行政文書檔案管理面臨的問題及應(yīng)對之策

葛婷

摘要：文書檔案是單位檔案工作中的一個重要組成部分，它反映了一個單位的檔案管理水平。文書檔案管理是衡量檔案管理水平的重要指標，文書檔案的管理工作若有疏忽，將直接關(guān)系到檔案的完整性與檔案質(zhì)量，文書檔案的規(guī)范化、科學(xué)化，則可有效地提升檔案的利用率，為今后的工作打下基礎(chǔ)。文章通過對我國文書檔案管理特點的分析，論述了當(dāng)前我國文書檔案管理中的問題及對策。

關(guān)鍵詞：文書檔案??信息化管理體系??文件管理??對策

中圖分類號：G275.2??????文獻標識碼：A

Problems?and?Countermeasures?of?Administrative?Document?Archives?Management

GE?Ting

（CCCC-SHEC?Dongmeng?Engineering?Co.，Ltd.，?Xi'an，?Shaanxi?Province，?710119?China）

Abstract：?Document?archives?is?an?important?part?of?the?archives?work?of?a?unit，?which?reflects?the?archives?management?level?of?a?unit.?Document?archives?management?is?an?important?index?to?measure?the?level?of?archives?management.?If?there?is?negligence?in?document?archives?management，?it?will?be?directly?related?to?the?integrity?and?quality?of?archives，?and?the?standardization?and?scientization?of?document?archives?can?effectively?improve?the?utilization?rate?of?archives?and?lay?a?foundation?for?future?work.?Based?on?the?analysis?of?the?characteristics?of?China's?document?archives?management，?this?paper?discusses?problems?and?countermeasures?in?current?China's?document?archives?management.

Key?Words：Document?archives;?Informatization?management?system;?File?management;?Countermeasure

文書檔案是指單位在平時工作中所產(chǎn)生的具有重要作用的文件，文書檔案可以將工作過程中發(fā)生的一切都記錄下來，是一種重要的資料，它既是人們查閱歷史資料的主要依據(jù)，又是對工作的客觀性和科學(xué)性的引導(dǎo)。一旦出現(xiàn)問題，就會對單位的檔案管理工作造成很大的損害，所以有關(guān)單位和工作人員要充分認識文書檔案的重要性，并采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)措施來處理文書檔案的實際問題，從根本上提高文書檔案的管理水平。

1?行政文書檔案管理工作內(nèi)容

1.1?文書管理

今日之文件乃明日之檔案，文件的內(nèi)容、格式、字體等方面的處理是否得當(dāng)，將會對檔案的品質(zhì)產(chǎn)生重要的作用[1]。行政秘書工作中的日常文件管理工作可以用收發(fā)來概括，這就需要在工作中以嚴格規(guī)范、認真謹慎的態(tài)度對待。首先，發(fā)布信息是發(fā)布機構(gòu)按照法律規(guī)定，按照自己的意愿創(chuàng)造、加工、記錄和傳遞有用信息的程序。在實踐中，對發(fā)文流程的管理包括擬稿、校對、核稿、分發(fā)、處理完成后的文件，都是以《發(fā)文登記薄》為基礎(chǔ)進行的，這樣才能保證文件的權(quán)威和嚴肅。其次，接收文件的辦理流程包括簽收、登記、審核、擬辦、催辦等。而接收文件的注冊是整個文件錄入流程的一個關(guān)鍵步驟，必須將文件的操作流程詳細地記載在《收文登記簿》上。注冊時應(yīng)做到準確，尤其要避免“亂”“漏”。預(yù)防對于無名稱的信件，按照內(nèi)容自行擬定名稱等不正規(guī)的注冊辦法，以確保其內(nèi)容翔實、準確。

1.2?文書檔案歸檔

除常規(guī)文件的收、發(fā)等工作之外，還應(yīng)對文書進行分類、歸檔、立卷，構(gòu)成一套完整的文書文件管理體系。在此體系內(nèi)進行文件分類的工作，應(yīng)注意4項工作。

