如何提升事業(yè)單位的行政管理效率

黃晶晶

提升事業(yè)單位行政管理效率的意義

提高事業(yè)單位競爭能力 在事業(yè)單位諸多工作中，行政工作占有重要地位。如何切實做好行政工作，關(guān)乎事業(yè)單位其他各項工作效率和服務(wù)能效，影響事業(yè)單位能否長期穩(wěn)定發(fā)展。從內(nèi)部角度來說，行政工作能促進(jìn)機構(gòu)內(nèi)部各部門及工作人員之間的相互配合，有利于優(yōu)化和改進(jìn)工作結(jié)構(gòu)，提高工作的組織效率。從外在角度看，隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位要與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新工作方式，提高員工素質(zhì)和能力。

推動事業(yè)單位健康發(fā)展 當(dāng)前國內(nèi)政治、經(jīng)濟(jì)、文化環(huán)境不斷發(fā)展變化，事業(yè)單位在外部環(huán)境變化的情況下也必須不斷地完善與改進(jìn)自身內(nèi)部管理，并通過優(yōu)化管理體系，為事業(yè)單位的發(fā)展開辟新途徑。如今，各大事業(yè)單位正在積極整頓內(nèi)部風(fēng)氣，加大力度懲治瀆職行為，不斷優(yōu)化內(nèi)部管理，既為事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展創(chuàng)造了良好風(fēng)尚，又為未來工作的改進(jìn)打下了堅實基礎(chǔ)。

事業(yè)單位行政管理存在的相關(guān)問題

缺乏高效的整體管理能力 在事業(yè)單位的行政工作中，因缺乏專業(yè)知識、對事業(yè)單位經(jīng)營活動的認(rèn)知和管控不夠而致使行政工作效率低下的現(xiàn)象屢見不鮮。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員的工作水平在很大程度上直接影響著事業(yè)單位的經(jīng)營績效。事業(yè)單位作為國家經(jīng)濟(jì)主體，對國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要影響，因而對管理人才的選擇具有較高要求。一般情況下，被挑選出來的管理者都具有較強專業(yè)素質(zhì)，但由于事業(yè)單位的特殊性，在實際操作中還是會出現(xiàn)許多問題。

缺乏科學(xué)健全的管理體系和制度 事業(yè)單位的管理體系和制度方面存在的主要問題表現(xiàn)在以下幾個方面：一是缺少整體性。分散化體制導(dǎo)致事業(yè)單位的管理略微松散。二是范圍狹窄。行政法規(guī)用來規(guī)范人的行為，標(biāo)準(zhǔn)和程序需足夠嚴(yán)謹(jǐn)，但若事業(yè)單位在制定相關(guān)體系和制度時考慮不周全，則會影響后期行政管理工作的落實。三是存在沖突問題。各事業(yè)單位的行政法規(guī)和規(guī)章之間未完美銜接，不能協(xié)調(diào)發(fā)展，有時互相矛盾，一旦遇到問題不知道該從哪里下手。

管理方法落后 我國事業(yè)單位雖已開展行政工作改革計劃，但由于時間相對較短，缺乏相應(yīng)的實踐經(jīng)驗，在工作方式上還有待完善與創(chuàng)新。特別是在中小城市，部分事業(yè)單位由于受到經(jīng)濟(jì)、市場、社會環(huán)境等諸多因素制約，單位在經(jīng)營管理上仍沿用傳統(tǒng)管理方式，很多思想觀念較為落伍，與社會要求不相適應(yīng)，阻礙了事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展和進(jìn)步。

