大數(shù)據(jù)時代，電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略分析

張景茹

摘 要：大數(shù)據(jù)時代，檔案的數(shù)據(jù)源發(fā)生了變化，檔案的收集、保存等在理論上也發(fā)生了很大改變，傳統(tǒng)的檔案管理方法難以適應當前的檔案管理要求。因此，檔案管理人員應轉變管理觀念，采用新的管理理論來提高檔案管理的工作效率和質量。在傳統(tǒng)的檔案管理中，通常會從采集的數(shù)據(jù)資料中選取有價值的信息來歸檔管理，但由于受到時代以及管理人員的制約，一些信息的潛在價值沒有被發(fā)現(xiàn)，導致這些信息沒有被歸檔，造成損失。在此背景下，本文以電力企業(yè)檔案管理為研究主體，探究電力企業(yè)在大數(shù)據(jù)時代檔案管理創(chuàng)新的對策，僅供參考。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；電力企業(yè)；檔案管理；對策分析

大部分電力企業(yè)在信息時代開始改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，由傳統(tǒng)的紙質管理轉變到電子檔案管理。電子檔案數(shù)字化平臺不但打破了空間和時間的限制，還能減輕工作人員的工作量，提升工作效率。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理在為電力企業(yè)帶來便捷的同時，也為其提出了挑戰(zhàn)。對于企業(yè)來說，如何保障檔案信息的安全，在電子檔案數(shù)字化平臺如何存儲海量的檔案信息是需要重點考慮的問題，為順應時代發(fā)展趨勢，本文提出檔案管理創(chuàng)新的策略，希望可以為電力企業(yè)發(fā)展提供方向。

一、大數(shù)據(jù)時代，電力企業(yè)檔案管理的特點分析

1.檔案資源種類繁多

對于電力企業(yè)來說，在生產、維修、審計以及結算等環(huán)節(jié)會涉及較多的數(shù)據(jù)和信息，在管理上具有難度。電力企業(yè)隨著體制改革的深入發(fā)展，開始將目光聚集在各個管理環(huán)節(jié)的檔案系統(tǒng)開發(fā)上，各個部門在管理期間工作任務可能會存在交叉，導致各管理系統(tǒng)之間針對同一個事項可能會產生重復的數(shù)據(jù)信息，在檔案信息上會出現(xiàn)重復歸檔的現(xiàn)象。企業(yè)在日常運營期間，會涉及較多采購檔案、文書檔案、技術檔案以及基建項目檔案等，這些檔案種類繁多，再加上不同種類的檔案在存儲和管理上差別較大，電力企業(yè)面對繁雜的檔案信息，如何進行針對性管理是有關人員需要考慮的問題。

2.檔案信息數(shù)據(jù)安全問題非常突出

大數(shù)據(jù)時代，各個企業(yè)開始加大開發(fā)檔案管理平臺的力度，在平臺上實現(xiàn)了智能化操作。然而，在虛擬環(huán)境下，各個軟硬件設備設施以及開發(fā)的系統(tǒng)是否安全也是電力企業(yè)需要關注的問題。電力企業(yè)具有發(fā)展特殊性，內部檔案信息涉及很多涉密信息，包含員工的隱私和企業(yè)的商業(yè)信息，甚至是國家的機密信息等，一旦上述信息被盜取，不但會影響企業(yè)的發(fā)展，而且對國家會產生不利影響。企業(yè)檔案管理應參照保密管理制度的有關規(guī)定，涉密檔案信息不得借助智能化的方式上傳到檔案管理平臺，要以紙質管理的方式存儲在檔案室中。同時，在存儲管理涉密信息上，要和非涉密信息分開管理并專柜存放。計算機技術雖然為電力企業(yè)發(fā)展和管理提供了便捷，但其會受到病毒、黑客的侵襲，再加上網(wǎng)絡具有傳染性、復雜性以及隱蔽性，在遭遇侵襲后具有較差的自控力。因此，檔案管理人員要重視網(wǎng)絡平臺可能面臨的風險，制定防范對策，未雨綢繆，以降低風險，保障檔案管理工作順利實施。

