新《檔案法》視角下，高職院校檔案信息資源研究

侯曉輝

摘 要：在簡(jiǎn)要闡述高職院校檔案信息資源搜集、整理、保管和利用要求的基礎(chǔ)上，分析了新《檔案法》新增和修訂內(nèi)容帶來(lái)的影響。針對(duì)信息化建設(shè)、檔案信息資源利用等條款的要求，探討了如何優(yōu)化高職院校檔案信息資源的管理制度體系，強(qiáng)化檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)和職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，推進(jìn)信息化建設(shè)。在確保信息安全和合法合規(guī)的前提下，創(chuàng)新高職院校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用模式。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；新《檔案法》；挑戰(zhàn)及優(yōu)化策略；高職院校

高職院校檔案涵蓋了各類(lèi)文件、圖表與影像資料，可以完整呈現(xiàn)教學(xué)與科研等活動(dòng)歷程，為優(yōu)化高職院校發(fā)展戰(zhàn)略、評(píng)價(jià)教育質(zhì)量和管理水平、開(kāi)展宣傳教育活動(dòng)提供了有價(jià)值的信息資源。在信息化時(shí)代背景下，為了推動(dòng)檔案管理機(jī)制變革、創(chuàng)新檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用模式，2020年6月頒布了新版《檔案法》，為優(yōu)化檔案利用、推進(jìn)信息化建設(shè)等工作提供法律依據(jù)，也對(duì)檔案管理實(shí)踐工作提出了新的要求。

一、高職院校檔案信息資源管理的基本要求

檔案管理是一項(xiàng)兼具專(zhuān)業(yè)性與科學(xué)性的工作，在《檔案法》等法律依據(jù)和一系列規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)的約束下，不同級(jí)別和性質(zhì)的檔案管理單位必須依法、依規(guī)設(shè)置相應(yīng)機(jī)構(gòu)和崗位，開(kāi)展信息資源收集、加工、存儲(chǔ)及利用服務(wù)等工作，才能保證檔案信息的有效性，發(fā)揮其對(duì)不同用戶(hù)的利用價(jià)值。

1.檔案信息資源的收集

高職院校的檔案信息資源源自日常教研活動(dòng)和行政事務(wù)管理過(guò)程，按照內(nèi)容和性質(zhì)劃分為各類(lèi)記錄、文件等資料。按照信息資源載體和形式，又可以區(qū)分為紙質(zhì)和數(shù)字化資源。前者的收集主要依靠部門(mén)和崗位間的人工傳遞，或者在線傳輸后，由檔案管理部門(mén)打印或印刷到紙質(zhì)載體上。后者則有一部分自生成到歸檔時(shí)為止，都是數(shù)字化形式，存儲(chǔ)于信息化管理系統(tǒng)硬盤(pán)或云端等處。還有一部分是在信息化建設(shè)進(jìn)程中，檔案管理部門(mén)對(duì)傳統(tǒng)館藏信息資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以便契合信息化管理和服務(wù)系統(tǒng)的要求。目前，在高職院校的檔案信息資源收集環(huán)節(jié)，由于各部門(mén)基本上都實(shí)現(xiàn)了信息化管理，除非相關(guān)法規(guī)有明確要求，絕大多數(shù)文件、記錄等資源都是數(shù)字化形式的，由相關(guān)部門(mén)按照《檔案法》以及本校的相關(guān)管理制度，按時(shí)傳輸?shù)街付ǖ姆?wù)器或檔案管理部門(mén)的終端設(shè)備，并且要確保信息資源的形式、內(nèi)容與格式符合要求。而紙質(zhì)文檔的收集基本上沿襲了傳統(tǒng)模式，由編制與使用部門(mén)遞交，檔案管理部門(mén)確認(rèn)其符合規(guī)范且完整與真實(shí)的前提下接收。

