信息化背景下建設(shè)工程檔案管理提升路徑研究

摘 要：建筑工程檔案記錄工程了從開工到竣工全過程，信息化背景下，建筑工程檔案管理面臨著認(rèn)識不足、人員素質(zhì)差、資金投入少的困境，要按照信息化建設(shè)的要求，從檔案電子化、分層數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)安全對接等方面，全流程再造建設(shè)工程檔案管理，在建立檔案信息化管理應(yīng)用思維、提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平、持續(xù)加大信息化人才隊(duì)伍建設(shè)、加大信息化建設(shè)資金支持力度、加大信息化建設(shè)資金支持力度、建立檔案信息化管理系統(tǒng)、加強(qiáng)檔案信息安全性建設(shè)等方面提升。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案；信息化建設(shè)。

建筑工程項(xiàng)目檔案是記錄工程施工全過程的原始記錄，是工作查考的最有力資料，也是城市記憶的重要組成部分，做好工程項(xiàng)目檔案管理意義重大。新時期，隨著簡政放權(quán)、一次辦好等改革的深入推進(jìn)，信息化技術(shù)的引入，從根本上改變了傳統(tǒng)建設(shè)工程檔案管理模式，建筑工程行業(yè)的高速發(fā)展，也提高了對檔案管理的要求。因此，需要將信息化建設(shè)融入建筑工程檔案管理的全過程，提升檔案管理的質(zhì)量和效果。為更好地反映工作實(shí)際，筆者對所在地區(qū)的6家建設(shè)工程單位進(jìn)行了深入調(diào)研，結(jié)合理論研究，對建筑工程檔案管理規(guī)范化提出了意見建議。

1 建設(shè)工程檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 雙套制管理模式執(zhí)行有差距

部分建設(shè)工程公司在檔案歸集階段，主要是依賴原有的資料收集方式和紙質(zhì)存儲方式，雖然各建筑類別都有電子文件收集的整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，采用雙套制管理模式，把二者進(jìn)行有效統(tǒng)一，但是執(zhí)行上有偏差，沒有真正樹立紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的意識。從調(diào)研看，4家企業(yè)整理歸檔不到位，雙套制觀念不足。主要表現(xiàn)在：有些工程檔案管理機(jī)構(gòu)，只歸檔紙質(zhì)文件，電子文件缺失。信息化歸檔標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，有些檔案管理員認(rèn)為信息化增添工作量，從心理上對信息化建設(shè)產(chǎn)生抵觸心理，跟不上時代發(fā)展的步伐，制約了建筑工程檔案信息化的發(fā)展，影響了數(shù)字化效果。

1.2 信息化理念尚未深入人心

建設(shè)工程檔案管理人員從業(yè)門檻偏低，學(xué)歷要求較低，大部分都可以是非科班出身，也不用經(jīng)過嚴(yán)格的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。而且所承擔(dān)的工作內(nèi)容單一，就是簡單的收集、歸檔、查閱等內(nèi)容，信息化理念未真正樹立起來，在工作中沒有終身學(xué)習(xí)的理念。從調(diào)研來看，6家企業(yè)檔案管理人員共有30多位，檔案專業(yè)畢業(yè)僅占6%，本科以上學(xué)歷者占30%，檔案人員本科學(xué)歷占比低于內(nèi)部其他崗位39%。很多檔案管理人員是兼職，占比達(dá)87%，兼顧其他工作使其不能專心投入到檔案管理中。同時，在大部分建設(shè)工程單位，管理人員整體年齡偏大，對信息化這種新事物接受慢，限制了檔案信息化工作的加速推進(jìn)。

