試談城市園林綠化檔案工作的有效管理

摘 要：近年來，出于保護生態(tài)環(huán)境，提升居民生活質(zhì)量的需要，城市園林綠化得到了較為迅速的發(fā)展。城市園林綠化的檔案工作能夠?qū)崿F(xiàn)園林綠化信息資料的完整記錄與保存，進而為園林綠化后期工作提供完善的參考資料，確保園林綠化后期工作的順利進行。但當(dāng)前的園林綠化檔案工作還存在著一些問題，影響了其發(fā)揮的積極效用?；诖?，為充分發(fā)揮園林綠化檔案工作的積極效用，本文試談城市園林綠化檔案工作的有效管理。

關(guān)鍵詞：城市園林；園林綠化；檔案管理

前言

城市園林綠化檔案是城建檔案的重要構(gòu)成部分，如實記錄了某一單位、個人在園林綠化中的活動，是關(guān)于城市園林綠化的原始記錄，具有較高的保存價值與參考價值。同時，城市園林綠化檔案能夠為城市發(fā)展建設(shè)與城市改造提供一定的參考依據(jù)。城市園林綠化檔案包含較多的內(nèi)容，其中主要的有園林基礎(chǔ)資料、園林建設(shè)資料以及城市綠化建設(shè)資料等?；诖?，有必要對城市園林綠化檔案工作進行深入研究，以實現(xiàn)城市園林綠化檔案工作的有效管理。

一、實現(xiàn)城市園林綠化檔案工作有效管理的重要意義

城市園林綠化檔案具有多種載體，如文字、圖紙以及照片等，是對城市園林綠化建設(shè)過程的如實與完整記錄。因此，城市園林綠化檔案能夠為城市建設(shè)、城市改造以及城市的進一步發(fā)展提供強有力的參考依據(jù)。

第一，城市園林綠化檔案能夠助力舊城改造，為舊城改造提供歷史資料。在進行舊城改造時，為確保施工順利，需要明確地下管線的敷設(shè)位置。在此情況下，園林綠化檔案若記錄了地下管線的敷設(shè)位置，就可提供給相關(guān)人員，提升改造效率，確保施工安全。

第二，園林綠化檔案能夠助力樹木、花卉養(yǎng)護。樹木與花卉是城市園林綠化的重要組成部分。同時，為確保綠化效果會栽種多種類型的樹木與花卉。因品種不同，其所遭受的病蟲害也會有所不同。對此，在進行樹木、花卉養(yǎng)護時就可查閱檔案資料，明確每種樹木、花卉的病蟲害情況，及時采取針對性的病蟲害防治措施，實現(xiàn)樹木、花卉的健康生長，取得理想的綠化效果。

第三，城市園林綠化檔案可為城市建設(shè)提供規(guī)劃參考。人類與自然是相互依存的，人類的發(fā)展進步也仰賴于自然的支持。但城市化進程的推進，不僅使自然環(huán)境遭到了破壞，也使自然環(huán)境逐漸被人造環(huán)境所替代。當(dāng)前發(fā)展情況下，人們已經(jīng)意識到了自然環(huán)境的重要性，推動了城市園林建設(shè)。在進行城市園林建設(shè)時，可參考城市園林綠化檔案，做好城市園林綠化規(guī)劃，切實提高城市的宜居性。

第四，城市園林綠化檔案可促進城市的旅游開發(fā)。城市園林綠化檔案會完整記錄下城市園林綠化的相關(guān)資料。因此，在進行旅游開發(fā)時可查閱檔案的相關(guān)資料，以編寫針對性的城市風(fēng)景解說詞、人物傳記等，取得更好的城市推介效果。

