事業(yè)單位科學(xué)技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀與改進(jìn)措施分析

張紅衛(wèi)

摘 要：科技檔案是國(guó)家重要的信息資源，是記錄和反映科研生產(chǎn)過(guò)程及其成果的原始憑證?？萍紮n案管理對(duì)于科研單位來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，其不僅關(guān)系著單位自身的生存與發(fā)展，還關(guān)乎廣大人民群眾的利益。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位在日常工作中應(yīng)用了大量先進(jìn)的信息技術(shù)，但也給科技檔案管理帶來(lái)一定影響。本文以延安市科學(xué)技術(shù)館為例，就當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位科技檔案管理現(xiàn)狀加以分析，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；科學(xué)技術(shù)；檔案管理

科技檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人，從事科學(xué)研究活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，主要包括基礎(chǔ)性資料、研究報(bào)告、科研成果及科技成果推廣信息等。目前，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的人工管理和服務(wù)模式受到前所未有的挑戰(zhàn)，而信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為其轉(zhuǎn)型提供有力支撐。在此背景下，加強(qiáng)科技檔案管理勢(shì)在必行，但由于諸多因素的影響，導(dǎo)致現(xiàn)階段科技檔案管理仍存在許多問(wèn)題亟待解決。因此，只有充分認(rèn)識(shí)科技檔案管理中存在的不足，才能進(jìn)一步提升檔案管理的水平。

一、事業(yè)單位科學(xué)技術(shù)檔案概述

1.科學(xué)技術(shù)檔案的定義

科學(xué)技術(shù)檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)及社會(huì)組織，在從事科研活動(dòng)或其他社會(huì)活動(dòng)過(guò)程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表和聲像等不同形式的歷史記錄。其內(nèi)容包括科研項(xiàng)目管理、成果推廣以及技術(shù)應(yīng)用等方面的信息資源?？茖W(xué)及有效地管理好這些科技文件資料，對(duì)于提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益具有重要意義，也能夠?yàn)閱挝话l(fā)展提供決策依據(jù)。科學(xué)技術(shù)檔案主要分為基礎(chǔ)性檔案管理與綜合性檔案管理兩類(lèi)，前者主要包含科研項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、課題研究的實(shí)施、項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收以及科研成果發(fā)布等；后者則涵蓋科研課題申報(bào)、成果鑒定、專(zhuān)利申請(qǐng)、科技成果轉(zhuǎn)化及技術(shù)引進(jìn)等各方面，其在整個(gè)科學(xué)研究活動(dòng)中起到舉足輕重的作用。

2.科學(xué)技術(shù)檔案的特征

科學(xué)技術(shù)檔案既不同于其他類(lèi)型的文獻(xiàn)記錄，也有別于一般文書(shū)材料，是一種專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)的信息源，這種信息源往往由專(zhuān)家根據(jù)自己掌握的專(zhuān)業(yè)知識(shí)或?qū)嵺`經(jīng)驗(yàn)加工整理而成。其具有如下幾方面的基本特征：

一是科學(xué)性，其以科學(xué)理論為指導(dǎo)，并通過(guò)對(duì)大量事實(shí)和數(shù)據(jù)的收集分析，揭示事物發(fā)展規(guī)律，從而使人們獲得系統(tǒng)而全面的認(rèn)識(shí)。在此基礎(chǔ)上做出科學(xué)論斷和選擇，進(jìn)而制定決策。

二是客觀性，由于科技活動(dòng)涉及許多學(xué)科的理論知識(shí)，其產(chǎn)生過(guò)程必然存在一定程度的不確定性，這就要求我們提供有價(jià)值的資料來(lái)驗(yàn)證、補(bǔ)充和完善有關(guān)結(jié)論的正確性。例如，一項(xiàng)新成果或一種新工藝問(wèn)世后，如果未經(jīng)充分的論證和實(shí)驗(yàn)，則難以推廣使用。所以，科技檔案管理必須做到真實(shí)可靠，任何一個(gè)項(xiàng)目的立項(xiàng)都需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審查，最后做出決定。

三是全面性，科學(xué)技術(shù)檔案包括科技成果本身的內(nèi)容，以及該科技成果對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)所做出的貢獻(xiàn)，更重要的是其反映了國(guó)家、地區(qū)及企業(yè)等不同經(jīng)濟(jì)部門(mén)對(duì)該項(xiàng)技術(shù)的研究、開(kāi)發(fā)和利用情況。因此，科技檔案既能全面地記錄和保存科學(xué)技術(shù)發(fā)展的歷史軌跡，又能客觀地再現(xiàn)科學(xué)研究成果的全貌，具有很強(qiáng)的綜合性。

