檔案質(zhì)量管理探究

張博

摘 要：面對(duì)檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢(shì)、新任務(wù)，必須樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化，建設(shè)是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，每個(gè)從事檔案工作的人員必須樹(shù)立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提高。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；質(zhì)量

1 檔案質(zhì)量管理的含義和特點(diǎn)

檔案質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作人員以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專(zhuān)業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過(guò)程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

全體人員參加。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過(guò)程中的所有人員，如各處（室）所的領(lǐng)導(dǎo)、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹(shù)立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性，也才能保證電子文檔的及時(shí)傳輸和電子文檔的及時(shí)歸檔。全過(guò)程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開(kāi)發(fā)利用的整個(gè)過(guò)程都實(shí)行質(zhì)量管理?？茖W(xué)的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來(lái)解決檔案的質(zhì)量問(wèn)題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

2 建立檢查檔案管理制度

2.1 提高檢查人員全員檔案質(zhì)量管理意識(shí)

提高檔案管理的認(rèn)識(shí)是保證檢查檔案質(zhì)量的前提。檢查檔案包括的內(nèi)容比較多，一般包括：檢查準(zhǔn)備階段資料：檢查通知書(shū)、檢查實(shí)施方案、檢查提綱等；檢查實(shí)施階段資料：檢查工作底稿及其附件、詢(xún)問(wèn)筆錄、檢查報(bào)告、檢查報(bào)告送達(dá)通知、送達(dá)回執(zhí)、被檢查單位的書(shū)面意見(jiàn)或說(shuō)明、相關(guān)的調(diào)研資料等；檢查結(jié)論及總結(jié)資料：檢查結(jié)論及處理決定、處罰告知書(shū)、檢查工作總結(jié)、檢查情況匯總表、有關(guān)請(qǐng)示及回復(fù)文件等；檢查整改資料：入庫(kù)單、調(diào)賬憑證復(fù)印件及檢查問(wèn)題和管理建議的整改情況等。

檢查檔案的形成是由每一個(gè)環(huán)節(jié)中的資料匯集而成的，是一項(xiàng)全面、細(xì)致的工作。一項(xiàng)檢查工作從檢查內(nèi)容的確定，檢查方案的制定，檢查通知書(shū)的下發(fā)，檢查工作的開(kāi)展，到檢查報(bào)告的撰寫(xiě)、處理決定的落實(shí)、違紀(jì)違規(guī)問(wèn)題的整改等，整個(gè)過(guò)程都必須有嚴(yán)格的工作規(guī)則來(lái)制約。因此，提高檢查人員全員檔案質(zhì)量管理意識(shí)，是做好檔案管理工作的前提。

2.2 全員參與、分工負(fù)責(zé)，是保證檔案質(zhì)量的重要手段

檢查檔案質(zhì)量與業(yè)務(wù)工作質(zhì)量緊密相連，統(tǒng)一檔案整理、裝訂工作的規(guī)范要求，更能夠提高檢查人員遵守檢查規(guī)則的意識(shí)，高質(zhì)量地完成檢查工作。實(shí)踐證明，建立具體檢查人員負(fù)責(zé)檔案整理、專(zhuān)職檔案管理人員再進(jìn)行復(fù)核的工作制度，是保證檢查檔案質(zhì)量的有效方法。檢查人員一般對(duì)違紀(jì)問(wèn)題比較清楚，掌握檢查的整體情況，能夠全面、及時(shí)的完成從資料取舍到檔案整理的一系列工作，既保證檢查資料的完整性，又保證其相關(guān)性。

2.3 加強(qiáng)檢查檔案質(zhì)量的事中控制與管理，是提高檔案質(zhì)量的制度保障

檢查檔案的管理水平是隨著一定時(shí)期檢查工作的內(nèi)容和檢查方式的變化以及檢查規(guī)則制度的完善而逐步提高的。為了能夠適應(yīng)檢查工作發(fā)展要求，檢查檔案管理工作重心也應(yīng)由事后控制與管理轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂婆c管理。只有在檢查過(guò)程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決影響檔案質(zhì)量的問(wèn)題，加強(qiáng)檢查檔案質(zhì)量的事中控制與管理，不斷發(fā)現(xiàn)、研究和解決新問(wèn)題，才能不斷適應(yīng)監(jiān)督檢查工作的發(fā)展要求，保證檢查檔案的質(zhì)量。

2.4 積極推進(jìn)信息化進(jìn)程，是提高檔案管理質(zhì)量的必然要求

隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的普及，財(cái)政檢查機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)代化顯得尤為迫切。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存、檢索、編目、借閱等，不僅能減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率，還可以節(jié)省存放空間。如果采用人工和計(jì)算機(jī)相結(jié)合的方法管理檢查檔案，則既可以使案卷整齊規(guī)范，查找時(shí)一目了然，又能夠?yàn)椴殚喺咛峁┭杆?、?zhǔn)確、快捷的查找方式，有利于提高檔案工作質(zhì)量。

3 完善檔案管理自身制度

3.1 必須牢固樹(shù)立檔案質(zhì)量意識(shí)

檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識(shí)有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)通知必須提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清檔案管理的重要性，認(rèn)清檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨，要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，要牢固樹(shù)立檔案質(zhì)量意識(shí)，用較高的工作質(zhì)量來(lái)促進(jìn)檔案質(zhì)量。

3.2 建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制

要不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)管理，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來(lái)說(shuō)，就是要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的服務(wù)意識(shí)，要有默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)的檔案人精神。檔案工作又是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的工作，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對(duì)檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來(lái)加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。領(lǐng)導(dǎo)要給從事專(zhuān)兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的計(jì)劃，使他們的業(yè)務(wù)知識(shí)能更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。

3.3 運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢(xún)、刪除等功能，同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機(jī)和活力。

總之，檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，提高檔案管理人員的意識(shí)，檔案科學(xué)管理，用豐富科技信息資源，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。實(shí)踐證明，只有好工作思路和方法，才能確保檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。

參考文獻(xiàn)

[1]徐擁軍.檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系研究[J].山西檔案，2008.1.

[2]林敏.淺析檔案管理的優(yōu)化[J].蘭臺(tái)世界， 2008，（20）.