國際工程總承包項(xiàng)目投標(biāo)管理的有效性

羅偉

在國際工程中，投標(biāo)是一項(xiàng)復(fù)雜程度比較高的工作，具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性。由于國際工程涉及國際合作，使得投標(biāo)過程周期長、風(fēng)險(xiǎn)和成本較高。在國際工程的投標(biāo)工作中，需要多方面人員的共同參與，比如設(shè)計(jì)、采購、施工和商務(wù)人員等，這就意味著在國際工程的投標(biāo)工作中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)沒有嚴(yán)格把控都會(huì)埋下隱患?；诖?，本文討論了國際工程總承包項(xiàng)目的招標(biāo)管理策略。

國際工程是一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)與利潤共存的建設(shè)活動(dòng)，其特點(diǎn)是施工周期長、規(guī)模大，施工過程往往需要多國參與。作為總承包公司，不僅要負(fù)責(zé)國際工程的采購、設(shè)計(jì)和施工，還需要在投標(biāo)階段就介入工程，不僅施工周期長，而且風(fēng)險(xiǎn)和成本也比較高，如果投標(biāo)人員或公司領(lǐng)導(dǎo)未能充分了解項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容，或者對招標(biāo)文件的內(nèi)容分析不到位，就會(huì)導(dǎo)致公司蒙受巨額損失。在通常情況下，國際工程的建設(shè)環(huán)境處于國外，在地質(zhì)條件、環(huán)境條件和文化條件等方面與國內(nèi)有著較大的差異，導(dǎo)致國際工程的落實(shí)較為困難，需要嚴(yán)格控制國際工程的建設(shè)全過程。尤其是在投標(biāo)階段，如果投標(biāo)人員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有嚴(yán)格遵守投標(biāo)程序開展工作，對工程量估算錯(cuò)誤，報(bào)價(jià)過低，很有可能在實(shí)際施工過程中受到地質(zhì)、環(huán)境和文化等因素的影響發(fā)生虧損。同時(shí)，企業(yè)在參與國際工程的建設(shè)過程中，往往會(huì)受到國際匯率的影響，導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益存在一定的不穩(wěn)定性，這就需要企業(yè)在投標(biāo)階段充分做好調(diào)研和分析，保障總承包企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，研究國際工程總承包項(xiàng)目投標(biāo)管理的程序策略具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、國際工程總承包項(xiàng)目投標(biāo)管理程序

（一）項(xiàng)目跟蹤階段

1.市場信息備案

在市場信息備案階段，由企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)收集、跟蹤業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的國際總承包市場信息，提交給企業(yè)的跟蹤部門，經(jīng)過分析后向國際總承包項(xiàng)目的開發(fā)管理部門進(jìn)行具有跟蹤價(jià)值的項(xiàng)目備案。由項(xiàng)目商務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)國際工程的資質(zhì)、業(yè)績等方面的要求，判斷本公司的承攬模式是否符合業(yè)主要求，是否具備準(zhǔn)入資格。市場信息備案流程是由跟蹤主體部門填寫備案表，提交至總承包項(xiàng)目開發(fā)管理部門負(fù)責(zé)人審核，之后經(jīng)過歸口部門、分管領(lǐng)導(dǎo)的審核、批準(zhǔn)，最終形成市場信息備案表。

2.立項(xiàng)備案

形成市場信息備案表后，由總承包項(xiàng)目主體責(zé)任部門進(jìn)行立項(xiàng)申請文件的編制，將立項(xiàng)申請文件提交至國際工程總承包項(xiàng)目開發(fā)管理部門。

（二）項(xiàng)目投標(biāo)決策階段

在跟蹤階段工作完成后，投標(biāo)部門將派出商務(wù)經(jīng)理，與報(bào)價(jià)經(jīng)理共同組成商務(wù)團(tuán)隊(duì)，針對國際工程開展投標(biāo)決策、組織等工作。

1.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審

國際工程項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告的編制需要在商務(wù)經(jīng)理的組織下開展，由國際業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)歸口管理部門負(fù)責(zé)組織國際業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、法律顧問、報(bào)價(jià)經(jīng)理等人員參加項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審會(huì)議。在國際工程風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審會(huì)議中，有關(guān)人員主要就以下幾方面內(nèi)容展開評(píng)審：國際工程是否符合本公司發(fā)展戰(zhàn)略；本公司是否符合準(zhǔn)入要求；項(xiàng)目前置手續(xù)是否完成；項(xiàng)目建設(shè)場地是否明確；設(shè)計(jì)能力、專利技術(shù)要求；發(fā)包方資質(zhì)及資金來源；是否存在墊資要求；對于上下游分包的，應(yīng)當(dāng)明確范圍和價(jià)格；項(xiàng)目建設(shè)所在地的法律、人文環(huán)境調(diào)查情況等等，尤其要注意承包范圍，如征地、項(xiàng)目審批等工作應(yīng)當(dāng)由發(fā)包方來完成。在進(jìn)行評(píng)審后，根據(jù)以上內(nèi)容的評(píng)審結(jié)果出具風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告。