1.2.1?文件分類

檔案歸檔是檔案編目工作的一個重要環(huán)節(jié)。正確整理文檔不僅需保證如何有效地使用檔案資料，而且還與檔案工作的長期性、持續(xù)性有關(guān)；要制訂有目標的歸檔編目方案，并在實際工作中加以落實；要對檔案歸檔工作進行科學(xué)、合理的歸檔；要對各種工作中出現(xiàn)的各種文件、檔案進行歸檔；要有明確的實施規(guī)則，使檔案歸檔工作更加簡單順暢，便于以后的工作[2]。

1.2.2?確保文件完整

檔案資料的內(nèi)容可以分為兩類，一類是在單位工作中形成的，另一類是在企業(yè)工作中形成的。機關(guān)工作中產(chǎn)生的檔案是檔案工作中的一個重要環(huán)節(jié)，要特別注意對檔案的管理，保證檔案的完整性。由于辦公方式的變革，文書檔案的管理方式的革新使得辦公自動化水平不斷提高，有些資料要由文書人員進行統(tǒng)一的登記、存檔，所以文書人員要熟練地利用電腦技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，確保各種傳真、郵件等文件資料能夠完好地存檔，避免遺失與順序混亂，確保所有的文件資料都可以進行立卷存檔。

1.2.3?科學(xué)立卷

立卷歸檔是從已經(jīng)完成的文件中，篩選出具有一定的保留價值的文件，然后根據(jù)相關(guān)法規(guī)進行加工，形成檔案，為以后的研究和使用提供準備。具體包括許多工作環(huán)節(jié)，即收集、整理、檢索、保護，各項工作之間存在著一定的次序和約束，任何一個工作都要以最大限度地發(fā)揮作用。因為公文資料與檔案資料并非同一時間生成，而是一個生成的進程，因而，在此基礎(chǔ)上，文書人員既要做好文獻資料的收集，又要對以后的各類文獻資料進行分析和處理，并按其特點進行分類，并在年底進行統(tǒng)一的形式組卷。

1.2.4?檔案管理

對公文文件的管理，除了要加強對公文的保護，還要制定相應(yīng)的制度，實行相應(yīng)的保護，借閱要及時交還，如果在交還時發(fā)現(xiàn)被拆、短缺、增刪、污損等現(xiàn)象，應(yīng)及時追查并追究相關(guān)人員責(zé)任。在查詢檔案時，應(yīng)當(dāng)發(fā)出一份書面的查卷信，由檔案館的主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行查詢，其他機構(gòu)或人員通常是不能借取文件的。在實踐中，要按照文件的規(guī)定來進行，防止問題和漏洞的產(chǎn)生，對于已經(jīng)超過了保質(zhì)期、沒有保留價值的文件，要按規(guī)定的時間進行銷毀；對于要長期存放或者永久存放的，要定期進行核對，確保其完好，要徹底消除文件未經(jīng)批準而破壞的情況[3]。

2?行政文書檔案管理的特征

2.1?檔案與文書工作緊密相連

檔案的形成與文書的工作緊密相連，工作主要包括收集、登記、催辦、轉(zhuǎn)運、整理、立卷、歸檔。由此可見，文書是檔案之源，文書工作是檔案形成的一個過程，是檔案管理工作的先決條件。文件的質(zhì)量會對文件的質(zhì)量有直接的影響，文件的收集是否完整、是否及時歸檔直接關(guān)系到對檔案的管理。檔案管理的核心是文件的全面收集和數(shù)據(jù)的妥善保存。檔案管理的目標是發(fā)生的事件、人員、文件、物品等，通過載體記錄、分類、整理和存放[4]。文件管理的重點是文件的收集、編目、管理、保存和利用，確保文件的安全和完整。

2.2?內(nèi)容形式多種多樣

文書資料內(nèi)容豐富，記載了各個部門工作的全流程，涉及行政、會計、科技、特種載體等；文件的承載形式包括單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的“紅頭文件”、照片、錄像、錄音、合同、責(zé)任書、協(xié)議等，從紙質(zhì)到電子，逐步走向多樣化。

