“八防”要求來完善基礎建設，更新辦公設備，提升檔案保管條件，做好檔案室的職業(yè)病危害因素的監(jiān)測工作。三是著力抓好日常管理工作，注重檔案材料收集，主動催繳、逐份鑒別審核歸檔材料，把好入口關，嚴格查借閱審批和轉(zhuǎn)遞手續(xù)，讓檔案存得踏實、用得放心、經(jīng)得起歷史檢驗。四是著力解決任前審核、巡視巡察、選人用人專項檢查等工作中發(fā)現(xiàn)的問題，及時清理核查，將反饋問題整改到位，提升干部人事檔案的完整性和規(guī)范性。

（二）以構(gòu)建長效機制為關鍵，鞏固拓展專項審核工作成果。目前，干部人事檔案的案卷質(zhì)量顯著提升、管理水平明顯提高、制度建設有力加強，但仍存在“老問題”重現(xiàn)的可能性。檔案審核已成為一項日?；?、精準化工作，長效機制的構(gòu)建是鞏固拓展專項審核工作成果的關鍵。

1.健全專項審核及認定結(jié)果回查機制。對新納入專審范圍內(nèi)的干部檔案，組織人事部門要繼續(xù)嚴格實施專項審核制度，突出重點嚴審“三齡兩歷一身份”，將發(fā)現(xiàn)的問題處理到位，準確認定干部信息。組織人事部門要繼續(xù)嚴格落實任前審核制度，對擬提拔晉升干部、交流任職干部、軍轉(zhuǎn)干部和新考錄人員等的人事檔案，堅持“凡提必審、凡進必審”，干部管理權(quán)限發(fā)生變化的“凡轉(zhuǎn)必審”，從源頭上把關、在關鍵處把關，從而防止干部“帶病提拔”“帶病上崗”；對已專審過的檔案，要“一把尺子量到底”，全面排查是否存在專項審核不到位、信息認定有偏差、執(zhí)行政策不嚴格、存疑問題未處理到位等問題，確保專審認定結(jié)果經(jīng)得起歷史的檢驗。

2.健全內(nèi)部質(zhì)量控制和外部協(xié)作機制。完善內(nèi)部管理體系，一是健全檔案材料收集歸檔制度，著重解決檔案材料收集不及時、不完整等難點問題。二是修訂完善檔案整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞、保密等日常管理制度，明確工作流程和分工職責，劃出“紅線”和“禁區(qū)”，使干部人事檔案“建、管、用”各環(huán)節(jié)全流程都有章可循、有規(guī)可依，有效解決檔案管理不規(guī)范、安全風險等問題。在外部，健全部門協(xié)作機制，組織人事部門加強與公安、教育、人社、紀檢監(jiān)察等相關部門和軍隊的協(xié)調(diào)聯(lián)系，各部門協(xié)同制定相關政策、完善調(diào)查核實程序，在解決突出問題、查找認定依據(jù)和認定結(jié)果運用等方面形成合力。

3.健全風險防控和監(jiān)督問責機制。各組織人事部門要貫徹落實中央全面從嚴治黨精神，充分借鑒專項審核工作的經(jīng)驗做法，全流程全鏈條梳理形成風險點清單及防控處理辦法，構(gòu)建系統(tǒng)完備的從嚴管檔用檔的制度體系和工作體系，督促相關部門和人員切實擔負起責任。建立完善的常態(tài)化監(jiān)督、追責問責機制，紀委監(jiān)委、巡視組等會同組織人事部門開展專項檢查、強化日常督查，對不如實填報個人檔案資料、篡改或偽造個人檔案資料、檔案管理和審核工作中履職不到位、授意或參與檔案造假等行為，要根據(jù)《中國共產(chǎn)黨紀律處分條例》和《干部人事檔案造假處理辦法》嚴格問責、嚴肅處理，讓檔案造假者付出沉重代價，完全斬斷檔案造假“鏈條”，形成“不想、不愿、不敢、不能”造假的長效機制。

