辦公室檔案管理效率提高路徑研究

陳立學(xué) 王耀萍

高校黨政辦公室主要工作職責(zé)是協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)處理黨、政日常事務(wù)，負(fù)責(zé)學(xué)院內(nèi)外的聯(lián)系、接待、溝通和協(xié)調(diào)工作。其中文件收發(fā)是一項既日常又重要的工作，把好文件收發(fā)關(guān)口，對于文書檔案的整理歸檔和進(jìn)一步的資源開發(fā)利用十分有幫助[1]。

近年來，本科高等院校的檔案工作走上了一條獨特發(fā)展的道路，原來隸屬于學(xué)校黨委（行政）辦公室的綜合檔案室逐漸脫離出來，相繼成立了獨立的檔案館或檔案管理中心，與校內(nèi)二級單位平級[2]。以河北建材職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，檔案室從辦公室剝離出來后又歸到現(xiàn)代信息服務(wù)中心，負(fù)責(zé)學(xué)院的檔案管理工作。辦公室通常以年度為單位，除去需要回收上交的上級文件和過保密期需要銷毀的文件，更多的文書檔案被整理移交存入學(xué)院檔案室中。因此，辦公室收集、保存的檔案材料必須具有真實性和客觀性，并且檔案的分類要規(guī)范，保存的檔案內(nèi)容要為原始資料。筆者長期從事圖書、檔案方面工作，目前為黨政辦公室文秘科科員，負(fù)責(zé)文書檔案的管理工作。本文所提的辦公室檔案指上級主管單位和平行單位往來文件，不包括本單位辦文、實物檔案和編研素材管理。

一、完善辦公室檔案管理規(guī)章制度

受辦公室工作繁雜且重，領(lǐng)導(dǎo)重視程度等問題影響，河北建材職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦公室一直沒有規(guī)范的辦公室檔案管理制度。因此制定出科學(xué)合理的辦公室檔案管理制度是首先要解決的問題。通過制定《辦公室檔案工作規(guī)范》，明確辦公室檔案收集范圍、暫存與整理要求、歸檔要求等內(nèi)容，細(xì)化檔案管理過程中各環(huán)節(jié)的步驟，健全和完善辦公室檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范。一是通過部門辦公會的形式，在征求意見和多方討論的基礎(chǔ)上對現(xiàn)有的規(guī)章制度進(jìn)行整改和優(yōu)化；二是要結(jié)合信息化時代特點和上級保密部門的要求，對文件管理平臺的使用做出規(guī)定，設(shè)置平臺訪問權(quán)限，充分考慮辦公室檔案管理機(jī)制的靈活性、動態(tài)性，便于今后對其改進(jìn)和創(chuàng)新[3]。目前，河北建材職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室文件管理涉及協(xié)同辦公系統(tǒng)和保密業(yè)務(wù)管理平臺，要在制度中明確辦公系統(tǒng)和平臺的管理權(quán)限，確保信息安全。

二、建立完善的辦公室檔案管理體系

利用office 辦公軟件word強(qiáng)大的文字處理功能和Excel的數(shù)據(jù)處理功能，為文件建立登記薄、傳閱薄等，建立文件收發(fā)登記和歸檔環(huán)節(jié)的有效銜接[4]，文件管理規(guī)范化從源頭上抓起，是提高檔案管理效率的重要環(huán)節(jié)。

（一）文件的登記。收發(fā)文件登記是文件往來的第一環(huán)節(jié)，嚴(yán)把文件登記關(guān)，以文件登記全面、完整、即時等為基本原則。辦公室往來文件中還有涉及敏感信息和秘密文件，隨著國家越來越重視保密工作，處理秘密文件需要使用無物理網(wǎng)絡(luò)連接、無外接通信設(shè)備的專用計算機(jī)，因此excel數(shù)據(jù)處理軟件則能發(fā)揮重要作用。筆者按照往來文件的途徑建立不同的工作簿，如中央文件、省級文件、市級文件等，根據(jù)時間建立假期文件和學(xué)期文件登記簿。本文使用wps辦公軟件的excel建立了文件登記簿（圖1），根據(jù)來文單位建立不同的工作表（圖2），每個工作表中利用excel編輯下拉功能，明確標(biāo)注收文序號、收文日期、收文來源、文號、標(biāo)題、牽頭部門、備注等。

（二）文件傳閱和督辦。利用wps辦公軟件word文字處理強(qiáng)大功能，以年度為單位根據(jù)文件性質(zhì)創(chuàng)建“文件呈辦簽”（圖3），并進(jìn)行編號。文件歸檔后，如需調(diào)閱歸檔文件，輸入關(guān)鍵字或者編號即可快速查找到該文件的位置。同時，根據(jù)《保密工作條例》規(guī)定在人與人轉(zhuǎn)手交接就要進(jìn)行登記，檔案管理人員要做到全程掌握文件的流向。密文管理建立空白“借閱登記表”，嚴(yán)格登記借閱人、借閱日期、文號、標(biāo)題、歸還日期、簽字等，嚴(yán)防文件丟失造成失泄密事件。文件呈辦簽領(lǐng)導(dǎo)簽批意見后，文秘科要對領(lǐng)導(dǎo)簽批意見向執(zhí)行部門進(jìn)行傳達(dá)，通過excel數(shù)據(jù)表格建立督辦表（圖4）與督辦科交接。督辦表包括序號、文件名、文件級別、領(lǐng)導(dǎo)批示和批示內(nèi)容、牽頭部門、備注上報信息、完成情況（督辦科完成）。利用excel中條件格式，設(shè)置上報日期不同顏色顯示，如臨近上報日期設(shè)置為紅色。同時，督辦科年底可以根據(jù)督辦表“牽頭部門”數(shù)據(jù)，統(tǒng)計各個部門年度完成工作情況，通過插入統(tǒng)計表或圖的形式來直觀地展示，為年度考核和領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要的依據(jù)。

