新時(shí)期醫(yī)院綜合檔案“四化”目標(biāo)管理研究

摘 要：新時(shí)期，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，醫(yī)院綜合檔案也在服務(wù)保障醫(yī)療衛(wèi)生改革、推動(dòng)醫(yī)院科學(xué)管理中發(fā)揮著重要作用。本文以鄒城市人民醫(yī)院辦公室管理的綜合檔案為例，探討了新時(shí)期醫(yī)院辦公室做好綜合檔案管理應(yīng)堅(jiān)持的原則、具體舉措和實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。以期推動(dòng)新時(shí)期醫(yī)院辦公室檔案管理工作，提升醫(yī)院辦公室管理綜合檔案的質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：綜合檔案；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；信息化；精細(xì)化

概述

鄒城市人民醫(yī)院始建于1948年，是鄒城地區(qū)融醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健等功能為一體的綜合醫(yī)院，擁有30余個(gè)臨床科室。先后榮獲“全國百姓放心示范醫(yī)院”“全國百姓放心百佳示范醫(yī)院”“中國縣級醫(yī)院競爭力百強(qiáng)醫(yī)院”等榮譽(yù)稱號(hào)。近年來，鄒城市人民醫(yī)院辦公室積極崇尚“篤學(xué)礪行、敦親睦鄰、崇德尚能”的醫(yī)院精神，切實(shí)奉行“親情呵護(hù)、至微至精”的服務(wù)理念，始終堅(jiān)持“四性”原則，采取“四勢舉措”，大力推動(dòng)檔案管理“四化”建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，為切實(shí)提升醫(yī)院檔案整體管理水平，推動(dòng)檔案在醫(yī)院科學(xué)管理、提質(zhì)增效方面發(fā)揮出重要作用，也為醫(yī)院發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，進(jìn)一步提升醫(yī)院管理的“軟實(shí)力”和美譽(yù)度。

1 堅(jiān)持“四性”原則

新時(shí)代，醫(yī)院辦公室檔案管理工作既要服務(wù)于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，也要全面貫徹時(shí)代賦予檔案人的使命和職責(zé)，立足于“醫(yī)院”這一核心，發(fā)揮出“辦公室”這一行政主管職能。始終堅(jiān)持政治性、服務(wù)性、專業(yè)性和示范性原則，切實(shí)提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作的整體水平[1]。

1.1 政治性

檔案工作的服務(wù)方向、管理對象及實(shí)質(zhì)都決定了其具有的政治性[2]。醫(yī)院辦公室管理的綜合檔案記錄了黨委政府關(guān)于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的決策部署，反映了社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化狀況，關(guān)系到國家利益、單位利益和個(gè)人隱私。因此，醫(yī)院辦公室檔案管理工作要始終堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，自覺接受醫(yī)院黨委領(lǐng)導(dǎo)，做到“為黨管檔”，帶頭貫徹落實(shí)黨委關(guān)于醫(yī)院管理的一系列決策部署，切實(shí)維護(hù)醫(yī)院、醫(yī)護(hù)人員及患者的切身利益。

1.2 服務(wù)性

醫(yī)院辦公室管理的綜合檔案包括醫(yī)院行政管理、人事工作、基礎(chǔ)建設(shè)、醫(yī)療設(shè)備等領(lǐng)域的檔案資料，這些檔案資料為人才資源引進(jìn)、基礎(chǔ)建設(shè)監(jiān)督、合同糾紛協(xié)調(diào)解決等提供原始憑證，發(fā)揮著重要作用，為醫(yī)院其他部門管理提供服務(wù)。因此，醫(yī)院辦公室檔案管理人員要牢固樹立服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)持全院“一盤棋”思想，主動(dòng)而為，創(chuàng)新舉措，拓寬檔案查詢、檢索、利用渠道，為醫(yī)院發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效檔案利用服務(wù)[3]。

1.3 專業(yè)性

醫(yī)院辦公室檔案工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，無論是檔案收集整理還是利用，都需要嚴(yán)格遵守其行業(yè)特性，把握規(guī)律性要求。醫(yī)院行政管理產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案，其數(shù)字化應(yīng)符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》；醫(yī)院基建檔案應(yīng)執(zhí)行《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》；行政管理過程中產(chǎn)生的電子文件，則要遵守《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的規(guī)定；醫(yī)院辦公室檔案安全方面則要執(zhí)行《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》等規(guī)定，還要執(zhí)行《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等行業(yè)性檔案管理規(guī)定?？梢?，醫(yī)院辦公室檔案管理工作有其行業(yè)性、專業(yè)性特點(diǎn)，要熟悉檔案、醫(yī)藥衛(wèi)生等領(lǐng)域的具體規(guī)定，并嚴(yán)格遵守。