二、城市園林綠化檔案工作當(dāng)前存在的問題

1.對城市園林綠化檔案工作的重視程度較低

伴隨社會經(jīng)濟發(fā)展水平的提升，人們對城市園林綠化的質(zhì)量要求也越來越高。城市園林綠化檔案工作與城市園林綠化質(zhì)量有較為密切的關(guān)系。若能夠?qū)崿F(xiàn)城市園林綠化檔案工作的有效管理，城市園林綠化檔案就能夠為城市園林綠化建設(shè)工作提供強有力的支持，推動城市園林綠化建設(shè)工作的有序進行，進而確保城市園林綠化的最終質(zhì)量。反之，城市園林綠化的建設(shè)質(zhì)量也會有所降低，因此，相關(guān)人員應(yīng)重視城市園林綠化檔案工作的開展。但在具體的城市園林綠化檔案工作中，卻存在著重視程度不夠、管理意識薄弱等問題，導(dǎo)致城市園林綠化檔案工作并未起到其應(yīng)有的作用，引發(fā)了一系列的不良反應(yīng)。除此以外，重視程度不夠也使得城市園林綠化檔案工作出現(xiàn)了檔案管理責(zé)任交叉、模糊、管理分散等問題。以上管理問題會在較大程度上削弱城市園林綠化檔案工作的有效性，導(dǎo)致城市園林綠化檔案遺失、整理質(zhì)量差等問題。綜上，城市園林綠化檔案工作存在著重視程度低、管理意識薄弱等問題，大大削弱了城市園林綠化檔案工作的有效性。

2.城市園林綠化檔案資料收集渠道不暢通

基于城市園林綠化檔案工作的特殊性，其檔案工作會涉及較多的部門。同時，為確保檔案資料的全面性，城市園林綠化檔案工作的資料收集環(huán)節(jié)也比較多，需要保持較高的資料收集暢通度。但就目前而言，城市園林綠化檔案資料收集渠道存在不暢通情況。

（1）城市園林綠化檔案工作人員的專業(yè)度較低。檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)水平與檔案工作要求不匹配，勢必會影響城市園林綠化檔案工作的開展效果。城市園林綠化檔案工作具有較強的專業(yè)性，需要檔案工作人員具備較高的專業(yè)性，以確保其工作的有效性。檔案工作人員專業(yè)水平低會使得檔案資料的收集、更新與完善出現(xiàn)銜接不暢等問題，難以實現(xiàn)檔案資料的集中管理，影響了城市園林綠化檔案工作的有效性。

（2）在進行檔案資料收集時，部分檔案工作人員并未嚴(yán)格遵守檔案資料收集標(biāo)準(zhǔn)，致使檔案資料出現(xiàn)了不實或描述不清等問題，降低了檔案資料的真實性與有效性。

3.城市園林綠化檔案工作的現(xiàn)代化、信息化程度較低

信息技術(shù)的飛速發(fā)展與廣泛應(yīng)用使得各行各業(yè)都開始進行信息化建設(shè)與現(xiàn)代化建設(shè)，以期跟上時代的發(fā)展步伐，實現(xiàn)自身的高效發(fā)展。在此發(fā)展背景之下，城市園林綠化檔案工作也應(yīng)與時俱進，實現(xiàn)自身的現(xiàn)代化發(fā)展與信息化發(fā)展。但就城市園林綠化檔案工作的開展現(xiàn)狀而言，城市園林綠化檔案工作的現(xiàn)代化、信息化程度還比較低，影響了其有效性的發(fā)揮。時至今日，信息化與現(xiàn)代化已經(jīng)成為社會必然的發(fā)展趨勢，若城市園林綠化檔案工作仍舊持守舊態(tài)度，勢必會逐漸落后于時代發(fā)展，不但會嚴(yán)重降低自身的工作效率，也會對整個城市建設(shè)行業(yè)造成不良影響。

以城市園林綠化檔案工作為例，城市園林綠化檔案工作若是能具備較高的信息化水平，就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的“云存儲”，進而大大提高檔案資料保存的安全性與檔案資料查閱的便捷性。但城市園林綠化檔案工作目前的信息化水平還比較低，尚未實現(xiàn)全部檔案資料的“云存儲”，導(dǎo)致檔案資料保存還存在一定的耗損，檔案資料查閱也不便捷，需要耗費較多的時間與精力?？傮w而言，城市園林綠化檔案工作的信息化水平與現(xiàn)代化水平還有較大的發(fā)展空間，限制了其積極效用的發(fā)揮。

三、實現(xiàn)城市園林綠化檔案工作有效管理的相關(guān)措施

1.增強重視程度，建立健全城市園林綠化檔案管理制度

要想實現(xiàn)城市園林綠化檔案工作的有效管理，就要扭轉(zhuǎn)當(dāng)前的錯誤管理觀念，增強相關(guān)人員對城市園林綠化檔案工作的重視程度，并建立健全城市園林綠化檔案管理制度，落實制度保障。