2.合同條件評(píng)審

在合同條件評(píng)審階段，由商務(wù)經(jīng)理牽頭組織人員對招標(biāo)文件進(jìn)行仔細(xì)閱讀和研究，申請合同條件初步評(píng)審。企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)歸口管理部門應(yīng)當(dāng)針對合同條件組織國際業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、法律顧問、報(bào)價(jià)經(jīng)理等人員進(jìn)行評(píng)審，并且記錄成文件。合同條件評(píng)審中，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)針對以下問題展開評(píng)審：①合同的一致性：合同條件應(yīng)當(dāng)符合招標(biāo)要求、技術(shù)要求，并且對合同文件的組成進(jìn)行評(píng)審；②合同條件審核：合同條件中的承包范圍、合同術(shù)語和邏輯關(guān)系、生效條件與開工條件、合同價(jià)格、支付條款、保函、設(shè)備所有權(quán)、承包方的停工和解約權(quán)利、技術(shù)要求、工期要求、保證金和爭議解決方式等等。在完成合同條件初步評(píng)審后，商務(wù)經(jīng)理可以申請公司級(jí)評(píng)審，由公司的法律部門組織生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)員、風(fēng)險(xiǎn)歸口管理部門等部門開展公司級(jí)評(píng)審，生成會(huì)議紀(jì)要。

3.投標(biāo)決策

在合同通過公司級(jí)評(píng)審后，商務(wù)經(jīng)理可以申請投標(biāo)決策。決策過程主要由投標(biāo)部門商務(wù)經(jīng)理、風(fēng)險(xiǎn)歸口管理部門、法律部門共同參與，最終形成國際工程總承包項(xiàng)目立項(xiàng)決策記錄表。

（三）投標(biāo)組織階段

1.投標(biāo)策劃

投標(biāo)決策完成后，可以進(jìn)入投標(biāo)組織階段。本階段由投標(biāo)部門商務(wù)經(jīng)理組織人員進(jìn)行國際工程總承包項(xiàng)目投標(biāo)策劃書的編制，正式開始投標(biāo)組織工作。國際工程總承包項(xiàng)目投標(biāo)策劃書應(yīng)當(dāng)包含工程概況、工程范圍、項(xiàng)目信息、投標(biāo)文件組成、編寫原則、投標(biāo)部門聯(lián)系方式、投標(biāo)工作分配、工作進(jìn)度、風(fēng)險(xiǎn)及措施等內(nèi)容。在完成策劃書后，投標(biāo)部門商務(wù)經(jīng)理應(yīng)當(dāng)組織團(tuán)隊(duì)成員召開投標(biāo)啟動(dòng)會(huì)，向團(tuán)隊(duì)成員介紹工程概況、投標(biāo)計(jì)劃，并且依據(jù)投標(biāo)策劃書分配工作任務(wù)，由投標(biāo)部門領(lǐng)導(dǎo)提出工作要求，解答成員提出的問題。此外，在投標(biāo)過程中，通常需要其他部門的協(xié)作，投標(biāo)部門應(yīng)當(dāng)與協(xié)作部門提前通氣，簽訂內(nèi)部責(zé)任書，明確協(xié)作內(nèi)容、時(shí)間和責(zé)任劃分等等。

2.投（議）標(biāo)備案

國務(wù)院在2017年公布了一系列規(guī)定，取消了對外承包工程資格審批和投（議）標(biāo)核準(zhǔn)，但是要求對外承包工程企業(yè)在參與境外工程項(xiàng)目時(shí)對項(xiàng)目進(jìn)行備案。因此，企業(yè)的國際業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)配合投標(biāo)部門進(jìn)行項(xiàng)目備案，登錄商務(wù)部合作司網(wǎng)站錄入國際工程前期信息，在對外承包工程數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行備案，在收到商務(wù)部批復(fù)后，商務(wù)經(jīng)理應(yīng)當(dāng)將回執(zhí)歸檔保存，以便于后續(xù)保函的辦理。