1.3 頂層設(shè)計(jì)不到位

建筑工程單位缺乏信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，制約整體質(zhì)量的提高。建筑工程的各二級單位都是檔案材料的產(chǎn)生者和參與者，他們的整理標(biāo)準(zhǔn)和信息化程度直接影響信息化管理質(zhì)量，由于組織領(lǐng)導(dǎo)的缺位，各參與方各行其是。從調(diào)研來看，6家單位的頂層設(shè)計(jì)明顯缺失，僅有1家企業(yè)召開了年度檔案工作建設(shè)會議，1家企業(yè)把檔案信息化建設(shè)工作納入獎懲機(jī)制和年終述職內(nèi)容，而且都沒有舉行年度的專題培訓(xùn)或?qū)＜沂谡n，2家企業(yè)有檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管辦公室的副經(jīng)理任組長，重視程度明顯較弱。建筑工程檔案信息化主要包括檔案目錄的信息化和全文數(shù)據(jù)化，如果重視不夠，會造成歸檔編排不完整，錯誤率較高，檔案信息失去其真實(shí)性。因此，各工程方需要形成標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的檔案治理模式，提升信息化效果。

1.4 企業(yè)內(nèi)生動力不足

在效率的考量下，企業(yè)對檔案管理信息化投入的意愿低。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，信息化投入200萬以上僅有一家企業(yè)，4家企業(yè)投入在30萬—50萬元之間，1家企業(yè)投入在20萬元以下，檔案信息化率只有20.5%，遠(yuǎn)低于全省平均水平。從使用的信息化系統(tǒng)來看，都采用的外包形式，未自主研發(fā)信息化系統(tǒng)，而這幾家企業(yè)營業(yè)收益在當(dāng)?shù)囟济星懊?/p>

1.5 信息化質(zhì)量總體不高

投入決定產(chǎn)出，梳理發(fā)現(xiàn)，投入多的企業(yè)在信息化質(zhì)量方面走在了其他企業(yè)前面，主要差別在于：檔案電子化清晰度高、介質(zhì)存儲量大、查詢利用快捷、服務(wù)效率高，后期維護(hù)成本相對低。同時，信息化也為企業(yè)決策提供了更精準(zhǔn)的參考，節(jié)省了人力物力，為企業(yè)搶占市場先機(jī)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。但是，從整體來看，建筑工程行業(yè)的質(zhì)量依然偏低，筆者所在城建檔案管理部門對6家企業(yè)的抽檢服務(wù)中發(fā)現(xiàn)，信息化合格率僅有45.5%，有的企業(yè)系統(tǒng)功能單一，只能提供存儲和查詢的功能。在應(yīng)用上來看，信息技術(shù)還停留在檔案信息記錄的層面，沒有真正上升到檔案信息化建設(shè)的高度，應(yīng)用質(zhì)量上尚有很大的提升空間。

2 信息化技術(shù)在建設(shè)工程檔案管理中的應(yīng)用及流程

2.1 建設(shè)工程檔案的電子化

建設(shè)工程檔案的電子化，首先是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。在這過程中，可以對文檔中出現(xiàn)的錯誤進(jìn)行及時修正，確保數(shù)據(jù)調(diào)閱的真實(shí)性。在掃描過程中，若發(fā)現(xiàn)某一工程資料缺乏，應(yīng)進(jìn)行查找補(bǔ)充，確保全文掃描。掃描完成后，需要進(jìn)行質(zhì)控，對所有數(shù)據(jù)的著錄和內(nèi)容進(jìn)行檢查，確保掃描錄入的準(zhǔn)確性。其次，建設(shè)工程檔案中圖紙等以圖片的形式留存，圖紙掃描件要求準(zhǔn)確、真實(shí)、分辨率高。要對畫質(zhì)進(jìn)行二次校對，保證每件圖紙清晰性和可操作性。若掃描質(zhì)量無法保證，需要對圖紙等材料進(jìn)行更高分辨率的二次加工。

2.2 分層管理檔案數(shù)據(jù)

在傳統(tǒng)的建筑工程檔案管理過程中，是以人工方式將各種資料歸類，然后按照整理規(guī)范進(jìn)行歸檔，這種模式在質(zhì)量和效率上都存在不足。在建筑工程檔案數(shù)據(jù)管理中，必須根據(jù)應(yīng)用實(shí)際的不同進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，滿足新形勢的需要。同時，在分類管理過程中，不同類型建筑工程檔案，企業(yè)要及時關(guān)注國家頒布的整理標(biāo)準(zhǔn)，確保適應(yīng)時代的發(fā)展。如果依然沿用舊的整理規(guī)范，在后期查詢利用過程中就會影響使用效率。

