編制工程建設項目檔案工作規(guī)劃的探討

陳開清

(廣東省政府還貸高速公路管理中心,廣東 廣州 510623)

0 引言

隨著我國國民經濟的快速發(fā)展和城市化進程的迅速推進,建設項目數量持續(xù)增加,建設項目檔案的數量和種類也呈現出多樣化和復雜化的趨勢,檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)。與此同時,檔案行政管理部門和行業(yè)主管部門對建設項目檔案工作也越來越重視,不斷加強了檔案工作的監(jiān)督和檢查力度。在這樣的背景下,編制檔案工作規(guī)劃成為建設項目檔案管理工作中一個必要且重要的任務。通過編制建設項目檔案工作規(guī)劃,可以明確檔案管理的目標和任務,統(tǒng)一檔案管理標準和規(guī)范,合理規(guī)劃檔案管理流程和步驟,提高檔案管理效率和質量[1],保障項目檔案的完整和安全[2]。

1 建設項目檔案工作規(guī)劃定義

建設項目檔案工作規(guī)劃是指在建設項目實施過程中,為保證建設項目檔案的真實、完整、可用、安全,對建設項目檔案管理工作進行計劃、組織、指導、協(xié)調和監(jiān)督的文件。它是一種規(guī)范建設項目檔案管理工作的制度,是為檔案管理工作提供有效保障的重要手段之一。

建設項目檔案工作規(guī)劃應在建設項目實施前制定。根據建設項目的性質、規(guī)模和特點,建立相應的檔案管理制度和工作程序,明確建設項目檔案管理機構的組織職責和任務分工,制定建設項目檔案收集、整理、保管和利用的計劃[3],以確保建設項目檔案的全面性、準確性和可靠性。

2 建設項目檔案工作規(guī)劃的意義與作用

建設項目檔案工作規(guī)劃是規(guī)范建設項目檔案管理工作的重要綱領性制度,具有保障建設項目檔案管理工作的有效開展、提高檔案管理的效率和質量、促進項目檔案的利用和價值等多重作用[4]。

(1)明確檔案管理機構的設置和職責。制定建設項目檔案工作規(guī)劃,可以明確參建單位檔案管理機構的設置和職責,能夠保障檔案管理工作有序、高效地開展[5],進而推動檔案管理水平的提升。

(2)制定檔案收集和整理計劃。建設項目檔案工作規(guī)劃可以制定檔案收集和整理計劃,明確檔案收集的時間節(jié)點和方法,確保檔案的全面性和準確性,有利于建設項目檔案的整理和利用。

(3)標準化建設項目檔案管理工作。通過制定建設項目檔案工作規(guī)劃,可以對檔案管理[6]的每個環(huán)節(jié)進行標準化和統(tǒng)一性,確保整個過程按照一致的準則和流程進行,使得檔案管理工作更加規(guī)范、科學、高效。

(4)保障建設項目檔案的安全性和完整性。編制建設項目檔案工作規(guī)劃,可以明確建設項目檔案的管理范圍和責任人,規(guī)范檔案的保存和利用,確保建設項目檔案的安全性和完整性[5]。

(5)提高檔案管理的效率和質量。通過制定建設項目檔案工作規(guī)劃,可以明確檔案管理工作的流程和步驟,規(guī)范檔案管理的標準和規(guī)范,提高檔案管理的效率和質量[8]。

(6)促進建設項目檔案的利用和價值。編制建設項目檔案工作規(guī)劃,可以合理規(guī)劃檔案的利用和宣傳,充分挖掘檔案的歷史價值和憑證價值[5],推動實現建設項目檔案利用和價值的發(fā)揮。

因此,編制建設項目檔案工作規(guī)劃是保障建設項目檔案管理質量和實現檔案價值的重要手段,對于提高建設項目檔案管理[5]的規(guī)范化水平、推動建設項目檔案的利用和價值的實現,具有重要的意義和價值。

3 建設項目檔案工作規(guī)劃編制依據

3.1 法律法規(guī)

編制建設項目檔案工作規(guī)劃的依據之一是法律法規(guī)。根據《檔案法》《檔案法實施辦法》《建設項目檔案管理辦法》等法律法規(guī)的規(guī)定,建設單位必須對建設項目的檔案進行管理。工作規(guī)劃應當遵守相關法律法規(guī)的要求,制定符合法律法規(guī)要求的建設項目檔案管理制度。