3.現(xiàn)場踏勘

備案完成后，總承包項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)組織人員到工程現(xiàn)場進(jìn)行踏勘，旨在了解工程情況、地質(zhì)條件、工程范圍等要素，從而確定商務(wù)報(bào)價(jià)的外部影響因素。同時(shí)，總承包企業(yè)應(yīng)當(dāng)組織人員調(diào)查當(dāng)?shù)氐氖袌鲂星?，如人力資源、物資情況、工程材料獲取渠道、材料價(jià)格、機(jī)械設(shè)備獲得渠道、交通運(yùn)輸情況和稅務(wù)情況等等。踏勘團(tuán)隊(duì)中應(yīng)當(dāng)包含商務(wù)人員、技術(shù)人員和工程管理人員等，在踏勘結(jié)束后，踏勘團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人組織人員編制踏勘報(bào)告、商情報(bào)告和現(xiàn)場條件考察報(bào)告，提交至投標(biāo)團(tuán)隊(duì)。

4.合作協(xié)議

在通常情況下，投標(biāo)協(xié)議并不作為投標(biāo)文件的組成文件，投標(biāo)協(xié)議是在投標(biāo)、議標(biāo)過程中，發(fā)包方與企業(yè)、設(shè)備供應(yīng)商等利益主體就合作意向簽署的文件，主要包含協(xié)議公司名稱、工程基本信息、責(zé)任分工、施工計(jì)劃等等。合作協(xié)議應(yīng)當(dāng)進(jìn)行評(píng)審，由商務(wù)經(jīng)理進(jìn)行用印登記，最終完成簽署。

5.聯(lián)合體協(xié)議

在國際工程中，如果總承包項(xiàng)目出現(xiàn)企業(yè)與其他合作方以聯(lián)合體形式進(jìn)行投標(biāo)時(shí)，需要簽署聯(lián)合體協(xié)議。聯(lián)合體協(xié)議主要是為了降低投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)自身的競爭力，是投標(biāo)文件的重要組成部分，其內(nèi)容包括聯(lián)合體各公司名稱、工程基本信息、聯(lián)合體各公司責(zé)任、費(fèi)用和風(fēng)險(xiǎn)分配等等。聯(lián)合體協(xié)議應(yīng)當(dāng)進(jìn)行評(píng)審，由商務(wù)經(jīng)理進(jìn)行用印登記，最終完成簽署。

6.保密協(xié)議

依照企業(yè)的保密工作規(guī)定，結(jié)合招投標(biāo)需要，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行保密協(xié)議的簽署，由各部門負(fù)責(zé)人與保密辦公室負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽訂。保密協(xié)議應(yīng)當(dāng)進(jìn)行評(píng)審，由商務(wù)經(jīng)理進(jìn)行用印登記，最終完成簽署。

7.投標(biāo)授權(quán)

在通常情況下，招標(biāo)文件中會(huì)對投標(biāo)授權(quán)提出明確的要求，企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)招標(biāo)文件的要求，由企業(yè)法律部門負(fù)責(zé)申請、審批和辦理投標(biāo)授權(quán)書。

8.投標(biāo)保函

投標(biāo)保函需要使用投標(biāo)備案回執(zhí)來進(jìn)行辦理，投標(biāo)部門需要按照招標(biāo)文件的要求，開立和修改投標(biāo)保函，企業(yè)財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)保函開立。

9.投標(biāo)所需財(cái)務(wù)資料

在投標(biāo)階段所需要的財(cái)務(wù)資料應(yīng)包含公司完稅證明、審計(jì)報(bào)告、授權(quán)證明、總資產(chǎn)、總負(fù)債、總收入、凈資產(chǎn)等文件和信息。投標(biāo)部門應(yīng)當(dāng)按照投標(biāo)文件的要求，填寫對外財(cái)務(wù)資料審批表，交由財(cái)務(wù)管理部門進(jìn)行審核。

10.投標(biāo)所需證照資料

投標(biāo)必備的證照資料有營業(yè)執(zhí)照、法人身份證件、公司資質(zhì)等文件。

11.投標(biāo)所需法律性證明資料

投標(biāo)階段需要準(zhǔn)備的法律性證明資料有法人無犯罪證明、企業(yè)征信、企業(yè)未破產(chǎn)證明、企業(yè)訴訟狀況等證明文件。投標(biāo)部門應(yīng)當(dāng)按照投標(biāo)文件的要求，由公司法律部門協(xié)助進(jìn)行資料的收集和整理。

