大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下Excel在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)中的應(yīng)用分析

郭賢賢

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；Excel;會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)

1引言

大數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)集合，主要是指在一定范圍內(nèi)使用對應(yīng)的軟件工具進(jìn)行捕捉以及處理。在多種服務(wù)模式下使用其能夠在數(shù)據(jù)更新時(shí)確保流程更加優(yōu)化，整體情況更加優(yōu)良。2014年3月，大數(shù)據(jù)首次寫入相關(guān)部門工作報(bào)告，大數(shù)據(jù)開始成為熱點(diǎn)。近年來，隨著國家加快推進(jìn)數(shù)字化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，我國正逐步從數(shù)據(jù)大國向數(shù)據(jù)強(qiáng)國邁進(jìn)，2021年教育部印發(fā)的《職業(yè)教育專業(yè)目錄（2021年）》對財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類相關(guān)專業(yè)目錄進(jìn)行了調(diào)整，大數(shù)據(jù)引發(fā)了教育大變革，大數(shù)據(jù)與會(huì)計(jì)的結(jié)合也引起了財(cái)會(huì)人員對專業(yè)技能的積極思考[1]。

大數(shù)據(jù)處理主要是選擇專業(yè)化的處理工具，如Python，PBI等大數(shù)據(jù)分析工具，當(dāng)前在專業(yè)化的處理工具中，采用Excel進(jìn)行分析，一般不采用G或T進(jìn)行衡量。但是，對于大多數(shù)普通的財(cái)會(huì)人員來說，一方面，這些專業(yè)的數(shù)據(jù)分析工具顯得過于專業(yè)，與Excel相比，短時(shí)間內(nèi)學(xué)習(xí)并應(yīng)用難度較大：另一方面，如果僅僅是完成一些簡單的數(shù)據(jù)分析，在數(shù)據(jù)規(guī)模適量的情況下，Excel就是財(cái)務(wù)實(shí)務(wù)中企業(yè)財(cái)會(huì)人員的優(yōu)秀助手，特別是在會(huì)計(jì)核算及財(cái)務(wù)管理的決策、分析、預(yù)算、預(yù)測、控制等方面，可以實(shí)現(xiàn)圖、文、表的完美結(jié)合。

結(jié)合Excel豐富的計(jì)算、分析工具以及靈活多樣的表達(dá)方式，不僅有助于財(cái)會(huì)人員高效、準(zhǔn)確地從事財(cái)務(wù)管理工作，而且可以為企業(yè)財(cái)務(wù)分析、決策提供依據(jù)，進(jìn)而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。具體來說Excel在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)的應(yīng)用中具有以下功能及優(yōu)勢[2]。

2Excel的功能及優(yōu)勢

Excel作為Office系列辦公軟件之一，其功能全面、操作簡單易學(xué)、運(yùn)算快速準(zhǔn)確，具有豐富的電子表格處理功能以及強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能、豐富的數(shù)據(jù)處理函數(shù)功能、豐富的制作圖表功能等。

2.1電子表格處理

Excel的一個(gè)顯著特點(diǎn)是以工作表的形式管理所有數(shù)據(jù)和信息，以表格的形式管理數(shù)據(jù)，使其處理和管理更加直觀、方便和易懂。對于常規(guī)財(cái)務(wù)事務(wù)，如添加或刪除行、列或表以及配置單元格格式，可以從Excel“開始”選項(xiàng)卡輕松完成Excel表格的處理。

2.2數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

除了簡化各種表格的處理，Excel還具有強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析功能，這些功能在通用電子表格軟件中是不可用的。例如，可以對表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和計(jì)數(shù)，包括財(cái)務(wù)、時(shí)間、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)、搜索和鏈接、數(shù)據(jù)庫、文本等。它提供數(shù)百種內(nèi)置功能（包括邏輯和信息功能），以滿足跨多個(gè)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)處理和分析需求。Excel的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析能力可以將復(fù)雜的數(shù)據(jù)通過簡單獨(dú)特的可視化方式進(jìn)行展示[3]。