2.檔案信息資源的加工

檔案是依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)加工而成的，在收集、匯總基礎(chǔ)信息資源之后，需要按照相關(guān)規(guī)范，按照特定要求進(jìn)行分類(lèi)、編碼與歸檔等加工處理。在高職院校的檔案管理工作中，信息資源主要按照來(lái)源、用途和性質(zhì)歸類(lèi)，便于本校師生、科研工作者以及社會(huì)公眾、校外社會(huì)組織機(jī)構(gòu)查閱和使用。例如，科研檔案信息資源的加工主要圍繞項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)和研究進(jìn)行，可以記錄和再現(xiàn)科研成果的產(chǎn)生到發(fā)表過(guò)程，為后續(xù)相關(guān)課題研究、專(zhuān)業(yè)課教學(xué)、科研成果轉(zhuǎn)化利用等活動(dòng)提供有價(jià)值的參考信息。此外，在信息資源加工環(huán)節(jié)，涉及一系列科學(xué)方法和技術(shù)的運(yùn)用，要求相關(guān)崗位管理人員具備檔案學(xué)等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并且掌握必要的技術(shù)，才能保證信息資源加工質(zhì)量。

3.檔案信息資源的存儲(chǔ)與保管

通常情況下，隨著時(shí)間的推移，檔案信息資源的利用價(jià)值會(huì)越來(lái)越高。在高職院校的運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中，檔案記載了人才培育、科研和社會(huì)服務(wù)等領(lǐng)域的成果，既可以用于建設(shè)校園文化、開(kāi)展宣傳教育活動(dòng)的素材，也能作為參與院校評(píng)優(yōu)評(píng)級(jí)的依據(jù)，還可以滿(mǎn)足社會(huì)公眾、潛在生源與合作伙伴了解高職院校歷史的要求。因此，檔案的存儲(chǔ)與保管是非常重要的工作，事關(guān)信息資源的安全和利用價(jià)值。實(shí)踐中，高職院校需要按照檔案管理相關(guān)法規(guī)要求，配備符合條件的館舍、設(shè)備設(shè)施和人員，建立監(jiān)督和巡查制度，確保以不同形式和多樣化載體存儲(chǔ)的信息資源安全。尤其是在推行信息化管理之后、數(shù)字化資源存儲(chǔ)過(guò)程中的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，必須有專(zhuān)門(mén)的解決方案。

4.檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用

依法依規(guī)建檔并進(jìn)行妥善保管的出發(fā)點(diǎn)，就是保存各個(gè)領(lǐng)域有價(jià)值的信息資源，為研究和回顧歷史、開(kāi)展宣傳教育等活動(dòng)提供完整和可信的基礎(chǔ)信息支持。因此，面向不同用戶(hù)群體提供信息服務(wù)，是檔案管理不可或缺的環(huán)節(jié)。在高職院校的檔案信息資源管理過(guò)程中，針對(duì)教職工、學(xué)生和科研人員等群體，可以提供學(xué)籍、科研項(xiàng)目、招生等方面的檔案信息查詢(xún)服務(wù)。在校園文化活動(dòng)策劃和組織中，也可以按照不同主題提供關(guān)于校史、各專(zhuān)業(yè)人才培育成果等方面的信息資源支持。例如，以圖片展的形式，呈現(xiàn)高職院校成立和發(fā)展的歷程。此外，隨著檔案管理信息化系統(tǒng)的完善，信息資源的開(kāi)發(fā)和利用模式也在不斷創(chuàng)新。

二、新《檔案法》視角下檔案信息資源管理面臨的挑戰(zhàn)

新《檔案法》重點(diǎn)完善了信息化建設(shè)和檔案管理工作監(jiān)督檢查的內(nèi)容，細(xì)化各項(xiàng)要求和執(zhí)行辦法。同時(shí)，針對(duì)新時(shí)期檔案信息資源利用需求，修訂檔案信息開(kāi)放時(shí)間等條款。對(duì)高職院校檔案信息資源管理而言，執(zhí)行新《檔案法》面臨多方面的挑戰(zhàn)。

