計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用分析

摘要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的效率得到了極大的提升，這不僅彰顯出當(dāng)今科技的先進(jìn)性，也為未來的檔案管理提供了強(qiáng)大的支撐和借鑒。由于機(jī)關(guān)單位的持續(xù)發(fā)展，大量的檔案信息被收集、整理和分析，這些信息的處理和使用質(zhì)量將會(huì)對公眾的權(quán)益產(chǎn)生重要影響。為了更有效地管理檔案，滿足社會(huì)對信息化的需求，應(yīng)該持續(xù)努力，不斷對其優(yōu)化和完善，以達(dá)到更好的效果。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用效果

中圖法分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

１ 引言

通過將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，能夠大幅度改進(jìn)這項(xiàng)工作的流程，并為客戶帶來更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。然而，由于檔案管理需要處理大量數(shù)據(jù)，而且計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用時(shí)間相對較短，因此，仍需不斷提升檔案信息處理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平。隨著科技的飛速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息化管理已成為當(dāng)今檔案管理的重中之重。為了更好地滿足社會(huì)需求，必須不斷改進(jìn)和完善計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，以提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

２ 計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的必要性與迫切性

２．１ 必要性

２．１．１ 檔案現(xiàn)代化發(fā)展的需求

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，其成為企業(yè)和社會(huì)組織管理檔案不可或缺的重要工具，并給各個(gè)領(lǐng)域帶來了前所未有的變化，大大提升了效率和效益。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案在我們的日常生活中扮演著越來越重要的角色，它們所包含的信息也變得越來越有價(jià)值。使用先進(jìn)的技術(shù)對大量的信息和檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和分類，從而使其更有效地進(jìn)行傳播和管理。面對日益復(fù)雜的信息檔案管理，工作人員必須提升自己的能力以及效率，以便更好地執(zhí)行檔案管理任務(wù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在諸多弊端，如工作周期過長、人力投入過多、流程煩瑣、效率低下等。通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠更加有效地管理文件，從而更快地完成擬稿、核稿、簽發(fā)等任務(wù)。另外，通過自動(dòng)化的分類、立卷和歸檔，將文書處理與檔案管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，從而極大地減少工作量，提升工作效率。

２．１．２ 推動(dòng)現(xiàn)代管理信息化

檔案管理不僅僅是維護(hù)和保存檔案，而且還應(yīng)積極探索、開發(fā)和利用有效的檔案信息，以便更好地滿足社會(huì)發(fā)展的需求，并為未來的工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在這個(gè)過程中，檔案的有效性、便捷性和明確性將會(huì)對后續(xù)工作產(chǎn)生重大影響。通過應(yīng)用信息技術(shù)，能夠?qū)n案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，從而大大提升管理效率。這不僅能夠推動(dòng)信息技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用，還能夠讓檔案管理更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)徹底的改革。

２．２ 迫切性

隨著高科技的飛速發(fā)展，檔案管理已經(jīng)開始應(yīng)用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，取代傳統(tǒng)的手工操作，以信息為載體，而計(jì)算機(jī)則成為處理工具，從而極大地提升了檔案管理的效率。檔案管理工作者的職責(zé)已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)槔糜?jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件的錄入和管理，從而更加有效地完成編目和檢索，以及更加準(zhǔn)確地記錄所有相關(guān)信息。通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來存儲(chǔ)信息，能夠?qū)崿F(xiàn)更加便捷的信息管理和檔案管理。

２．２．１ 檔案管理工作面臨的發(fā)展機(jī)遇

在西方國家，計(jì)算機(jī)技術(shù)已被廣泛應(yīng)用于檔案管理，但是由于我國計(jì)算機(jī)的普及時(shí)間較短，因此，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升時(shí)效性和效率的嘗試太少，并且在將其與檔案管理結(jié)合起來的過程中，仍存在一些挑戰(zhàn)需要應(yīng)對。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理檔案，實(shí)現(xiàn)信息的有效共享，已經(jīng)成為一種現(xiàn)代化的必然趨勢，但仍有待于持續(xù)完善。

２．２．２ 檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的使用時(shí)間相對較短，但仍然具有巨大的潛力可供挖掘。許多寶貴的歷史文獻(xiàn)都是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)的，但由于各種信息技術(shù)的局限，其安全性仍然是一個(gè)重要的問題。

因此，必須加強(qiáng)對這些文件的保護(hù)與開發(fā)，并確保它們的安全。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用越來越重要，其可以為我們提供更有效率、更便捷的檔案資料。