首先，開展相關(guān)培訓(xùn)，提升檔案工作人員的管理意識?！耙庾R”會在較大程度上影響人的“行為”。因此，實現(xiàn)城市園林綠化檔案有效管理的第一步，就是強化相關(guān)人員的“意識”，以督促其做出正確的“行為”。有關(guān)部門可開展針對性的培訓(xùn)活動，使城市園林綠化檔案工作人員深切認(rèn)識到檔案管理的重要性，并付諸行動。有關(guān)部門可進行綜合培訓(xùn)，從檔案管理的具體情況出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道進行培訓(xùn)工作。有關(guān)單位要組織檔案工作人員定時、系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，及時補充與檔案管理有關(guān)的新理論、新方法以及新觀念，持續(xù)提升其專業(yè)水平，確保其樹立正確、先進的園林綠化檔案管理觀念。有關(guān)部門還可定期向檔案工作人員普及哲學(xué)、歷史學(xué)以及公共關(guān)系學(xué)等與綠化檔案管理有關(guān)的學(xué)科知識，有效完善檔案工作人員的知識體系，提升綠化檔案管理工作的科學(xué)性、有效性。除此以外，有關(guān)部門還應(yīng)注重現(xiàn)代科技知識的傳授。有關(guān)部門應(yīng)定期對檔案工作人員進行現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)培訓(xùn)，以使檔案工作人員掌握最新的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，具備一定的科學(xué)意識，提升檔案管理效率。為真切實現(xiàn)城市園林綠化檔案工作的有效管理，還應(yīng)細(xì)化考核體系，從考核體系入手，提升檔案工作人員的管理意識。

其次，建立健全城市園林綠化檔案管理責(zé)任制度。相關(guān)部門可依據(jù)城市園林綠化檔案工作的管理要求、管理內(nèi)容、管理特點以及城市園林綠化的建設(shè)發(fā)展需求制定健全的檔案管理責(zé)任制度。檔案管理責(zé)任制度實際上就是對城市園林綠化檔案工作定崗定責(zé)。定崗定責(zé)能夠有效規(guī)避管理責(zé)任交叉、模糊等問題，實現(xiàn)城市園林綠化檔案工作的有序進行。檔案管理責(zé)任制度的建立只能為城市園林綠化檔案工作奠定基調(diào)。要想真正實現(xiàn)城市園林綠化檔案工作的有效管理，還需要制度的深度落實。相關(guān)部門要發(fā)揮監(jiān)管作用，確保檔案管理責(zé)任制度真正落實，安排專人進行檔案資料管理。除此以外，為進一步提升城市園林綠化檔案工作的有效性，還可以制定“分級建檔，統(tǒng)一管理”的檔案管理方式。

最后，建立健全檔案管理制度。檔案管理制度與檔案管理責(zé)任制度雖有一定的相交之處，但卻具有不同的管理作用。檔案管理責(zé)任制度能夠明確城市園林綠化檔案工作的權(quán)責(zé)分屬，提高城市園林綠化檔案工作的管理效率；檔案管理制度則能夠提升城市園林綠化檔案工作的規(guī)范性、條理性。制定檔案管理制度要以相關(guān)的法律法規(guī)為基礎(chǔ)，并符合城市園林綠化檔案工作的具體管理情況，以實現(xiàn)對城市園林綠化檔案管理工作的針對性調(diào)整、優(yōu)化，實現(xiàn)城市園林綠化檔案工作的有效管理。與檔案管理責(zé)任制度一致，檔案管理制度也需要得到深切落實。若發(fā)現(xiàn)城市園林綠化檔案工作存在違規(guī)行為，則必須按照制度要求進行處罰。反之，也可給予一定的獎勵。

2.明確城市園林綠化檔案工作的收集渠道與收集內(nèi)容

為確保城市園林綠化檔案資料收集的暢通度，實現(xiàn)城市園林綠化檔案工作的有效管理，應(yīng)明確城市園林綠化檔案工作的收集渠道與收集內(nèi)容。城市園林綠化檔案工作人員可與生產(chǎn)部門相互配合，實現(xiàn)檔案資料的有序收集。城市園林綠化檔案資料正式歸檔前，檔案工作人員還要將檔案資料組成保管單位，并做好編目處理。除此以外，城市園林綠化檔案工作人員還要做好各個環(huán)節(jié)的檔案資料收集工作。

第一，城市園林綠化建設(shè)之前的檔案資料收集。城市園林綠化檔案具有全面性。因此，建設(shè)之前的相關(guān)資料也在收集范圍之內(nèi)。城市園林綠化檔案工作人員要收集好建設(shè)現(xiàn)場的勘探數(shù)據(jù)，并核對設(shè)計變更、施工許可證以及開工報告。

