高校人事檔案管理信息化建設(shè)

鄭璐純

信息化時(shí)代下，管理信息化是人事檔案管理的必由之路，是新時(shí)代人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。人事檔案管理在高校的教育管理工作中占據(jù)著舉足輕重的地位。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化不僅是對(duì)高校行政工作提出的新要求，也是信息化時(shí)代背景下實(shí)現(xiàn)高校辦公自動(dòng)化的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。推進(jìn)高校人事檔案管理信息化進(jìn)程，符合檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)于改善人事檔案管理，提高工作效率具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

高校人事檔案管理的建設(shè)與發(fā)展

高校人事檔案

人事檔案是組織、人事等部門在人事管理活動(dòng)中形成的，是為組織和人事工作服務(wù)的。其能夠真實(shí)地反映出相關(guān)人員的個(gè)人能力以及工作表現(xiàn)，常用于記錄個(gè)人工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)等。高校人事檔案囊括了全體教職工的個(gè)人履歷、學(xué)歷情況、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、科研成果等信息。高校管理者可以通過(guò)瀏覽人事檔案獲悉教職工的綜合業(yè)務(wù)水平，以此作為后續(xù)人才選拔以及教學(xué)工作安排的參考依據(jù)。

高校人事檔案的發(fā)展

高校人事檔案是組織對(duì)相關(guān)職工進(jìn)行任職考核的重要依據(jù)。高校人事檔案管理是否與時(shí)俱進(jìn)，關(guān)系著高校教學(xué)工作是否能有序開展。

中華人民共和國(guó)成立之初，由于尚未制定相關(guān)的管理制度，高校的檔案管理一度陷入困境，甚至丟失了不少珍貴的資料。從20世紀(jì)90年代開始，各大高校在檔案管理方面的工作成效已經(jīng)有了質(zhì)的飛躍，尤其是在人事檔案管理方面，從分散化走向了集中化，從清一色的紙質(zhì)檔案管理到如今紙質(zhì)、電子檔案管理并存發(fā)展。在信息化時(shí)代背景下，高校人事檔案管理的模式受到互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的影響，并以“服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，管理高效化”為管理目標(biāo)，為高校人事檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式向數(shù)字化管理模型的轉(zhuǎn)型打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

高校人事檔案管理信息化建設(shè)的重要價(jià)值

理論價(jià)值

在信息大爆炸背景下，世界已經(jīng)進(jìn)入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。作為知識(shí)信息的聚集地，高校源源不斷培養(yǎng)的大批優(yōu)秀人才是知識(shí)經(jīng)濟(jì)重要的人力資源。因此，推進(jìn)各大高校人力資源管理的創(chuàng)新發(fā)展，是我國(guó)實(shí)現(xiàn)社會(huì)信息化的有效途徑[ 1 ]。

隨著課程改革的持續(xù)深入，國(guó)內(nèi)各大高校的教學(xué)管理模式發(fā)生了翻天覆地的變化，高校的人事檔案管理工作急需找到一種更加高效的管理方式，推動(dòng)人事檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一規(guī)范化，從而促進(jìn)高校人力資源信息的有效共享，更好地處理日益劇增的人事檔案信息。

由此可見，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)工作，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代賦予各大高校管理者的重任。

實(shí)踐價(jià)值

1.有利于對(duì)人事檔案實(shí)行量化分析

高校在開展人事檔案管理工作中采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，不僅有利于穩(wěn)步推進(jìn)高校人事檔案信息化進(jìn)程，還可以增強(qiáng)檔案管理工作人員的信息化管理意識(shí)，有效提高其工作效率，以及加快高校人事檔案信息更新速度，有效提高人事檔案管理系統(tǒng)的完整性。

