醫(yī)院干部人事檔案信息化發(fā)展研究探微

摘 要：當(dāng)前，我國醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)正面臨改革，在新的社會發(fā)展形勢下，醫(yī)院人力資源管理工作也面臨挑戰(zhàn)。醫(yī)院干部人事檔案管理工作應(yīng)該與時俱進，通過信息化手段來緩解醫(yī)院人力資源管理工作的壓力，滿足醫(yī)院人才發(fā)展現(xiàn)實需求。特別是許多城市三甲醫(yī)院正在不斷擴大發(fā)展建設(shè)規(guī)模，采用信息化技術(shù)干預(yù)干部人事檔案管理工作已經(jīng)成為大勢所趨。本文以某三甲醫(yī)院為例，探討醫(yī)院在干部人事檔案信息化發(fā)展方面的相關(guān)流程，為其他三甲醫(yī)院開展人事檔案工作提供有價值的參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院干部人事檔案；信息化管理；現(xiàn)狀及問題；業(yè)務(wù)流程

當(dāng)前，國內(nèi)三甲醫(yī)院幾乎實現(xiàn)了信息化管理、網(wǎng)絡(luò)化辦公，且信息化輔助工作體系建設(shè)已經(jīng)逐漸成熟。在此背景下，將信息技術(shù)手段融入醫(yī)院干部人事檔案管理工作已經(jīng)成為大勢所趨，對解決三甲醫(yī)院內(nèi)部可能存在的人事檔案管理信息化資源不健全、運行機制缺乏良性技術(shù)支持等問題具有積極作用。如何建立針對干部人事檔案的信息化管理機制以及業(yè)務(wù)流程已經(jīng)成為三甲醫(yī)院面臨的共同課題。

一、醫(yī)院的基本概況

某醫(yī)院融合當(dāng)?shù)蒯t(yī)療服務(wù)、教育科研、防疫及社會保健等大量優(yōu)質(zhì)資源，是當(dāng)?shù)赜袑嵙Φ木C合性三甲醫(yī)院。醫(yī)院現(xiàn)有職工3750人，其中干部206人。伴隨當(dāng)前我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革向好發(fā)展，醫(yī)院也積極采用多種形式展開對醫(yī)院資源的有效整合及合理配置。其中，采用信息技術(shù)手段管理干部人事檔案成為醫(yī)院重要的工作項目。在院長領(lǐng)導(dǎo)下，醫(yī)院嚴格遵照人事工作政策與相關(guān)規(guī)定，合理配置人事調(diào)動情況，針對干部的人事檔案管理工作開展得相當(dāng)深入。在深入了解醫(yī)院206名干部的業(yè)務(wù)水平、組織能力、管理能力以及政治思想情況后，遵照干部管理權(quán)限，建立干部人事檔案信息化管理工作體系勢在必行。

二、醫(yī)院干部人事檔案信息化管理工作現(xiàn)狀及問題

目前，某三甲醫(yī)院已開發(fā)并運行醫(yī)院業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)，人力資源管理系統(tǒng)為主要分支系統(tǒng)之一。在人力資源管理系統(tǒng)中，醫(yī)院專門圍繞干部人事檔案展開信息化管理，為干部人事檔案、績效評價體系的建設(shè)創(chuàng)造信息化基礎(chǔ)。干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)與醫(yī)院業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)相互交叉，能夠有效實現(xiàn)資源共享，但在信息化管理手段上依然存在較大局限性。

1.干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)尚未成熟

目前，醫(yī)院已開發(fā)干部人事基本信息檔案管理系統(tǒng)、干部薪酬檔案管理系統(tǒng)以及干部履歷檔案管理系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)在解決某些事務(wù)性工作方面表現(xiàn)出色，但系統(tǒng)內(nèi)容浮于表面，無法實現(xiàn)信息的快速更新，與檔案數(shù)據(jù)異動情況嚴重不相適應(yīng)，對干部人事信息數(shù)據(jù)分析功能執(zhí)行不到位，動態(tài)反映干部工作情況的能力不強，缺乏成熟性。

