一個(gè)學(xué)術(shù)會(huì)議會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

黃文武 羅卓筆

關(guān)鍵詞：會(huì)務(wù)管理；管理系統(tǒng)；系統(tǒng)設(shè)計(jì)

中國金融學(xué)年會(huì)自2004年起將每年舉行一次，時(shí)間在每年10月的最后一個(gè)周末，由中國主要大學(xué)輪流承辦，是中國金融學(xué)學(xué)科有重要影響力的高水平學(xué)術(shù)會(huì)議。中央財(cái)經(jīng)大學(xué)金融學(xué)院經(jīng)申請(qǐng)，獲得第二十屆中國金融學(xué)年會(huì)的承辦權(quán)。面對(duì)如此重要、高規(guī)格的學(xué)術(shù)會(huì)議，為更好地組織和開展會(huì)議籌辦工作，通過對(duì)往屆年會(huì)舉辦情況的調(diào)研和系統(tǒng)需求分析，需要設(shè)計(jì)和開發(fā)一個(gè)管理信息系統(tǒng)來提高會(huì)議籌辦工作的效率和水平[1]。學(xué)院經(jīng)研究決定，建設(shè)一個(gè)學(xué)術(shù)會(huì)議會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)，集成會(huì)議信息發(fā)布、論文提交、會(huì)議注冊(cè)、繳費(fèi)、回執(zhí)以及開發(fā)票等功能，以提升年會(huì)籌辦工作的效率，方便與會(huì)者申請(qǐng)參會(huì)，提升會(huì)務(wù)管理服務(wù)水平。

1 學(xué)術(shù)會(huì)議會(huì)務(wù)管理業(yè)務(wù)分析

首先，對(duì)會(huì)議舉辦過程進(jìn)行分析，按流程事項(xiàng)劃分了幾個(gè)階段。第一是會(huì)議信息發(fā)布；第二是會(huì)議論文投稿；第三是會(huì)議論文評(píng)審，以確定入會(huì)宣講論文；第四是會(huì)議注冊(cè)、繳費(fèi)、填回執(zhí)和開發(fā)票，第五是確定會(huì)議完整議程，并發(fā)布；第六是會(huì)議正式召開。會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)就是將前面五個(gè)階段的會(huì)議籌辦工作實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)管理，提高會(huì)務(wù)管理工作效率和服務(wù)水平，為會(huì)議參與各方提供便利和規(guī)范化、精細(xì)化管理。

對(duì)會(huì)務(wù)管理過程進(jìn)行分析，將用戶劃分為兩類，一類是參會(huì)者；另一類是會(huì)務(wù)管理者。對(duì)參會(huì)者來說，其參會(huì)過程是首先向會(huì)議投稿論文（也可以不投稿），然后是申請(qǐng)參會(huì)（即會(huì)議注冊(cè)）；申請(qǐng)參會(huì)獲得通過后，進(jìn)行繳費(fèi)；繳費(fèi)完成后預(yù)訂住宿酒店，填寫會(huì)議回執(zhí)；接著就是申請(qǐng)開發(fā)票和正式參加會(huì)議了。對(duì)會(huì)務(wù)管理者來說，其會(huì)務(wù)管理過程是首先發(fā)布會(huì)議通知，接收論文投稿；組織專家對(duì)收到的會(huì)議論文進(jìn)行評(píng)審，確定會(huì)議入選論文；然后開放會(huì)議注冊(cè)，接收參會(huì)申請(qǐng)，邀請(qǐng)嘉賓和入選論文作者參會(huì)；審核參會(huì)申請(qǐng)，通知和確定參會(huì)人員；制定會(huì)議完整議程并發(fā)布；統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員信息，準(zhǔn)備會(huì)議材料；會(huì)議召開前的會(huì)場(chǎng)布置和準(zhǔn)備；會(huì)議正式召開時(shí)的接待和服務(wù)等。會(huì)務(wù)管理者與參會(huì)者的業(yè)務(wù)交互情況如圖1所示。