此外，由于人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜繁重的工作，且具有很多不確定性，這要求檔案管理工作人員在日常記錄人事檔案信息時(shí)，必須確保所錄入的信息是準(zhǔn)確無(wú)誤的，同時(shí)還要保證其具有時(shí)效性[ 2 ]。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息平臺(tái)，高校檔案管理工作人員能夠快速準(zhǔn)確地完成對(duì)教職工學(xué)歷、崗位、薪酬、科研績(jī)效、培訓(xùn)經(jīng)歷等基礎(chǔ)信息的采集工作，并在第一時(shí)間對(duì)相關(guān)的人事檔案信息進(jìn)行量化分析，為高校最大限度挖掘人力資源的價(jià)值，以及為高校實(shí)施人事變動(dòng)決策提供有力依據(jù)。

2.健全人事檔案管理機(jī)制

信息化時(shí)代下，我國(guó)高校的教學(xué)任務(wù)與教學(xué)目標(biāo)發(fā)生了變化，這要求高校人事檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，作出相應(yīng)的改變。長(zhǎng)期以來(lái)，國(guó)內(nèi)高校在加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)方面通常采用引進(jìn)人才的方式，然而人才調(diào)動(dòng)的過(guò)程過(guò)于煩瑣，在辦理手續(xù)期間容易出現(xiàn)紙質(zhì)檔案丟失、歸檔不及時(shí)等問題，破壞人事檔案的完整性，降低檔案資料的可利用率。

加強(qiáng)高校人事檔案信息化建設(shè)，則能夠有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的問題。通過(guò)建立完善的人事檔案管理信息化制度，加強(qiáng)人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化建設(shè)，按部就班地開展紙質(zhì)版檔案數(shù)字化工作，將其錄入、保存到檔案管理系統(tǒng)。如此便能夠大大降低主觀因素給人事檔案管理帶來(lái)的消極影響，同時(shí)還可以避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中可能出現(xiàn)的各種問題，有效提升高校人事檔案管理工作的效率。

3.提高流動(dòng)人才的管理效率

近十年來(lái)，隨著國(guó)家財(cái)政對(duì)高等院校資金支持力度的加大，各大高校進(jìn)入了高速發(fā)展階段，辦學(xué)招生的規(guī)模也越來(lái)越大，高校與高校之間、高校與企業(yè)單位之間的交流互動(dòng)越來(lái)越頻繁。與此同時(shí)，每年都有大批畢業(yè)生走出校門，走向社會(huì)，這些人才的流動(dòng)涉及大量人事檔案的調(diào)出、轉(zhuǎn)移等工作，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，或多或少都會(huì)出現(xiàn)檔案信息失真、材料數(shù)據(jù)丟失等問題，給后續(xù)的人事檔案管理帶來(lái)了諸多不便[ 3 ]。

高校檔案管理工作人員可以在人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中建立一個(gè)關(guān)于流動(dòng)人才的信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人才數(shù)據(jù)的傳送、接收、處理等一體化操作，促進(jìn)高校與高校、高校與企業(yè)之間的人事檔案共享，充分發(fā)揮高校人事檔案對(duì)流動(dòng)人才管理的作用，有效減少人事檔案在流動(dòng)過(guò)程中出現(xiàn)的問題。

4.提高高校教育、科研水平

現(xiàn)階段，高校肩負(fù)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新、國(guó)際交流合作的重要使命。其中最有力的措施，就是打造一支實(shí)力過(guò)硬的師資隊(duì)伍。而人事檔案管理水平對(duì)師資隊(duì)伍的建設(shè)有著重大影響。

從目前的情況來(lái)看，國(guó)內(nèi)部分高校積極投入人事檔案管理信息化工作中，并取得了一定成效。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理信息化建設(shè)的效果也愈加顯著。依托大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，對(duì)人事檔案中教學(xué)、科研、培訓(xùn)等信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，并構(gòu)建信息鏈，為高校優(yōu)化師資隊(duì)伍，提高教學(xué)水平，鞏固科研成果提供有力的決策憑證。