2.干部人事檔案信息化管理子系統(tǒng)功能不完善

在干部人事檔案信息化管理子系統(tǒng)建設(shè)方面，存在功能不完善的問題。例如，報表統(tǒng)計系統(tǒng)未能有效適應(yīng)統(tǒng)計口徑變化要求，針對干部人事檔案內(nèi)容的統(tǒng)計信息利用率偏低，缺乏靈活性。在反映干部人事資源與薪酬方面僅有固定記錄，檔案動態(tài)化管理機制未能有效建立起來?？陀^講，醫(yī)院針對干部人事檔案信息化管理的子系統(tǒng)功能內(nèi)容比較豐富，但功能覆蓋面不足，導(dǎo)致干部人事檔案信息化管理工作容易出現(xiàn)紕漏。

3.干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)服務(wù)功能欠缺

由于子系統(tǒng)功能不完善，直接導(dǎo)致醫(yī)院干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)服務(wù)功能欠缺。在日常人事檔案信息化管理工作中，醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)往往出現(xiàn)功能升級不完善、不到位的問題，導(dǎo)致干部人事檔案管理業(yè)務(wù)流程與人力資源管理出現(xiàn)了明顯短板。而在分析信息系統(tǒng)構(gòu)建原則方面，醫(yī)院的干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)也必須重構(gòu)才能正常運營，必須彌補系統(tǒng)服務(wù)功能缺失這一現(xiàn)實問題。

三、醫(yī)院干部人事檔案信息化管理創(chuàng)新工作要點

醫(yī)院在干部人事檔案信息化管理方面需要尋求創(chuàng)新發(fā)展，具體從以下幾點開展：

1.提高醫(yī)院職工對干部人事檔案信息化管理創(chuàng)新工作機制的正確認識

建立干部人事檔案的信息化管理創(chuàng)新工作機制，必須深度思考干部對于檔案管理工作的價值認知，了解其存在的認知誤區(qū)?？陀^講，醫(yī)院某些干部對于人事檔案管理工作缺乏深入了解，往往忽視了人事檔案工作的重要性。所以，醫(yī)院需要全面提升干部人事檔案管理工作，深入調(diào)研，掌握醫(yī)院干部生活與工作動態(tài)，結(jié)合這些動態(tài)信息不斷完善人事檔案信息化管理進程。換言之，就是幫助干部摒棄舊觀念，充分融入人事檔案信息化管理工作中，適應(yīng)新時期人事檔案管理標(biāo)準要求，滿足醫(yī)院干部人事檔案管理的現(xiàn)代化要求。

2.建立干部人事檔案信息化管理創(chuàng)新工作機制

醫(yī)院建立干部人事檔案信息化管理創(chuàng)新工作機制，確保檔案收集、整理、鑒定、編目、利用和統(tǒng)計等每一環(huán)節(jié)，都能實現(xiàn)從時間到操作方面的全面規(guī)范。首先，是建立良好的收集機制，從收集干部人事檔案開始，優(yōu)化收集方式，結(jié)合定期收集與不定期收集開展相應(yīng)操作。其中，定期收集指醫(yī)院干部人事檔案管理部門需要契合實際，規(guī)定某一個月為“歸檔集中月”，主動做好人事檔案收集工作；不定期收集則注重人事檔案形成特征與規(guī)律，結(jié)合這些特征規(guī)律進行適當(dāng)收集。舉例來說，在人事任免事項完成以后，需要結(jié)合任免文件做好相應(yīng)登記工作，為今后工作奠定基礎(chǔ)。其次，醫(yī)院將大量零散的干部人事檔案資料分門別類，做到正確立卷、排列和編制整理，形成一套完整的系列化工作程序，在深度整理并收集干部人事檔案資料后，也及時、規(guī)范且迎合實際標(biāo)準展開檔案鑒定工作，結(jié)合鑒定結(jié)果確定檔案保管期限，明確檔案管理結(jié)果，決定是否保存或者銷毀等，提高干部人事檔案的整體質(zhì)量。

此外，醫(yī)院必須加速干部人事檔案管理的信息化建設(shè)過程，充分利用先進的信息化科學(xué)檢索手段，實現(xiàn)對醫(yī)院干部人事檔案的動態(tài)化管理。醫(yī)院有必要建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，客觀全面記錄、反映干部的實際狀況，便于他們在職務(wù)職稱變化過程中及時調(diào)整，體現(xiàn)干部人事檔案信息管理的時效性。從某種程度上來講，在醫(yī)院干部人事檔案管理信息化手段應(yīng)用中，也要注重某些涉密檔案的保密性，充分利用院內(nèi)計算機系統(tǒng)的加密技術(shù)功能，確保干部人事檔案使用及時，區(qū)分公開部分與保密部分，滿足干部人事檔案管理工作現(xiàn)代化、規(guī)范化要求，充分運用計算機技術(shù)分析干部流動人事檔案信息查找與儲存過程，建立基于流動性的干部人事檔案現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化管理機制。