（三）以抓好“關鍵人”為重點，鞏固拓展專項審核工作成果。從干部人事檔案材料的形成及歸檔，檔案建立、保管和流轉(zhuǎn)等各環(huán)節(jié)來看，主要涉及干部本人、檔案材料形成部門經(jīng)辦人、檔案管理人員、檔案審核人等關鍵人員。各管檔單位要重點抓好對上述人員的管理，從根源上解決問題，有效鞏固拓展專審工作成果。

1.提高干部本人對人事檔案的重視程度。各管檔單位越來越重視干部人事檔案工作，但仍有部分干部的檔案意識薄弱，隨意填寫需歸檔材料的信息、不配合檔案補缺工作、將應歸檔的材料自行保管等，檔案管理出現(xiàn)了不協(xié)調(diào)現(xiàn)象。這一方面反映出人事檔案工作的宣傳力度還不夠，同時反映出干部本人對人事檔案重要性的認識還存在偏差，影響了材料的及時收集，也難以從源頭上確保檔案內(nèi)容的準確、規(guī)范、齊全。各地各單位要把人事檔案作為衡量干部的基本誠信的重要方面，通過檔案政策宣傳、知識競賽、警示教育等方式，引導干部學習人事檔案相關制度，了解檔案材料的收集范圍、歸檔要求，不斷提高干部對人事檔案的重視程度，從行動上維護人事檔案的權(quán)威性，支持和配合檔案工作。

2.加強對材料形成部門經(jīng)辦人的指導和督促。除組織人事部門之外，專業(yè)技術職務（職稱）類、教育培訓類、表彰獎勵類等歸檔材料的制作，還涉及多個部門，具有分散性的特點。同時，檔案內(nèi)容又處在不斷累加的動態(tài)過程中，這就使得各部門對材料形成的規(guī)范化管理程度，均會對干部人事檔案的及時性、完整性、真實性、準確性產(chǎn)生影響。但是，某些材料形成部門經(jīng)辦人工作程序不規(guī)范、檔案業(yè)務知識匱乏，導致信息填寫不規(guī)范、手續(xù)不完備、信息記載不一致等問題，影響了人事檔案的整體質(zhì)量。因此，各地各單位要加強指導，凝聚材料形成部門經(jīng)辦人從嚴管檔的思想共識，共同做好干部人事檔案內(nèi)容建設；建立日常督促檢查制度，明確填報、審核職責并規(guī)定移交時限；經(jīng)辦人應當按照要求制發(fā)材料，如實填寫、認真核對有關信息，確保歸檔材料真實準確、規(guī)范完整，從源頭夯實檔案質(zhì)量提升的基礎。

3.提升檔案管理人員、審核人的業(yè)務能力。干部人事檔案管理是一項政策性、專業(yè)性強的工作，檔案管理人員、審核人不僅需要有一定的人事工作經(jīng)驗和檔案業(yè)務技能，同時要對各個歷史階段的學歷學位、工資、干部選拔任用政策規(guī)定等有一定的知識儲備，“三齡兩歷一身份”信息的認定政策規(guī)定需熟記于心。各管檔單位要加強對檔案專業(yè)人才和后繼力量的培養(yǎng)，關心他們的思想動向和成長發(fā)展，提供業(yè)務培訓和交流心得的機會，提升他們的工作積極性，確保隊伍的穩(wěn)定、保證檔案工作的連續(xù)性。檔案管理人員、審核人不僅要熟悉檔案業(yè)務，也要熟悉干部工作，還要提高運用現(xiàn)代信息技術手段的能力，保持“身在檔案室，埋頭故紙堆，心里有責任，腦中有儲備”的工作狀態(tài)，嚴把干部人事檔案“質(zhì)量關”“準確關”“認定關”。

（四）以推進干部人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型為載體，鞏固拓展專審工作成果。近年來，各級組織人事部門就推進干部人事檔案數(shù)字化建設作出安排部署，加快人事檔案工作由傳統(tǒng)管理方式向信息化方式轉(zhuǎn)變，積極開展數(shù)字化工作提高查檔用檔的工作效率，節(jié)約時間和體力。按照“整理—審核—補缺完善—復審—再整理—掃描”的工作流程，在啟動檔案數(shù)字化工作前，需要完整地對紙質(zhì)原件進行清理和審核，補充完善檔案內(nèi)容，以確保檔案材料的齊全、規(guī)范，促進案卷質(zhì)量再次提升，鞏固拓展專審工作成果。在數(shù)字化工作完成后，可以充分利用管理系統(tǒng)，優(yōu)化功能，通過關鍵信息提取、統(tǒng)計分析、信息應用和共享、優(yōu)化服務等途徑，更好地為組織人事工作提供基礎保障，為干部隊伍管理、人力資源配置提供精準、全面、科學的信息參考。

