會(huì)計(jì)信息化檔案管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)

朱開(kāi)

【摘? 要】近年來(lái)，伴隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子憑證和檔案已經(jīng)取代了原來(lái)手工記賬產(chǎn)生的紙質(zhì)憑證。與此同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生與保管方式發(fā)生了質(zhì)的變化，傳統(tǒng)的保管方式已經(jīng)無(wú)法滿足信息化檔案保管的需要。論文從會(huì)計(jì)信息化檔案的特點(diǎn)入手，對(duì)其重要性進(jìn)行了闡述，并對(duì)管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，最后提出了一些會(huì)計(jì)信息化檔案管理的改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)信息化；檔案管理；措施

【中圖分類(lèi)號(hào)】G275.9；F232【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A【文章編號(hào)】1673-1069（2023）05-0086-03

1 引言

隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中不斷推進(jìn)、應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案也由傳統(tǒng)手工記賬中的紙質(zhì)憑證升級(jí)為電子檔案。信息化檔案將會(huì)計(jì)人員的工作成果反映在計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上，為會(huì)計(jì)憑證、賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的查閱提供了便利，同時(shí)也被賦予了許多新的特點(diǎn)。這些新的特點(diǎn)使信息化檔案的管理面臨著新的挑戰(zhàn)。只有高度重視信息化檔案管理，信息化檔案才能在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮更大的作用。

2 會(huì)計(jì)信息化檔案的特點(diǎn)

第一，形式上的多樣性。會(huì)計(jì)信息化檔案的多樣性表現(xiàn)為內(nèi)容的多樣性和載體的多樣性。在內(nèi)容上，信息化檔案包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)包括且不限于會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及記載會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證等數(shù)據(jù)。在載體上，因?yàn)闀?huì)計(jì)信息化使用了新的技術(shù)，這使信息化檔案的載體形式更加多樣化。信息化檔案的載體不僅包括新型的磁性介質(zhì)或光盤(pán)等形式，還包括記載會(huì)計(jì)資料信息載體的紙質(zhì)形式。財(cái)政部、國(guó)家檔案局在《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的通知》中明確規(guī)定：符合檔案管理要求的電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子會(huì)計(jì)檔案可不再另以紙質(zhì)形式保存。雖然該通知沒(méi)有強(qiáng)制要求同時(shí)使用紙質(zhì)形式，但在實(shí)踐中，為便于相關(guān)人員查詢，很多單位通常都是以電子憑證和紙質(zhì)憑證一起保存。

第二，環(huán)境的依賴性。會(huì)計(jì)信息化檔案的存放對(duì)計(jì)算機(jī)硬件有嚴(yán)格要求，載體的質(zhì)量、存放環(huán)境都可能對(duì)會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生不利影響，防水、防火、防塵、防磁、防鼠等各種防護(hù)措施一樣都不能少。會(huì)計(jì)檔案對(duì)軟件系統(tǒng)也有依賴性，軟件有效期、軟件供應(yīng)商的后續(xù)服務(wù)都會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生影響。

第三，保管的便捷性。會(huì)計(jì)信息化的載體往往是計(jì)算機(jī)、硬盤(pán)等，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，這些電子設(shè)備的存儲(chǔ)量往往是紙質(zhì)文檔的數(shù)倍。相對(duì)來(lái)說(shuō)，信息化會(huì)計(jì)檔案的保管比較便捷，便于信息資源共享。

第四，控制的復(fù)雜性。一是技術(shù)上的復(fù)雜性。信息化程度越高，相應(yīng)的程序化要求越多，對(duì)從事會(huì)計(jì)檔案保管人員的綜合能力要求也水漲船高。二是風(fēng)險(xiǎn)控制的復(fù)雜性。如果單位未能充分重視數(shù)據(jù)安全，并且未能采取有效的安全措施，那么會(huì)計(jì)檔案遭受復(fù)制、損毀和泄露的風(fēng)險(xiǎn)可能性將會(huì)急劇攀升。

3 企業(yè)會(huì)計(jì)信息化檔案管理的重要性

3.1 有利于適應(yīng)時(shí)代的需要

在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息檔案管理已經(jīng)不適用，現(xiàn)在需要建立健全完善、合理、先進(jìn)的單位會(huì)計(jì)檔案管理體系。單位會(huì)計(jì)信息化檔案管理從小處說(shuō)，可以提升單位會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)效率，為決策者提供更多的決策依據(jù)；從大處說(shuō)，可以提升單位的競(jìng)爭(zhēng)力。歸根結(jié)底就是適應(yīng)時(shí)代的需要。