1.4 示范性

醫(yī)院辦公室在醫(yī)院決策部署的上傳下達(dá)方面發(fā)揮著極其重要作用，檔案管理作為辦公室工作的重要組成部分，要事事、時(shí)時(shí)、處處率先垂范，帶頭執(zhí)行醫(yī)院出臺(tái)的規(guī)章制度，敢于突破創(chuàng)新。新《檔案法》實(shí)施后，在電子檔案日益增多的情況下，要積極推動(dòng)電子檔案“單軌制”落實(shí)，利用數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)、圖像、照片等傳統(tǒng)檔案數(shù)字化掃描，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，不斷提升醫(yī)院檔案現(xiàn)代化水平。目前，鄒城市人民醫(yī)院正在積極爭創(chuàng)三級甲等醫(yī)院，承擔(dān)爭創(chuàng)工作的辦公室，在醫(yī)院管理方面也要發(fā)揮示范帶頭作用，按照三甲標(biāo)準(zhǔn)和要求，率先做好檔案管理提質(zhì)達(dá)標(biāo)。

2 采取“四勢”舉措

作為醫(yī)院辦公室綜合檔案管理者，要善于立足醫(yī)院檔案管理之勢，并借勢而上，造勢而為，強(qiáng)勢而行，因勢而用，不斷提升檔案管理能力和水平，發(fā)揮綜合檔案應(yīng)有價(jià)值和功能[4]。

2.1 借勢而上

2.1.1借醫(yī)改契機(jī)。鄒城市人民醫(yī)院緊跟醫(yī)改國策，積極響應(yīng)國家關(guān)于醫(yī)改的一系列決策部署，積極探索緊密型縣域醫(yī)共體、“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)療服務(wù)，探索“五個(gè)全科化”“實(shí)用性備案制人才引進(jìn)”等項(xiàng)目，醫(yī)院辦公室綜合檔案管理要借醫(yī)改契機(jī)，始終堅(jiān)持檔案工作為醫(yī)院中心工作服務(wù)的價(jià)值取向，進(jìn)一步理順檔案管理體制機(jī)制，除了加強(qiáng)檔案“收、管、用”，還注重業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)，推動(dòng)“文檔一體化”和“大檔案”體系建立。

2.1.2借法規(guī)之力。鄒城市人民醫(yī)院辦公室綜合檔案管理嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》《保密法》，以及其他檔案管理領(lǐng)域的法規(guī)，并將其納入到日常辦公室檔案管理學(xué)習(xí)教育范疇，要求全院各部門都要嚴(yán)格遵守。此外，還制定了一系列醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度，并將其作為醫(yī)院辦公室檔案管理指南，確保檔案管理剛性約束[5]。

2.1.3借機(jī)制之威。成立了醫(yī)院檔案領(lǐng)導(dǎo)工作小組，出臺(tái)醫(yī)院檔案管理方案，借領(lǐng)導(dǎo)小組之權(quán)、之力，推動(dòng)醫(yī)院辦公室綜合檔案管理“四納入”：納入醫(yī)院黨委議事日程、納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃、納入醫(yī)院制度機(jī)制建設(shè)、納入醫(yī)院崗位職責(zé)和目標(biāo)績效考核范疇，提升醫(yī)院辦公室檔案軟硬件建設(shè)質(zhì)量和水平。

2.2 造勢而為

2.2.1打造人才隊(duì)伍。鄒城市人民醫(yī)院辦公室檔案管理注重從隊(duì)伍專業(yè)化打造，從檔案專業(yè)人才隊(duì)伍引進(jìn)、培養(yǎng)、使用構(gòu)建檔案人才隊(duì)伍培養(yǎng)及激勵(lì)約束機(jī)制建設(shè)。目前，從事檔案管理人員1人，是醫(yī)院辦公室檔案管理的中堅(jiān)力量。

2.2.2營造環(huán)境條件。醫(yī)院在經(jīng)費(fèi)緊張的情況下，毅然加強(qiáng)了醫(yī)院辦公室檔案管理軟硬件環(huán)境改善，添置了密集架、恒溫恒濕控制儀、高速掃描儀，檔案管理設(shè)備基本齊全。

2.2.3創(chuàng)造管理平臺(tái)。鄒城市人民醫(yī)院高度重視辦公室綜合檔案管理工作，積極建立醫(yī)院檔案管理平臺(tái)，推動(dòng)醫(yī)院檔案數(shù)字化工作，完成了醫(yī)院辦公室檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，醫(yī)院檔案數(shù)字化率始終位于前列，電子文件管理做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、增量檔案電子化[6]。

