成果文件導(dǎo)向下的醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理研究

摘 要：隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的持續(xù)增加，產(chǎn)生了大量的建設(shè)項(xiàng)目檔案。做好醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理對(duì)提升醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目整體質(zhì)量、便于后期運(yùn)營維護(hù)和管理等，發(fā)揮著重要作用。本文首先分析了醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要意義、面臨的現(xiàn)實(shí)問題，并以成果文件導(dǎo)向?yàn)橐暯牵岢隽俗龊冕t(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的路徑，以及需要注意的問題，以期提升醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；醫(yī)院

引言

醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案記錄了醫(yī)院項(xiàng)目建設(shè)的全過程，是在醫(yī)院項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文字、圖表、影像、實(shí)物等形式的文件材料。醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范，是體現(xiàn)醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的重要指標(biāo)。隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的持續(xù)增加，產(chǎn)生了大量的建設(shè)項(xiàng)目檔案。《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）等管理規(guī)范，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的文件形成、竣工圖編制，建設(shè)項(xiàng)目檔案整理、鑒定、保管、利用的時(shí)間、責(zé)任主體、要求等均做出明確規(guī)定[1]。這些具體規(guī)定，為醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案（以下簡稱“項(xiàng)目檔案”）管理提供根本遵循。成果文件導(dǎo)向下的醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，對(duì)項(xiàng)目檔案管理提出更高要求，項(xiàng)目檔案不僅具有憑證、參考功能，也是以成果文件導(dǎo)向促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理改革的重要手段[2]。本文從成果文件導(dǎo)向視角分析醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要意義、存在問題，提出服務(wù)于成果文件導(dǎo)向的醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理路徑。

1 成果文件導(dǎo)向下的醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理意義

1.1 建造、管理過程再現(xiàn)

項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目建設(shè)前期卷、施工卷、驗(yàn)收卷、綜合卷，這些檔案資料是在醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目從其立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、建設(shè)及其管理過程中產(chǎn)生，具有保存價(jià)值的信息資料[3]。項(xiàng)目檔案是醫(yī)院項(xiàng)目建設(shè)的重要產(chǎn)物，是研究建設(shè)項(xiàng)目的重要依據(jù)，通過對(duì)項(xiàng)目檔案資料信息的分析、研究，真實(shí)、完整再現(xiàn)項(xiàng)目建造準(zhǔn)備、施工、驗(yàn)收和管理等各階段過程。

1.2 使用、維修現(xiàn)實(shí)參考

通過項(xiàng)目檔案查詢利用，明晰醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的內(nèi)部結(jié)構(gòu)及其功能，為醫(yī)院更好發(fā)揮建筑物其使用功能和價(jià)值提供直接參考。醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)使用過程中，隨著使用年限的不斷增加，各種建筑物結(jié)構(gòu)逐漸老化，需要做好日常的維修和護(hù)理，尤其是隱蔽工程資料的查詢，以及水電線路的初始安裝情況的檔案查詢，為后期建筑物使用維修和改造提供信息指導(dǎo)。

1.3 審計(jì)、評(píng)審重要依據(jù)

根據(jù)審計(jì)法的相關(guān)規(guī)定，醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目屬于政府投資，還需要接受審計(jì)部門對(duì)其預(yù)算執(zhí)行情況和竣工決算情況實(shí)施項(xiàng)目審計(jì)。通過調(diào)閱項(xiàng)目檔案資料，為政府審計(jì)審查提供依據(jù)。因此，項(xiàng)目檔案是否齊全、準(zhǔn)確，會(huì)直接影響審計(jì)結(jié)果的客觀、真實(shí)。近年來，醫(yī)院等級(jí)評(píng)審周期性舉行，其中硬件醫(yī)療條件、建設(shè)項(xiàng)目檔案也是醫(yī)院等級(jí)認(rèn)定的重要評(píng)審內(nèi)容。

