大數據背景下高校訪客預約管理系統(tǒng)設計研發(fā)
——以柳州鐵道職業(yè)技術學院為例

尹 軍

（柳州鐵道職業(yè)技術學院，廣西 柳州 545616)

0 引言

高校作為教書育人專業(yè)機構，除了為國家和社會培養(yǎng)高水平、高技術專業(yè)人才外，還承載著一定的社會服務功能。高?？梢宰鳛橛藞鏊?，供校外人士參觀、研學和訪問。高校的教學場館，特別是體育場館可以面向全社會開放使用。高校作為管理者，有責任和能力做好外來人員管理和服務工作。

1 來訪人員預約管理系統(tǒng)研發(fā)的現狀

1.1 手工填報階段

高校來訪人員的管理通常由學校保衛(wèi)部門負責。高校校園面積大，校內師生人數多，校外人員出入校園頻繁。保衛(wèi)部門對外來人員管理最簡單、最直接的方式是手工登記入校人員信息。手工填報信息階段在前期信息登記時方便快捷，但在后期針對現有數據做統(tǒng)計分析時難度大，數據整合分析只能人工進行。

1.2 預約管理系統(tǒng)的單系統(tǒng)單領域研發(fā)階段

經歷手工填報困境后，面對管理壓力不斷增加，高校招生人數的不斷擴大，部分高校因發(fā)展需要建有多個校區(qū)，單純依靠人工管理難度更大。基于此，訪客預約管理系統(tǒng)的開發(fā)逐漸被提上日程。根據管理部門的需求，利用信息技術設備替代人工數據填報，來訪人員可以通過系統(tǒng)完成入校手續(xù)，系統(tǒng)生成詳細數據統(tǒng)計分析報告。但受限于學校信息化建設基礎條件原因，此時的預約管理系統(tǒng)開發(fā)仍處在單部門使用、單業(yè)務領域開發(fā)階段，系統(tǒng)數據未能與學校數據平臺互通共享，信息孤島現象普遍存在，業(yè)務功能拓展迫在眉睫。

1.3 智慧校園、數字化校園背景下的預約系統(tǒng)研發(fā)階段

隨著學校智慧校園、數字化校園建設的深入推進，學校各業(yè)務系統(tǒng)的不斷上線使用，各部門業(yè)務系統(tǒng)之間的數據融合、共享、互通交互使用的作用不斷強化。在此背景下，學校來訪人員預約管理系統(tǒng)不再是面向管理部門的信息登記平臺，而是各部門根據自身業(yè)務需要，學校根據數字化校園建設總體需求，徹底打通各業(yè)務系統(tǒng)的信息孤島，整合校內各方資源，統(tǒng)籌建設學校預約管理系統(tǒng)，以學校數據平臺為支撐，以學?，F有數字化建設條件為基礎，以學校其他業(yè)務系統(tǒng)為依托，來訪人員預約管理系統(tǒng)進入多功能、立體式開發(fā)階段[1-3]。

2 來訪人員預約管理系統(tǒng)開發(fā)的信息化基礎

大數據背景下，來訪人員預約系統(tǒng)的開發(fā)需要學校有堅實的信息化基礎，需要學校各業(yè)務系統(tǒng)強有力的數據支撐，需要學校數據平臺強大的數據分析和整合能力。

以柳州鐵道職業(yè)技術學院為例，學校在開發(fā)來訪人員預約管理系統(tǒng)時，主要基于學校的人臉識別系統(tǒng)、車輛道閘系統(tǒng)、學工管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)以及學校統(tǒng)一數據平臺等信息化應用平臺，以人臉識別系統(tǒng)認證識別人員出入，以車輛道閘系統(tǒng)匹配預約車輛信息，以學工管理系統(tǒng)同步學生請假外出信息，以人事管理系統(tǒng)核實學校教職工信息，以來訪人員預約系統(tǒng)來核驗預約人員身份信息，各業(yè)務系統(tǒng)數據由學校數據平臺統(tǒng)一“上傳”和“下達”，讓數據流、業(yè)務流在校內各業(yè)務系統(tǒng)之間充分流轉，打通各業(yè)務系統(tǒng)的信息孤島，實現學校大數據的共享互通和跨部門業(yè)務流程的無縫對接。