3.用戶對檔案服務質量需求不斷增加

大數(shù)據(jù)時代是信息不斷增長的時代，用戶在平臺上面臨著龐大的數(shù)據(jù)群體，如何幫助其找到精準、有效的數(shù)據(jù)信息，也是檔案管理人員需要關注的問題。據(jù)調查，我國電力企業(yè)檔案管理人員在認知檔案服務上存在思想誤區(qū)，認為檔案工作屬于事務性工作，人人都可以做到。還有的管理人員認為，檔案管理工作具備機密性，一般情況下不能對外提供信息。實質上，檔案管理工作專業(yè)性較強，信息時代更是對檔案管理人員綜合素養(yǎng)提出了較高的標準和要求，檔案管理人員不但專業(yè)技能要達到企業(yè)需求，還要不斷學習網(wǎng)絡計算機和管理等方面的知識。在信息開放時代，用戶對信息共享程度需求逐年遞增，對于電力企業(yè)檔案管理部門來說，要隨著社會發(fā)展的步伐與時俱進，引進完善的技術手段，加大設備設施的投放力度，檔案管理人員要時刻關注檔案保密和應用之間的關系，提升檔案管理的創(chuàng)新力度。

二、大數(shù)據(jù)時代，電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的原則

1.一次性整體規(guī)劃和分批有序原則

電力企業(yè)檔案管理體系具備系統(tǒng)性，在管理創(chuàng)新中要將大數(shù)據(jù)特色模式體現(xiàn)出來，在檔案管理平臺建設期間，要參照一次性整體規(guī)劃和分配有序的原則，結合電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)實情況，在推進檔案建設體系正常運作的同時，統(tǒng)籌規(guī)劃，加強檔案管理系統(tǒng)的信息化建設，以此為信息需要者提供準確的資源和數(shù)據(jù)。

2.共享原則

電力企業(yè)全權負責檔案信息管理工作，為順應部門業(yè)務需求，還必須打破部門之間的壁壘，實現(xiàn)檔案信息共享，提升檔案管理資源的應用率，保障各部門的基本檔案資源需要，為電力企業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎。

3.科學、合理的前瞻性原則

電力企業(yè)在檔案信息管理理念上要具備前瞻性，在堅持與時俱進原則的基礎上，借助超前眼光進行管理工作，提升檔案信息管理的科學性與合理性?；陔娏ζ髽I(yè)的現(xiàn)實出發(fā)，預測未來檔案發(fā)展趨勢，制定發(fā)展目標，結合系統(tǒng)建設的實際情況將電力企業(yè)發(fā)展活力激發(fā)出來。

4.關注創(chuàng)新，突出特色

電力企業(yè)在建設檔案管理信息體系過程中，要了解大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢，把握大數(shù)據(jù)發(fā)展方向，并關注電力企業(yè)的發(fā)展特征，結合實際情況制定合理的管理方案。在大數(shù)據(jù)時代加大檔案管理力度，離不開電力企業(yè)的特色設計模式，企業(yè)要關注創(chuàng)新性原則，在檔案信息機制建設上引進完善的技術，構筑大數(shù)據(jù)獨特的發(fā)展思路，盡可能利用設計資源，在全公司落實創(chuàng)新全面的理念，以此保障檔案管理信息的完整性。