3?文書檔案管理工作中存在的問題

3.1?檔案的信息采集困難

為了保證信息的真實性和正確性，必須要有信息提供者的大力支持和積極的合作。為保證信息資源的重要價值，辦公室的檔案管理人員必須定期、規(guī)范地收集各種文件，然而，很多數(shù)據(jù)信息之間的相關(guān)性和流動性很大，有時甚至需要多個部門的合作，只有這樣才能對有價值的數(shù)據(jù)進行收集和整理，以便對以后的經(jīng)濟運行和經(jīng)營決策有一定的指導(dǎo)作用。這些文件涉及到多個部門的工作利益，需要他們主動交流和協(xié)作，不斷地補充和完善有關(guān)的文件，最終形成科學(xué)、規(guī)范、標準的文件。但在實際工作中，很多部門對檔案工作的重視程度不夠，只是敷衍了事，不能很好地配合，這就給各部門的檔案信息渠道造成很大的障礙，很難做到信息資源的有效溝通，造成了某些重要的信息資源缺乏連續(xù)性、完整性，無法保證檔案的質(zhì)量，嚴重地影響了單位的正常運轉(zhuǎn)和建設(shè)。

檔案管理從各個部門的重要文件開始，但由于種種原因，有的部門沒有及時將其移交給相關(guān)人員，從而使其難以進行。之所以出現(xiàn)這樣的情況，是因為各個部門之間的合作不夠，往往造成檔案管理員無法及時地完成工作。

3.2?工作配合不當(dāng)

文書和檔案雖然表現(xiàn)出了兩種分工，但實質(zhì)上卻是相同的。文書工作與檔案工作密不可分，相輔相成，文書工作是檔案工作的先決條件和基礎(chǔ)，而檔案的收集、整理、保存、歸檔、借閱則是文書工作的延伸。目前，很多機關(guān)在管理上都把文書和檔案管理分開，不能形成一個有機的統(tǒng)一管理系統(tǒng)，這種分立的管理模式導(dǎo)致了文件與檔案工作之間的不協(xié)調(diào)，但也給管理者帶來了工作的壓力，沒有實際的效果。

由于文書工作與檔案管理工作分屬不同的部門，導(dǎo)致工作配合不到位，文書人員缺乏歸檔意識，而檔案管理員對文書的工作內(nèi)容也不熟悉，缺乏溝通與協(xié)調(diào)。使工作不連貫，還有一些文件的處理方式不規(guī)范，如用紙、裝訂、文種使用、版記不全、附件不規(guī)范、原稿不全等，導(dǎo)致部分文獻資料丟失。

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展使我國的辦公設(shè)施和辦公自動化水平得到了極大的提升。而與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案沒有電子的備份，存在于電腦、光碟中的檔案無法進行歸檔、利用，這就造成檔案保存不完整、組織不規(guī)范、不統(tǒng)一，為以后的檔案調(diào)用和查找?guī)砝щy。

3.3?缺乏專業(yè)管理人才

由于缺乏對檔案工作的重視，很多單位都忽略了檔案工作在組織決策、單位經(jīng)營中的作用，認為它是一項沒有專門技術(shù)人員參與的工作。部分單位在節(jié)約人力資源資金投資的同時，將部分缺乏專業(yè)知識水平的閑散員工調(diào)至檔案管理工作，或?qū)⑵渌块T的工作人員兼任管理工作，造成整個辦公室文書管理人員隊伍總體呈現(xiàn)專業(yè)素質(zhì)低、管理成效差的不良發(fā)展態(tài)勢，有的企業(yè)建立了專門的檔案管理部門，并指定專門的人員進行檔案的管理，但是由于各部門的工作人員缺少對文件資料的掌握，不具有標準化的業(yè)務(wù)和經(jīng)營的能力，其工作效能低下，無法保證信息搜集的及時性及信息的正確性。檔案工作的管理大多由工作人員的勞動能力決定，而檔案工作的質(zhì)量又會對檔案的工作產(chǎn)生很大的影響，有些檔案工作沒有經(jīng)過專門的訓(xùn)練，對檔案的歸類、立卷等都缺少專門的知識和技術(shù)，即便掌握了相應(yīng)的技術(shù)，也沒有經(jīng)過進一步的訓(xùn)練，只有學(xué)會了新的技術(shù)，才不會落后。