2 學(xué)術(shù)會(huì)議會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

根據(jù)參會(huì)者、會(huì)務(wù)管理者兩類用戶的業(yè)務(wù)情況，對(duì)會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)思，設(shè)計(jì)參會(huì)者的業(yè)務(wù)操作流程如圖2 所示，會(huì)務(wù)管理者的業(yè)務(wù)操作流程如圖3所示。

會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)了會(huì)議信息發(fā)布管理、用戶管理、論文投稿管理、參會(huì)申請(qǐng)管理、會(huì)議繳費(fèi)、回執(zhí)與開發(fā)票管理、系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置管理六大模塊。各模塊功能設(shè)計(jì)如下。

2.1 會(huì)議信息發(fā)布管理

此模塊主要是會(huì)務(wù)管理者使用，由會(huì)務(wù)管理者設(shè)置和發(fā)布會(huì)議通知信息。會(huì)務(wù)管理者登錄系統(tǒng)后臺(tái)，設(shè)置會(huì)議信息和欄目，填寫欄目?jī)?nèi)容，可根據(jù)實(shí)際情況，選擇發(fā)布相應(yīng)欄目的信息內(nèi)容。在欄目?jī)?nèi)容未確定前，可以暫時(shí)保存，隱藏欄目不發(fā)布。

2.2 用戶管理

此模塊涉及參會(huì)者和會(huì)務(wù)管理者兩種用戶，設(shè)有用戶注冊(cè)、登錄和管理三個(gè)功能。參會(huì)者可注冊(cè)、登錄和修改個(gè)人信息、密碼。會(huì)務(wù)管理者可添加、刪除注冊(cè)用戶，查看和導(dǎo)出注冊(cè)用戶列表，修改個(gè)人密碼。參會(huì)者須注冊(cè)用戶并登錄后，才能進(jìn)行論文投稿、參會(huì)申請(qǐng)、繳費(fèi)與開發(fā)票、填寫會(huì)議回執(zhí)等操作。

2.3 論文投稿管理

此模塊涉及參會(huì)者和會(huì)務(wù)管理者兩種用戶。參會(huì)者主要是填寫投稿論文信息，上傳論文電子版。會(huì)務(wù)管理者主要是審核投稿論文，確認(rèn)會(huì)議入選論文，查看和導(dǎo)出投稿論文信息，下載論文等。

2.4 參會(huì)申請(qǐng)管理

此模塊涉及參會(huì)者和會(huì)務(wù)管理者兩種用戶。參會(huì)者主要是填寫參會(huì)申請(qǐng)信息，提交申請(qǐng)參會(huì)（即會(huì)議注冊(cè)）。會(huì)務(wù)管理者主要是審核參會(huì)申請(qǐng)，確認(rèn)參會(huì)人員，查看和導(dǎo)出最終參會(huì)人員信息。

2.5 會(huì)議繳費(fèi)、回執(zhí)與開發(fā)票管理

此模塊涉及參會(huì)者和會(huì)務(wù)管理者兩種用戶。參會(huì)者的參會(huì)申請(qǐng)獲得通過后，才能進(jìn)行會(huì)議繳費(fèi)，繳費(fèi)成功后才能填寫會(huì)議回執(zhí)和開發(fā)票信息。會(huì)務(wù)管理者主要是查看和導(dǎo)出會(huì)議回執(zhí)、開具發(fā)票信息，上傳電子發(fā)票等。

2.6 系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置管理

此模塊主要是會(huì)務(wù)管理者使用，設(shè)置和管理會(huì)議標(biāo)題和內(nèi)容、發(fā)送用戶的郵件模板、參會(huì)人職稱列表、推薦酒店列表等，以及根據(jù)會(huì)議籌辦進(jìn)展，設(shè)置關(guān)閉論文投稿、參會(huì)申請(qǐng)、開發(fā)票通道等。