2.3 完成數(shù)據(jù)整合對接

數(shù)據(jù)對接工作，是檔案信息化管理的關(guān)鍵性工作。以電子文件為基礎(chǔ)，各類文件目錄與數(shù)據(jù)、圖表等進(jìn)行精準(zhǔn)對接，形成初步的建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)庫。在這過程中，要對整合后的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行檢查和核對，按照同行標(biāo)準(zhǔn)，一般采用的是抽檢的方式，數(shù)據(jù)誤差率應(yīng)該在1%以下。檢查人員可以是檔案管理人員，亦或是第三方數(shù)據(jù)管理員。筆者對比6家數(shù)據(jù)整合校對來看，第三方檢查效率是自檢效率的兩倍，質(zhì)檢合格率97.9%。從這方面來看，聘請第三方檢測，更有利于數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確。

2.4 檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)用

面對海量的建筑工程檔案數(shù)據(jù)庫，需要梳理大檔案管理理念，配備專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。對系統(tǒng)中的檔案收集、著錄、查詢、借閱、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀各方面都應(yīng)熟知。加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的有效性和針對性，真正在實(shí)際操作中運(yùn)用起來，尤其是歸檔環(huán)節(jié)。有的建筑單位檔案信息化系統(tǒng)搭建起來了，但是利用率不高，甚至束之高閣，造成了資源的浪費(fèi)，阻礙了信息化進(jìn)程。同時，保證一定的人力和物力的投入，信息化建設(shè)不是一勞永逸的事情，要及時對系統(tǒng)進(jìn)行更新升級和漏洞補(bǔ)缺，確保數(shù)據(jù)安全。

2.5建設(shè)信息共享平臺

根據(jù)企業(yè)內(nèi)部層級和管理要求，借助數(shù)字化技術(shù)，建立高效安全的檔案信息共享平臺，優(yōu)化檔案信息資源傳遞渠道，實(shí)現(xiàn)檔案信息上下級聯(lián)通和檔案互詢互查。具體來說，要通過多個層級單位的密切配合，盡可能采用多種端口，能夠和不同級別的檔案管理數(shù)據(jù)庫相連接，實(shí)現(xiàn)資源的無障礙傳輸，形成操作簡便、用戶體驗(yàn)感強(qiáng)的平臺[1]，打破數(shù)據(jù)孤島，實(shí)現(xiàn)資源共享利用和信息交流。要建立安全可靠的預(yù)警機(jī)制，比如構(gòu)建防火墻、建立防水墻等加強(qiáng)數(shù)據(jù)保護(hù)的措施，確保查詢系統(tǒng)具備安全性、先進(jìn)性、穩(wěn)定性等特性，防止因數(shù)據(jù)泄露造成不必要的損失，實(shí)現(xiàn)檔案資源高效安全地利用。

3 建設(shè)工程檔案信息化管理的對策思路

3.1 把檔案信息化管理應(yīng)用思維的樹立作為第一要務(wù)

思想決定行動，為適應(yīng)信息大數(shù)據(jù)時代要求，提升檔案信息化水平是大勢所趨，必須從思想上高度重視起來，樹立信息化應(yīng)用思維。建筑工程企業(yè)負(fù)責(zé)人要認(rèn)識到抓信息化建設(shè)就是抓生產(chǎn)力，提升信息化水平就是搶占市場的第一步，明晰檔案信息化在企業(yè)決策中的關(guān)鍵作用，對信息化建設(shè)的極端重要性要有深刻的認(rèn)識，更加堅(jiān)定地走檔案信息化道路。要堅(jiān)持與時俱進(jìn)思維，檔案管理必須緊跟時代發(fā)展與信息化發(fā)展的步伐。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把“死檔案”變成“活資源”，如果檔案管理依然沿襲和繼承傳統(tǒng)管理方式和理念，會影響檔案管理提質(zhì)增效。因此，檔案管理必須順應(yīng)大數(shù)據(jù)信息化時代要求，樹牢現(xiàn)代管理思維，采用信息化手段整理和儲存檔案數(shù)據(jù)資料，提高檔案信息化管理質(zhì)量和水平，建立良性循環(huán)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，為查詢與企業(yè)決策檔案信息支持，推動檔案信息化管理的進(jìn)程。