2.3 強(qiáng)勢而行

2.3.1強(qiáng)化監(jiān)督管理。鄒城市人民醫(yī)院十分重視檔案管理工作，辦公室每年初制定檔案工作計(jì)劃，年中檢查檔案計(jì)劃落實(shí)，年底進(jìn)行考核驗(yàn)收，并在述職評議中進(jìn)行點(diǎn)評，始終做到歸檔年度內(nèi)檔案歸檔率、完整率和真實(shí)性100%。在醫(yī)院新設(shè)備采購，以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)竣工驗(yàn)收后，均要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案。

2.3.2統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。鄒城市人民醫(yī)院辦公室綜合檔案管理始終把標(biāo)準(zhǔn)化管理貫穿于檔案管理全過程、各鏈條，始終確保辦公室綜合檔案管有制度、查有依據(jù)、行有規(guī)范、做有標(biāo)準(zhǔn)。

2.3.3夯實(shí)管理基礎(chǔ)。鄒城市人民醫(yī)院十分重視檔案管理基礎(chǔ)工作，除了軟硬件建設(shè)及人才配置外，還積極推動(dòng)館藏檔案數(shù)字化信息化。據(jù)統(tǒng)計(jì)，醫(yī)院累計(jì)館藏檔案1100余件，其中視音頻等特殊載體檔案350余件。

2.4 因勢而用

近年來，隨著全市醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，以及人民群眾對醫(yī)療衛(wèi)生需求的持續(xù)增長，醫(yī)院檔案利用量增長迅速，利用頻率更快。僅2022年，鄒城市人民醫(yī)院辦公室檔案接受檔案查詢利用查閱檔案30余卷次。一是服務(wù)科研。辦公室管理的綜合檔案是醫(yī)務(wù)人員在科研活動(dòng)中形成、積累的材料，包括醫(yī)療成果、研究、論文論著、發(fā)明專利等，通過查閱這些檔案資料，為新的科研項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)、技術(shù)總結(jié)、成果推廣等，提供參考[7]。二是服務(wù)管理。醫(yī)院辦公室綜合檔案在深化醫(yī)院改革、提高醫(yī)療質(zhì)量、精神文明行業(yè)創(chuàng)建等方面也發(fā)揮著越來越重要的作用。挖掘、利用檔案信息資源，使其更便捷、更有效地為醫(yī)院管理服務(wù)，對于提高醫(yī)院整體管理水平具有十分重要的意義。例如，根據(jù)人事檔案信息分析，為發(fā)掘、培養(yǎng)、交流、選拔和任用干部提供重要參考，利于醫(yī)院人力資源優(yōu)化高效配置。

3 實(shí)現(xiàn)“四化”目標(biāo)

3.1 源頭“標(biāo)準(zhǔn)化”

醫(yī)院辦公室綜合檔案管理主要涉及人事檔案管理和行政管理檔案，這些都需要從源頭做好檔案標(biāo)準(zhǔn)化，為后續(xù)檔案管理打下扎實(shí)基礎(chǔ)。人事檔案管理，要從源頭做好干部檔案審核工作，對新增人員檔案要按照“信息采集+檔案審核”同步推進(jìn)，并將人員信息及時(shí)納入數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)，圍繞“三齡兩歷一身份”重點(diǎn)做好初審、復(fù)審，并將《檔案專項(xiàng)審核工作專用干部任免審批表》歸入個(gè)人檔案。同時(shí)，將新增人員檔案審核信息錄入干部成長綜合管理系統(tǒng)，作為后續(xù)審核參考，切實(shí)提高檔案審核工作效率。對行政管理檔案，要從文字書寫是否工整、文稿制發(fā)是否符合規(guī)范、簽字用印是否符合要求、歸檔文件材料紙副大小是否一致，以及歸檔文件表頭填寫是否完整統(tǒng)一，附件名稱、類型及數(shù)量是否詳細(xì)等，要從歸檔源頭抓好標(biāo)準(zhǔn)化。還要從規(guī)章制度方面健全，出臺(tái)《醫(yī)院電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《醫(yī)院電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《醫(yī)院電子公文歸檔規(guī)范》工作規(guī)范性文件，用完善的規(guī)章制度支持和保障醫(yī)院檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2 整理“精細(xì)化”