四是實(shí)用性，即具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義和參考價(jià)值。通過(guò)查閱科技檔案資料可以提供大量有關(guān)科技知識(shí)的情報(bào)和資料，為領(lǐng)導(dǎo)制定政策提供依據(jù)，為廣大人民群眾了解國(guó)內(nèi)外最新科技動(dòng)態(tài)提供線索，是科技檔案最主要的功能。其對(duì)于推動(dòng)科技進(jìn)步和科技成果轉(zhuǎn)化都有重要作用，尤其是對(duì)科研事業(yè)單位而言更是如此，因其是從事科研活動(dòng)、開(kāi)展學(xué)術(shù)交流與技術(shù)合作及培養(yǎng)人才等各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的基礎(chǔ)，也是科研成果向生產(chǎn)力轉(zhuǎn)移的橋梁。

二、事業(yè)單位科技檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.檔案管理人員意識(shí)淡薄

目前，我國(guó)事業(yè)單位普遍存在著對(duì)科技檔案管理重視不夠的現(xiàn)象，許多單位還沒(méi)有把科技檔案管理當(dāng)作一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)的事業(yè)來(lái)抓，僅僅是作為文書(shū)檔案來(lái)對(duì)待，主要原因就是管理人員思想觀念陳舊落后，認(rèn)為科技檔案與文書(shū)檔案一樣重要。在實(shí)際工作中，他們只注重文件材料的立卷歸檔，而忽視了對(duì)科技檔案的科學(xué)分類(lèi)、管理及開(kāi)發(fā)利用，使其長(zhǎng)期處于“束之高閣”的狀態(tài)，導(dǎo)致一些科研單位科技檔案管理混亂，甚至出現(xiàn)亂檔現(xiàn)象，如有的將科研項(xiàng)目檔案資料作為材料歸檔，還有的將科研成果文件材料隨意銷(xiāo)毀等，造成大量科技成果不能及時(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，使許多科研課題無(wú)法按時(shí)或保質(zhì)保量完成，更談不上產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，這些都不利于科研工作正常開(kāi)展。

2.管理體制不健全

目前，我國(guó)科技檔案管理體制還不夠完善，主要表現(xiàn)為：一是領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，各部門(mén)缺乏協(xié)調(diào)配合，沒(méi)有形成完整統(tǒng)一的管理體系和運(yùn)行機(jī)制，造成科研任務(wù)難以落實(shí)到位，科研單位處于無(wú)章可循狀態(tài)，也給管理工作帶來(lái)不少困難。有些單位甚至出現(xiàn)“三不管”現(xiàn)象，即科研項(xiàng)目無(wú)人管、科研人員無(wú)人領(lǐng)及成果無(wú)人評(píng)或不能評(píng)定，這不僅挫傷廣大科技人員的積極性，還浪費(fèi)大量的人力和財(cái)力。二是管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，有的機(jī)構(gòu)重疊，不能形成合力，致使一些重要項(xiàng)目長(zhǎng)期得不到解決。還有的機(jī)構(gòu)重復(fù)設(shè)點(diǎn)，互相封鎖，既增加工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度，又容易引起混亂局面。三是管理制度不健全，許多規(guī)章制度不配套，不利于科研工作的正常開(kāi)展。例如，科研成果評(píng)價(jià)制度不完善、職稱晉升與論文發(fā)表脫節(jié)等，這些都直接妨礙科學(xué)研究事業(yè)健康有序地向前發(fā)展，缺乏必要的宏觀制約，難以形成合理的運(yùn)行機(jī)制。

3.管理人員素質(zhì)偏低

目前，很多事業(yè)單位檔案管理人員文化素質(zhì)不高、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理及專(zhuān)業(yè)理論水平低。一部分人在工作中只注重完成上級(jí)交給的任務(wù)，過(guò)于看重個(gè)人的經(jīng)濟(jì)利益而忽視自身能力的培養(yǎng)，更談不上繼續(xù)教育。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，主要是社會(huì)上的不良風(fēng)氣和觀念作祟，致使他們對(duì)自己從事的業(yè)務(wù)沒(méi)有明確定位，也疏于系統(tǒng)學(xué)習(xí)，不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作的需要，造成單位檔案利用率較低，甚至導(dǎo)致大量檔案資料損壞或丟失，嚴(yán)重影響檔案管理的工作效率。

4.管理水平有待提高

由于歷史原因，我國(guó)事業(yè)單位的管理體制一直沿襲計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期模式，缺乏科學(xué)和有效的管理手段，導(dǎo)致檔案管理人員配備不齊全和整體素質(zhì)相對(duì)較差等問(wèn)題，使得許多事業(yè)單位的檔案管理處于癱瘓狀態(tài)，這些都與當(dāng)前的管理模式有關(guān)。傳統(tǒng)的管理模式很難滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下事業(yè)單位檔案管理的要求，更談不上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和科學(xué)化，難以充分發(fā)揮出其自身作用。