3.4?領(lǐng)導(dǎo)缺少重視

有些單位的干部缺乏對檔案工作的理解，把檔案的工作看成是把檔案歸類，就算增加了投資，也沒有什么好處，這樣的觀念造成了文庫的不全面，工作人員缺乏工作的熱情，從而嚴重地制約了工作的質(zhì)量。

3.5?缺乏信息化檔案管理體系

目前，隨著信息的不斷增加，文檔的技術(shù)需求也不斷提高，電子文件正逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，并逐步成為了文件的主流，然而，在這樣的技術(shù)條件下，很多文件的工作人員并沒有熟練運用現(xiàn)代技術(shù)，很多企業(yè)僅關(guān)注企業(yè)經(jīng)營管理制度的建立和發(fā)展，而忽視了對企業(yè)的檔案工作的管理，造成了目前的一些現(xiàn)實問題，如設(shè)備陳舊，條件落后，信息采集歸檔工作處于傳統(tǒng)手工操作階段，人力財力消耗巨大，管理效能難以提高，這與當(dāng)前時期的信息化發(fā)展環(huán)境很不相符。隨著多媒體信息資源的日益豐富，隨著電子文件存儲的數(shù)字化和數(shù)字化存儲方式的不斷變化，傳統(tǒng)的辦公文件系統(tǒng)在軟硬件、專業(yè)管理等諸多問題日益凸現(xiàn)，與辦公自動化的總體發(fā)展趨勢形成了強烈反差。這一現(xiàn)實問題嚴重地制約著檔案信息的搜集和存檔工作，妨礙了檔案的交換與利用，也妨礙了與其他部門的協(xié)作發(fā)展，所以必須引起有關(guān)方面的關(guān)注，并加強對檔案的信息化建設(shè)，只有這樣才能有效地促進文秘工作的開展。

4?提升文書檔案管理的對策

4.1?提高重視程度

目前，我國文書檔案管理工作中出現(xiàn)的問題很多，其根源在于對文件的關(guān)注不夠。所以，在開展企業(yè)日常工作管理時，必須提高領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)主管部門的高度關(guān)注。各級各單位的領(lǐng)導(dǎo)干部要從整體上提高文書工作的位置，轉(zhuǎn)變思想認識，從整體上提高干部隊伍的整體水平，努力建設(shè)一批高質(zhì)量的文書隊伍。各單位要把文書檔案工作列入整體計劃和年度工作的重要內(nèi)容，加大對文件資料的投資力度，把文書檔案工作向規(guī)范化、信息化的方向發(fā)展。

4.2?增強部門協(xié)作

目前，很多機關(guān)把文件和檔案分離，不僅給行政機關(guān)帶來了負擔(dān)，而且造成了機關(guān)冗余，無法有效地使用。所以，要想提升檔案工作的效能，就必須從各方面著手，把這兩個項目結(jié)合起來。在搜集資料時，應(yīng)首先確定有關(guān)人員的責(zé)任，做好與各單位工作人員的工作聯(lián)系，以及在遇到問題時及時處理，及時調(diào)整，然后對文件資料進行分類，由專人負責(zé)，既可以提高工作的工作效率，又可以實現(xiàn)對人才的優(yōu)化配置。

負責(zé)文件和檔案的主管要與各個部門搞好關(guān)系，要定期到各個部門跑一趟，掌握有關(guān)單位新的工作情況，多搜集資料，掌握各部門的工作進展情況，思考如何在不妨礙整體工作的前提下，合理、高效地調(diào)整文件與其他工作的矛盾，增強交流和協(xié)作。對檔案材料有一定的保護作用，要對檔案材料進行及時整理，以便今后更好地進行工作。