3.建立干部培訓(xùn)檔案信息化管理創(chuàng)新工作機制

醫(yī)院非常注重干部人才培養(yǎng)，在干部人事檔案信息化管理工作中也加入了干部檔案信息化管理培訓(xùn)模塊，專門圍繞干部培訓(xùn)工作創(chuàng)新管理工作機制。例如，醫(yī)院管理系統(tǒng)中包含了人事科主管、業(yè)務(wù)部門負責(zé)干部人事管理信息化模式，其基本原則就是“優(yōu)秀干部人才優(yōu)先培養(yǎng)、重點干部人才重點培養(yǎng)”。在諸多原則帶動下，醫(yī)院的干部培訓(xùn)檔案信息化管理實現(xiàn)了工作創(chuàng)新，具體總結(jié)為以下三點：

第一，醫(yī)院強調(diào)干部培訓(xùn)檔案管理信息化制度必須將干部人才與醫(yī)院資源、醫(yī)院文化結(jié)合起來，參考不同科室實際需求、未來發(fā)展規(guī)劃來制訂干部人事培訓(xùn)計劃，形成培訓(xùn)檔案。同時，也要建立培訓(xùn)計劃與詳細審核機制，為干部全年的教育培訓(xùn)工作進行有效規(guī)劃，并隨時將培訓(xùn)情況、培訓(xùn)成果記錄到干部人事檔案中，建立大數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)信息化管理。在整合人才資源信息過程中，醫(yī)院需要創(chuàng)新細化干部培訓(xùn)工作內(nèi)容，對每名干部的培訓(xùn)歷史客觀描述。

第二，醫(yī)院通過干部培訓(xùn)人事檔案信息化管理系統(tǒng)來為醫(yī)院未來發(fā)展創(chuàng)造各種機會。在系統(tǒng)中建立信息共享機制，宣傳醫(yī)院內(nèi)部的干部培訓(xùn)成果，加大了優(yōu)秀干部人才的宣傳力度。同時，吸引了更多優(yōu)秀人才加入醫(yī)院，擴大醫(yī)院人才隊伍規(guī)模。在信息化共享機制支持下，醫(yī)院的干部培訓(xùn)人事管理制度也逐漸完善，主要按照管理權(quán)限歸口來分析干部人事統(tǒng)一管理問題，培訓(xùn)整體效果良好，結(jié)合大數(shù)據(jù)內(nèi)容建立干部信息化考核激勵檔案機制，將所有考核工作目標(biāo)、人才培養(yǎng)能力提升內(nèi)容全部納入醫(yī)院干部培訓(xùn)人事檔案中，實施大數(shù)據(jù)、云計算信息化管理，管理效果非常理想。

第三，醫(yī)院干部培訓(xùn)人事檔案信息化建設(shè)要具有一定規(guī)劃，它主要基于多維度信息化管理平臺分析干部人事培訓(xùn)結(jié)果、崗位調(diào)動情況等，進而實現(xiàn)干部人事培訓(xùn)工作的有效、全面管理。

4.建立干部考勤休假檔案信息化管理創(chuàng)新工作機制

首先，醫(yī)院建立干部考勤休假檔案信息化管理系統(tǒng)是必要的，需要創(chuàng)新相應(yīng)工作機制，滿足信息化技術(shù)融合要求。即實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)考勤信息系統(tǒng)的建立，與干部人事檔案管理信息化系統(tǒng)有效銜接，記錄程序設(shè)計工作內(nèi)容，確保干部考勤與獎勵性績效工作內(nèi)容相互有機對接，最終自動生成干部績效建立標(biāo)準，通過考勤休假人事檔案的創(chuàng)新規(guī)范化管理，提高干部的日常工作水平與工作效率。

其次，要建立干部電子簽名檔案，配合院內(nèi)考勤系統(tǒng)提交賬號直接通過，干部能夠便捷地通過電子簽名考勤記錄工作內(nèi)容，保證干部考勤管理工作嚴謹化。