三、大數(shù)據(jù)時代，電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略分析

1.加強信息化建設，提高信息安全保護力度

據(jù)調查，部分電力企業(yè)在社會創(chuàng)新發(fā)展背景下，開始將關注重心集中在技術研發(fā)上，建議電力企業(yè)可以開發(fā)數(shù)字檔案館系統(tǒng)。一方面，可以實現(xiàn)與企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)的互通，讓公文可以在網(wǎng)絡平臺在線歸檔；另一方面，數(shù)字檔案館系統(tǒng)也能有效存儲檔案信息。電力企業(yè)也可以革新傳統(tǒng)的存儲模式，應用云存儲模式，保障檔案數(shù)據(jù)存儲的安全性和完整性。同時，電力企業(yè)也要強化對檔案信息的安全保護力度。在大數(shù)據(jù)時代，管理人員應實施有效對策加強檔案管理信息的安全保護力度，堅持安全第一的原則，做好檔案管理保護工作。第一，在電力企業(yè)內部宣傳安全教育的重要性，強化思想教育，讓每個工作人員都能樹立檔案安全意識。檔案管理人員在日常工作中，要定期檢查檔案設備、檔案實體以及庫房情況，在工作開展中要參照檔案管理制度的要求，發(fā)現(xiàn)問題要及時啟動應急預案，并將結果上報給相關負責人，做到發(fā)現(xiàn)問題及時處理，將損失和風險控制在一定的范圍。第二，完善網(wǎng)絡安全屏障機制。電力企業(yè)可以引進專業(yè)創(chuàng)新的網(wǎng)絡設備、身份識別技術、信息加密技術等等，以免受到不法分子或病毒的攻擊。電力企業(yè)在網(wǎng)絡應用上分開內、外網(wǎng)計算機，盡可能將檔案系統(tǒng)安裝在內網(wǎng)計算機上，并啟動加密處理技術。企業(yè)要定期對殺毒軟件進行更新和升級，保障信息數(shù)據(jù)的精準和可用，也要全方位對檔案數(shù)據(jù)進行備份，避免因安全事故導致數(shù)據(jù)丟失或損壞。此外，電力企業(yè)也要和其他檔案館、企業(yè)建立合作關系，加強聯(lián)動，進行遠程異地備份，為保障數(shù)據(jù)信息的安全，企業(yè)也可以建立災害應急恢復機制。第三，發(fā)揮信息技術優(yōu)勢，信息傳統(tǒng)途徑隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展越來越廣，信息傳播速度也越來越快。借助現(xiàn)代新型技術，以互聯(lián)網(wǎng)平臺為基礎，推進電子檔案管理的信息化發(fā)展。電力企業(yè)檔案管理涉及的數(shù)據(jù)眾多，在傳統(tǒng)的管理中，存在分類材料不詳細、資料文件不全等問題，管理層發(fā)揮新型技術的作用，能及時鑒定檔案數(shù)據(jù)，方便查缺補漏，對提升檔案數(shù)據(jù)的質量也有現(xiàn)實意義。工作人員要注意，在應用信息技術的過程中，要在不改變傳統(tǒng)紙質管理模式的基礎上，對文件的查閱權限作出規(guī)定，對網(wǎng)絡溝通軟件的應用情況作出監(jiān)督，合理地應用涉密文件，保障電子數(shù)據(jù)和資料的準確和安全，發(fā)揮紙質管理和電子化檔案管理的優(yōu)勢。同時，實現(xiàn)信息化管理也能全周期地管理檔案工作，在前期的接受鑒定資料、整理和入庫，到后期的數(shù)據(jù)查詢和應用，都可以在信息平臺上完成，保障檔案管理工作得以順利地進行。第四，加大檔案信息化建設的資金投入。政府財政投入是現(xiàn)階段檔案管理資金的主要渠道。因此，檔案部門管理人員可以爭取上級領導的支持，爭取到多方資金投入，來實現(xiàn)信息化基礎設備的建設和管理。

2.完善制度建設，引進先進技術

保障工作有效性的關鍵是制度，制度的完善也是推進電力企業(yè)檔案管理發(fā)展的基礎，建議企業(yè)要完善管理機制，為各部門人員工作發(fā)展提供借鑒。管理層要在思想和行為上認識到大數(shù)據(jù)時代的特殊性，在管理制度中融入大數(shù)據(jù)時代嶄新的管理思想和意識，將電力企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平展示出來。同時，要借鑒國內外檔案管理的先進經(jīng)驗，結合電力企業(yè)的實際情況，制定可行性的管理制度和標準，為了將管理工作的規(guī)范性體現(xiàn)出來，企業(yè)的管理層也要強化工作的落實力度，保障各部門可以參照檔案管理標準來落實各項工作。

與此同時，信息時代電力企業(yè)也要將重點集中在信息技術的研發(fā)和引進上，企業(yè)可以對內引進安全防護措施，提升檔案管理工作的機密性和安全性，賦予檔案信息傳輸和交流一定的安全標準。企業(yè)內部技術人員也要在創(chuàng)新性原則基礎上對檔案信息進行加密處理，如當工作人員需要獲取檔案信息資料時，需要獲得訪問權限以及下載權限，允許后方可對檔案信息調取，通過此種方式提升安全系數(shù)，也能在源頭上減少檔案丟失的可能性。技術人員要在用戶的登錄界面實施安全技術管理舉措，設定登錄身份認證程序，信息應用人員要驗證身份信息才可獲取需要的資源，杜絕不法分子盜取檔案信息。與此同時，技術人員也可以限制用戶的訪問時間，也可以在平臺上設置訪問的權限，在權限設定上，技術人員要保障其分層性，不僅能方便管理人員調取信息，還能提升檔案管理平臺的安全，盡最大可能降低檔案信息泄露的風險。