以醫(yī)院辦公室管理的文書、會(huì)計(jì)和科技檔案為例，要把精細(xì)化理念貫穿于醫(yī)院辦公室檔案整理始終。以文書檔案為例，2000年前的文書檔案以“卷”為單位進(jìn)行整理，并做好卷內(nèi)文件材料的分類、組卷、編目、裝訂、案卷封面、脊背規(guī)范填寫，案卷裝訂采用“三孔一線”左側(cè)線裝方式，頁碼編寫、全引目錄編制、裝盒都要精細(xì)規(guī)范。2000年以后的文書檔案應(yīng)以“件”為單位，按照一份文件為一件，正本、正文、附件按順序擺放，備考表應(yīng)手簽或蓋章，文件裝訂除了要求整齊、規(guī)范外，還要做到不壓字、不掉頁、不倒頁[8]。以會(huì)計(jì)檔案為例，整理要按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，從會(huì)計(jì)檔案案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、裝訂、全引目錄編制、裝盒等均要符合規(guī)范要求。醫(yī)療科技檔案則按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進(jìn)行整理，整理以“卷”為單位，保持卷內(nèi)文件有機(jī)聯(lián)系，及其成套性和系統(tǒng)性。檢查醫(yī)療科技檔案案卷組成中的卷內(nèi)文件頁號(hào)編寫是否規(guī)范，案卷封面、案卷脊背、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷目錄編制是否規(guī)范，符合要求。紙質(zhì)照片檔案和錄音錄像磁帶檔案、實(shí)物檔案的整理也要按照《照片檔案管理規(guī)范》《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》等，認(rèn)真做好排序編號(hào)、標(biāo)簽粘貼等。

3.3 管理“規(guī)范化”

一是規(guī)范檔案管理組織機(jī)構(gòu)。由醫(yī)院分管院領(lǐng)導(dǎo)、辦公室負(fù)責(zé)人主管，各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人協(xié)管，構(gòu)建醫(yī)院辦公室檔案規(guī)范化管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，為醫(yī)院辦公室檔案管理提供強(qiáng)有力的組織保障和人才支持[9]。二是規(guī)范檔案管理職能分工。醫(yī)院辦公室檔案由辦公室具體負(fù)責(zé)，下設(shè)檔案室，配備專職、兼職檔案工作人員。專職人員具體負(fù)責(zé)醫(yī)院辦公室檔案收集、整理、利用等工作，并指導(dǎo)和監(jiān)督各科室檔案資料的歸檔移交歸還等工作。兼職人員要協(xié)助配合辦公室做好本科室檔案的收集、移交工作。三是規(guī)范檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。既要做好檔案管理規(guī)則的制定，也要做好檔案管理要求的規(guī)范落實(shí)，還要做好宣傳，將醫(yī)院辦公室檔案管理要求在醫(yī)院全院宣傳、普及，營造積極參與氛圍，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化工作。

3.4 利用“信息化”

以先進(jìn)信息技術(shù)為手段，積極推動(dòng)醫(yī)院辦公室綜合檔案利用信息化。首先，要加大檔案信息建設(shè)的投資力度，改進(jìn)利用手段。其次，是要加強(qiáng)信息化利用基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快檔案信息化建設(shè)，加大資金投入力度，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟硬件，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。再次，是建立醫(yī)院局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案利用網(wǎng)絡(luò)化[10]。在規(guī)范醫(yī)院辦公室檔案管理基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、人事和圖書檔案納入其中，擴(kuò)建成為辦公室檔案信息中心，實(shí)現(xiàn)資源共享。最后，重視并加強(qiáng)檔案信息安全管理。醫(yī)院辦公室檔案管理者要提高檔案利用安全防范意識(shí)，規(guī)范個(gè)人行為，既要保證醫(yī)院辦公室實(shí)體檔案完好無損，對涂改、丟失或擅自銷毀檔案等行為堅(jiān)決預(yù)防和制止[11]。也要做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的安全問題，防止醫(yī)院辦公室檔案信息被非法訪問、泄露，甚至篡改，運(yùn)用人防、物防、技防等，織密醫(yī)院辦公室檔案立體安全防線。

4 結(jié)語

醫(yī)院辦公室綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、規(guī)范化和信息化管理，應(yīng)從醫(yī)院辦公室檔案管理工作的源頭到末端利用，貫穿于醫(yī)院辦公室綜合檔案管理全過程。要樹立全生命周期理念，實(shí)行閉環(huán)式管理，這些新思路新理念為新時(shí)期醫(yī)院辦公室綜合檔案管理提供了新的方法和新路徑，為滿足人民群眾醫(yī)療衛(wèi)生需求，推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展進(jìn)步提供了豐富的信息資源支撐，也為建設(shè)有中國特色的社會(huì)主義醫(yī)院檔案事業(yè)，為更好地服務(wù)于社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)做出積極貢獻(xiàn)。

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作者簡介：李卉子，大學(xué)學(xué)歷，鄒城市人民醫(yī)院辦公室館員，主要從事辦公室檔案管理工作。