3.2 把檔案收管環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化作為基礎(chǔ)工程

建設(shè)工程檔案資料的收集是做好信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。按照《歸檔文件整理規(guī)則》要求，文件材料收集的基本要求是齊全完整、真實(shí)可靠和及時有效。企業(yè)檔案管理部門要明確專人負(fù)責(zé)，應(yīng)該將收集作為第一要務(wù)，時刻觀察工程建設(shè)中出現(xiàn)的新事物、新業(yè)態(tài)、新資料，及時調(diào)整歸檔整理目錄，明確羅列應(yīng)歸檔的文件材料，全面收集，確定歸檔文件材料的來源和內(nèi)容，確保檔案的完整性、真實(shí)性，確保工程項(xiàng)目應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。要嚴(yán)格按照檔案整理工作規(guī)范，根據(jù)歸檔文件材料的保存價(jià)值，分別確定保管期限，逐一進(jìn)行分類整理、裝訂成冊、編號歸檔，做到陳列規(guī)范，方便查找[2]。健全完善檔案管理、保管、利用、借閱等各項(xiàng)制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化，提高檔案管理水平。

3.3 把信息化保障條件壓實(shí)做細(xì)

以信息化驅(qū)動現(xiàn)代化，是人類歷史發(fā)展的寶貴經(jīng)驗(yàn)。縱觀人類歷史，每一輪由技術(shù)創(chuàng)新引發(fā)的科技革命，都會帶來社會生產(chǎn)力的大解放。在信息化轉(zhuǎn)型中，對技術(shù)型、管理型的復(fù)合型人才需要愈發(fā)強(qiáng)烈。但是，從目前來看，多數(shù)企業(yè)對檔案信息化人才的重視不夠，檔案專業(yè)人員緊缺、兼職人員過多、專業(yè)化技能偏弱、人才隊(duì)伍流動性較大，資金投入較少，這嚴(yán)重制約著信息化發(fā)展的進(jìn)程。為保障檔案信息化進(jìn)程，需要面向工程檔案管理實(shí)際，一是持續(xù)加強(qiáng)檔案信息化專業(yè)培訓(xùn)。增加數(shù)據(jù)庫保護(hù)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、信息提取技術(shù)、數(shù)據(jù)安全保障技術(shù)等，既注重觀念轉(zhuǎn)變，又注重能力提升，為信息化工作的有序開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。要加強(qiáng)檔案人才選拔，要把素質(zhì)高、技術(shù)強(qiáng)的現(xiàn)代信息技術(shù)人才納入企業(yè)管理隊(duì)伍，提升人才專業(yè)化水平。要提升檔案人才晉升通道，通過豐厚的條件，吸引更多人才加入。堅(jiān)持持續(xù)加強(qiáng)信息化培訓(xùn)，信息技術(shù)發(fā)展日新月異，如果不及時打卡充電，必將落后于時代發(fā)展，要積極推進(jìn)檔案人員到高校、發(fā)達(dá)地區(qū)學(xué)習(xí)，汲取先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。要定期邀請專家授課，學(xué)習(xí)新理念新方法，打造檔案信息化管理的行家里手。二是檔案信息化建設(shè)離不開資金的支持[3]。當(dāng)前，大多數(shù)企業(yè)對檔案信息化的投入嚴(yán)重不足，究其原因是沒有認(rèn)識到加強(qiáng)信息化建設(shè)的重要性，認(rèn)為建設(shè)工程檔案本身無法創(chuàng)造出企業(yè)效益，對企業(yè)的擴(kuò)大再生產(chǎn)幫助作用不大，造成了檔案信息化投入不足，影響了信息化建設(shè)為企業(yè)提供決策參考的效果。對于建筑工程企業(yè)來說，應(yīng)當(dāng)把檔案信息化建設(shè)的資金納入單位年度預(yù)算中，依據(jù)企業(yè)實(shí)際，科學(xué)編制信息化發(fā)展規(guī)劃，有序提升對信息化基礎(chǔ)設(shè)施的持續(xù)投入，并納入制度化軌道。經(jīng)費(fèi)投入要有規(guī)可循、有章可依、依規(guī)辦事，要加強(qiáng)對掃描儀、服務(wù)器、管理系統(tǒng)等設(shè)備的優(yōu)化配置，并針對困難問題和動性支出安排專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)予以傾斜，提高資金的使用效率。