3.2 有利于珍貴檔案資料保存

在計(jì)算機(jī)沒(méi)有普及的時(shí)代，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案反復(fù)翻閱利用后會(huì)被污染，造成損失，而且容易丟失。在信息化時(shí)代，這些都可以很好地被避免。例如，利用金蝶或者用友軟件做的賬本身就是電子版本的，可以長(zhǎng)期保存。在金稅四期推行的今天，電子發(fā)票取代紙質(zhì)發(fā)票已經(jīng)是大勢(shì)所趨。這些電子資料始終被記錄在網(wǎng)絡(luò)中，隨時(shí)可以調(diào)取。

3.3 有利于會(huì)計(jì)檔案資源共享

盡管傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體會(huì)計(jì)檔案管理有容易識(shí)別、存儲(chǔ)方式更加直觀的優(yōu)點(diǎn)，但其收集、整理、檢索、利用方面效率都比較低。例如，一些資料只允許查閱不允許復(fù)印，查找起來(lái)十分不便利。紙質(zhì)資料最大的缺點(diǎn)就是不能同時(shí)滿足多方對(duì)同一資料的利用。隨著信息化檔案的普及，許多原本困擾人們的問(wèn)題得到了有效的解決。電子檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)的識(shí)別、處理和存儲(chǔ)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)文件到網(wǎng)絡(luò)文件的跨媒體傳輸?；ヂ?lián)網(wǎng)是有記憶的，所以信息化檔案可以滿足任何部門(mén)在任何時(shí)間段對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的利用。會(huì)計(jì)信息化有利于會(huì)計(jì)檔案資源共享，提高了會(huì)計(jì)檔案信息的準(zhǔn)確性，有效保證單位會(huì)計(jì)工作的推進(jìn)。

4 會(huì)計(jì)信息化檔案管理存在的問(wèn)題

第一，單位管理人員認(rèn)識(shí)不到位。“火車(chē)跑得快，全靠車(chē)頭帶”。但現(xiàn)實(shí)中，多數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化檔案的管理都缺乏足夠的重視。單位領(lǐng)導(dǎo)不重視會(huì)計(jì)信息化檔案管理，表現(xiàn)在信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后、單位缺少檔案管理方面的規(guī)章制度，最重要的是單位缺少會(huì)計(jì)信息化檔案管理方面的人才。很多單位盡管配備有會(huì)計(jì)檔案室，但會(huì)計(jì)檔案保管人員往往是會(huì)計(jì)人員兼任，這顯然不利于對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。

第二，檔案管理人員能力不足?，F(xiàn)實(shí)中，各單位具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的會(huì)計(jì)人員的整體素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，綜合能力參差不齊。由于缺乏兼具專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，會(huì)計(jì)人員只能把電算化作為一種簡(jiǎn)單的記賬工具來(lái)使用。由會(huì)計(jì)人員兼任檔案保管的這種方式，增加了會(huì)計(jì)人員的工作強(qiáng)度，這無(wú)異于“趕鴨子上架”。盡管許多會(huì)計(jì)人員都掌握了一些基本的會(huì)計(jì)軟件操作技巧，但由于缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)的知識(shí)，他們?cè)诿鎸?duì)一些突發(fā)事件時(shí)往往束手無(wú)策，從而導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)故障，最糟糕的結(jié)果就是數(shù)據(jù)的損失，其后果難以預(yù)料。

第三，會(huì)計(jì)檔案制度不完善。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置檔案保管機(jī)構(gòu)，檔案管理機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)是平行關(guān)系。但實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)檔案保管工作并不完善，規(guī)范性有待提高。在大多數(shù)單位，尤其是一些中小型單位，沒(méi)有設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，更不用說(shuō)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案保管機(jī)構(gòu)了。沒(méi)有相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，就更不需要說(shuō)配備專(zhuān)職的檔案管理人員了。當(dāng)然，更大的漏洞是很多單位根本沒(méi)有根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)設(shè)置相應(yīng)的檔案管理辦法。有些單位即使有會(huì)計(jì)檔案管理辦法，也只是寥寥數(shù)語(yǔ)，將其作為單位財(cái)務(wù)管理制度中的一部分。

第四，會(huì)計(jì)檔案安全防范措施不夠。信息化雖然大大提升了會(huì)計(jì)工作效率，但同時(shí)存在巨大的安全隱患，電子信息有易復(fù)制、容易被盜竊的風(fēng)險(xiǎn)。由于計(jì)算機(jī)軟硬件性能的低下，可能會(huì)嚴(yán)重?fù)p害所儲(chǔ)存的信息，從而使電子文件的安全性和完整性受到嚴(yán)重的威脅。面對(duì)如此多的風(fēng)險(xiǎn)，很多單位缺乏相應(yīng)的防范措施，導(dǎo)致系統(tǒng)被黑客攻擊，商業(yè)秘密被外人竊取。