2.3圖表處理

圖表是顯示數(shù)據(jù)處理結(jié)果的最佳方式，以使其更清晰、更易于理解。使用圖表細(xì)化曲面數(shù)據(jù)的許多特征。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析將數(shù)據(jù)集成到文本、照片和電子表格中，并為業(yè)務(wù)發(fā)展決策提供數(shù)據(jù)分析和戰(zhàn)略預(yù)測，以支持業(yè)務(wù)發(fā)展。例如，圖表顯示了數(shù)據(jù)的最大值和最小值、相互關(guān)系和趨勢，使數(shù)據(jù)更具動(dòng)態(tài)性、趣味性、吸引力、可理解性和可測量性，并幫助我們分析和比較數(shù)據(jù)。

如上文所述，Excel具有全面而廣泛的數(shù)據(jù)處理功能、繪圖功能，能夠自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)表和具備強(qiáng)大的自動(dòng)訪問功能，幾乎可以處理各種數(shù)據(jù)，而且操作簡單方便，運(yùn)算快速準(zhǔn)確，極大地提高了會(huì)計(jì)工作效率。

3Excel在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)中的具體應(yīng)用

財(cái)務(wù)管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)，能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供有用的決策信息，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。在Excel軟件中可以完成“證、賬、表”的填制、財(cái)務(wù)分析等項(xiàng)目。下文主要從會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)中的四項(xiàng)常見業(yè)務(wù)來分析Excel的具體實(shí)際應(yīng)用。

3.1Excel在會(huì)計(jì)憑證中的應(yīng)用

會(huì)計(jì)憑證的正確填制與審核，是會(huì)計(jì)核算工作的開始，也是反映和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動(dòng)不可或缺的重要環(huán)節(jié)。而在利用Excel完成會(huì)計(jì)核算工作時(shí)，首先要建立會(huì)計(jì)科目表，采用Excel中“記錄單”的方式大大有利于會(huì)計(jì)科目的錄入、修改、刪除以及查詢。其次，可以根據(jù)實(shí)際工作需要，設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)憑證表表頭項(xiàng)目，其中年、月、日、摘要、科目編碼等項(xiàng)目，均可以對單元格設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，對其進(jìn)行內(nèi)容上和數(shù)量上的限制，極大地提高數(shù)據(jù)錄入的正確性和效率性。最后，將IF（）函數(shù)、ISNA（）函數(shù)和VLOOKUP（）函數(shù)結(jié)合使用，使會(huì)計(jì)科目根據(jù)科目編碼自動(dòng)顯示，大大節(jié)約了財(cái)務(wù)人員填制憑證時(shí)間，提高工作效率[4]。

3.2Excel在會(huì)計(jì)賬簿中的應(yīng)用

會(huì)計(jì)賬簿的設(shè)置和登記，是連接會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)報(bào)表的重要紐帶，是編制報(bào)表和會(huì)計(jì)分析的重要依據(jù)，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地登記會(huì)計(jì)賬簿，對于加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理具有非常重要意義。會(huì)計(jì)賬簿分類標(biāo)準(zhǔn)不同，有很多不同分類，而不同種類賬簿格式的設(shè)置均可以利用Excel輕松完成。首先，經(jīng)過比較發(fā)現(xiàn)，日記賬與明細(xì)賬最基本的賬頁格式均設(shè)有“借方”“貸方”“余額”三欄，因此在利用Excel設(shè)置明細(xì)賬時(shí)，可以利用日記賬的數(shù)據(jù)，根據(jù)總賬科目和明細(xì)科目的不同，通過“數(shù)據(jù)——高級(jí)篩選”，篩選出各種明細(xì)分類賬。其次，在引用日記賬數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表的功能，快速匯總大量數(shù)據(jù)，建立總賬、科目匯總表等，并可以隨著數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)的更新進(jìn)行自動(dòng)更新。最后，在整個(gè)會(huì)計(jì)賬簿登記過程中，始終以“有借必有貸，借貸必相等”作為記賬規(guī)則。為了避免出現(xiàn)由于工作疏忽造成“借貸不平衡”的情況，可以利用IF（）和SUM（）函數(shù)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算中“借貸不平衡”的自動(dòng)提示。