12.報(bào)價(jià)工作的組織

在國際工程總承包項(xiàng)目投標(biāo)策劃書的指導(dǎo)下，企業(yè)各部門可以開展報(bào)價(jià)工作。如果投標(biāo)工作全部由公司內(nèi)部部門組織開展時(shí)，各個(gè)部門的工作安排如下：

①開發(fā)管理部門按照招標(biāo)文件、發(fā)包方及投標(biāo)策劃書的要求，進(jìn)行項(xiàng)目報(bào)價(jià)技術(shù)組織措施的編制。

②設(shè)計(jì)部門進(jìn)行設(shè)計(jì)方案的編制，出具材料、設(shè)備、工程量文件以及材料參數(shù)、數(shù)量等文件。同時(shí)需要對勘察設(shè)計(jì)費(fèi)進(jìn)行計(jì)算，形成項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)費(fèi)報(bào)價(jià)表。

③項(xiàng)目執(zhí)行部門需要結(jié)合國際工程的設(shè)計(jì)方案和工程量，對實(shí)施方案進(jìn)行編制，實(shí)施方案應(yīng)當(dāng)包含執(zhí)行模式、施工組織措施、質(zhì)量保證措施、人力資源使用計(jì)劃等等。

④開發(fā)管理部門根據(jù)項(xiàng)目情況，開展機(jī)械設(shè)備、工程材料的詢價(jià)工作，形成國際工程總承包項(xiàng)目設(shè)備及材料采購詢價(jià)匯總表。并且，針對投標(biāo)項(xiàng)目中設(shè)備材料的運(yùn)輸、清關(guān)、退稅等費(fèi)用進(jìn)行詢價(jià)，編制采購方案和運(yùn)輸方案。

⑤技術(shù)經(jīng)濟(jì)部門根據(jù)工程設(shè)計(jì)方案、設(shè)備材料工程量和報(bào)價(jià)技術(shù)組織措施編制價(jià)格水平報(bào)價(jià)，提出價(jià)格建議。

⑥開發(fā)管理部門根據(jù)各部門提供的資料，以及招標(biāo)文件的要求編制國際報(bào)價(jià)，在經(jīng)過公司內(nèi)部評(píng)審后，形成國際總承包項(xiàng)目報(bào)價(jià)文件。

（四）投標(biāo)文件評(píng)審及投標(biāo)報(bào)價(jià)決策階段

1.商務(wù)文件評(píng)審

在投標(biāo)文件中商務(wù)文件主要由投標(biāo)部門負(fù)責(zé)評(píng)審，商務(wù)經(jīng)理組織各部門領(lǐng)導(dǎo)、人員參加評(píng)審會(huì)議并且形成會(huì)議紀(jì)要。商務(wù)文件評(píng)審主要包括檢查投標(biāo)文件的完整性、核對投標(biāo)過程中投標(biāo)文件的更新、檢查商務(wù)文件效力、核對簽字是否有效等。

2.技術(shù)文件評(píng)審

設(shè)計(jì)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)投標(biāo)策劃方案編制總承包項(xiàng)目的技術(shù)方案，并且設(shè)置專門的負(fù)責(zé)人嚴(yán)格把關(guān)技術(shù)方案的質(zhì)量。同時(shí)，委派技術(shù)經(jīng)理管理和控制投標(biāo)技術(shù)方案和報(bào)價(jià)資料，同時(shí)對技術(shù)方案、報(bào)價(jià)資料的偏差進(jìn)行評(píng)審。在投標(biāo)報(bào)價(jià)評(píng)審之前，應(yīng)當(dāng)召開技術(shù)方案評(píng)審會(huì)議，按照招標(biāo)文件的技術(shù)要求，對技術(shù)方案中的技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、應(yīng)用范圍、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)等方面進(jìn)行評(píng)審，形成評(píng)審意見。

3.報(bào)價(jià)評(píng)審

在國際工程的總承包項(xiàng)目中，應(yīng)當(dāng)由企業(yè)的經(jīng)營管理部門組織報(bào)價(jià)評(píng)審工作，評(píng)審主要針對投標(biāo)報(bào)價(jià)原則、范圍、計(jì)價(jià)依據(jù)、資金計(jì)劃等方面展開評(píng)審，同時(shí)要對報(bào)價(jià)中所隱含的不確定因素進(jìn)行評(píng)審。首先，在評(píng)審前，投標(biāo)部門的商務(wù)經(jīng)理應(yīng)當(dāng)對招標(biāo)文件中關(guān)于責(zé)任、費(fèi)用和分工的條款進(jìn)行整理，并且完成技術(shù)評(píng)審工作；其次，在開展報(bào)價(jià)評(píng)審時(shí)，要針對報(bào)價(jià)編制原則與項(xiàng)目執(zhí)行模式、報(bào)價(jià)范圍、報(bào)價(jià)全面性進(jìn)行重點(diǎn)評(píng)審，尤其是項(xiàng)目中可能存在較大偏差的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)作為評(píng)審中重點(diǎn)討論的問題。同時(shí)，要對材料價(jià)格、設(shè)備價(jià)格與市場價(jià)格水平進(jìn)行評(píng)審。

