從內(nèi)部控制視角談事業(yè)單位物資采購管理

曲林

對事業(yè)單位的物資采購管理進(jìn)行內(nèi)部控制，可以有效降低浪費、節(jié)約資源，實現(xiàn)對各項資金的合理使用，有效提高資金使用效率。但當(dāng)前事業(yè)單位采購過程中存在采購效率不高、采購人員不專業(yè)、預(yù)算編制隨意等采購風(fēng)險，亟需加強(qiáng)對采購執(zhí)行管理。

當(dāng)前事業(yè)單位物資采購管理問題頻發(fā)，政府出臺了一系列事業(yè)單位采購制度的改革措施，降低采購風(fēng)險，推動資金合理使用，各地事業(yè)單位積極落實各項措施并強(qiáng)化內(nèi)部控制制度的建設(shè)。目的是控制采購成本，規(guī)范采購行為，提高財政資金使用效率，同時對財政支出進(jìn)行監(jiān)督。事業(yè)單位物資采購管理，關(guān)系到事業(yè)單位工作運行，也涉及人民群眾切身利益，開展此項工作非常重要且必要。

一、事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)主要風(fēng)險

物資采購工作整個流程都存在一定的風(fēng)險，對采購人員風(fēng)險識別能力有一定的要求。采購過程的起點是編制采購預(yù)算，需將年度預(yù)算進(jìn)行分解，確保實際執(zhí)行與年度預(yù)算相符，若預(yù)算管理不到位，容易導(dǎo)致超支，影響資金合理使用。編制規(guī)范采購預(yù)算后，還需制定明晰的采購計劃，若采購計劃不詳細(xì)，采購發(fā)生的時間、采購人員無法確定，且采購人員對產(chǎn)品的價格、質(zhì)量不了解，均會影響采購的效果，降低采購的效率。編制完采購計劃，還需進(jìn)行計劃的申請與審批，一些單位的采購流程不夠規(guī)范，審批流程不嚴(yán)格，導(dǎo)致管理較為松懈。管理松懈在招標(biāo)及供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)易滋生腐敗，影響采購效果。任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會加大采購工作的風(fēng)險，因此整個過程需要加強(qiáng)引導(dǎo)與監(jiān)管，保證事業(yè)單位物資采購工作順利進(jìn)行。

二、事業(yè)單位物資采購工作現(xiàn)狀

（一）財務(wù)管理效率不高

財務(wù)管理問題是當(dāng)前事業(yè)單位采購過程中面臨的主要問題，許多事業(yè)單位的財務(wù)管理人員專業(yè)水平不高，未及時更新財務(wù)知識，對于新系統(tǒng)、新軟件的應(yīng)用不熟練，對國家新發(fā)布的規(guī)章制度了解不深，嚴(yán)重影響采購過程中的財務(wù)管理水平。此外，在實際工作中，事業(yè)單位財務(wù)管理工作易受到人為控制信息的影響，影響財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也在一定程度上制約了財務(wù)管理工作水平的提升。

（二）采購管理人員專業(yè)知識不足

采購管理是事業(yè)單位日常工作的重要一環(huán)，要求采購人員具有法律意識和政策意識，還要求采購人員具備專業(yè)的采購知識和實踐經(jīng)驗，充分了解市場行情，保證采購工作高效有序進(jìn)行，合理有效利用資金。但當(dāng)前一些采購人員知識儲備不足，對預(yù)算管控能力不強(qiáng)，相關(guān)政策了解不充分，因此事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對采購人員的管理，加強(qiáng)技術(shù)與專業(yè)知識培訓(xùn)，進(jìn)行會計實操，提升采購人員的專業(yè)技能。

（三）采購預(yù)算編制同實際情況存在脫節(jié)

一些事業(yè)單位由于在進(jìn)行物資采購時需要財務(wù)、物資、運營等多個部門的協(xié)調(diào)配合，預(yù)算涉及多個部門，工作流程過長，延長了審核的時間，降低工作效率。且在開展采購工作時，采購需求由具體業(yè)務(wù)部門提出，預(yù)算編制缺乏依據(jù)，審核不嚴(yán)格，存在盲目性。一些部門的領(lǐng)導(dǎo)對于采購工作不重視，平時不注重采購計劃的編制，在急需時緊急編制，但采購?fù)晌镔Y部門統(tǒng)一進(jìn)行，在采購計劃執(zhí)行過程中經(jīng)常發(fā)生預(yù)算調(diào)整，加之審核過程冗長，業(yè)務(wù)部門往往需要很長的時間才能收到批文，造成預(yù)算編制與實際工作發(fā)生偏離。