3 學(xué)術(shù)會(huì)議會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

學(xué)術(shù)會(huì)議會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)基于B/S軟件架構(gòu)，前端開發(fā)采用Vue.js框架，后臺(tái)采用Java編程開發(fā)，數(shù)據(jù)庫使用Mongodb，服務(wù)器使用Ubuntu開源操作系統(tǒng)，Java編程強(qiáng)大的開發(fā)功能，使系統(tǒng)具有良好的可靠性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性[2]。Web服務(wù)器采用Nginx，Nginx 是一款輕量級(jí)的高性能的Web 服務(wù)器和反向代理服務(wù)器[3]，同時(shí)也提供了IMAP/POP3/SMTP服務(wù)，其性能穩(wěn)定，并發(fā)能力強(qiáng)，為系統(tǒng)的郵件自動(dòng)發(fā)送功能提供有力保障。

為了確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，還對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了壓力測(cè)試。壓力測(cè)試的目的是測(cè)試會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)在一定并發(fā)情況下能夠正常進(jìn)行訪問工作，滿足預(yù)期的響應(yīng)時(shí)間和吞吐量等要求。測(cè)試范圍主要是系統(tǒng)的用戶注冊(cè)和論文提交。測(cè)試指標(biāo)有并發(fā)用戶數(shù)、請(qǐng)求響應(yīng)時(shí)間、異常比率、吞吐量[4]。測(cè)試工具使用壓力測(cè)試工具JMeter。JMeter 是一個(gè)開源的壓力測(cè)試工具，支持多種協(xié)議，如HTTP、FTP、JDBC等，可以模擬多種場(chǎng)景，如并發(fā)用戶數(shù)、請(qǐng)求速率等[5]。測(cè)試方法是通過逐步增加接口并行負(fù)載，觀察系統(tǒng)性能變化，當(dāng)服務(wù)器的性能指標(biāo)達(dá)到閾值，異常報(bào)錯(cuò)率增大，最終確定系統(tǒng)最大可承受多大的負(fù)載。

會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)各模塊的功能實(shí)現(xiàn)如下。

3.1 會(huì)議信息發(fā)布管理

會(huì)務(wù)管理者登錄系統(tǒng)后臺(tái)，新建一個(gè)會(huì)議，設(shè)置會(huì)議標(biāo)題和內(nèi)容，上傳會(huì)議宣傳橫幅等。建好會(huì)議后，會(huì)議狀態(tài)默認(rèn)是保存未發(fā)布，可根據(jù)需要設(shè)置會(huì)議欄目，如會(huì)議通知、會(huì)議日程、會(huì)議征文、會(huì)議注冊(cè)、推薦酒店、聯(lián)系我們等，會(huì)議欄目狀態(tài)也可以設(shè)置隱藏或發(fā)布，等會(huì)議相關(guān)內(nèi)容都設(shè)置好后，才點(diǎn)擊會(huì)議發(fā)布，讓網(wǎng)站前端用戶能看到。

3.2 用戶管理

欲參會(huì)者可點(diǎn)擊網(wǎng)站上的注冊(cè)按鈕，進(jìn)行用戶注冊(cè)。注冊(cè)以郵箱為賬號(hào)，系統(tǒng)向注冊(cè)郵箱發(fā)送驗(yàn)證碼，注冊(cè)時(shí)需要輸入正確的郵箱驗(yàn)證碼并確保注冊(cè)郵箱未被注冊(cè)過，才能完成用戶注冊(cè)。注冊(cè)成功后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)向注冊(cè)郵箱發(fā)送注冊(cè)成功通知。用戶注冊(cè)后，方可登錄系統(tǒng)，進(jìn)行論文投稿或申請(qǐng)參會(huì)、修改密碼等。會(huì)務(wù)管理者登錄系統(tǒng)后臺(tái)后，也可以對(duì)注冊(cè)用戶進(jìn)行管理，如注冊(cè)新用戶、刪除用戶、導(dǎo)出用戶信息等。使用郵箱驗(yàn)證來進(jìn)行用戶注冊(cè)，是為了確保注冊(cè)郵箱為用戶正常使用郵箱，以便后續(xù)通過郵箱聯(lián)系溝通，或通過郵箱重置用戶登錄密碼。