1.4 運(yùn)營、提標(biāo)信息支撐

近年來，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，醫(yī)院建設(shè)和管理逐漸從傳統(tǒng)邁向智慧化，建設(shè)項(xiàng)目電子文件與電子檔案數(shù)量和規(guī)模也不斷擴(kuò)大。醫(yī)院項(xiàng)目檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件發(fā)展到如今的圖紙電子文檔，利用建筑物信息數(shù)據(jù)化和智慧化建設(shè)運(yùn)營管理平臺(tái)，在醫(yī)院控制室便能全方位掌握各種運(yùn)行數(shù)據(jù)和信息。這些信息資料來源于先期項(xiàng)目檔案，也為后期智慧醫(yī)院的提標(biāo)升級(jí)提供有力信息支撐。

2 成果文件導(dǎo)向下的醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)

建設(shè)單位對(duì)醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的專業(yè)性不強(qiáng)，施工方“重施工、輕檔案”理念的存在，監(jiān)理方介入時(shí)間晚等，是影響項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量的重要因素[4]。究其原因，根本在于檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)項(xiàng)目檔案重要性認(rèn)識(shí)不到位。由于職責(zé)落實(shí)不到位，參建單位、施工方、監(jiān)理單位把項(xiàng)目檔案整理歸檔理解為項(xiàng)目法人的事，項(xiàng)目完工后將相應(yīng)歸檔資料交由項(xiàng)目法人。而項(xiàng)目法人中的業(yè)務(wù)部門又認(rèn)為是檔案部門負(fù)責(zé)。由于責(zé)任認(rèn)識(shí)不一致，一定程度上影響項(xiàng)目檔案資料的及時(shí)、完整收集，以及科學(xué)規(guī)范立檔、歸檔。就建設(shè)單位醫(yī)院來看，作為項(xiàng)目建設(shè)的主體之一，是整個(gè)項(xiàng)目檔案管理的重要參與者，但負(fù)責(zé)檔案管理人員對(duì)項(xiàng)目檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求了解不深不透，對(duì)于項(xiàng)目前期施工文件、建設(shè)管理及質(zhì)保期檔案的收集整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，后期的項(xiàng)目建設(shè)預(yù)算文件、變更批復(fù)文件、建設(shè)項(xiàng)目后評(píng)價(jià)文件等等，收集不及時(shí)、整理不規(guī)范。

2.2 收集重點(diǎn)不明

醫(yī)院作為建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主體，既是項(xiàng)目檔案管理的重要參與者，也是監(jiān)督者。在實(shí)際管理過程中，存在檔案收集重點(diǎn)不明確等問題[5]。醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目工程前期卷包括醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的建議書、報(bào)批文件、審批文件，可行性研究報(bào)告書、附圖、報(bào)批文件及審批文件；施工圖設(shè)計(jì)文件；工程質(zhì)量監(jiān)督書、質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃書。招投標(biāo)卷包括招標(biāo)文件；開標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議文件；中標(biāo)通知書。合同管理卷包括施工合同及附件；監(jiān)理合同及附件；相關(guān)工程建議及相關(guān)協(xié)議等。建設(shè)項(xiàng)目在不同階段其文件資料收集重點(diǎn)和收集范圍不同，醫(yī)院檔案人員檔案管理意識(shí)薄弱，對(duì)不同階段的檔案收集范圍、收集對(duì)象、收集的標(biāo)準(zhǔn)和要求不熟悉，導(dǎo)致檔案資料收集不及時(shí)，直接影響了建設(shè)項(xiàng)目后評(píng)價(jià)工作。

2.3 整理規(guī)范不夠

醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案整理應(yīng)嚴(yán)格按照相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范[6]。除了要遵守《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》外，紙質(zhì)建設(shè)項(xiàng)目檔案裝訂應(yīng)符合《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》要求；建設(shè)項(xiàng)目文件整理則按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理；建設(shè)項(xiàng)目檔案著錄及檔號(hào)編制應(yīng)執(zhí)行《檔案著錄規(guī)則》《檔號(hào)編制規(guī)則》相應(yīng)規(guī)定。但在實(shí)際操作過程中，一些醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理者并未嚴(yán)格按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求進(jìn)行整理，只是單純將收集到的文件資料進(jìn)行匯總，并未對(duì)其進(jìn)行二次整理加工。如建設(shè)項(xiàng)目前期研究僅有會(huì)議記錄，缺少會(huì)議紀(jì)要，后期查找會(huì)議決議較為零散。