4.報(bào)價(jià)決策

在投標(biāo)文件遞交之前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行報(bào)價(jià)決策，由投標(biāo)部門領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各部門參與最終決策，最終形成國際工程總承包項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價(jià)決策記錄表。投標(biāo)決策文件形成后，由投標(biāo)部門的商務(wù)經(jīng)理組織人員進(jìn)行投標(biāo)文件的裝訂、簽字等工作，遞交至發(fā)包方，完成投標(biāo)工作。

（五）合同談判、簽署及移交階段

首先，在國際工程中，如果企業(yè)成功中標(biāo)，應(yīng)當(dāng)由投標(biāo)部門調(diào)配人員組成合同談判團(tuán)隊(duì)，參與合同談判工作；其次，談判結(jié)束后，若雙方達(dá)成一致意見，企業(yè)的投標(biāo)部門應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定開展合同評(píng)審和簽署工作；第三，投標(biāo)部門應(yīng)當(dāng)將國際工程總承包項(xiàng)目的最終報(bào)價(jià)與決策及時(shí)上報(bào)給有關(guān)部門和執(zhí)行團(tuán)隊(duì)；第四，簽署合同后，投標(biāo)部門應(yīng)當(dāng)組織人員進(jìn)行國際工程總承包項(xiàng)目移交報(bào)告的編制，提出項(xiàng)目移交申請。同時(shí)，投標(biāo)部門與執(zhí)行團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)完成合同交底工作，交接投標(biāo)階段全過程文件，并且簽署文件移交記錄；第五，投標(biāo)結(jié)束后，投標(biāo)部門無論中標(biāo)與否，都應(yīng)當(dāng)召開投標(biāo)總結(jié)會(huì)議，編制投標(biāo)總結(jié)報(bào)告。

二、提升國際工程總承包項(xiàng)目投標(biāo)管理有效性的策略

（一）加強(qiáng)對招標(biāo)文件的系統(tǒng)分析和研究

在通常情況下，國際工程總承包項(xiàng)目的招標(biāo)文件主要包含合同圖紙、工程規(guī)定、工程量清單、產(chǎn)品生產(chǎn)商名單和合同等內(nèi)容，企業(yè)的投標(biāo)部門應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件中所標(biāo)示出的截標(biāo)日期進(jìn)行投標(biāo)文件的組織和編制。在組織和編制過程中，應(yīng)當(dāng)合理地調(diào)度和配置人力資源，認(rèn)真、細(xì)致地分析招標(biāo)文件，對其中可能隱含的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確識(shí)別，投標(biāo)部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對招標(biāo)文件中的產(chǎn)品供應(yīng)商名單，可以在投標(biāo)文件中列出我方推薦的產(chǎn)品供應(yīng)商名單，從而為報(bào)價(jià)提供更多參考。

（二）慎重選擇合作伙伴和合作模式

在國際工程中，總承包項(xiàng)目中通常會(huì)以聯(lián)合體模式進(jìn)行項(xiàng)目的承包，從而展示企業(yè)實(shí)力，提升管理能力，增加中標(biāo)概率。但是由于聯(lián)合體中的各企業(yè)本身具有不同的發(fā)展戰(zhàn)略和管理模式，使得聯(lián)合體在建立后需要很長一段時(shí)間來進(jìn)行管理融合，為聯(lián)合體的合作各方增加了一定的合作風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)在投標(biāo)階段如果決定采用聯(lián)合體模式進(jìn)行投標(biāo)，應(yīng)當(dāng)慎重選擇合作方與合作模式。

結(jié)語：

綜上所述，參與國際工程是企業(yè)提升自身實(shí)力、加速發(fā)展的重大機(jī)遇，開展國際工程總承包項(xiàng)目投標(biāo)管理是新時(shí)期企業(yè)開展項(xiàng)目全過程管理的必然手段，能夠有效推動(dòng)企業(yè)國際業(yè)務(wù)的發(fā)展。通過在企業(yè)中開展科學(xué)、有效的投標(biāo)管理，規(guī)范投標(biāo)過程，提升企業(yè)國際業(yè)務(wù)水平，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。