5.保障人事檔案安全可靠

高校檔案管理工作人員在開展人事檔案管理工作的過(guò)程中，要確保檔案的完整性和安全性。從安全性方面來(lái)說(shuō)，通過(guò)高校人事檔案管理平臺(tái)，高校檔案管理工作人員會(huì)根據(jù)不同的職能，賦予教職工不同的查檔權(quán)限，對(duì)于哪些內(nèi)容可以查看，哪些內(nèi)容應(yīng)當(dāng)屏蔽，制定了一套嚴(yán)格的制度，以更好地保障人事檔案信息的安全性[ 4 ]。高校通過(guò)構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)防范體系，制訂有針對(duì)性的應(yīng)急預(yù)案，能夠有效地保障人事檔案的安全性。

加強(qiáng)高校人事檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

加大對(duì)信息技術(shù)的宣傳力度，樹立信息化管理的意識(shí)

信息大爆炸時(shí)代下，高校必須樹立信息化管理的意識(shí)，將信息技術(shù)融入高校管理的方方面面。

具體而言，高校要充分發(fā)揮信息技術(shù)在人事檔案管理中的巨大作用，加大對(duì)信息技術(shù)的宣傳力度。例如，聘請(qǐng)信息技術(shù)方面的專家定期到高校召開信息化建設(shè)專題座談會(huì)，組織相關(guān)檔案管理工作人員進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，逐漸擴(kuò)大信息化建設(shè)在高校校園內(nèi)的影響力，為加強(qiáng)高校人事檔案管理的信息化建設(shè)營(yíng)造濃厚的氛圍，將最新的檔案管理信息化技術(shù)融入工作人員的日常工作中，幫助相關(guān)檔案管理工作人員樹立先進(jìn)工作理念，不斷提高其檔案管理信息化技能，為高校的人才引進(jìn)和科研教學(xué)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

建立高校人事檔案管理平臺(tái)

要想提高高校人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)效性，就需要將教職工的工作經(jīng)歷、階段性科研成果等資料信息收集起來(lái)，構(gòu)建涵蓋全體教職工檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，建立一個(gè)功能完善、操作便捷的管理平臺(tái)[ 5 ]。

除此之外，還可以根據(jù)不同院系對(duì)人力資源管理的具體要求，開發(fā)個(gè)性化的人事檔案管理功能，根據(jù)相關(guān)分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已經(jīng)建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行整理和更新，以更好地實(shí)現(xiàn)各個(gè)院系之間人事檔案信息數(shù)據(jù)的對(duì)接。這就要求高校必須制定一套動(dòng)態(tài)更新機(jī)制，將各個(gè)院系教職工的工作動(dòng)態(tài)錄入人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，充分借助大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，對(duì)人事數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確的分析，為高校人才招聘、人力編排提供依據(jù)。人事檔案管理平臺(tái)的建設(shè)能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的不足，工作人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并采取統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的命名形式對(duì)其進(jìn)行分類歸檔，在后期查詢調(diào)取相關(guān)信息時(shí)，只需要在人事檔案管理平臺(tái)輸入關(guān)鍵詞，便能快速查找到，從而將被動(dòng)管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理方式。

值得注意的是，在人事檔案管理模式轉(zhuǎn)型期間，相關(guān)工作人員要仔細(xì)核對(duì)人事檔案的內(nèi)容，確保在開展檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，避免損毀或遺漏檔案等問題的出現(xiàn)，推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。

完善基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)

要想在人事檔案管理信息化建設(shè)上取得顯著成效，高校必須加大對(duì)其的資金投入，完善配套的計(jì)算機(jī)、掃描儀、信息化管理平臺(tái)等軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，不斷拓展檔案管理平臺(tái)的相關(guān)功能。

一方面，高校需要重點(diǎn)培養(yǎng)一批具備信息技術(shù)知識(shí)的人才，成立專門的檔案信息化研發(fā)小組，研究制訂關(guān)于解決日益增加的人事檔案管理工作量的方案，優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，以更好地適應(yīng)高校的發(fā)展。