5.軟硬件技術(shù)及設(shè)備設(shè)施落后

目前，大部分事業(yè)單位基本沒(méi)有利用先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施或儀器來(lái)完成大量材料的歸檔整理、編目鑒定及使用等一系列任務(wù)。由于缺乏必要的設(shè)備設(shè)施，造成許多檔案資料長(zhǎng)期處于“無(wú)人管”的狀態(tài)，分散存放在各角落，查找難度大。有些文件資料長(zhǎng)期得不到有效利用，甚至被銷(xiāo)毀，使國(guó)家財(cái)產(chǎn)遭受巨大損失，浪費(fèi)財(cái)力和物力，也給日后查詢利用帶來(lái)不便。

6.管理經(jīng)費(fèi)投入不足

雖然近幾年各單位都加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投資力度，但從實(shí)際情況看，多數(shù)仍然存在著資金投入少及經(jīng)費(fèi)支出大等問(wèn)題。特別是一些縣級(jí)檔案館，由于資金短缺、設(shè)備設(shè)施條件差以及技術(shù)力量薄弱等原因，導(dǎo)致現(xiàn)有館藏檔案數(shù)字化水平很低，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展要求，嚴(yán)重影響檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

三、事業(yè)單位科技檔案管理工作的重要性

信息時(shí)代，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，新事物不斷涌現(xiàn)，科學(xué)技術(shù)檔案已不再是單純的資料載體，而是一種重要的信息資源，其重要性不言而喻。

第一，有利于促進(jìn)國(guó)家科技事業(yè)的進(jìn)步，增強(qiáng)國(guó)力和國(guó)防實(shí)力?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)已經(jīng)成為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的強(qiáng)大動(dòng)力，而科學(xué)技術(shù)的發(fā)展離不開(kāi)對(duì)科技檔案資料的管理與利用。因此，必須把科技檔案管理工作擺在突出位置，以保證科學(xué)技術(shù)檔案發(fā)揮作用。

第二，有助于提高全民族科學(xué)文化素質(zhì)，加快實(shí)現(xiàn)四化的進(jìn)程?？茖W(xué)技術(shù)作為生產(chǎn)力中最活躍的因素，越來(lái)越顯示出巨大的生命力。加強(qiáng)科技檔案管理工作，不僅有利于科技管理工作自身的改革，還能有效提高科技人員的素質(zhì)。

第三，有利于為重大決策提供科學(xué)依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和管理部門(mén)宏觀指導(dǎo)提供可靠依據(jù)，為各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)提供方便條件，從而有力地推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)持續(xù)、高速和協(xié)調(diào)增長(zhǎng)，進(jìn)一步發(fā)揮了科技情報(bào)在社會(huì)主義兩個(gè)文明建設(shè)中的重要作用，同時(shí)，也帶來(lái)了良好的社會(huì)效益。

第四，有利于社會(huì)主義精神文明的建設(shè)，是實(shí)施科教興國(guó)戰(zhàn)略的必然要求。科學(xué)技術(shù)與精神文明密不可分，它既是物質(zhì)文明的基礎(chǔ)，又是精神文明的組成部分。因此，我們要充分發(fā)揮科技情報(bào)信息工作的優(yōu)勢(shì)，積極配合黨和政府做好思想政治宣傳工作，使其更好地為黨的中心任務(wù)服務(wù)，加快社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)步伐。

第五，有利于加速我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革進(jìn)程，推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)持續(xù)、穩(wěn)定和協(xié)調(diào)發(fā)展。通過(guò)建立完善的市場(chǎng)體系，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力和社會(huì)適應(yīng)性。通過(guò)深化科技體制改革，形成自主創(chuàng)新機(jī)制，提升自主創(chuàng)新能力，從而實(shí)現(xiàn)“以科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展全局”的戰(zhàn)略目標(biāo)，為構(gòu)建和諧社會(huì)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

四、事業(yè)單位科技檔案管理工作的改進(jìn)措施

1.轉(zhuǎn)變管理人員意識(shí)

正確認(rèn)識(shí)科學(xué)技術(shù)檔案管理工作，是做好事業(yè)單位科技檔案管理工作的前提和保障。為此，要從思想觀念上予以重視，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)工作人員的思想教育培訓(xùn)工作。通過(guò)多種途徑提高人們的思想認(rèn)識(shí)，并將思想政治教育貫穿于日常管理工作之中，讓每位工作人員都能認(rèn)識(shí)到檔案信息資源具有重要價(jià)值，以及檔案信息對(duì)于單位及個(gè)人所起到的作用。以此為基礎(chǔ)合理開(kāi)發(fā)與利用，最大限度地發(fā)揮檔案資料應(yīng)有的效用，充分發(fā)揮其作為歷史憑證與參考依據(jù)的功能，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用。