1.專(zhuān)業(yè)化檔案管理人員不足

新《檔案法》明確要求盡快完成數(shù)字化檔案館建設(shè)，完善信息化管理系統(tǒng)功能，保障信息安全。而高職院校的專(zhuān)業(yè)化檔案管理人員原本就相對(duì)不足，執(zhí)行新《檔案法》的要求，顯然更加力不從心。首先，高職院校檔案管理崗位人員大多沒(méi)有相關(guān)專(zhuān)業(yè)背景，只能勉強(qiáng)勝任傳統(tǒng)的信息資源收集、加工等工作。建設(shè)數(shù)字化檔案館、完善信息化管理系統(tǒng)，顯然超出了現(xiàn)有人員的能力范圍。其次，隨著新《檔案法》的實(shí)施，在高職院校檔案管理工作中，相關(guān)技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)勢(shì)必要做出調(diào)整，各崗位員工很難適應(yīng)新的要求。

2.管理制度和規(guī)范體系變化

新《檔案法》不僅優(yōu)化了檔案信息利用等條款，還針對(duì)信息時(shí)代背景下的檔案管理創(chuàng)新，明確了對(duì)信息資源質(zhì)量的要求。為高職院校檔案管理工作改革指明了方向，也對(duì)細(xì)化相關(guān)規(guī)制、落實(shí)各項(xiàng)規(guī)范提出了要求?；诖?，高職院校必須依據(jù)新《檔案法》，梳理現(xiàn)有檔案管理制度和工作準(zhǔn)則，才能有效落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)等方面的新規(guī)。但高職院校專(zhuān)業(yè)人才數(shù)量和能力的不足，導(dǎo)致檔案管理工作制度的完善和規(guī)范的更新速度遲緩，難以保證數(shù)字化資源的來(lái)源可靠和內(nèi)容真實(shí)。

3.信息資源利用模式亟待創(chuàng)新

隨著各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)館藏資源數(shù)字化、管理工作信息化的完成，面向各類(lèi)用戶(hù)的信息服務(wù)模式也在不斷創(chuàng)新。但在高職院校的檔案管理工作中，由于校史普遍不長(zhǎng)、館藏資源數(shù)量和利用價(jià)值有限，信息開(kāi)發(fā)和利用模式的創(chuàng)新相對(duì)滯后。但是，新《檔案法》站在服務(wù)社會(huì)的宏觀視角，在大數(shù)據(jù)與云計(jì)算等技術(shù)相對(duì)成熟的背景下，要求充分發(fā)揮所有檔案信息資源的利用價(jià)值，擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象范圍和權(quán)限。反觀當(dāng)前的高職院校檔案信息資源利用模式，依然停留在適應(yīng)用戶(hù)要求提供查詢(xún)服務(wù)的層面，沒(méi)有對(duì)潛在用戶(hù)需求進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，明顯不符合新《檔案法》的要求。

4.加快數(shù)字檔案館建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源共建共享

新《檔案法》明確要求建設(shè)數(shù)字化檔案館，實(shí)現(xiàn)信息資源的廣泛共享。這顯然需要各層級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)緊密合作，才能完成網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建，開(kāi)發(fā)契合檔案信息資源加工、存儲(chǔ)和利用需要的軟件系統(tǒng)。高職院校作為基層檔案管理單位，必須在完成自身信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，才能在新《檔案法》及相關(guān)規(guī)范和政策支持下，尋求與其他院校及專(zhuān)業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)合作。但由于受到技術(shù)、人員和資源的制約，各高職院校的檔案信息化管理系統(tǒng)存在多方面問(wèn)題。一方面，由于系統(tǒng)軟件功能開(kāi)發(fā)能力有限，檔案信息資源尚未實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成和更新，數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建也相對(duì)滯后，無(wú)法滿(mǎn)足信息共建共享要求。另一方面，由于軟硬件系統(tǒng)功能不足，加之專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才缺失，高職院校的信息化檔案信息資源管理系統(tǒng)存在明顯安全隱患，如果面向廣域互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)放，極易發(fā)生信息泄露或損毀事件。