另一方面，高校要針對(duì)檔案管理工作人員定期開展信息化技術(shù)培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其利用計(jì)算機(jī)開展日常檔案管理工作的意識(shí)與能力，打造一支信息化檔案管理人才隊(duì)伍。鑒于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所記載的人員資料信息十分有限，無(wú)法為人才的考核提供有力的參考依據(jù)。因此，應(yīng)將人事檔案管理信息化建設(shè)作為契機(jī)，不斷夯實(shí)高校行政管理信息化工作基礎(chǔ)，充分發(fā)揮信息技術(shù)人才在人事檔案管理中的作用，為人才的選拔、任用提供有力依據(jù)。

除此之外，高校還應(yīng)當(dāng)增設(shè)科技創(chuàng)新及科研成果的檔案欄目，將人才價(jià)值最大化。通過(guò)加強(qiáng)培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才，不斷提高各個(gè)院系的協(xié)作能力，提高高校人事檔案管理效率，滿足不同院系對(duì)人才的多元化需求。

增強(qiáng)高校人事檔案管理平臺(tái)的安全性

高校在開展人事檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)立足于實(shí)際情況，建立一套相應(yīng)的管理制度，嚴(yán)格約束檔案管理工作人員的操作行為，對(duì)其工作職責(zé)作出明確規(guī)定，確保傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的安全。例如，使用管理人員刷臉登錄等安全認(rèn)證的方式，增強(qiáng)人事檔案管理平臺(tái)的安全性，嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行檔案的查閱和修改，堅(jiān)決杜絕非法查閱、修改人事檔案的行為；還可以開發(fā)記錄訪客信息的臺(tái)賬功能，對(duì)檔案的查閱記錄進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)異常，可以及時(shí)發(fā)出警報(bào)，從而避免檔案資料泄露問題的發(fā)生，進(jìn)一步增強(qiáng)人事檔案管理平臺(tái)的安全性。高校人事檔案一般分為高校教職工檔案和高校學(xué)生檔案兩部分。其中，由于高校學(xué)生檔案流動(dòng)性較強(qiáng)，傳統(tǒng)的管理模式復(fù)雜且煩瑣，難以滿足日益增長(zhǎng)的需求，且容易出現(xiàn)遺漏和丟失的情況。而開展人事檔案管理信息化建設(shè)，則可以有效解決這些問題，進(jìn)一步提高檔案工作的效率。但同時(shí)也應(yīng)注意，人事檔案管理平臺(tái)還存在諸多不穩(wěn)定因素，例如網(wǎng)絡(luò)安全問題等，這要求高校必須建立和完善檔案信息安全保障體系，充分運(yùn)用相關(guān)技術(shù)手段，為高校人事檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境。

只有不斷增強(qiáng)人事檔案管理平臺(tái)的安全性，高校人事檔案管理才能從傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒Ｊ?，有效地發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，深入挖掘高校人力資源的潛在價(jià)值，為高校引進(jìn)人才貢獻(xiàn)力量[ 6 ]。

結(jié)束語(yǔ)

從國(guó)內(nèi)高校人事檔案管理的歷史變遷中可以看出，檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，也是知識(shí)時(shí)代對(duì)高校提出的新要求。因此，高校必須緊跟信息時(shí)代的步伐，不斷提升信息化管理意識(shí)與能力，通過(guò)搭建人事檔案管理平臺(tái)，維護(hù)人事檔案管理平臺(tái)安全等手段，優(yōu)化高校人力資源管理工作。

（作者單位：貴陽(yáng)學(xué)院）

[1]姜長(zhǎng)武.關(guān)于高校人事檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].教育研究，2021，4（05）：93-94.

[2]陳晨.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理的信息化建設(shè)研究[J].活力，2022（05）：169-171.

[3]關(guān)晶.高校人事檔案信息化建設(shè)與管理面臨的問題及解決方案[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（05）：1-3.

[4]辛克盛，王永紅.人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（10）：107-108.

[5]張慧玉.人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設(shè)[J].數(shù)字通信世界，2020（05）：275.

[6]尚紅玉.高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值、困境及路徑[J].中國(guó)民族博覽，2020（12）：249-250.