（五）以加強社會監(jiān)督為手段，鞏固拓展專項審核工作成果。干部人事檔案材料和信息，有的屬于國家秘密、工作秘密，有的涉及商業(yè)秘密、個人隱私，因此，查借閱、復制和摘錄檔案內(nèi)容都需要嚴格保密、嚴格控制知悉范圍，未經(jīng)批準不得公開，以維護黨和國家的利益，保護公民個人隱私和權(quán)益不受侵犯。長期的內(nèi)向型、封閉式的內(nèi)部管理模式，雖然符合保密要求，但是同時也限制了社會公眾的監(jiān)督，因此，組織人事部門要嚴格執(zhí)行干部任前公示制度。在任前公示時，除了涉及黨和國家秘密、組織內(nèi)部掌握的工作秘密、干部個人的隱私等需要保密的信息，其他如出生日期、學歷學位、工作經(jīng)歷、黨員身份等基本信息，應向社會公眾公開，接受監(jiān)督，如果出現(xiàn)信訪舉報，則必須啟動調(diào)查核實程序，在未核準前一律暫緩考察并停止選任程序，最終形成結(jié)論性意見。通過社會公眾監(jiān)督程序，增加選任工作的透明度和政府的公信力，如果發(fā)現(xiàn)檔案方面的問題要及時處理，進一步鞏固拓展專項審核工作成果。

（六）以提供精準高效服務為目標，鞏固拓展專項審核工作成果。人事檔案是個人歷史信息和現(xiàn)實信息的濃縮性記錄，具有個人信息的靜態(tài)和動態(tài)兩個核心特征，屬于應受法律保護的個人信息范疇。而干部人事檔案作為人事檔案中的一類，則具有多重屬性，既具有個人信息記錄和信用憑證的功能，是組織人事工作的重要基礎，又是維護工資定級、養(yǎng)老待遇、財產(chǎn)公證等個人合法權(quán)益的重要依據(jù)，涉及干部的切身利益。但有些單位并未處理好“管控”與“利用”之間的關系，使得人事檔案的資政作用沒有得到充分發(fā)揮，憑證價值也沒有完全體現(xiàn)。各管檔部門要改變管理理念，站在“為黨守檔、為民服務”的高度，強化服務意識，突出服務職能，變被動管理為主動服務，為組織為干部提供全面準確、鮮活及時的檔案信息利用服務。一是與組織人事工作精準配合，盤活檔案信息資源，為選拔任用干部提供信息支撐。二是積極配合巡視巡察、紀檢監(jiān)察機關執(zhí)紀辦案等工作，發(fā)揮檔案在管理監(jiān)督干部方面的作用。三是在干部本人及其親屬辦理有關個人合法利益保障的事項來查閱檔案時，在嚴格執(zhí)行有關管理規(guī)定的基礎上，細致周到做好服務工作。通過提供精準高效服務，使人事檔案價值得到充分發(fā)揮，提高檔案利用效能，保障干部的個人合法權(quán)益，鞏固拓展專項審核工作成果。

三、結(jié)語

干部人事檔案作為保存期限為永久的檔案類型，其管理是一項長期、系統(tǒng)性的工作，也是一個動態(tài)的過程。在集中專審階段，各地各單位在上級組織部門的指導下，干部人事檔案工作已取得顯著成效，今后的工作中，要繼續(xù)以夯實日常基礎工作為前提、以構(gòu)建長效機制為關鍵、以抓好“關鍵人”為重點、以推進干部人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型為載體、以加強社會監(jiān)督為手段、以提供精準高效服務為目標，開展專審工作成果鞏固拓展工作。各管檔部門要實施精細化管理，不斷提升干部人事檔案工作的科學化、制度化、規(guī)范化水平，促進干部人事工作高質(zhì)量發(fā)展。