5.信息資源利用模式創(chuàng)新與法律風(fēng)險(xiǎn)防控

新《檔案法》修訂利用條款，增設(shè)監(jiān)督檢查內(nèi)容，為創(chuàng)新檔案信息資源利用模式提供了法律依據(jù)和保障。但檔案信息的特殊性，注定了在開(kāi)發(fā)利用環(huán)節(jié)針對(duì)管理和服務(wù)主體存在多方面的法律風(fēng)險(xiǎn)。首先，高職院校檔案包含了幾乎所有師生的個(gè)人基礎(chǔ)信息，在面向社會(huì)公眾開(kāi)放，提供不同形式的信息服務(wù)時(shí)，必須綜合考量新《檔案法》《民法》《保密法》等現(xiàn)行法律法規(guī)相關(guān)條款，完善高職院校自身的檔案管理制度和規(guī)章、流程，才能避免出現(xiàn)法律糾紛。在沒(méi)有專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)和頂層設(shè)計(jì)的情況下，高職院校很難做到這一點(diǎn)。其次，在數(shù)字化和信息化的服務(wù)模式下，高職院校與用戶(hù)之間同樣存在發(fā)生法律糾紛的風(fēng)險(xiǎn)。例如，在用戶(hù)基礎(chǔ)信息管理和身份核實(shí)方面，如果處理不當(dāng)，就可能造成用戶(hù)信息被盜用或被泄露。

三、優(yōu)化檔案信息資源管理的有效策略

1.完善培訓(xùn)考核機(jī)制，提升檔案管理團(tuán)隊(duì)專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

針對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的不足，高職院校必須完善培訓(xùn)考核機(jī)制。首先，為了全面執(zhí)行新《檔案法》，組織各崗位人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使之充分了解工作方式、法律依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)的變化；其次，結(jié)合新時(shí)期檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用模式創(chuàng)新要求，對(duì)照新《檔案法》信息化建設(shè)部分內(nèi)容，設(shè)計(jì)專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)培訓(xùn)課程。以提供線上課件、組織講座和培訓(xùn)、激勵(lì)員工自學(xué)等形式，提升現(xiàn)有檔案管理團(tuán)隊(duì)成員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平，使之能夠運(yùn)用大數(shù)據(jù)等技術(shù)開(kāi)發(fā)信息資源、構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，勝任日常的數(shù)字化檔案收集、加工等工作；最后，針對(duì)建設(shè)數(shù)字化檔案館、開(kāi)發(fā)信息化管理軟件、維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全的需要，高職院校應(yīng)聘用有專(zhuān)業(yè)背景的人才，或者對(duì)有潛力的校園網(wǎng)運(yùn)維人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，以便解決落實(shí)新《檔案法》要求的技術(shù)性問(wèn)題。

2.對(duì)照新《檔案法》，優(yōu)化管理制度及規(guī)范體系

為應(yīng)對(duì)執(zhí)行新《檔案法》的挑戰(zhàn)，高職院校必須從優(yōu)化自身管理制度及規(guī)范體系著手，細(xì)化信息化建設(shè)等條款的要求。首先，組織相關(guān)人員研讀新《檔案法》，梳理其中與高職院校檔案信息資源管理實(shí)踐相關(guān)的條款。對(duì)照現(xiàn)行管理制度、流程及規(guī)章，分析哪些條款應(yīng)進(jìn)行優(yōu)化，確保完善后符合新《檔案法》的要求；其次，結(jié)合各崗位工作實(shí)踐，針對(duì)高職院校檔案管理信息化建設(shè)要求，對(duì)照新的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化信息資源收集、加工及存儲(chǔ)等工作流程，改進(jìn)相關(guān)工作方法，確保檔案信息資源的形式、內(nèi)容合法合規(guī)。

3.契合新時(shí)期用戶(hù)需求，創(chuàng)新信息資源開(kāi)發(fā)利用模式

《檔案法》修訂的初衷，就是為規(guī)范數(shù)字化檔案收集、加工及管理，促進(jìn)信息資源開(kāi)發(fā)和利用環(huán)節(jié)的創(chuàng)新，推動(dòng)大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用。因此，高職院校應(yīng)深入分析新時(shí)期的用戶(hù)需求，針對(duì)學(xué)生、科研人員等不同群體，創(chuàng)新信息資源開(kāi)發(fā)及服務(wù)模式。一方面，基于信息化管理系統(tǒng)功能的完善，構(gòu)建用戶(hù)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，自動(dòng)匯總更新相關(guān)信息。并且，利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)了解用戶(hù)的信息資源利用習(xí)慣，預(yù)測(cè)其需求，主動(dòng)提供個(gè)性化服務(wù)。另外，深度開(kāi)發(fā)高職院校檔案信息資源的利用價(jià)值，針對(duì)校園文化建設(shè)、對(duì)外宣傳和社會(huì)服務(wù)需要，整合館藏資源與相關(guān)信息，加工成紀(jì)錄片與數(shù)字化專(zhuān)題資料等形式，推送到新媒體平臺(tái)和校方網(wǎng)站，提高信息資源的利用率，擴(kuò)大高職院校的影響力。