5 會(huì)計(jì)信息化檔案管理的改進(jìn)措施

第一，物質(zhì)上保證?！肮び破涫卤叵壤淦鳌?，為實(shí)現(xiàn)有效的信息化管理，公司應(yīng)當(dāng)精心挑選合適的財(cái)務(wù)軟件，建立完善的數(shù)據(jù)保管系統(tǒng)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)獲得專(zhuān)家的技術(shù)指導(dǎo)。

①在選擇財(cái)務(wù)軟件時(shí)，軟件公司的資質(zhì)和能力應(yīng)該是最重要的因素，因?yàn)樗鼈兛梢詭椭鷨挝桓玫貞?yīng)對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)。此外，還應(yīng)該考慮軟件的功能完整性，特別是要注意它們是否能夠兼容過(guò)去的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，以確保單位的財(cái)務(wù)管理更加有效率。

②環(huán)境的保護(hù)。為實(shí)現(xiàn)安全可靠的存儲(chǔ)，我們需要選擇具有良好的耐火、耐磁、耐濕、耐腐蝕、耐蟲(chóng)、耐磨損的存儲(chǔ)材料。此外，我們還需要在信息化檔案的存放過(guò)程中，嚴(yán)格遵守相關(guān)的安全規(guī)定，避免接觸到任何可能造成危害的灰塵、水分、靜電和熱量。為確保數(shù)據(jù)的安全，我們應(yīng)該更多地關(guān)注并采取措施來(lái)提高監(jiān)控能力和防盜技術(shù)。

第二，技術(shù)上保證。對(duì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)信息化檔案的介質(zhì)，使用前一定要進(jìn)行病毒查殺，這是常規(guī)操作。此外，為確保會(huì)計(jì)信息化檔案的安全性，我們需要為其提供保密功能，以確保所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)得到有效的加密。

第三，人才上保證。單位競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵是人才的競(jìng)爭(zhēng)，為更加完善地實(shí)施當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案信息化管理，我們必須努力招募和培訓(xùn)優(yōu)秀的檔案管理者，他們不僅要具備良好的專(zhuān)業(yè)技能，還要具備豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，才能熟練地處理各種復(fù)雜的檔案問(wèn)題，為促進(jìn)會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展打下扎實(shí)的根基。如何培養(yǎng)人才，這是一個(gè)老生常談的話題，我們要堅(jiān)持自我培養(yǎng)和引進(jìn)人才兩條路并行。

①對(duì)在職員工進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)。對(duì)絕大多數(shù)單位來(lái)說(shuō)，這種途徑節(jié)約了時(shí)間、降低了成本，有其無(wú)可比擬的優(yōu)越性，這無(wú)疑是一種培養(yǎng)復(fù)合型會(huì)計(jì)電子檔案保管人才的快捷途徑。對(duì)在職員工進(jìn)行信息化檔案方面的培訓(xùn)，首先是不斷加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，提高對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案工作的認(rèn)知水平，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率和質(zhì)量的提升。其次是要采用不同的方式、渠道對(duì)目前的從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)目的除了提高信息技術(shù)管理水平，還要提升會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)技能。

②引進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理復(fù)合型人才。為更好地實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，我們需要招聘具備會(huì)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)、檔案學(xué)以及管理學(xué)等多學(xué)科背景的人才，并且他們必須精通計(jì)算機(jī)軟件的操作和維護(hù)技能。簡(jiǎn)而言之，要求所聘用的人才理論和實(shí)踐俱佳。招聘時(shí)，應(yīng)該對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行篩查。除了對(duì)應(yīng)聘人員的知識(shí)、技能進(jìn)行必要的測(cè)試外，還應(yīng)該審查應(yīng)聘人員的道德水平和誠(chéng)信水平，因?yàn)檎\(chéng)實(shí)守信是對(duì)會(huì)計(jì)人員的基本要求。

第四，從制度上加以保證。物質(zhì)上的準(zhǔn)備和人才的儲(chǔ)備都是會(huì)計(jì)檔案保管的硬件，連接二者的紐帶就是完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度。

①?gòu)膯挝唤嵌?，需要建立?yán)格的內(nèi)部控制制度。隨著科技的發(fā)展，越來(lái)越多的單位開(kāi)始采用先進(jìn)的技術(shù)來(lái)改善現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案，以滿足單位的需求。因此，單位應(yīng)該積極推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案的信息化，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)督，確保其完整、準(zhǔn)確、及時(shí)且有效地被使用。為確保會(huì)計(jì)檔案的合規(guī)運(yùn)行，所有涉及這一領(lǐng)域的從業(yè)者必須牢固樹(shù)立以科學(xué)的方法進(jìn)行管理、高效的運(yùn)行以及持續(xù)的熱情為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)的思想，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范運(yùn)行。此外，為更好地實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的信息化，還需要將對(duì)內(nèi)監(jiān)控的范疇拓展到一些以往僅限于手動(dòng)操作的領(lǐng)域，如對(duì)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、運(yùn)行、安全性的監(jiān)督，以及對(duì)調(diào)度、更新的審批權(quán)限的監(jiān)督。隨著會(huì)計(jì)檔案信息化技術(shù)的發(fā)展，內(nèi)部控制方式也發(fā)生了巨大變化，以程序?yàn)榛A(chǔ)，實(shí)施了各種形式的監(jiān)管，以確保數(shù)據(jù)精確、安全可靠，并且形成了完整的監(jiān)督管理體系，以此來(lái)提高會(huì)計(jì)電子檔案的安全性與可靠性。

