計算機網絡技術在檔案管理工作中的應用分析

摘要：隨著計算機網絡技術的迅猛發(fā)展，檔案管理的效率得到了極大的提升，這不僅彰顯出當今科技的先進性，也為未來的檔案管理提供了強大的支撐和借鑒。由于機關單位的持續(xù)發(fā)展，大量的檔案信息被收集、整理和分析，這些信息的處理和使用質量將會對公眾的權益產生重要影響。為了更有效地管理檔案，滿足社會對信息化的需求，應該持續(xù)努力，不斷對其優(yōu)化和完善，以達到更好的效果。

關鍵詞：計算機網絡技術；檔案管理；應用效果

中圖法分類號：G270 文獻標識碼：A

１ 引言

通過將計算機網絡技術應用到檔案管理中，能夠大幅度改進這項工作的流程，并為客戶帶來更優(yōu)質的服務。然而，由于檔案管理需要處理大量數據，而且計算機網絡技術的使用時間相對較短，因此，仍需不斷提升檔案信息處理的計算機網絡技術水平。隨著科技的飛速發(fā)展，實現信息化管理已成為當今檔案管理的重中之重。為了更好地滿足社會需求，必須不斷改進和完善計算機管理系統(tǒng)，以提升檔案管理的效率和質量。

２ 計算機技術應用于檔案管理的必要性與迫切性

２．１ 必要性

２．１．１ 檔案現代化發(fā)展的需求

隨著計算機技術的快速發(fā)展，其成為企業(yè)和社會組織管理檔案不可或缺的重要工具，并給各個領域帶來了前所未有的變化，大大提升了效率和效益。隨著時代的發(fā)展，檔案在我們的日常生活中扮演著越來越重要的角色，它們所包含的信息也變得越來越有價值。使用先進的技術對大量的信息和檔案進行存儲和分類，從而使其更有效地進行傳播和管理。面對日益復雜的信息檔案管理，工作人員必須提升自己的能力以及效率，以便更好地執(zhí)行檔案管理任務。傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式存在諸多弊端，如工作周期過長、人力投入過多、流程煩瑣、效率低下等。通過應用計算機技術，能夠更加有效地管理文件，從而更快地完成擬稿、核稿、簽發(fā)等任務。另外，通過自動化的分類、立卷和歸檔，將文書處理與檔案管理進行有機結合，從而極大地減少工作量，提升工作效率。

２．１．２ 推動現代管理信息化

檔案管理不僅僅是維護和保存檔案，而且還應積極探索、開發(fā)和利用有效的檔案信息，以便更好地滿足社會發(fā)展的需求，并為未來的工作奠定堅實的基礎。在這個過程中，檔案的有效性、便捷性和明確性將會對后續(xù)工作產生重大影響。通過應用信息技術，能夠將檔案信息進行數字化處理，從而大大提升管理效率。這不僅能夠推動信息技術在檔案管理方面的應用，還能夠讓檔案管理更好地適應時代發(fā)展，從而實現徹底的改革。

２．２ 迫切性

隨著高科技的飛速發(fā)展，檔案管理已經開始應用信息技術和計算機技術，取代傳統(tǒng)的手工操作，以信息為載體，而計算機則成為處理工具，從而極大地提升了檔案管理的效率。檔案管理工作者的職責已經從傳統(tǒng)的紙質文件轉變?yōu)槔糜嬎銠C技術實現文件的錄入和管理，從而更加有效地完成編目和檢索，以及更加準確地記錄所有相關信息。通過應用計算機技術來存儲信息，能夠實現更加便捷的信息管理和檔案管理。

２．２．１ 檔案管理工作面臨的發(fā)展機遇

在西方國家，計算機技術已被廣泛應用于檔案管理，但是由于我國計算機的普及時間較短，因此，利用計算機技術提升時效性和效率的嘗試太少，并且在將其與檔案管理結合起來的過程中，仍存在一些挑戰(zhàn)需要應對。利用計算機技術處理檔案，實現信息的有效共享，已經成為一種現代化的必然趨勢，但仍有待于持續(xù)完善。

２．２．２ 檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

雖然計算機技術在檔案管理方面的使用時間相對較短，但仍然具有巨大的潛力可供挖掘。許多寶貴的歷史文獻都是通過計算機進行存儲的，但由于各種信息技術的局限，其安全性仍然是一個重要的問題。

因此，必須加強對這些文件的保護與開發(fā)，并確保它們的安全。隨著市場經濟的不斷發(fā)展，信息技術的應用越來越重要，其可以為我們提供更有效率、更便捷的檔案資料。