（三）文件的歸檔。文件傳閱完成后需要及時歸檔，這是辦公室檔案規(guī)范化管理的最重要的一個環(huán)節(jié)，確保檔案歸檔即時性。一是根據(jù)年度來文單位選擇不同厚度的檔案盒并統(tǒng)一文件盒簽，盒簽包括單位的標(biāo)識、管理部門、來文單位、年度等，每個文件盒內(nèi)配置明細(xì)表，為文件的移交和上交打好基礎(chǔ)，避免重復(fù)性的工作，提高管理效率。在日常的管理中，流轉(zhuǎn)后的文件及時歸檔，密文單獨存放在密碼柜中，專人管理。年度結(jié)束后，首先整理上級需要回收的文件，其余文件按照檔案室要求，填寫文件移交表（圖5），移交表中標(biāo)注移交部門、日期、材料名稱、材料形成時間、形成機(jī)構(gòu)、備注等，經(jīng)移交人和接收人核實無誤后完成移交手續(xù)。

（四）逐步實現(xiàn)檔案信息化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料數(shù)量龐雜，整理起來工作量巨大，且容易出錯。而有效地運(yùn)用信息技術(shù)對文書檔案進(jìn)行整理，不僅能夠提高工作效率，還能提高檔案管理的準(zhǔn)確率，使文書檔案的資源得到更好保存。河北建材職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室未建成數(shù)字檔案館，網(wǎng)絡(luò)化平臺僅僅是紙版檔案材料的電子版，實現(xiàn)檔案信息化還需各方努力。辦公室文件交換系統(tǒng)與檔案室系統(tǒng)之間互相獨立、不互聯(lián)互通，需要辦理的文件打印成紙質(zhì)后再進(jìn)行傳閱，但是存檔的時候需要下載整理后再次上傳檔案系統(tǒng)，工作量大且重復(fù)[5] 。因此加快檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息共享系統(tǒng)，在保證數(shù)據(jù)信息安全的前提下實現(xiàn)平臺之間信息互通，將是提高辦公室檔案管理效率迫在眉睫的工作。

（五）培養(yǎng)專業(yè)化的辦公室檔案管理人員。通過查閱資料發(fā)現(xiàn)，目前高職院校辦公室檔案管理工作繁瑣、復(fù)雜、耗時多，缺少科學(xué)有效的管理方式，檔案管理信息化建設(shè)需要具備計算機(jī)、檔案管理方面的專業(yè)人員，很多高校都沒有專職辦公室檔案管理人員，由辦公室文秘科兼任。辦公室的工作本來就繁雜且工作強(qiáng)度比較大，很難專心投入到檔案管理工作中。因此，設(shè)立辦公室檔案管理工作崗位，把任務(wù)細(xì)分到人，對辦公室檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，聘請專業(yè)人員來校培訓(xùn)或者安排外出學(xué)習(xí)提升的機(jī)會，逐步提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)化水平，定期考核，也是辦公室檔案管理效率提高有效路徑，使辦公室檔案管理工作走向正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化[6]。

三、結(jié)語

本文探討了提高辦公室檔案管理效率的幾種有效途徑。就目前形式來看，在未實現(xiàn)檔案信息化的高校，完善辦公室管理規(guī)章制度，利用辦公軟件規(guī)范文件收發(fā)登記和歸檔全流程，規(guī)范文件管理各環(huán)節(jié)，從源頭抓起，提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)化水平。為實現(xiàn)檔案信息化打好基礎(chǔ)，從而減少不必要的重復(fù)性工作，提高辦工作效率。

檔案信息化管理是檔案工作必然的發(fā)展趨勢，辦公室檔案管理人員在做好當(dāng)前工作的前提下，開展檔案信息化前期準(zhǔn)備工作，也是提高未來辦公室檔案管理工作效率的有效途徑。

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[4] 李飛.Excel在高校辦公室檔案資源開發(fā)與利用中的應(yīng)用[J].工作指導(dǎo)，2020（20）：184-185.

[5] 朱菁菁 .高校辦公室檔案工作存在的問題及其對策——以X大學(xué)為例[J].城建檔案，2021（12）：163-164

[6] 毛業(yè)博.高校檔案收集歸檔工作優(yōu)化研究[期刊論文[j].辦公室業(yè)務(wù)，2021（6）：144-145.

作者單位：河北建材職業(yè)技術(shù)學(xué)院