3 成果文件導(dǎo)向下的醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理路徑

醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及環(huán)節(jié)多、周期長、范圍廣，要嚴(yán)格按照《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》及醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)和規(guī)律，以建設(shè)項(xiàng)目管理成果為導(dǎo)向，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)分類，堅(jiān)持以成果文件為導(dǎo)向，將醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目文件及檔案分為基礎(chǔ)文件（前端項(xiàng)目籌備階段）、中間文件（中端）和成果文件（末端）三類（見表1）。

3.1 前端：項(xiàng)目籌備，建章立制，健全檔案管理體系

在醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目籌劃之初，就要同步推進(jìn)檔案管理工作，將檔案管理與工程項(xiàng)目建設(shè)“三同步”。一是成立工作專班。醫(yī)院作為法人機(jī)構(gòu)，牽頭建設(shè)項(xiàng)目各參加單位，成立由項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，建設(shè)單位、監(jiān)理單位等組成的建設(shè)項(xiàng)目檔案工作專班，加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)。二是制定規(guī)章制度。根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》的規(guī)定，制定醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目文件和檔案工作方法、分類大綱、歸檔范圍、整理細(xì)則等，統(tǒng)一建設(shè)項(xiàng)目管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)[7]。三是明確責(zé)任分工。除了項(xiàng)目法人的牽頭抓總責(zé)任外，還要科學(xué)設(shè)定建設(shè)單位、監(jiān)理單位等各參建的職責(zé)分工，在招投標(biāo)文件制定中就要明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，包括建設(shè)項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)要求，監(jiān)理單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的“完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性”承擔(dān)審查責(zé)任。

3.2 中端：施工階段，綜合協(xié)調(diào)，確保檔案制度落實(shí)

以各個(gè)階段形成的成果文件為目標(biāo)，以各個(gè)環(huán)節(jié)的中間文件為依據(jù)，選擇性地收集基礎(chǔ)文件，最終匯總形成完整醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案。一是基礎(chǔ)階段的成果文件。主要為項(xiàng)目核準(zhǔn)資料、項(xiàng)目批復(fù)文件、設(shè)計(jì)中標(biāo)通知書等。根據(jù)該階段成果文件，收集基礎(chǔ)文件：前期調(diào)研報(bào)告、決策文件、手續(xù)申報(bào)、招投標(biāo)資料、設(shè)計(jì)需求資料等。以及中間文件：項(xiàng)目可研報(bào)告、規(guī)劃許可證、勘察報(bào)告、施工圖、圖審報(bào)告、施工圖預(yù)算，等等。二是中間階段的成果文件。主要為施工許可證、竣工圖、項(xiàng)目工程完工文件等。根據(jù)該階段成果文件，收集基礎(chǔ)文件：施工文件、設(shè)備文件、監(jiān)理文件等，以及中間文件：施工文件、設(shè)備文件、監(jiān)理文件；項(xiàng)目管理總結(jié)及報(bào)告等。三是竣工驗(yàn)收的成果文件。主要為各類成果文件。根據(jù)該階段成果文件，收集基礎(chǔ)文件：項(xiàng)目竣工驗(yàn)收備案；產(chǎn)權(quán)證。以及中間文件：項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收、消防驗(yàn)收、竣工規(guī)劃驗(yàn)收、節(jié)能驗(yàn)收、檔案驗(yàn)收等。施工階段是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的核心環(huán)節(jié)，需要協(xié)調(diào)各參建方、各部門，要求各參建單位做好項(xiàng)目文件整理及歸檔交底，并組織參與檔案資料收集、整理人員進(jìn)行專門的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，按照《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》，對(duì)檔案收集、整理、歸檔等進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、考核。建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理要確保其真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。