２．３ 應(yīng)用價(jià)值

隨著信息技術(shù)的飛速進(jìn)步，檔案管理的數(shù)據(jù)量急劇上升，對于管理的要求也越來越高，而傳統(tǒng)以人為本的管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)今的復(fù)雜環(huán)境。傳統(tǒng)以人為中心的管理模式缺乏效率，導(dǎo)致大量的人力、物力和財(cái)力浪費(fèi)。采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來改善檔案管理，不僅有助于其實(shí)現(xiàn)智能化和自動(dòng)化，而且還具有重大的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，其最大的價(jià)值體現(xiàn)在如下。（１）通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠更加便捷地獲取和管理檔案信息和資料。這種方法不僅能夠減少對紙質(zhì)檔案的依賴，縮短獲取時(shí)間，而且還能夠?qū)n案資料存儲(chǔ)在Ｕ 盤、硬盤等容器中，從而極大地簡化資料收集的過程，以及提高資料的利用效率。（２）通過數(shù)字化處理，檔案資料可以被安全、快捷地存放于多種不同的存儲(chǔ)介質(zhì)中，并且具有良好的備份功能，這樣可以有效避免資料的流失和損毀。此外，如果檔案資料受到破壞，只要使用備份數(shù)據(jù)庫，就可以迅速恢復(fù)，從而極大地提升檔案的安全性和可靠性。

（３）采用先進(jìn)的自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)，可以大大提升查詢和檢索的效率，只需要在搜索框中添加合適的條件，就能夠迅速找到所需的檔案資料，并且能夠?qū)崟r(shí)、準(zhǔn)確地更新，這是傳統(tǒng)人工管理模式無法比擬的。

３ 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用

３．１ 檔案的自動(dòng)化管理

通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的自動(dòng)化處理，從而降低人力成本，節(jié)省時(shí)間和精力，提高工作效率。通過使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠快速地將文件存儲(chǔ)到系統(tǒng)中，并能夠自動(dòng)地整合和處理這些文件，還能夠根據(jù)需求快速地搜索、識(shí)別文件。

３．２ 檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，它的信息共享能力大大提升。同時(shí)，通過對傳統(tǒng)的聯(lián)機(jī)搜索和脫機(jī)搜索進(jìn)行改進(jìn)，使檔案的信息化水平得到了顯著提升。通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，人社局就業(yè)辦可以將失業(yè)員工的個(gè)人信息和其他非隱私資料共享給用人單位，并且通過嚴(yán)格的身份驗(yàn)證，讓用人單位可以輕松訪問平臺(tái)，同時(shí)利用平臺(tái)提供的搜索功能，快速找到自己所需要的人才。通過信息共享，企業(yè)可以更加清晰地了解員工的過去經(jīng)歷，從而縮短與員工之間的差距，進(jìn)而提升失業(yè)者重新就業(yè)的效率。

３．３ 檔案信息安全保存

利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)出具有高度可靠性的軟硬件系統(tǒng)，以及可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的實(shí)時(shí)傳輸，從而構(gòu)建出完整的數(shù)字化檔案。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)字檔案具有更高的可靠性和便捷性，其可以在極短的時(shí)間內(nèi)被完整地保存，而且可以通過網(wǎng)絡(luò)迅速傳輸，從而節(jié)省了大量的時(shí)間和資源。通過將數(shù)字檔案存儲(chǔ)于互聯(lián)網(wǎng)上，可以延長其使用壽命，減少對外界的干擾，降低管理成本，極大地提升檔案管理的效率，從而有助于改善失業(yè)者的就業(yè)狀況，并提升其生活質(zhì)量和水準(zhǔn)。

４ 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用建議

４．１ 更新檔案管理指導(dǎo)理念、發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息技術(shù)優(yōu)勢

當(dāng)前，我國企業(yè)和事業(yè)單位在檔案管理方面存在諸多挑戰(zhàn)，如果不能找到有效的管理方式，將會(huì)導(dǎo)致信息資源混亂和效率低下。為了改變這種狀況，應(yīng)逐步引入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，以創(chuàng)造良好的條件。市檔案館負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的復(fù)雜性，并努力尋求解決方案，以提高檔案管理的效率。因此，應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)的研究，并引進(jìn)先進(jìn)的科技和設(shè)備，以便更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)。市檔案館致力于通過建立完善的網(wǎng)絡(luò)體系來管理和保存各類檔案，并為公眾提供便捷的查詢、檢索、復(fù)印等服務(wù)，以保證檔案的安全、完整、及時(shí)、準(zhǔn)確。

隨著科技的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已成為當(dāng)今社會(huì)不可或缺的一部分，它以其便捷的操作、豐富的信息以及廣泛的應(yīng)用，極大地改善了檔案管理的效率，滿足了當(dāng)今社會(huì)對高質(zhì)量檔案的要求。通過采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，能夠有效地管理檔案，使它們具有完整性、有效性，并且能夠跨越時(shí)空的限制，通過網(wǎng)絡(luò)信息的傳播，實(shí)現(xiàn)信息的共享。另外，還要不斷推出最新的軟件，充分保障檔案的安全、可靠和準(zhǔn)確性，從而達(dá)到良好的管理效果。通過信息技術(shù)，可以對數(shù)字化或電子版的檔案資源進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、虛擬技術(shù)和轉(zhuǎn)換技術(shù)來實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，以彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的缺陷，從根本上解決問題。