提升事業(yè)單位行政管理效率的具體路徑

明確具體目標(biāo) 一方面，要提高事業(yè)單位行政工作效能，先要建立明確管理目標(biāo)，并得到行政組織和內(nèi)部控制制度的支持。面對事業(yè)單位管理混亂、人員冗余的情況，可以對下屬機構(gòu)進(jìn)行人員精簡和精細(xì)化管理，合理分配各個部門工作人員并明確分工，有效協(xié)同各個部門之間的關(guān)系。伴隨著我國經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展，事業(yè)單位加大了改革步伐，得益于國家對事業(yè)單位的大力支持和科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，一些事業(yè)單位憑借著先進(jìn)的經(jīng)營理念和現(xiàn)代化市場營銷手段而迅速成長。這也表明，事業(yè)單位必須與時俱進(jìn)，引進(jìn)國際先進(jìn)技術(shù)和理念，完善單位管理目標(biāo)，制定適合單位實際情況的行政工作計劃，對事業(yè)單位行政工作進(jìn)行持續(xù)改革與完善，以提升事業(yè)單位行政效能。

另一方面，要健全事業(yè)單位行政工作方案，實現(xiàn)理想化的行政管理工作目標(biāo)。首先，建立“一把手工程”，保持組織的嚴(yán)密性，建立健全預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、政府采購、資產(chǎn)控制、建設(shè)項目、合同管理、內(nèi)控評價、監(jiān)督檢查等管理體制；其次，建立健全的“設(shè)計、實施、檢查”機制，事業(yè)單位要根據(jù)單位職能和經(jīng)營要求，制定適合本單位的行政管理目標(biāo)和體系，督促有關(guān)部門嚴(yán)格按照自身要求實施相關(guān)工作，全面推動內(nèi)部控制評價工作及監(jiān)督工作的開展，并且針對具體情況及結(jié)果生成專業(yè)的報告，為單位內(nèi)部控制工作決策提供有力支持；此外，受內(nèi)部控制制度理念影響，事業(yè)單位要重視預(yù)算績效，將資金管控作為核心工作，強化風(fēng)險管理。

優(yōu)化管理體系 一方面，優(yōu)化事業(yè)單位管理體系，提升行政管理效率。首先，要提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的認(rèn)知，全面了解當(dāng)前的實際狀況，并根據(jù)現(xiàn)實條件和發(fā)展目標(biāo)、服務(wù)對象等因素制定和完善行政管理體制和規(guī)章制度。領(lǐng)導(dǎo)干部要對基層干部的工作狀況有更深入的了解，要清楚他們的責(zé)任范圍和工作內(nèi)容，并能對其工作作出正確評估。在實際調(diào)研基礎(chǔ)上，制定出更加有針對性的行政規(guī)劃。其次，要加強行政機關(guān)的職能，使之能率先實施各項管理制度和計劃，從而推動行政工作的全面開展。最后，要建立一套行之有效的獎懲制度，強化內(nèi)部稽核，正確評估員工的工作業(yè)績和個人能力，并給予相應(yīng)的獎賞，從而調(diào)動員工的工作積極性。

另一方面，完善事業(yè)單位行政管理規(guī)章制度。若想提高事業(yè)單位行政效能，就必須重視相關(guān)管理體系建設(shè)。在宏觀層面上，健全有關(guān)的管理體系有利于對行政機關(guān)進(jìn)行有效的管理，提高工作效率。同時，通過制定綜合管理制度，針對單位內(nèi)部各項工作進(jìn)行綜合管控，有助于增強員工在單位內(nèi)的安全感和榮譽感，也能讓員工清晰地看到未來的發(fā)展空間，從而大大提升工作積極性。與此同時，通過制定完善的政策法規(guī)，可以幫助決策者掌握市場動態(tài)，及時準(zhǔn)確地作出經(jīng)營決策，更好地把握市場機會，為單位帶來更大的利潤。