3.3 末端：竣工驗(yàn)收，查漏補(bǔ)缺，推動(dòng)檔案順利驗(yàn)收

醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收前需要對(duì)檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，做好查缺補(bǔ)漏，這也是醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容之一。一要做到應(yīng)歸盡歸。對(duì)照建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定，以及項(xiàng)目建設(shè)之初確定的歸檔范圍，檢查歸檔文件資料收集、整理、歸檔及移交工作是否符合規(guī)定，確保做到建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)歸盡歸，符合歸檔要求。二要開展自查自檢。按照預(yù)先制定的歸檔范圍及標(biāo)準(zhǔn)要求，組織各參建單位對(duì)擬移交項(xiàng)目文件的整理、歸檔等進(jìn)行自查自檢，達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的，再提出檔案驗(yàn)收申請(qǐng)。三要做好檔案移交。提交檔案驗(yàn)收申請(qǐng)，并在通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收半年后，向建設(shè)項(xiàng)目運(yùn)行管理單位等移交建設(shè)項(xiàng)目檔案。至此，從收集、整理、驗(yàn)收通過到順利移交，以成果文件為導(dǎo)向的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理流程正式完成。

4 需要關(guān)注的幾個(gè)問題

4.1 安全管理是底線

建設(shè)項(xiàng)目檔案重要性毋庸置疑，要保證收集、整理、驗(yàn)收、移交等每一個(gè)環(huán)節(jié)檔案資料的安全，守住安全底線。要求每一名從事檔案資料收集和檔案整理的人員強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，注重從事后處置為前端預(yù)防，從降低損害向降低風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)變，始終堅(jiān)持預(yù)防為主，防控結(jié)合理念。認(rèn)真分析、排查每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)階段建設(shè)項(xiàng)目檔案可能存在或面臨安全風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，如檔案資料收集、整理、移交等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，這些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的安全風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為資料收集不完整，有缺項(xiàng)，移交時(shí)信息泄露，移交未按規(guī)定操作，存在檔案遺失風(fēng)險(xiǎn)[8]。為此，要提前制定安全風(fēng)險(xiǎn)處置預(yù)案，確保應(yīng)對(duì)措施周全，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)體、信息安全。

4.2 保密工作是紅線

建設(shè)項(xiàng)目檔案中涉及諸多工程參數(shù)、施工技術(shù)，工程造價(jià)等，各參建單位要嚴(yán)格遵守《保密法》，并執(zhí)行事先制定的各項(xiàng)保密規(guī)定。尤其是在委托第三方將建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，要委托有檔案數(shù)字化資質(zhì)的正規(guī)企業(yè)，并事先簽訂保密協(xié)議，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案資料合規(guī)、受控，信息安全。

4.3 開發(fā)利用是生命線

“問渠那得清如許？為有源頭活水來”。醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案的價(jià)值在于其開發(fā)利用，發(fā)揮其存史、存證、憑據(jù)的價(jià)值功能。為此，建設(shè)項(xiàng)目檔案保管部門要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，全面推進(jìn)項(xiàng)目檔案信息資源建設(shè)，注重建設(shè)項(xiàng)目檔案信息資源的整合、編研及信息開發(fā)利用，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)更可持續(xù)、更高質(zhì)量發(fā)展。

結(jié)語

做好醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理有利于提升醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目整體質(zhì)量、便于后期運(yùn)營維護(hù)和管理等。醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)量大、內(nèi)容多、載體多樣，針對(duì)這一特點(diǎn)和規(guī)律，探索采取全新視角，以成果文件為導(dǎo)向，從前端、中端和末端全生命周期做好醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目基礎(chǔ)文件、中間文件和成果文件的管理，切實(shí)增強(qiáng)醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化水平。

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作者簡介：李凱（1978— ），大學(xué)學(xué)歷，山東省日照市中醫(yī)醫(yī)院館員，主要從事建設(shè)檔案現(xiàn)代化管理研究。