3.3Excel在會(huì)計(jì)報(bào)表中的應(yīng)用

會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)核算的最終成果，也是會(huì)計(jì)工作的總結(jié)，是企業(yè)加強(qiáng)和改善管理的重要依據(jù)，這里主要介紹資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表以及現(xiàn)金流量表。首先，財(cái)務(wù)人員可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，利用Excel的基礎(chǔ)功能輕松設(shè)計(jì)出相應(yīng)的會(huì)計(jì)報(bào)表格式。其次，利用Excel的公式設(shè)置、函數(shù)等功能進(jìn)行報(bào)表間數(shù)據(jù)的直接或間接引用，完成會(huì)計(jì)報(bào)表各個(gè)項(xiàng)目的填制，與傳統(tǒng)手工填制會(huì)計(jì)報(bào)表相比，其省去了財(cái)務(wù)人員大量的計(jì)算工作，與財(cái)務(wù)軟件相比，其中的公式設(shè)定具有可操作性，即可以自行更改公式，以達(dá)到相應(yīng)的目的。最后，Excel的圖表功能強(qiáng)大，可以根據(jù)報(bào)表中的相關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)生成不同形式的報(bào)告圖表，使不懂財(cái)務(wù)信息的使用者一目了然，通過對比圖表更容易發(fā)現(xiàn)相應(yīng)的問題。

3.4Excel在財(cái)務(wù)分析中的應(yīng)用

財(cái)務(wù)分析是指在財(cái)務(wù)報(bào)表基礎(chǔ)上，對財(cái)務(wù)報(bào)表提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)和深入的分析，而利用Excel提供的各種功能來輔助財(cái)務(wù)分析決策，可以快速、準(zhǔn)確地完成財(cái)務(wù)分析工作。財(cái)務(wù)分析指標(biāo)有很多，以“償債能力指標(biāo)——流動(dòng)比率”為例，如根據(jù)A公司近三年資產(chǎn)負(fù)債表相關(guān)資料（表1），進(jìn)行財(cái)務(wù)指標(biāo)分析，計(jì)算流動(dòng)比率。

操作步驟：首先，將A公司三年的流動(dòng)資產(chǎn)合計(jì)數(shù)，即B12：D12單元格區(qū)域，復(fù)制粘貼到表2中B3：D3單元格區(qū)域，同理，復(fù)制粘貼流動(dòng)負(fù)債的合計(jì)數(shù)。其次，在B5單元格輸入“=B3/B4”，可以計(jì)算出2018年的流動(dòng)比率，通過Excel快速填充的方式，向右拖動(dòng)公式填充C5，D5單元格。最后，可以快速、準(zhǔn)確地計(jì)算出A公司2018. 2019，2020年年末的流動(dòng)比率分別為1.82，1.48和1.42，如表2所列。

在此計(jì)算結(jié)果基礎(chǔ)上，還可以利用Excel的圖表處理功能，將2018，2019．2020三個(gè)年份的不同流動(dòng)比率進(jìn)行展示，本例采用柱形圖來進(jìn)行分析（圖1）。

通過圖1流動(dòng)比率趨勢圖，可以更加直觀地看出2018～2020年三年流動(dòng)比率呈現(xiàn)逐年下降趨勢，說明A公司的短期償債能力在不斷減弱。但通過進(jìn)一步分析，三年來，流動(dòng)資產(chǎn)雖然不斷增加，但其增加速度小于流動(dòng)負(fù)債增加的速度，最后導(dǎo)致流動(dòng)比率不斷下降。結(jié)合資產(chǎn)負(fù)債表數(shù)據(jù)可以看出，流動(dòng)負(fù)債的快速增加，究其原因是應(yīng)付賬款大量增加，一方面是由于公司經(jīng)營業(yè)務(wù)的大量增加，另一方面體現(xiàn)出本公司信譽(yù)也在不斷提升，因此綜合考慮，流動(dòng)比率的下降，并不意味著A公司償債能力的減弱。

4結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)計(jì)算量越來越大，而且大部分會(huì)計(jì)工作都是對數(shù)據(jù)和表格進(jìn)行處理，并要求數(shù)據(jù)處理快速、精確。憑借Excel獨(dú)特的功能及優(yōu)勢，其在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)工作中充當(dāng)著不可或缺的實(shí)用工具，這不僅極大提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率，也將為我們以后學(xué)習(xí)Python等專業(yè)的數(shù)據(jù)分析工具打下一定的基礎(chǔ)。因此，作為財(cái)務(wù)人員，在日常的會(huì)計(jì)工作中，應(yīng)積極學(xué)會(huì)應(yīng)用Excel的一些技巧來分析和處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，提高財(cái)務(wù)管理水平，以及會(huì)計(jì)信息化應(yīng)用能力，推動(dòng)我國會(huì)計(jì)事業(yè)不斷發(fā)展。