3.2 工程建設規(guī)劃

工程建設規(guī)劃是工程項目的基礎性文件,包括工程項目的規(guī)模、類型、工程內容、建設目的、建設地點等內容。檔案工作規(guī)劃應根據工程建設規(guī)劃,制定建設項目檔案收集、整理、保管和利用的計劃。

3.3 項目合同和招投標文件

項目合同和招投標文件是建設項目檔案工作規(guī)劃的另一個依據,包括建設項目的實施方案、資金來源[1]、工程量清單、技術規(guī)范等。這些文件對于建設項目檔案管理的要求和范圍有很大的指導和控制作用。

3.4 工程進度計劃

工程進度計劃是工程項目實施過程的指導文件,包括工程項目的時間、進度、質量、安全等。檔案工作規(guī)劃應根據工程進度計劃,制定相應的檔案管理計劃和檔案收集、整理的時間節(jié)點和要求。

3.5 檔案管理工作經驗

借鑒成熟的檔案管理工作經驗,是制定建設項目檔案工作規(guī)劃的重要依據之一。通過吸取過往的經驗教訓,可以制定出切實可行、適應實際情況的建設項目檔案管理制度和工作流程,有助于確保建設項目檔案管理工作有序開展,提高管理效能,降低風險,從而更規(guī)范和高效地開展檔案管理工作。

4 編制建設項目檔案工作規(guī)劃的步驟

建設項目檔案是記錄建設項目全過程的重要信息資源,是保證工程質量和安全、保障工程質量和經濟效益、維護國家和社會利益的重要手段。編制建設項目檔案工作規(guī)劃是建設項目檔案管理的基礎,一般可按以下步驟編制。

4.1 明確工作目標

制定建設項目檔案工作規(guī)劃的第一步是明確工作目標。工作目標應與建設項目的規(guī)模、類型、工程內容和建設目的相匹配,明確檔案收集、整理、保管、利用等方面的目標和要求。例如,要求建設項目檔案必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、安全等。

4.2 確定工作內容

根據工作目標確定建設項目檔案工作內容,包括檔案收集、整理、保管、利用等一系列檔案管理活動。應在工作規(guī)劃中明確每個環(huán)節(jié)的工作范圍和工作流程,如檔案的形成收集、整理分類、編目裝訂、保管保護、利用開發(fā)、鑒定銷毀等[2]。

4.3 制定工作計劃

制定建設項目檔案工作計劃,需要考慮工程進度、工程規(guī)模、工程階段、人員配備等因素。工作計劃應是一份詳細、實際、可操作的計劃,包括每個環(huán)節(jié)的時間、資源和預算等。應采用階段性的方法,分階段實施,以保證整個工作的順利進行。此外,應對每個階段的成果進行考核,以保證工作計劃的有效性。

4.4 明確工作責任

建設項目檔案工作應責任明確、分工明確、責任到人。應為每個環(huán)節(jié)和每個人員分配任務,確保每個人都明確自己的工作職責和工作目標。此外,還應對工作過程中出現的問題和風險進行考核和管控。

4.5 實施和監(jiān)督

建設項目檔案工作規(guī)劃的最后一步是實施和監(jiān)督。這個階段的重點是確保計劃按時按質完成,需要定期進行工作的考核和監(jiān)督,及時調整工作計劃,發(fā)現問題并解決問題。同時,還要加強溝通和協(xié)作,確保整個工作的順利進行。

5 建設項目檔案工作規(guī)劃的主要內容

建設項目檔案工作規(guī)劃是為保證建設項目檔案全面、準確、完整、真實、可靠而制定的文件,是規(guī)范建設項目檔案管理工作的重要制度,內容應涵蓋體制機制、組織機構、基礎業(yè)務等。

5.1 檔案管理機構的設置和職責

檔案的產生來源于工程建設活動的過程,因此,提高全員檔案意識,將檔案工作滲透到項目的每個單位、部門和個人,使檔案工作從源頭抓起,才能保證檔案的齊全與完整。建立一個科學的檔案工作體系是開展檔案工作的組織保障,通過建立檔案工作的領導關系,理順檔案工作脈絡[6],明確各自的職責和任務,才能保障檔案工作體系運轉順暢。