4.3?確保材料完整規(guī)范

由于文件和檔案種類繁多，在管理上有困難，多數(shù)資料具有相同或相近之處，容易混淆。收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管是最基本的工作，因此，要確保材料的完整，需要主管認真對待，并對材料進行認真的鑒定和保管。在日常工作中，要善于收集機關(guān)工作中形成的新鮮的、具有啟發(fā)性的資料，以便及時地反映出工作中的問題，并使之能夠不斷地充實和完善。檔案的品質(zhì)與文件的品質(zhì)有很大關(guān)系，因此，文件管理部門應(yīng)嚴格遵守文件的形式、大小、風(fēng)格等，并嚴格遵守文件的起草、修改、批閱、打字等，不得使用鉛筆、紅墨水、圓珠筆等。檔案的收發(fā)過程中如有遺失，應(yīng)立即追回，確保檔案資料完整[5]。

4.4?加強培訓(xùn)及考核

目前，機關(guān)的文件和檔案管理人才相對稀少，所以在招聘的同時，也要加大對人才的培養(yǎng)力度，在專業(yè)知識的培養(yǎng)上也要注重人才的培養(yǎng)。在提高檔案工作質(zhì)量的前提下，應(yīng)強化對員工的專業(yè)素質(zhì)進行訓(xùn)練，及時更新員工的專業(yè)技術(shù)與觀念，熟練運用電腦進行檔案的技術(shù)工作，改變職工的思維方式，改善工作的工作狀態(tài)，增強工作的工作熱情和主體性。

同時，對文書和檔案的管理者也要進行經(jīng)常性的考評，文書檔案工作是確保機關(guān)各項方針、政策落實的關(guān)鍵，所以在具體的工作中，要建立一種具體的制度，并嚴格地監(jiān)督管理者的行為和工作效率，并根據(jù)相應(yīng)的職責(zé)制度，對表現(xiàn)突出的人員進行獎懲，以激勵他們的工作熱情。

4.5?完善收集制度

在做好傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料搜集工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)大力發(fā)展檔案資料的搜集，資訊科技已滲入到社會生活的各個領(lǐng)域，在日常工作中，往往都有電子檔案資料的出現(xiàn)。因此，各級機關(guān)要制定電子檔案的管理辦法，對涉及的重大檔案要對檔案的形式、尺寸等進行適當(dāng)?shù)谋９?，便于日后的統(tǒng)一經(jīng)營。

4.6?推進信息化進程

檔案信息化是擴大檔案服務(wù)利用范圍，提高檔案服務(wù)效率的一個主要途徑。隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，電子政務(wù)文件系統(tǒng)的信息化建設(shè)和信息化的應(yīng)用越來越廣泛。在一定的情況下，將內(nèi)部資源與外界的資源進行分享，以解決“信息孤島”的難題，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。在完成掃描并實現(xiàn)數(shù)字化管理的前提下，要注重信息化、智能化檔案管理系統(tǒng)，以科技為依托，實現(xiàn)更高層次的行政文書檔案與其他檔案的集中統(tǒng)一管理，充分發(fā)揮行政文書檔案的重要價值，要加強檔案服務(wù)，服務(wù)社會；同時，要保證文件資料的儲存與傳送，還應(yīng)加強資訊保密、防火等技術(shù)。在管理方面，應(yīng)該將使用者的身份認證技術(shù)與訪問控制技術(shù)相融合，嚴格區(qū)分和限定訪問平臺，并規(guī)定特定的使用者僅能訪問對應(yīng)的文件，從而保證檔案信息的查閱、檢索、共享、平臺安全、檔案安全[6]。

5?結(jié)語

隨著信息化社會的發(fā)展，檔案工作在各部門的作用日益凸顯。機關(guān)事業(yè)單位，特別是社會資源較多的單位，要更重視對文件的管理，所以有關(guān)單位要充分認識到文書檔案工作的重要性，要大力運用現(xiàn)代科技手段，建立健全的工作制度，從而為公司和組織的運作帶來強有力的支持。為此，各部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員必須加強對檔案工作的重視，建立健全的檔案管理體系，通過主動利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，不斷地提高整個部門的整體素質(zhì)和水平，促進機關(guān)文書工作的質(zhì)量和效益，為文書檔案管理的發(fā)展做出積極的貢獻。

參考文獻

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