（四）采購操作過程不規(guī)范

國家制定了事業(yè)單位物資采購相關(guān)法律法規(guī)，每個事業(yè)單位對物資采購工作也均有明確的規(guī)章制度規(guī)定，但在實際物資采購執(zhí)行過程中，采購人員難免會與外部的供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系。外部市場競爭激烈，供應(yīng)商不可避免采取不正當(dāng)?shù)氖侄芜M(jìn)行競爭，對采購與招投標(biāo)人員進(jìn)行賄賂，導(dǎo)致各種違規(guī)現(xiàn)象時有發(fā)生。比如在實際物資采購過程中，需要多部門協(xié)同配合，但在經(jīng)費的預(yù)算、支出上存在不按照程序進(jìn)行審批或者不按規(guī)定渠道采買的現(xiàn)象，一些需財政集中采買的項目，卻找借口分批次進(jìn)行采購，或者在實際采購過程中選擇價格高的產(chǎn)品，未進(jìn)行貨比三家，物資采購性價比不高。更有甚者為了獲批更多的采購資金，虛報多報需求，預(yù)算編制不準(zhǔn)確，不僅浪費了資金，還違反了物資采購管理辦法，甚至出現(xiàn)腐敗現(xiàn)象。

（五）事業(yè)單位物資采購監(jiān)督比較單一，缺乏聯(lián)動性和剛性

一些事業(yè)單位的財務(wù)部門未制定本單位詳細(xì)的物資采購規(guī)章制度，照搬政府相關(guān)政策，未對政策進(jìn)行分解落實，財務(wù)人員對于各項規(guī)章制度了解不全面，甚至認(rèn)為采購與資金掛鉤是敏感性問題，將責(zé)任推諉至其他部門。管理部室、采購部室、財務(wù)部、紀(jì)檢監(jiān)察部未能充分發(fā)揮各部門職責(zé)，造成物資采購與監(jiān)督缺乏規(guī)范性。對于發(fā)現(xiàn)違規(guī)問題只是進(jìn)行簡單的罰款，未深挖問題出現(xiàn)的原因，也不追究相應(yīng)的責(zé)任，監(jiān)督管理不到位使得采購人員出現(xiàn)錯誤得不到相應(yīng)的處罰，助長違規(guī)采購風(fēng)氣。在進(jìn)行采購與招投標(biāo)業(yè)務(wù)的過程中，采購人員的權(quán)力過大，有些領(lǐng)導(dǎo)既是訂單的簽約人，又是訂單的審核人，執(zhí)行過程中的自主性很強(qiáng)，導(dǎo)致采購方式、采購計劃等信息發(fā)布等環(huán)節(jié)存在違紀(jì)的風(fēng)險。

（六）事業(yè)單位采購部門未建立供應(yīng)商信息庫，缺乏對供應(yīng)商的管理

供應(yīng)商是物資采購過程中的重要主體，進(jìn)行供應(yīng)商管理對于規(guī)范采購秩序，提高采購質(zhì)量具有非常重要的意義。當(dāng)前供方市場活躍，同一種物資的供應(yīng)商眾多，各家供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量參差不齊，因此對供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核是當(dāng)前物資采購面臨的重要問題。當(dāng)前市場存在的供應(yīng)商，有些是生產(chǎn)者、有些是代理商，還有一些是零售商，物資采購部門對供應(yīng)商的業(yè)績、信譽、注冊資金、納稅記錄等信息難以進(jìn)行全面的分析，對供應(yīng)商的資質(zhì)了解不充分，在進(jìn)行采購的過程中易產(chǎn)生高價買到低質(zhì)量產(chǎn)品的風(fēng)險，造成物資采購資金的損失。

三、事業(yè)單位采購內(nèi)控的優(yōu)化策略

通過對事業(yè)單位物資采購過程中存在的風(fēng)險及采購現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探究事業(yè)單位物資采購內(nèi)部控制優(yōu)化策略，使得采購更加規(guī)范、有序。