5.2 明確項目檔案工作依據

項目檔案是工程建設和管理過程的真實記錄,不僅為質量驗收、計量結算和設計變更等提供佐證,也為項目竣工后的維修養(yǎng)護、決算審計、路產管理等提供重要依據[1]。為了保證項目檔案的齊全、完整、真實、準確、系統(tǒng)、安全,檔案工作規(guī)劃必須列出所執(zhí)行的法規(guī)標準及制度。

5.3 制定歸檔文件質量控制措施

項目歸檔文件質量控制措施是為了確保竣工文件的準確性、完整性和可靠性,以及保障檔案的長期保存和有效利用而采取的一系列步驟和策略。主要包括:竣工文件編制標準、審核流程、培訓交底、檢查整改、保管利用等。通過建立明確的質量控制措施,可以有效地管理和監(jiān)督項目文件的形成、存儲和使用過程。

5.4 檔案收集和整理計劃

制定詳細的項目檔案收集和整理計劃,以確定建設項目檔案收集和整理的步驟。在計劃中,明確每個階段的檔案收集時間節(jié)點、采用的具體方法,以確保所有重要檔案都被全面、準確地收集整理,從而維護檔案信息的完整性和可信度。

5.5 項目檔案業(yè)務建設

檔案業(yè)務建設是項目檔案工作的基礎性工作,是檢驗檔案管理水平的核心內容,包括制定項目文件歸檔范圍、責任單位與保管期限、項目檔案的分類方案、歸檔文件立卷整理方法和質量要求、制定項目檔案管理信息化的具體內容等。

5.6 項目檔案形成套數及流向

根據有關文件規(guī)定,建設項目檔案完成驗收后需向相關單位移交全套或部分項目檔案,辦理進館手續(xù)。因此,在工作規(guī)劃中應明確定義項目檔案的形成套數以及其流向路徑,包括規(guī)定各類型檔案應形成多少份副本,以及這些副本將如何移交給相關的部門,確保項目檔案驗收完后能及時、完整、準確地辦理入庫進館,能夠滿足后續(xù)借閱與利用的需要。

5.7 檔案管理監(jiān)督與考核

確立建設項目檔案管理的監(jiān)督檢查與考核評價機制,定期開展檔案管理工作的檢查和考核,以確保檔案管理工作順利進行和有效實施。

6 編制建設項目檔案工作規(guī)劃注意事項

(1)遵循法律法規(guī)和規(guī)范性文件。編制建設項目檔案工作規(guī)劃時應遵循相關檔案工作的法律法規(guī)和標準,主要包括檔案法律法規(guī)、檔案規(guī)章,檔案規(guī)范性文件和檔案標準,這些法律法規(guī)和標準也是開展檔案工作的依據。

(2)綜合考慮項目特點和需求。建設項目檔案工作規(guī)劃應綜合考慮項目的特點和需求,制定符合實際情況的檔案管理措施和方法,避免空洞的理論和抽象的規(guī)定。

(3)確定工作計劃和時間節(jié)點。規(guī)劃內應明確檔案管理工作的工作計劃和時間節(jié)點,并制定可行的實施方案和管控措施,確保檔案管理工作按計劃順利進行。

(4)合理分工和職責明確。規(guī)劃在劃分組織機構時應進行合理分工,并明確相應的職責,確定各級檔案管理機構的職責和權責,避免工作重疊和責任不清。

(5)重視檔案信息的安全。檔案的安全是不可逾越的底線,須制定嚴格的檔案保管制度和方法,保證項目檔案的安全,避免出現泄露和損失等安全事故。

(6)審查評審和優(yōu)化。針對編制人員經驗不足或業(yè)務水平有限的情況,特別是在涉及重大建設項目的檔案工作規(guī)劃中,建議積極尋求檔案行政主管部門和相關行業(yè)主管部門經驗豐富的專家的參與,進行審查評審。通過組織專家審查,可以對檔案工作規(guī)劃進行全面的審視和評估,發(fā)現潛在的問題、疏漏或不足之處,并提出有針對性的改進建議。這有助于確保工作規(guī)劃在設計階段就具備高質量和可行性,能夠更好地應對后續(xù)實施過程中可能出現的各種困難和挑戰(zhàn)。

7 結語

編制建設項目檔案工作規(guī)劃,是確保項目建設和檔案管理順利進行的關鍵步驟。通過明確目標、規(guī)范流程、分配職責、保障安全等措施,可以有效地管理和保護建設項目檔案,確保其真實、完整、可靠,并為將來的使用和價值發(fā)揮提供支持。