最后，要采用干部電子簽名檔案對考勤干部人員進行最終考核。主要是利用程序設(shè)計來定期監(jiān)控干部科室考勤上報情況，分析考勤記錄上報的及時性與準確性，深層次考核不同科室干部的工作內(nèi)容，如此，對于加強干部的考勤管理工作效率以及信息化管理工作能力都很有幫助。

5.建立干部績效檔案信息化管理創(chuàng)新工作機制

在建立干部績效檔案信息化管理創(chuàng)新工作機制過程中，需要結(jié)合醫(yī)院的整體績效管理，引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)層、科室負責(zé)人以及所有干部都參與其中，做好干部人事檔案溝通管理工作，建立相應(yīng)的交流溝通機制。換言之，要將醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)納入科室考核機制中，結(jié)合職工個人績效目標(biāo)分析相關(guān)檔案管理內(nèi)容，理順干部在醫(yī)院績效考核后的各項工作。同時，要運用大數(shù)據(jù)平臺，配合干部的整體績效考核過程、工作核心內(nèi)容來展開績效管理工作，了解績效考核內(nèi)容，爭取從全局出發(fā)對醫(yī)院干部人事檔案信息化管理工作體系進行全面質(zhì)量檢查，優(yōu)化質(zhì)量管理過程。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院的干部人事檔案管理工作以及綜合人事檔案管理工作也能夠環(huán)環(huán)相扣、層層推進。

6.構(gòu)建干部人事信息化管理系統(tǒng)

醫(yī)院需要構(gòu)建干部人事信息化綜合管理系統(tǒng)，并優(yōu)化豐富服務(wù)模塊，確保干部人事檔案能夠與科室功能上報系統(tǒng)有效連接。將醫(yī)院各科室功能上報系統(tǒng)與科室干部相應(yīng)權(quán)限相掛鉤，滿足科室需求計劃，提出培訓(xùn)、考勤等信息上報模塊。

進一步講，醫(yī)院需要建立干部人事檔案信息化管理自助平臺系統(tǒng)，專門為干部提供能夠體現(xiàn)醫(yī)院人力資源管理創(chuàng)新性的衍生服務(wù)內(nèi)容。在平臺上，干部人事檔案信息化管理與醫(yī)院文化相互契合，正向引導(dǎo)干部工作態(tài)度與技術(shù)服務(wù)能力，提高干部參與醫(yī)療服務(wù)活動的積極性。在這一干部自助平臺系統(tǒng)中，還要結(jié)合醫(yī)藥、護理、技術(shù)、執(zhí)業(yè)、科研及職稱等多個方面來綜合評估干部人事檔案信息資源，建立功能豐富且綜合性較強的干部人事檔案管理系統(tǒng)，形成明確的分工機制。在干部人事檔案材料全部納入干部自助平臺系統(tǒng)后，干部人事檔案中的主要考核內(nèi)容、工資變動內(nèi)容、學(xué)歷內(nèi)容以及職稱晉升材料內(nèi)容也能得以充分補充。從某種程度來講，信息化平臺對于醫(yī)院所有干部的獎懲材料整合是比較到位的，系統(tǒng)能隨時動態(tài)變更材料內(nèi)容，做到實時更新。對于醫(yī)院干部職工來說，信息化平臺也是對其工作行為的有效約束，充分發(fā)揮各科室職能，專門對干部人事檔案材料的形成過程進行全面信息化審核與把關(guān)，最大限度地提高干部人事檔案內(nèi)容的可信度，提高檔案整體利用率，醫(yī)院的干部人事檔案信息化管理水平也能得到全面提升。

四、總結(jié)

本文深度探微新時代、新醫(yī)改形勢下三甲醫(yī)院干部人事檔案管理工作內(nèi)容，是非常有必要的。特別是在其融入信息化技術(shù)發(fā)展體系后，圍繞干部人事檔案所展開的信息化管理工作創(chuàng)新內(nèi)容更豐富，切實提升了三甲醫(yī)院的干部工作、自身行為以及思想管理水平，這一信息化發(fā)展機制與內(nèi)容非常值得在未來進一步深入探究。

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（作者單位：淄博市中心醫(yī)院）

基金項目：山東省重點研發(fā)計劃（公益類科技攻關(guān)），課題編號：2019GSF108269。

作者簡介：尹蕾（1969—），女，漢族，山東淄博人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：檔案管理。