第二，城市園林綠化建設(shè)過程中的檔案資料收集。這一環(huán)節(jié)，檔案工作人員要做好土方登記單、標(biāo)高復(fù)核記錄以及苗木出圃單的收集工作，以確保檔案資料收集的全面性。除此以外，檔案工作人員還要實時收集、更新城市園林綠化的建設(shè)資料，如施工圖分布、技術(shù)交底以及操作記錄等，以確保檔案資料收集的真實性。

第三，城市園林綠化建設(shè)竣工后的檔案資料收集。這一環(huán)節(jié)，檔案工作人員要做好竣工報告、工程決算以及竣工驗收的資料收集工作。除了收集紙質(zhì)資料以外，檔案工作人員還要做好音像資料的收集工作，力求真實、完整。以上檔案資料都收集好以后，檔案工作人員還要對檔案資料進行科學(xué)處理，做好檔案資料的分類、排列與編號工作。在進行檔案資料處理時，檔案工作人員還要確認(rèn)檔案資料的利用價值，采取恰當(dāng)?shù)谋４娲胧?/p>

綜上，檔案資料收集是城市園林綠化檔案工作的重要組成部分，在很大程度上關(guān)系著城市園林綠化檔案工作的有效性，有關(guān)部門及檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守相應(yīng)收集流程與原則，確保檔案資料收集的全面性與真實性。

3.實現(xiàn)城市園林綠化檔案工作的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展

為跟上時代的發(fā)展步伐，充分發(fā)揮城市園林綠化檔案工作的積極效用，應(yīng)實現(xiàn)城市園林綠化檔案工作的現(xiàn)代化與信息化發(fā)展。

第一，引入信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案資料的電子化收集與處理。相關(guān)部門可引入大數(shù)據(jù)與云計算技術(shù)，進而大大提高檔案收集效率與檔案處理效率。檔案工作人員可借助大數(shù)據(jù)與云計算技術(shù)將檔案資料以“電子”形式保存下來，便于檔案資料的保存與查閱。

第二，開展信息技術(shù)培訓(xùn)，提高信息技術(shù)的應(yīng)用率。相比于傳統(tǒng)檔案的管理方式，信息化管理具有一定的挑戰(zhàn)，需要檔案工作人員具備相應(yīng)的信息技術(shù)知識，以實現(xiàn)信息技術(shù)的高效利用。對此，可開展信息技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員對信息技術(shù)的認(rèn)識程度，幫助檔案工作人員熟練掌握信息技術(shù)，進而提升信息技術(shù)的應(yīng)用率，切實提高城市園林綠化檔案工作的信息化水平。

第三，確保信息安全，嚴(yán)防信息泄露。信息泄露是信息化建設(shè)過程中必須予以重視的問題。城市園林綠化檔案工作與城市建設(shè)、發(fā)展息息相關(guān)，其所包含的檔案資料也極為重要。對此，在進行信息化建設(shè)與現(xiàn)代化建設(shè)時，還要做好信息防護，確保信息安全。相關(guān)部門可引入安全級別較高的防火墻，實現(xiàn)對檔案資料的強力保護。除此以外，還可在檔案資料室安設(shè)滅火器、攝像頭等防護設(shè)備，確保檔案資料室的安全。

信息化與現(xiàn)代化發(fā)展能夠大大提高城市園林綠化檔案工作的效率，實現(xiàn)城市園林綠化檔案工作的有效管理，但也應(yīng)注意信息安全。

四、結(jié)論

綜上所述，城市園林綠化檔案工作具有較高的現(xiàn)實意義，是城市發(fā)展建設(shè)的重要參考資料。但城市園林綠化檔案工作也存在著一些問題，影響了其積極效用的發(fā)揮?；诖?，本文從實現(xiàn)城市園林綠化檔案工作有效管理的重要意義、城市園林綠化檔案工作當(dāng)前存在的問題以及實現(xiàn)城市園林綠化檔案工作有效管理的相關(guān)措施三個角度出發(fā)，初步探討了城市園林綠化檔案工作的有效管理，以期對城市園林綠化檔案工作有所幫助。

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（作者單位：北京市陶然亭公園科室人力資源科）

作者簡介：徐春蕾（1984—），女，漢族，北京人，館員，本科，研究方向：檔案管理。