4.基于頂層設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)信息資源共建共享

要想落實(shí)新《檔案法》要求，完成數(shù)字化檔案館和信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，高職院校必須依賴(lài)頂層設(shè)計(jì)和政策、法規(guī)支持，尋求與其他院校、科研機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織合作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共建共享。首先，各級(jí)地方政府相關(guān)部門(mén)應(yīng)圍繞新《檔案法》的落實(shí)，率先完成配套規(guī)章制度的優(yōu)化。并且，針對(duì)數(shù)字化檔案館建設(shè)，組織相關(guān)單位和專(zhuān)家展開(kāi)研討，就軟硬件系統(tǒng)配置和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等問(wèn)題，設(shè)計(jì)可行的方案；其次，高職院校應(yīng)積極回應(yīng)新《檔案法》要求，加快信息化建設(shè)進(jìn)程。以確保信息安全為原則，升級(jí)軟硬件系統(tǒng)，完成館藏資源的數(shù)字化，改進(jìn)基礎(chǔ)信息收集、加工及存儲(chǔ)流程；最后，在數(shù)字化檔案館完成初步建設(shè)的情況下，各高職院校應(yīng)強(qiáng)化彼此合作，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)館藏資源線上共享。同時(shí)，針對(duì)各專(zhuān)業(yè)教學(xué)和科研需求，展開(kāi)信息資源開(kāi)發(fā)和利用領(lǐng)域的合作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共建共享。

5.強(qiáng)化數(shù)字化資源安全管理，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)

首先，針對(duì)落實(shí)新《檔案法》過(guò)程中面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)，為促進(jìn)信息資源開(kāi)發(fā)和利用模式創(chuàng)新，政府部門(mén)應(yīng)完善相關(guān)法律法規(guī)。針對(duì)信息化管理背景下的檔案管理和服務(wù)模式，根據(jù)不同場(chǎng)景、信息開(kāi)發(fā)和利用各環(huán)節(jié)，進(jìn)一步明確相關(guān)主體責(zé)任；其次，高職院校等基層檔案管理單位，應(yīng)在現(xiàn)行法律法規(guī)框架下，結(jié)合自身檔案管理和信息服務(wù)工作特點(diǎn)，完善網(wǎng)絡(luò)安全管理和保密工作制度，以便有效規(guī)避泄露用戶(hù)信息、敏感信息資源損毀等法律風(fēng)險(xiǎn)。此外，在策劃?rùn)n案信息資源開(kāi)發(fā)項(xiàng)目時(shí)，高職院?？梢韵蚵蓭熓聞?wù)所等專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)咨詢(xún)，判斷項(xiàng)目存在哪些法律風(fēng)險(xiǎn)，以便采取必要的防范措施。

四、結(jié)束語(yǔ)

在新《檔案法》頒布實(shí)施之后，高職院校的檔案信息資源管理工作面臨多方面挑戰(zhàn)。針對(duì)專(zhuān)業(yè)人才不足與規(guī)章制度需要優(yōu)化等一系列問(wèn)題，必須著眼于新時(shí)期檔案信息服務(wù)需求變化，以保障新《檔案法》全面落實(shí)為出發(fā)點(diǎn)，從完善檔案管理人員培訓(xùn)考核機(jī)制著手，推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程。并且，依靠頂層設(shè)計(jì)和相關(guān)法規(guī)、政策的支持，與其他高校和檔案管理機(jī)構(gòu)合作，完成數(shù)字化檔案館建設(shè)，充分挖掘和利用高職院校檔案信息資源的價(jià)值。

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（作者單位：陜西航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 ）