3 大數據背景下的來訪人員預約管理系統(tǒng)需求分析

3.1 數據集成需求

統(tǒng)一數據標準。來訪人員預約管理系統(tǒng)的開發(fā)，要堅持信息化建設的統(tǒng)一數據規(guī)范和統(tǒng)一數據標準。在大數據的背景下，統(tǒng)一的數據標準體系能給各信息系統(tǒng)之間的互聯、共享、交換提供技術實現可能。預約管理系統(tǒng)在開發(fā)前期應明確統(tǒng)一數據源、統(tǒng)一數據接口和統(tǒng)一數據標準，以減少或消除預約管理系統(tǒng)開發(fā)完成后與學校各業(yè)務系統(tǒng)的“信息孤島”，真正實現各業(yè)務系統(tǒng)之間的數據兼容與業(yè)務融通[4]。

統(tǒng)一數據平臺。來訪人員預約管理系統(tǒng)的使用，既要面向校內師生，也要面向需要入校的外來人員。在智慧校園、平安校園數據治理的大背景下，需要學校建議一個統(tǒng)一的、高標準的數據平臺。為學校信息化建設部門、各業(yè)務系統(tǒng)以及新的軟件開發(fā)者提供數據資源整合、融通、監(jiān)控、管理的智慧數據大腦。

3.2 業(yè)務流程需求

業(yè)務流程要精簡。來訪人員預約系統(tǒng)的開發(fā)要堅持業(yè)務流程精簡原則，業(yè)務審批流程層級堅持“非必要不審批”，要實現預約系統(tǒng)數據在學校的統(tǒng)一數據平臺中快速流轉，讓數據多跑路，讓流程少走路，讓申請者不走路，凸顯預約管理系統(tǒng)的審批高效率。

業(yè)務功能要完善。業(yè)務功能是開發(fā)公司以用戶需求為基礎，利用特定的產品整合用戶碎片式的業(yè)務需求，最終滿足用戶的實際業(yè)務需要[5]。在大數據背景下，業(yè)務功能通常會突破各部門業(yè)務系統(tǒng)的層級，產生新的業(yè)務功能需求。通常情況下，業(yè)務功能根據實際需要，主要包括核心業(yè)務功能、業(yè)務的管理功能和業(yè)務的服務功能三方面內容。

技術目標要明確。來訪人員預約系統(tǒng)的使用關鍵在于申請人員以何種方式核驗身份信息，以達到預約者申請手續(xù)便利、核驗方式快速、出入通行方便的成效。當前，柳州鐵道職業(yè)技術學院的預約管理系統(tǒng)主要以現有的人臉識別系統(tǒng)為技術實現核心，通過預約系統(tǒng)數據與學校人臉識別系統(tǒng)做對接，以人臉信息、身份證信息或車輛識別信息作為識別的關鍵信息，最終實現項目的技術目標。

4 來訪人員預約管理系統(tǒng)功能模塊設計研發(fā)優(yōu)化策略

在學?，F有信息化建設條件下，結合來訪人員預約管理系統(tǒng)的實際開發(fā)需求，在滿足業(yè)務流程和功能需要的前提條件下，系統(tǒng)的主要功能模塊包括：預約入校條件的設置、預約入校流程辦理、業(yè)務流程節(jié)點設置、系統(tǒng)管理以及統(tǒng)計分析模塊等。

4.1 來訪人員預約管理系統(tǒng)功能模塊的設計

4.1.1 系統(tǒng)管理模塊

系統(tǒng)管理模塊通俗講就是為項目系統(tǒng)搭建總體框架。主要包括人員權限配置、流程節(jié)點配置菜單選擇配置、密碼設置、統(tǒng)計分析報表以及用戶使用日志等，根據學校管理服務要求，還可以定制開發(fā)其他功能模塊，以滿足學校校本化服務應用需求。

圖1 訪客預約系統(tǒng)總體框架設計

4.1.2 業(yè)務流程模塊

業(yè)務流是系統(tǒng)賴以生存的生命線，信息化系統(tǒng)建設必須依靠業(yè)務流程支撐。首先，要確定線上業(yè)務流程表單。表單內容包括：來訪人員的基本信息、入校原因、入校時間及時長、入校條件、用工部門審批人員信息以及學校管理人員審批信息等。線上業(yè)務流程不是線下業(yè)務流程的簡單復制，而是需要以信息化、系統(tǒng)建設思維對線下流程進行轉化再造。其次，要確定業(yè)務數據流的共享機制。根據學校信息化建設的基礎條件，確定好各業(yè)務系統(tǒng)的數據整合方案，明確數據共享機制，讓數據在業(yè)務系統(tǒng)“多跑路”，讓人員在辦理業(yè)務時少跑腿。當前，柳州鐵道職業(yè)技術學院的來訪預約系統(tǒng)主要基于外來人員入校來訪使用，預約系統(tǒng)的數據端口全部免費向學校數據平臺開放，與學?，F有的學工管理系統(tǒng)、人臉識別系統(tǒng)、返校系統(tǒng)等實現數據同步共享[6]。最終實現學生在學工系統(tǒng)請假后，可以直接通過校門人臉識別道閘出入，校外來訪人員通過身份證信息識別出入校園。最后，要盡量減少業(yè)務流程的審批層級。業(yè)務流程審批層級越多，業(yè)務流程耗時越長，可以批量申請的入校流程可批量辦理。