②為確保相關(guān)人員的權(quán)利得到充分保障，應(yīng)當(dāng)建立一套完善的授權(quán)操作機(jī)制，并且實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)職的管理模式。為適應(yīng)當(dāng)前的情況，我們應(yīng)該遵循責(zé)任、權(quán)力、報(bào)酬、績(jī)效的原則，并且加強(qiáng)與時(shí)俱進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案管理體系。具體來(lái)說(shuō)，我們應(yīng)該設(shè)置一個(gè)明確的權(quán)力層次，并且為每個(gè)員工設(shè)置一個(gè)獨(dú)立的工作崗位，以確保他們能夠承擔(dān)起各自的工作。為確保檔案的有效運(yùn)作，我們將嚴(yán)格執(zhí)行崗位責(zé)任制，并對(duì)所有工作進(jìn)行有效的監(jiān)督與限制。我們將根據(jù)每位工作者的責(zé)任，積極推進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，確保所有工作流程都得到有效的處置，并制定有效的應(yīng)對(duì)預(yù)警機(jī)制，以確保檔案的安全。此外，我們還可以建立一套專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)安全制度，并對(duì)其進(jìn)行有效的管理。

為確保會(huì)計(jì)電子檔案的完整性，工作人員必須經(jīng)常檢查并核實(shí)所收集的所有文件，并將其與原始文件進(jìn)行比較。此外，為更好地控制整個(gè)流程，我們還需要指派一名專(zhuān)業(yè)人士來(lái)監(jiān)督并處理所有的信息，并將所有的信息都存儲(chǔ)起來(lái)，使其可供后續(xù)使用。為確保信息安全，我們建議將所有的文件都存放于專(zhuān)門(mén)的檔案館，禁止任何外部訪問(wèn)。我們還建議建立完善的檔案整合、檢索、分類(lèi)、核對(duì)等系統(tǒng)，避免信息的破壞、遺忘或被盜用。

③從制度上保證對(duì)過(guò)程的監(jiān)控。對(duì)信息化檔案進(jìn)行管理，除了對(duì)人進(jìn)行約束，還要對(duì)操作流程進(jìn)行監(jiān)控。為更好地管理和保護(hù)會(huì)計(jì)檔案，我們制定了一套嚴(yán)格的借閱流程。這套流程包括：首先，經(jīng)辦人需要提交申請(qǐng)，其次由單位財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審批，最后由單位主管會(huì)計(jì)進(jìn)行審核，并將相關(guān)電子憑證信息推入系統(tǒng)。這套流程已經(jīng)被固化，以便更好地管理和保護(hù)會(huì)計(jì)檔案。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的文檔，無(wú)關(guān)人員禁止進(jìn)入檔案室。

為確保會(huì)計(jì)電子檔案的有效存儲(chǔ)，我們需要建立一套完善的標(biāo)準(zhǔn)，以確保所有的信息都能夠被有效地記錄下來(lái)。為此，我們建議使用“雙備份法”來(lái)記錄所有的信息，并且記錄下所有信息的生成日期以及使用者的身份信息。為確保財(cái)務(wù)信息的安全和準(zhǔn)確，我們應(yīng)該經(jīng)常審核和更新財(cái)務(wù)電子文件，以確保其完整性和可靠性。

6 結(jié)語(yǔ)

在信息化的今天，會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)在各企事業(yè)單位普及。隨著科技的發(fā)展，信息化檔案已經(jīng)成為一種不可或缺的工具，它具有諸多優(yōu)勢(shì)。在信息化時(shí)代，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理仍然是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。單位負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人必須高度重視會(huì)計(jì)電子信息的保管工作，結(jié)合會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特點(diǎn)，積極探索會(huì)計(jì)信息化檔案保管的有效途徑，并付諸于實(shí)踐。我們不僅要充分利用會(huì)計(jì)檔案的電子化管理，還要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息的審核，從而使其具備較高的精度和完整度，從而使得決策者得到更加精準(zhǔn)的信息，從而實(shí)現(xiàn)單位的高效運(yùn)營(yíng)。

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