2.改革現(xiàn)行科技檔案管理體制

建立健全科學(xué)技術(shù)檔案管理制度是促進(jìn)檔案管理工作順利開(kāi)展的關(guān)鍵條件。但是，由于我國(guó)目前科技管理體制改革相對(duì)滯后，相關(guān)法律法規(guī)不完善，缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)機(jī)制，管理體制不夠科學(xué)合理等，嚴(yán)重阻礙了科技管理體制改革進(jìn)程，造成部分部門(mén)職責(zé)不明、權(quán)責(zé)不清以及責(zé)任難以落實(shí)的情況，極大影響了國(guó)家科研事業(yè)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，不利于科技成果轉(zhuǎn)化應(yīng)用。因此，必須改革現(xiàn)行科技檔案管理體制，確保科技檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化和制度化，形成一個(gè)高效運(yùn)行的管理體制，保障國(guó)家科技計(jì)劃任務(wù)順利實(shí)施。

3.提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員直接管理對(duì)象是科技檔案資料，這些檔案資料包括原始文件材料、技術(shù)報(bào)告資料以及成果圖紙等內(nèi)容，在整個(gè)管理工作中起著至關(guān)重要的作用。由于科技活動(dòng)涉及面廣、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)和科技含量高，使得檔案管理工作者面臨著諸多考驗(yàn)。因此，檔案管理人員只有具備較高的綜合素質(zhì)才能勝任科技檔案管理工作，而這些素養(yǎng)都需要通過(guò)不斷學(xué)習(xí)來(lái)獲得，尤其是專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能方面。只有不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代化管理手段，才有可能使自己成為一名合格的檔案管理工作人員，從而推動(dòng)檔案工作向前邁進(jìn)。

4.引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)

隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展以及對(duì)信息化建設(shè)的重視程度越來(lái)越高，信息技術(shù)在單位中得到廣泛應(yīng)用。為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化，應(yīng)積極引用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等，為進(jìn)一步提升管理水平更好地發(fā)揮作用，使單位檔案信息管理工作更加便捷且高效，讓科技檔案信息資源得到充分開(kāi)發(fā)和利用。

5.完善設(shè)備設(shè)施

在當(dāng)前形勢(shì)下，要想充分發(fā)揮電子信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，就必須完善相關(guān)設(shè)備設(shè)施，只有這樣才能保證檔案管理水平不斷提高。所以，應(yīng)該重視對(duì)這些基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建設(shè)，使其能夠滿足現(xiàn)代檔案管理要求。此外，還應(yīng)建立現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)、建立高效運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字化檔案室和網(wǎng)絡(luò)化管理模式等。同時(shí)，還要加強(qiáng)人員培訓(xùn)以及信息化人才的培養(yǎng)等，通過(guò)以上措施來(lái)全面提升我國(guó)科技檔案管理的總體水平。

6.加大經(jīng)費(fèi)投資力度

科技檔案的管理離不開(kāi)充足的資金投入與先進(jìn)技術(shù)的支持。因此，要想提高我國(guó)事業(yè)單位科技檔案管理效率就必須增加資金投入，尤其是對(duì)科技檔案的硬件建設(shè)，不斷擴(kuò)大資金規(guī)模，確保資金使用的有效性和合理性。此外，還需要制定嚴(yán)格有效的規(guī)章制度約束和規(guī)范工作人員，滿足社會(huì)對(duì)科技檔案信息服務(wù)日益增長(zhǎng)的需求。與此同時(shí)，還應(yīng)該注重科技檔案信息化建設(shè)和資源共享，使檔案管理工作朝著系統(tǒng)化和自動(dòng)化方向發(fā)展，最終達(dá)到優(yōu)化資源配置，提高工作效率的目的。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，科技檔案作為重要的資源，其管理水平直接關(guān)系到國(guó)家未來(lái)的綜合實(shí)力以及人民群眾的切身利益，也是推動(dòng)我國(guó)科技進(jìn)步的關(guān)鍵因素。要想做好這一工作就必須加強(qiáng)對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案的科學(xué)管理與利用，不斷提高管理效率，為科技創(chuàng)新提供強(qiáng)大動(dòng)力。同時(shí)，通過(guò)科學(xué)有效的措施來(lái)進(jìn)一步完善科技檔案管理體系，以保證科技檔案能夠真正發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，早日實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義強(qiáng)國(guó)夢(mèng)。

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（作者單位：延安市科學(xué)技術(shù)館）