4.1.3 數據統(tǒng)計分析模塊

系統(tǒng)數據統(tǒng)計分析模塊功能可以為學校管理人員提供高效的數據統(tǒng)計分析報表，為學校管理者提供有效的分析依據。學校管理者通過數據統(tǒng)計，可以方便快捷得出數據統(tǒng)計結果，數據統(tǒng)計分析模塊功能完善與否將直接影響項目系統(tǒng)數據的整合分析能力。

4.2 來訪人員預約管理系統(tǒng)的開發(fā)優(yōu)化策略

4.2.1 預約管理系統(tǒng)的開發(fā)應支持入校申請條件的靈活配置

根據學校管理實際的需要，一是預約系統(tǒng)外來人員申請入校的設置條件要靈活。對申請的條件可設置單項選擇、多項選擇或是復合條件選擇，并預留自定義項；二是人員的分類管理條件要設置靈活。學校目前在校師生人數超過1.7 萬余人，再加上各類后勤服務保障人員和外來來訪人員，學校日均在校人數達2萬，人員管理一定要分類，分類條件要靈活設置。三是校內審批人員設置條件要靈活。校內審批人員設置可結合“誰接待，誰用工，誰審批”原則，各用工部門、學校職能部門分別設置不同權限的管理員，且審批管理員權限可靈活設置。

4.2.2 預約管理系統(tǒng)的開發(fā)應準確分析其項目需求定位

學校信息化建設項目最大的難點不在技術開發(fā)，而在于對項目需求分析的準確定位。項目需求分析是一個復雜的過程，應包括項目平臺的接口需求、數據標準需求、系統(tǒng)功能的開發(fā)需求等，需要科學的、專業(yè)的、系統(tǒng)的論證，并在項目建設中根據需求定位不斷去調整和完善系統(tǒng)開發(fā)功能[7]。

4.2.3 預約管理系統(tǒng)的開發(fā)應關注業(yè)務流程的監(jiān)控與提醒

來訪人員預約管理系統(tǒng)根據入校申請條件，會產生相應的申請業(yè)務流程，由于申請條件的不同，其相應的審批部門、審批人員亦不同。根據信息化系統(tǒng)開發(fā)的“用戶思維”主導原則，申請人對申請業(yè)務流程的完成與否十分關注，這就需要系統(tǒng)有對應的業(yè)務監(jiān)控和提醒功能。一是對校外申請人員進行消息提醒。來訪人員預約申請流程可以由校內關聯部門人員提出，也可以直接由校外來訪人員提出申請流程，流程業(yè)務狀態(tài)應第一時間以消息提醒告知；二是對校內管理審批人員進行消息提醒。當申請者發(fā)起業(yè)務流程后，審批人員可以第一時間收到流程審批提醒消息，及時完成流程審批。對未能及時完成的業(yè)務審批流程在24 小時或48 小時后可再次發(fā)送消息提醒，以確保業(yè)務審批流程的順暢和高效；三是對申請流程未完成業(yè)務閉環(huán)的進行消息提醒。如校外預約人員申請流程有入校記錄，但遲遲未產生出校記錄，未能完成業(yè)務閉環(huán)的流程應及時發(fā)送消息提醒給管理者，便于管理者及時跟進處理。

圖2 優(yōu)化后的預約流程及消息提醒功能

4.2.4 預約管理系統(tǒng)的開發(fā)應支持移動應用端的使用

大數據時代，隨著移動通信技術的快速發(fā)展，移動互聯網業(yè)務正邁向萬物移動、萬物互聯時代。高校預約管理系統(tǒng)設計開發(fā)應順應時代發(fā)展潮流，除了開發(fā)Web端應用外，還應支持開發(fā)移動端應用。根據學校預約管理系統(tǒng)的使用數據統(tǒng)計，通過移動應用端審批流程占比總審批業(yè)務數的72%，移動應用端的使用遠超Web端應用。

5 結束語

隨著高校辦學規(guī)模日漸擴大，高校管理的成本和壓力也逐步增加，利用現代信息技術來提升高校服務管理工作水平是大勢所趨。新形勢下，高校訪客預約管理系統(tǒng)設計開發(fā)應順應時代潮流，根據學校實際管理需求，不斷優(yōu)化“校本化”的服務應用，助推學校智慧化數字化管理水平提高。