２．３ 應用價值

隨著信息技術的飛速進步，檔案管理的數據量急劇上升，對于管理的要求也越來越高，而傳統(tǒng)以人為本的管理方式已經難以適應當今的復雜環(huán)境。傳統(tǒng)以人為中心的管理模式缺乏效率，導致大量的人力、物力和財力浪費。采用先進的計算機信息技術來改善檔案管理，不僅有助于其實現智能化和自動化，而且還具有重大的社會和經濟效益，其最大的價值體現在如下。（１）通過利用大數據技術，能夠更加便捷地獲取和管理檔案信息和資料。這種方法不僅能夠減少對紙質檔案的依賴，縮短獲取時間，而且還能夠將檔案資料存儲在Ｕ 盤、硬盤等容器中，從而極大地簡化資料收集的過程，以及提高資料的利用效率。（２）通過數字化處理，檔案資料可以被安全、快捷地存放于多種不同的存儲介質中，并且具有良好的備份功能，這樣可以有效避免資料的流失和損毀。此外，如果檔案資料受到破壞，只要使用備份數據庫，就可以迅速恢復，從而極大地提升檔案的安全性和可靠性。

（３）采用先進的自動化檔案管理系統(tǒng)，可以大大提升查詢和檢索的效率，只需要在搜索框中添加合適的條件，就能夠迅速找到所需的檔案資料，并且能夠實時、準確地更新，這是傳統(tǒng)人工管理模式無法比擬的。

３ 計算機技術在檔案管理中的實際應用

３．１ 檔案的自動化管理

通過應用計算機網絡技術來管理檔案，能夠實現對檔案的自動化處理，從而降低人力成本，節(jié)省時間和精力，提高工作效率。通過使用計算機網絡技術，能夠快速地將文件存儲到系統(tǒng)中，并能夠自動地整合和處理這些文件，還能夠根據需求快速地搜索、識別文件。

３．２ 檔案信息網絡共享

隨著計算機網絡技術的不斷發(fā)展，它的信息共享能力大大提升。同時，通過對傳統(tǒng)的聯機搜索和脫機搜索進行改進，使檔案的信息化水平得到了顯著提升。通過網絡平臺，人社局就業(yè)辦可以將失業(yè)員工的個人信息和其他非隱私資料共享給用人單位，并且通過嚴格的身份驗證，讓用人單位可以輕松訪問平臺，同時利用平臺提供的搜索功能，快速找到自己所需要的人才。通過信息共享，企業(yè)可以更加清晰地了解員工的過去經歷，從而縮短與員工之間的差距，進而提升失業(yè)者重新就業(yè)的效率。

３．３ 檔案信息安全保存

利用先進的計算機網絡技術，開發(fā)出具有高度可靠性的軟硬件系統(tǒng)，以及可以實現對檔案信息的實時傳輸，從而構建出完整的數字化檔案。相較于傳統(tǒng)的紙質檔案，數字檔案具有更高的可靠性和便捷性，其可以在極短的時間內被完整地保存，而且可以通過網絡迅速傳輸，從而節(jié)省了大量的時間和資源。通過將數字檔案存儲于互聯網上，可以延長其使用壽命，減少對外界的干擾，降低管理成本，極大地提升檔案管理的效率，從而有助于改善失業(yè)者的就業(yè)狀況，并提升其生活質量和水準。

４ 計算機網絡技術在檔案管理工作中的應用建議

４．１ 更新檔案管理指導理念、發(fā)揮計算機信息技術優(yōu)勢

當前，我國企業(yè)和事業(yè)單位在檔案管理方面存在諸多挑戰(zhàn)，如果不能找到有效的管理方式，將會導致信息資源混亂和效率低下。為了改變這種狀況，應逐步引入計算機信息技術，以創(chuàng)造良好的條件。市檔案館負責人應當充分認識到檔案管理的復雜性，并努力尋求解決方案，以提高檔案管理的效率。因此，應加強對信息技術的研究，并引進先進的科技和設備，以便更好地實現檔案管理的目標。市檔案館致力于通過建立完善的網絡體系來管理和保存各類檔案，并為公眾提供便捷的查詢、檢索、復印等服務，以保證檔案的安全、完整、及時、準確。

隨著科技的不斷發(fā)展，計算機信息技術已成為當今社會不可或缺的一部分，它以其便捷的操作、豐富的信息以及廣泛的應用，極大地改善了檔案管理的效率，滿足了當今社會對高質量檔案的要求。通過采用先進的計算機信息技術，能夠有效地管理檔案，使它們具有完整性、有效性，并且能夠跨越時空的限制，通過網絡信息的傳播，實現信息的共享。另外，還要不斷推出最新的軟件，充分保障檔案的安全、可靠和準確性，從而達到良好的管理效果。通過信息技術，可以對數字化或電子版的檔案資源進行存儲和傳輸，并利用計算機技術、網絡技術、虛擬技術和轉換技術來實現這一目標，以彌補傳統(tǒng)檔案管理模式的缺陷，從根本上解決問題。