創(chuàng)新管理方法 一方面，優(yōu)化各項行政業(yè)務(wù)管理方法。完善事業(yè)單位控制體系是提高行政工作效率的重要保證。事業(yè)單位要構(gòu)建完善的內(nèi)部控制系統(tǒng)，就必須要有涵蓋整個事業(yè)單位流程的管理制度。首先，從預(yù)算績效的角度逐步建立全面、全過程、全覆蓋的預(yù)算績效管理系統(tǒng)，將預(yù)算與績效管理有機地結(jié)合起來，從而有效地提升政府的資源配置和使用效益。其次，強化事業(yè)單位室綜合管理水平，提高辦公室工作人員服務(wù)水平以及工作能力。在這一過程中，需要加強對辦公室職能的認(rèn)知，優(yōu)化相關(guān)管理職能。同時，要完善有關(guān)的規(guī)章制度。結(jié)合各崗位職責(zé)，在確定辦公室職責(zé)目標(biāo)的基礎(chǔ)上，保障每一環(huán)節(jié)的工作均有章可循。針對每一個崗位制定相應(yīng)規(guī)章機制，保障辦公室各項工作都有專人負(fù)責(zé)，而且在具體工作中要持續(xù)完善和創(chuàng)新辦公室規(guī)章制度，確保績效考核制度符合新時期人事管理要求，結(jié)合不同崗位特征科學(xué)設(shè)計考核指標(biāo)，開展全面考核。

另一方面，提升工作人員工作能力及服務(wù)水平。首先，要健全事業(yè)單位用人制度。工作人員的筆試成績、文憑、理論水平等僅供選擇時參考，并不能成為判斷其綜合素質(zhì)、專業(yè)素養(yǎng)、思想品德等的唯一依據(jù)。其次，有必要對現(xiàn)有行政主管進(jìn)行崗位培訓(xùn)。在人員正式入職前，安排老員工對新來的員工進(jìn)行一對一培訓(xùn)，令其對自己的工作有較為全面的理解，更快地熟悉崗位工作。在培訓(xùn)過程中，可以運用績效考核的方式對培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行考核，調(diào)動員工工作熱情，確保培訓(xùn)效果。此外，僅靠入職培訓(xùn)無法保障行政工作人員素養(yǎng)及能力雙提升，若想讓管理者適應(yīng)時代發(fā)展的要求，更好地掌握新的工作方法和技術(shù)，則必須在日后工作中不斷加強培訓(xùn)。例如，通過定期的會議研討來解決行政工作中遇到的問題、總結(jié)工作經(jīng)驗等，形成熱愛學(xué)習(xí)、善于思考和總結(jié)的良好氛圍，增強集體榮譽感和責(zé)任感。最后，把新時代服務(wù)理念融入辦公室行政管理工作中，全方位優(yōu)化辦公室行政管理人員執(zhí)行能力，切實強化辦公室行政管理人員執(zhí)行意識、能力及服務(wù)水平。在工作過程中，全面貫徹為人民服務(wù)理念，定期展開行政管理榜樣模范人員的經(jīng)驗分享活動，通過榜樣的力量帶動全體行政管理人員綜合能力的提升。

加強法律支持 首先，政府層面應(yīng)當(dāng)重視事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展，并給予更多的支持，不斷完善現(xiàn)行的法律法規(guī)，使我國現(xiàn)行的與行政事業(yè)單位行政工作相關(guān)的法律法規(guī)更加具有可操作性；其次，吸取國外先進(jìn)的管理經(jīng)驗和做法，加強執(zhí)法的力度，從而為我國行政事業(yè)單位具體工作的落實奠定良好的基礎(chǔ)；最后，要確保行政管理各項工作符合相關(guān)法律法規(guī)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，從而切實強化行政管理工作水平，優(yōu)化事業(yè)單位內(nèi)部環(huán)境，推動事業(yè)單位改善內(nèi)部架構(gòu)，規(guī)范各部門的工作行為，切實提升工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

綜上所述，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，要結(jié)合當(dāng)前社會發(fā)展趨勢，深入分析事業(yè)單位行政工作現(xiàn)狀，采取行之有效的手段和措施，充分發(fā)揮行政工作職能，提升員工工作效率，優(yōu)化事業(yè)單位結(jié)構(gòu)，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

作者單位：福建省計量科學(xué)研究院