3.3 論文投稿管理

用戶登錄后，可向會(huì)議投稿論文，填寫論文標(biāo)題、摘要、論文其他作者等信息，上傳論文電子版，然后提交完成投稿。投稿完成后，系統(tǒng)自動(dòng)向投稿人和論文其他作者郵箱發(fā)送投稿成功通知。用戶可投稿多篇論文，查看論文投稿狀態(tài)。會(huì)務(wù)管理者登錄系統(tǒng)后臺(tái)，查看投稿論文列表，導(dǎo)出論文列表信息，下載論文文件。會(huì)務(wù)管理者將下載的論文文件匯總整理好，發(fā)送論文評(píng)審專家進(jìn)行評(píng)審，根據(jù)評(píng)審返回結(jié)果，選擇對(duì)應(yīng)的論文設(shè)置其狀態(tài)為入選或未入選，并向論文投稿者和論文其他作者郵箱發(fā)送論文入選或未入選通知。會(huì)務(wù)管理者還可以對(duì)有問題的投稿論文設(shè)置作廢或取消作廢。

3.4 參會(huì)申請(qǐng)管理

用戶登錄后，可申請(qǐng)參會(huì)，填寫參加申請(qǐng)信息，然后提交。會(huì)務(wù)管理者登錄系統(tǒng)后臺(tái)，查看參會(huì)申請(qǐng)列表，如用戶有論文入選會(huì)議，則自動(dòng)將其參會(huì)類型標(biāo)記為論文參會(huì)人。會(huì)務(wù)管理者登錄系統(tǒng)后臺(tái)，可設(shè)置參會(huì)申請(qǐng)用戶的參會(huì)類型（參會(huì)人、論文參會(huì)人、報(bào)告人），審核參會(huì)申請(qǐng)是否通過，導(dǎo)出參會(huì)申請(qǐng)信息。針對(duì)特殊用戶的參會(huì)申請(qǐng)，還可以設(shè)置為免費(fèi)參會(huì)，跳過繳費(fèi)步驟，直接填會(huì)議回執(zhí)。

3.5 會(huì)議繳費(fèi)、回執(zhí)與開發(fā)票管理

用戶參會(huì)申請(qǐng)審核通過后，才可以進(jìn)行會(huì)議繳費(fèi)，繳費(fèi)方式是通過調(diào)用學(xué)校的財(cái)務(wù)支付平臺(tái)接口來完成，可掃碼支付。繳費(fèi)完成后，才能填會(huì)議回執(zhí)和申請(qǐng)開發(fā)票。如果是論文參會(huì)者，則在填寫會(huì)議回執(zhí)時(shí)，需要填寫入選論文編號(hào)。會(huì)務(wù)管理者登錄系統(tǒng)后臺(tái)，可查看和導(dǎo)出會(huì)議回執(zhí)信息和開發(fā)票信息，了解和掌握這兩個(gè)方面的情況。也可以針對(duì)某個(gè)用戶上傳電子發(fā)票，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送用戶郵件電子發(fā)票下載鏈接，以供下載。

3.6 系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置管理

會(huì)務(wù)管理者登錄系統(tǒng)后臺(tái)，可以根據(jù)會(huì)議籌辦工作進(jìn)展，設(shè)置關(guān)閉論文投稿、關(guān)閉參會(huì)申請(qǐng)、關(guān)閉開發(fā)票，最后關(guān)閉會(huì)議。新建或修改發(fā)送用戶的郵件模板，如用戶注冊(cè)成功郵件、用戶重置密碼郵件、論文入選郵件、論文未入選郵件等。預(yù)設(shè)參會(huì)人職稱類型列表供用戶申請(qǐng)參會(huì)時(shí)選擇填寫。預(yù)設(shè)推薦酒店列表供用戶填會(huì)議回執(zhí)時(shí)選擇填寫。

4 結(jié)束語

學(xué)術(shù)會(huì)議會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)建成投入使用后，一方面減輕了學(xué)院中國金融學(xué)年會(huì)籌辦工作的工作量，另一方面促使年會(huì)籌辦工作過程規(guī)范化、精細(xì)化，提升年會(huì)籌辦工作的效率和服務(wù)水平。同時(shí)，也推動(dòng)學(xué)校學(xué)術(shù)會(huì)議舉辦管理的信息化發(fā)展。