（一）強(qiáng)化采購風(fēng)險意識，明確內(nèi)部控制的重要性

事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部控制，對采購流程進(jìn)行規(guī)范與調(diào)整，識別采購過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，加強(qiáng)內(nèi)部對抗各種風(fēng)險的能力并提前做好防范，確保整個采購工作在公平、公開的前提下平穩(wěn)有序開展，減少經(jīng)濟(jì)損失。事業(yè)單位樹立風(fēng)險意識，加強(qiáng)風(fēng)險管控，也可以推動內(nèi)控制度的建設(shè)。單位領(lǐng)導(dǎo)也要隨同業(yè)務(wù)人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)的政府采購業(yè)務(wù)控制意識。事業(yè)單位對政府采購工作內(nèi)部控制制度的有效性進(jìn)行定期與不定期評價，提高單位內(nèi)部管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制，提高資金使用效率。

（二）完善預(yù)算編制程序，確保采購行為的有效進(jìn)行

預(yù)算編制是整個采購過程的起點，預(yù)算的編制水平會影響到后續(xù)采購工作能否有序進(jìn)行。因此事業(yè)單位要有明確的采購計劃與采購需求，根據(jù)部門工作實際的開展情況來編制部門預(yù)算，提高采購預(yù)算的合理性與準(zhǔn)確性，要加強(qiáng)對采購物資的市場調(diào)研準(zhǔn)備工作，做到對價格心中有數(shù)，合理控制采購預(yù)算，保證采購的商品物美價廉，充分提高采購的質(zhì)量與效率。此外，要加強(qiáng)預(yù)算的動態(tài)管控，可以通過建立管控臺賬對支出進(jìn)行詳實的記錄，每一筆支出均需要相關(guān)責(zé)任人簽字，確保后續(xù)審查時有章可循。

（三）優(yōu)化事業(yè)單位人員崗位設(shè)置，增強(qiáng)相關(guān)崗位的獨立性

為了有效防范風(fēng)險、提升采購資金的利用率，保護(hù)國家利益，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立專門的辦公室，特別是在人員較少的情況下，應(yīng)指定一個科室負(fù)責(zé)采購的管理和監(jiān)督。在安排采購工作崗位時，應(yīng)當(dāng)遵守不兼容崗位的規(guī)章制度，以確保合同簽訂、內(nèi)控、物資驗收等各項工作的獨立性和完整性。

在行政機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)采購管理中，應(yīng)采用多部門監(jiān)管和外界普遍監(jiān)管結(jié)合的方法，以有效防止和解決購買環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問題。為了培養(yǎng)高質(zhì)量的購買團(tuán)隊，必須開展購買人員培訓(xùn)教育活動，讓他們不但熟悉行政機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)購買的特點，而且深刻掌握購買法律法規(guī)，并適時對他們進(jìn)行職業(yè)考核，以確保購買環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行。培訓(xùn)活動的組織者，要從專業(yè)領(lǐng)域邀請資深專家學(xué)者作為主講，以實踐為導(dǎo)向，結(jié)合理論，讓學(xué)員更加深刻地掌握必要的技能，增強(qiáng)責(zé)任意識，提升工作能力，為社會發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。對于成績不合格者，將不予上崗。

（四）加強(qiáng)采購過程控制，提升采購工作的規(guī)范性

《政府采購法》為購買操作提供了詳盡的說明，包括業(yè)務(wù)流程、人員配置、購買原理和方法等，但是現(xiàn)行的法律僅僅建立了一個大致架構(gòu)。因此，必須對《政府采購法》加以擴(kuò)充和細(xì)化，以確保法律都能夠得到落實。由于目前尚未頒布具體內(nèi)容的執(zhí)行法規(guī)，因此各地區(qū)必須依據(jù)實際情況對購買程序加以限制。為此，應(yīng)當(dāng)做好以下幾項管理工作：首先，對制度加以規(guī)范和協(xié)調(diào)，以資金需求為導(dǎo)向編寫購買明細(xì)表，并在市場調(diào)研的基礎(chǔ)上制訂多套采購方案，以便做出正確的選擇；其二，編寫完整的采購預(yù)算方案，以進(jìn)一步提高計劃評審工作的科學(xué)性。必須對各類購買商品的費用做出正確估算，并交由第三方機(jī)構(gòu)加以審核，以確保預(yù)算控制在合理范圍內(nèi)。其三，必須對采購項目實行檢驗，確保驗收工作能夠全面覆蓋各類購買的工程項目、貨物等，避免出現(xiàn)任何疏漏。其四，必須對采購過程進(jìn)行審計，以加強(qiáng)行政公信力，進(jìn)一步提升監(jiān)督效果。