3.構建創(chuàng)新性的檔案管理體系

第一，電力企業(yè)管理層要集中規(guī)劃企業(yè)系統(tǒng)質量監(jiān)督工作以及系統(tǒng)完善的規(guī)劃工作，在檔案創(chuàng)新系統(tǒng)建設期間，該系統(tǒng)中心主任集中掌握系統(tǒng)質量和方向性事務，針對檔案創(chuàng)新內容和制度要獨立開設系統(tǒng)，管理人員管理和規(guī)劃檔案創(chuàng)新設備工作，基于原有模式基礎加大創(chuàng)新和探索力度，找到順應大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的新型模式。第二，構筑創(chuàng)新型的檔案系統(tǒng)組織，要派遣專人來負責檔案管理開發(fā)以及設備技術研發(fā)工作。第三，搭建檔案管理體系，由檔案創(chuàng)新人員和系統(tǒng)中心主任負責管理體系的運營和設備維護工作，落實管理標準，在管理的各個板塊都要明確標準和要求，以此推進檔案管理工作順利進行。第四，營造開放的檔案管理創(chuàng)新氛圍，將檔案管理系統(tǒng)設計成更具開放性的系統(tǒng)，方便用戶在系統(tǒng)平臺可以自主學習，以此優(yōu)化專業(yè)結構，企業(yè)也要出臺管理方針來輔助檔案管理體系，以此推進檔案管理工作順利開展。

4.改變工作理念，完善檔案管理平臺

在大數(shù)據(jù)背景下，電力企業(yè)的管理層要革新思想，為檔案管理工作注入活力，這也是提升檔案管理水準的基礎。要在互聯(lián)網(wǎng)技術引導下，建設電子檔案，在平臺錄入檔案信息，并實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的科學管理，以此完善檔案信息庫。檔案數(shù)據(jù)庫的建立不但為工作人員提供了便捷，減輕了工作負擔，還能統(tǒng)一管理檔案資料，深度挖掘檔案信息的價值?？偟膩碚f，電力企業(yè)管理層要在思想上認識到大數(shù)據(jù)融合檔案管理的價值，對改變傳統(tǒng)的思維，構筑信息化思維，為檔案管理創(chuàng)新工作保駕護航。同時，檔案管理工作的質量也會受到工作人員自身專業(yè)素養(yǎng)的影響，建議電力企業(yè)要對檔案管理人員定期培訓，加強工作人員的專業(yè)技能，提升檔案管理工作人員的招聘門檻，為企業(yè)輸送高素質的人才。電力企業(yè)要對工作人員實施嚴格的約束機制，讓工作人員了解到泄露檔案數(shù)據(jù)信息的危害，以此加強其安全防范意識。

此外，對于電力企業(yè)來說，也要完善檔案網(wǎng)絡平臺，推進檔案網(wǎng)絡的創(chuàng)新性發(fā)展，建議電力企業(yè)要參照自身發(fā)展情形，結合大數(shù)據(jù)發(fā)展特點，構筑完善的網(wǎng)絡平臺，可以聽取其他部門人員的建議，對網(wǎng)絡平臺不足之處加以調整，以此提升檔案管理工作效率。電力企業(yè)也要結合發(fā)展條件，將投放力度集中在網(wǎng)絡信息化設備設施的引進上，實現(xiàn)與大數(shù)據(jù)技術的融合，為檔案管理工作提供創(chuàng)新性。同時，電力企業(yè)要提高檔案管理保護和軟硬件開發(fā)力度，參照檔案形式和內容為企業(yè)開發(fā)出適合下載和傳輸?shù)能浖?，使企業(yè)的檔案網(wǎng)絡機制更具實用性，具備存儲和收藏數(shù)據(jù)的能力，在網(wǎng)絡上將檔案資源以數(shù)字化、智能化的方式呈現(xiàn)出來。此外，電力企業(yè)要在滿足信息需要者要求的基礎上，提升檔案管理信息化水平，以此為用戶提供便捷服務。為了保障檔案管理工作的安全，企業(yè)在構筑完善的網(wǎng)絡機制后，要完善檔案資源標準和制度建設，如分析檔案資源和種類，針對類型相同的資源，企業(yè)要統(tǒng)一標準，盡可能保障檔案管理工作的有效開展，以此提升檔案管理工作的專業(yè)性與規(guī)范性。

四、結論

隨著社會信息化程度不斷加深，人們對信息技術和互聯(lián)網(wǎng)的依賴也隨之增加，大數(shù)據(jù)時代，互聯(lián)網(wǎng)技術具備的便捷性和高效性較強，為各行各業(yè)帶來了便捷。本課題以電力企業(yè)檔案管理工作為例，分析了檔案管理存在的不足，并結合電力企業(yè)的實際發(fā)展現(xiàn)狀，在完善平臺建設、加強制度建設、創(chuàng)新理念、加強檔案信息化建設等幾方面提出了完善建議，希望為電力企業(yè)創(chuàng)新檔案管理體系提供參考價值。

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（作者單位：廣東威恒輸變電工程有限公司）