４．２ 提高檔案管理工作人員的計算機技術水平

隨著信息化的發(fā)展，計算機網絡已成為當今社會的重要組成部分，為檔案管理帶來了前所未有的便利。因此，相關部門和企業(yè)都必須跟上時代的步伐，充分發(fā)揮計算機網絡的優(yōu)勢，開發(fā)和利用各種信息資源，以更加高效地完成檔案管理任務。同時，應當積極推進檔案管理信息化建設，努力實現信息處理與應用的高效協(xié)調，充分發(fā)揮檔案信息的潛在價值，為企業(yè)的決策制定、工作的順利進行提供可靠的技術支撐和有力的依據。機關單位應該積極探索新技術的應用，加強統(tǒng)籌協(xié)調，確定最佳的技術應用方案，并不斷積累經驗和方法，以達到有效的檔案管理效果。

４．３ 構建檔案線上共享平臺、完善信息化檔案管理機制

隨著信息化檔案管理的不斷深入，它不僅可以有效提升檔案管理的質量和效率，而且能夠更好地激勵和促使企業(yè)實現更大的經濟發(fā)展，同時應加快構建應用檔案資料線上共享平臺，不斷改進和完善信息化檔案管理機制，以提高檔案管理的質量和效率，實現更高效的管理。比如，通過采用先進的云技術，搭建多終端的檔案資源共享平臺，使智能手機、計算機等多種設備都連接到一起，從而使各種檔案管理設備都能夠輕松、快速地獲取和處理相關信息，并且還可以通過數據的共享，促進檔案資源的規(guī)范性和統(tǒng)一性，實現檔案資源的標準化。

基于信息化檔案共享平臺，應不斷改進和完善信息化檔案管理機制，以確保檔案管理人員能夠有效遵守規(guī)范并受到約束。首先應該充分利用最前沿的信息化技術，如大數據、互聯網，并結合實際情況和需求，制定一套完善的檔案管理標準，加強對檔案管理的監(jiān)督，確保檔案管理者能夠按照規(guī)定的程序和流程完成任務。另外，為了提高檔案管理的安全性，必須加強對信息化檔案的安全防護。例如，加強對檔案信息的安全檢查，防止它們受到黑客、病毒等惡意攻擊，還需定期對病毒庫進行升級，并使用防火墻和殺毒軟件，以便更好地保障檔案數據的完整性。

４．４ 保證數字檔案的安全性與保密性

盡管將檔案輸入計算機網絡可以顯著提升檔案管理的效率，但由于存在著許多惡意攻擊者，導致數據檔案的完整性受到嚴重威脅，從而嚴重損害了檔案的憑證功能及安全性。另外，隨著網絡病毒的持續(xù)發(fā)展，一些惡意攻擊者利用他們的高超技術，對系統(tǒng)、文件等進行篡改，導致檔案的完整性受到嚴重威脅，從而給社會帶來巨大的危害。如果計算機中的文件遭受了黑客攻擊或病毒攻擊，將對公民的個人隱私造成極大的威脅。

使用計算機網絡技術來管理檔案時，最重要的是確保個人信息的安全性。為此，必須建立和完善有效的管理制度，并采取有效的保密措施，以確保檔案的安全性。為了確保設計的失業(yè)檔案存儲的計算機能夠正常運行，應確保它的網絡連接完好，并且使用防火墻和殺毒軟件來維護系統(tǒng)的安全性。在計算機系統(tǒng)中，任何與檔案隱私有關的信息都不得通過互聯網傳播，使用者應該嚴格遵守身份驗證程序，定期對檔案進行審核，并參加專門的培訓，禁止在計算機上下載任何非正式的軟件，禁止瀏覽任何未經授權的網頁，以及禁止訪問任何可能存在風險的網站，以確保失業(yè)者的檔案信息免遭惡意攻擊。

５ 結束語

隨著數據量的迅速增長以及計算機網絡技術的飛速進步，將數據轉化為可視化、可追溯的數據已成為當今社會的一種重要趨勢。然而，由于計算機網絡化管理尚未普及到各個領域，使得檔案管理的效率和準確性仍有待提高。為了更好地管理檔案，必須加強檔案信息庫的建立，并且讓工作人員更加熟悉和掌握計算機網絡的使用方法，以便更有效地應用這項技術來改善現有的檔案管理。檔案管理人員應當改變思維方式，增強服務意識，充分利用計算機網絡技術，從而最大限度地發(fā)揮檔案信息的價值和作用。

參考文獻：

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作者簡介：王宏偉（１９７５—），本科，館員，研究方向：檔案管理。