3.5 把信息化系統(tǒng)建設(shè)作為主攻方向

信息化系統(tǒng)建設(shè)是推動建設(shè)工程項(xiàng)目檔案信息化進(jìn)程的平臺，在信息化建設(shè)中處于核心地位。本著安全、快捷、可持續(xù)、先進(jìn)性等特點(diǎn)，系統(tǒng)建設(shè)主要有四個環(huán)節(jié)：一是搭建安全有效的內(nèi)外一體化平臺，操作性強(qiáng)的集中式檔案室系統(tǒng)，是為做好系統(tǒng)搭建的四梁八柱。二是檔案業(yè)務(wù)督導(dǎo)系統(tǒng)，要按照國家標(biāo)準(zhǔn)，及時調(diào)整規(guī)范，保障查詢利用的便捷，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。三是電子檔案移交接收系統(tǒng)，這關(guān)系檔案材料的齊全完整，要理順交接流程，實(shí)現(xiàn)一鍵式交接，避免出現(xiàn)檔案缺失。四是檔案資源共享利用系統(tǒng)，這是信息化運(yùn)用的最后環(huán)節(jié)，要引用先進(jìn)技術(shù)，做好“模糊查詢技術(shù)”的運(yùn)用，保障查詢的便捷有效。

3.6 把數(shù)據(jù)安全作為信息化建設(shè)的底線

安全是檔案信息的生命線，要立足于建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)特點(diǎn)，制定相應(yīng)的防控措施。一是在技術(shù)層面，構(gòu)筑安全可靠的防火墻系統(tǒng)，防火墻的系統(tǒng)過濾功能能夠在出現(xiàn)緊急情況時，開啟保護(hù)并通知管理者，這是目前公認(rèn)的最有效的防控機(jī)制。二是建設(shè)防水墻。防水墻是保護(hù)信息安全的最新成果，主要是對外界病毒、介質(zhì)入侵進(jìn)行二級防護(hù)，在綜合性檔案館已經(jīng)普遍推廣。三是建立用戶數(shù)據(jù)保護(hù)系統(tǒng)。通過讓管理員設(shè)置復(fù)雜的應(yīng)用密碼，增強(qiáng)賬戶的保密性，并配備預(yù)警機(jī)制，能良好地保護(hù)數(shù)據(jù)安全。要增加入侵檢測系統(tǒng)的使用效率，通過調(diào)閱日志、訪問記錄等，檢測是否有安全漏洞，以便于及時采取補(bǔ)救措施。

綜上所述，信息化為建設(shè)項(xiàng)目檔案插上了翅膀，建設(shè)工程檔案管理由原來的庫房時代邁上了數(shù)據(jù)時代，極大改變了傳統(tǒng)檔案管理的面貌，為企業(yè)決策提供更有力的決策支撐。作為建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理者，應(yīng)該順應(yīng)時代之變，把信息化應(yīng)用到檔案工作的全過程，提升管理質(zhì)量和水平。

參考文獻(xiàn)

[1]孫靜.檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)研究[J].蘭臺內(nèi)外，2022（01）：05.

[2]呂晶.加強(qiáng)人事檔案安全工作的對策分析[J].陜西檔案，2022（08）：25.

[3]俞穎.大數(shù)據(jù)時代建筑工程檔案管理信息化建設(shè)[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)，2017（09）：60.

作者簡介：李曉秀（1987-），廣西交通設(shè)計(jì)集團(tuán)有限公司檔案館館長、館員，研究方向：檔案管理。