４．２ 提高檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平

隨著信息化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已成為當(dāng)今社會(huì)的重要組成部分，為檔案管理帶來了前所未有的便利。因此，相關(guān)部門和企業(yè)都必須跟上時(shí)代的步伐，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，開發(fā)和利用各種信息資源，以更加高效地完成檔案管理任務(wù)。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)信息處理與應(yīng)用的高效協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮檔案信息的潛在價(jià)值，為企業(yè)的決策制定、工作的順利進(jìn)行提供可靠的技術(shù)支撐和有力的依據(jù)。機(jī)關(guān)單位應(yīng)該積極探索新技術(shù)的應(yīng)用，加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確定最佳的技術(shù)應(yīng)用方案，并不斷積累經(jīng)驗(yàn)和方法，以達(dá)到有效的檔案管理效果。

４．３ 構(gòu)建檔案線上共享平臺(tái)、完善信息化檔案管理機(jī)制

隨著信息化檔案管理的不斷深入，它不僅可以有效提升檔案管理的質(zhì)量和效率，而且能夠更好地激勵(lì)和促使企業(yè)實(shí)現(xiàn)更大的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，同時(shí)應(yīng)加快構(gòu)建應(yīng)用檔案資料線上共享平臺(tái)，不斷改進(jìn)和完善信息化檔案管理機(jī)制，以提高檔案管理的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)更高效的管理。比如，通過采用先進(jìn)的云技術(shù)，搭建多終端的檔案資源共享平臺(tái)，使智能手機(jī)、計(jì)算機(jī)等多種設(shè)備都連接到一起，從而使各種檔案管理設(shè)備都能夠輕松、快速地獲取和處理相關(guān)信息，并且還可以通過數(shù)據(jù)的共享，促進(jìn)檔案資源的規(guī)范性和統(tǒng)一性，實(shí)現(xiàn)檔案資源的標(biāo)準(zhǔn)化。

基于信息化檔案共享平臺(tái)，應(yīng)不斷改進(jìn)和完善信息化檔案管理機(jī)制，以確保檔案管理人員能夠有效遵守規(guī)范并受到約束。首先應(yīng)該充分利用最前沿的信息化技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)，并結(jié)合實(shí)際情況和需求，制定一套完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對檔案管理的監(jiān)督，確保檔案管理者能夠按照規(guī)定的程序和流程完成任務(wù)。另外，為了提高檔案管理的安全性，必須加強(qiáng)對信息化檔案的安全防護(hù)。例如，加強(qiáng)對檔案信息的安全檢查，防止它們受到黑客、病毒等惡意攻擊，還需定期對病毒庫進(jìn)行升級，并使用防火墻和殺毒軟件，以便更好地保障檔案數(shù)據(jù)的完整性。

４．４ 保證數(shù)字檔案的安全性與保密性

盡管將檔案輸入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以顯著提升檔案管理的效率，但由于存在著許多惡意攻擊者，導(dǎo)致數(shù)據(jù)檔案的完整性受到嚴(yán)重威脅，從而嚴(yán)重?fù)p害了檔案的憑證功能及安全性。另外，隨著網(wǎng)絡(luò)病毒的持續(xù)發(fā)展，一些惡意攻擊者利用他們的高超技術(shù)，對系統(tǒng)、文件等進(jìn)行篡改，導(dǎo)致檔案的完整性受到嚴(yán)重威脅，從而給社會(huì)帶來巨大的危害。如果計(jì)算機(jī)中的文件遭受了黑客攻擊或病毒攻擊，將對公民的個(gè)人隱私造成極大的威脅。

使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理檔案時(shí)，最重要的是確保個(gè)人信息的安全性。為此，必須建立和完善有效的管理制度，并采取有效的保密措施，以確保檔案的安全性。為了確保設(shè)計(jì)的失業(yè)檔案存儲(chǔ)的計(jì)算機(jī)能夠正常運(yùn)行，應(yīng)確保它的網(wǎng)絡(luò)連接完好，并且使用防火墻和殺毒軟件來維護(hù)系統(tǒng)的安全性。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，任何與檔案隱私有關(guān)的信息都不得通過互聯(lián)網(wǎng)傳播，使用者應(yīng)該嚴(yán)格遵守身份驗(yàn)證程序，定期對檔案進(jìn)行審核，并參加專門的培訓(xùn)，禁止在計(jì)算機(jī)上下載任何非正式的軟件，禁止瀏覽任何未經(jīng)授權(quán)的網(wǎng)頁，以及禁止訪問任何可能存在風(fēng)險(xiǎn)的網(wǎng)站，以確保失業(yè)者的檔案信息免遭惡意攻擊。

５ 結(jié)束語

隨著數(shù)據(jù)量的迅速增長以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速進(jìn)步，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為可視化、可追溯的數(shù)據(jù)已成為當(dāng)今社會(huì)的一種重要趨勢。然而，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理尚未普及到各個(gè)領(lǐng)域，使得檔案管理的效率和準(zhǔn)確性仍有待提高。為了更好地管理檔案，必須加強(qiáng)檔案信息庫的建立，并且讓工作人員更加熟悉和掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用方法，以便更有效地應(yīng)用這項(xiàng)技術(shù)來改善現(xiàn)有的檔案管理。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)改變思維方式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而最大限度地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值和作用。

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作者簡介：王宏偉（１９７５—），本科，館員，研究方向：檔案管理。