（五）強(qiáng)化對行政事業(yè)單位采購工作的監(jiān)督

監(jiān)督管理行政事業(yè)單位購買的兩個主要方面是合規(guī)性和有效性。合規(guī)性監(jiān)管旨在檢查購買項目管理、途徑和流程是否符合法律法規(guī)，以確保購買資金使用的安全，避免出現(xiàn)違規(guī)行為。有效性監(jiān)管則是在合規(guī)性監(jiān)管的基礎(chǔ)上，更加注重政府資金的運用是否有效和科學(xué)合理，以確保采購項目符合實際情況。采購流程能否順利進(jìn)行，能否實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)等都需要考慮。為了確保采購工作的有效性，必須加強(qiáng)監(jiān)管，完善監(jiān)督機(jī)制，清楚地認(rèn)識到可能存在的風(fēng)險，并采取有效的預(yù)防對策。各單位應(yīng)建立專職的行政事業(yè)單位購買監(jiān)督崗位，明晰監(jiān)督職責(zé)，將監(jiān)督職責(zé)細(xì)分，以確保采購活動的有效性。為了提高政府預(yù)算管理的效率和公平性，應(yīng)該擴(kuò)大預(yù)算管理的范圍，包括與購買相關(guān)的預(yù)算編制、資金檢驗等相關(guān)內(nèi)容。購買應(yīng)該通過公開招標(biāo)的形式實現(xiàn)，購買工作人員不能參加評審項目，以保證公平競爭。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部和外部監(jiān)督，采用網(wǎng)上政務(wù)透明的形式開展監(jiān)管，將采購信息盡快上傳到官方網(wǎng)站，使群眾能夠盡快知曉相關(guān)工作的進(jìn)展情況，便于群眾查詢和監(jiān)管；還應(yīng)該開設(shè)電話熱線，便于群眾與政府溝通。采用多種新媒體形式加強(qiáng)監(jiān)督，有效防止重復(fù)采購和無序購買的發(fā)生，在全社會的共同努力下，提升采購工作的規(guī)范性和效率。

（六）加強(qiáng)物資采購績效評估建立物資采購績效評估制度

應(yīng)該構(gòu)建一整套規(guī)范、有效的業(yè)績考核制度。為此，應(yīng)該學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的理論和經(jīng)驗，結(jié)合本單位的實際情況，制訂統(tǒng)一的原則和制度，使物資采購的考核符合《政府采購法》，以此來推進(jìn)和健全物資采購的管理和監(jiān)督。采用多方評估機(jī)制，包括內(nèi)部評估、領(lǐng)導(dǎo)層評價和外部評估，以更加有效地評價采購部門的業(yè)績。這樣，一個單位的采購部門就可以得到多方評價，從而形成一個規(guī)范化的績效評價體系。

（七）完善供應(yīng)商評價體系，加強(qiáng)對供應(yīng)商的資格審查

為了確保供貨商的資質(zhì)真實有效，需要其提供必要的資信證明，并通過審查后遞交標(biāo)書。此外，為了構(gòu)建一個完善的供貨商來源數(shù)據(jù)庫和體系，還需要制定產(chǎn)品合格率指標(biāo)、售后服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以及資產(chǎn)負(fù)債率指標(biāo)等。采購管理部門通過對供貨商的信息加以甄選，從而確定出信用較好、產(chǎn)品質(zhì)量優(yōu)秀、供應(yīng)意識強(qiáng)的供貨商，提高物資采購工作效率，降低損失。事業(yè)單位要對供貨商實行嚴(yán)格監(jiān)管，監(jiān)管機(jī)構(gòu)要對產(chǎn)品價格實行審查和復(fù)核；評審委員會公正考核供貨商，監(jiān)督管理全部采購過程；供應(yīng)完畢后，請質(zhì)量監(jiān)測單位對貨物實行嚴(yán)格檢驗，按照質(zhì)檢報告辦理采購入庫，以確保購買到品質(zhì)精良、價格合理的產(chǎn)品。

結(jié)語：

通過加強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度建設(shè)，可以實現(xiàn)對各項資金的合理利用，降低采購活動中的權(quán)力濫用和浪費等行為，使財政資金的使用效率得到提高。因此，事業(yè)單位必須要樹立起較強(qiáng)的風(fēng)險意識，建立起完善的預(yù)算編制程序，優(yōu)化采購崗位設(shè)置，強(qiáng)化對采購過程的控制，有效預(yù)防和解決事業(yè)單位采購工作中面臨的風(fēng)險，確保事業(yè)單位采購工作的正常、有序開展。