企業(yè)采購業(yè)務與財務風險的預警和控制

王紅霞

企業(yè)采購活動常常伴隨著大量的資金支出，容易對企業(yè)資金運行和經(jīng)營管理產(chǎn)生影響，加強采購業(yè)務財務風險預警和控制是企業(yè)現(xiàn)代化管理的內(nèi)在要求。本文在闡述企業(yè)采購困難和財務風險的基礎上，分析當前企業(yè)采購活動中所涉及的財務風險，并從采購業(yè)務全過程給出采購業(yè)務財務風險預警控制的關鍵措施。

采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中最基本的業(yè)務形態(tài)，其能為企業(yè)的生產(chǎn)活動提供充足的物質(zhì)材料和設備資源，滿足企業(yè)生產(chǎn)需要。與此同時，企業(yè)采購活動需要投入大量的資金成本，整體風險較大，故而需加強采購過程的財務風險預警控制。但現(xiàn)實情況是，在激烈的市場競爭環(huán)境下，較多企業(yè)均處于轉(zhuǎn)型升級的關鍵時期，將管理的重點放在了業(yè)務生產(chǎn)層面，忽視了對財務事項的控制管理，尤其是在企業(yè)采購中，對于采購業(yè)務全過程的監(jiān)督管理不足，存在一定的財務風險，增加了企業(yè)資金壓力，對企業(yè)的發(fā)展和效益增長存在阻滯作用。因此，在新時期的企業(yè)采購及財務風險管理中，管理者只有加強采購前基礎管理，實施采購過程業(yè)務、財務控制和事后評估，在此基礎上，加強采購過程財務事項基礎保障管理，這樣才能有效提升采購業(yè)務財務管理水平，消除采購階段財務風險，進而協(xié)調(diào)企業(yè)業(yè)務生產(chǎn)與財務管理關系，創(chuàng)造良好效益，促進企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

一、企業(yè)采購困難與財務風險表現(xiàn)

（一）采購業(yè)務轉(zhuǎn)變與困難

在市場經(jīng)濟改革縱深化發(fā)展背景下，企業(yè)的業(yè)績評價體系得以建立，企業(yè)管理者會從多個層面進行自身的業(yè)績評價，這些評價活動所涉及的指標不斷增多，不僅包含外銷收入、利潤，而且涉及經(jīng)濟增加值等諸多內(nèi)容。采購是企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)中最基本的業(yè)務形式，在現(xiàn)代管理理念下，企業(yè)采購業(yè)務的管理理念發(fā)生轉(zhuǎn)變，在過去采購僅僅只是一項簡單的職能活動，而在新時期采購業(yè)務在保持原有職能的基礎上，還具有了企業(yè)利潤控制的作用，即管理者需要從財務管理的角度出發(fā)，對企業(yè)采購活動中的經(jīng)濟事項進行控制，協(xié)調(diào)企業(yè)成本與效益。目前，企業(yè)采購業(yè)務面臨著內(nèi)部和外部兩個層面因素的影響，一是在市場環(huán)境下，供應商和采購單位貿(mào)易的積極性下降，企業(yè)需要及時調(diào)整采購策略，適應新時期的采購環(huán)境；二是在采購商及時付款政策的要求下，企業(yè)采購活動中伴隨著較大數(shù)額的資金支撐，這給企業(yè)帶來一定的資金壓力和財務管理風險；三是在企業(yè)采購活動中，還需要協(xié)調(diào)業(yè)務與財務之間的關系，創(chuàng)造良好的企業(yè)效益，助力企業(yè)經(jīng)營目標實現(xiàn)。

（二）財務風險表現(xiàn)

深層次分析企業(yè)經(jīng)營實際可知，當前企業(yè)在財務管理中存在一定的風險問題。一是企業(yè)的資金管理不夠合理，從資金來源來看，資金分為自有資金和借入資金，其中銀行貸款是企業(yè)借入資金的主要來源，在企業(yè)采購過程中，當借入資金的規(guī)模較大時，容易造成企業(yè)負債率過高的問題，增加企業(yè)經(jīng)營的風險性。二是企業(yè)投資過程缺乏科學性，現(xiàn)階段我國中小企業(yè)數(shù)量眾多，這些企業(yè)在投資中往往缺乏明確的投資方向和戰(zhàn)略，這容易造成投資失敗，給企業(yè)帶來較大的財務壓力與風險。三是企業(yè)缺乏科學有效的資金策略，在初期采購階段，企業(yè)已經(jīng)投入了大量的資金，自身的資金壓力較大。特別是對于部分企業(yè)，沒有制定合理的采購計劃，缺乏科學的最佳經(jīng)濟批量設計，或者采購量過大導致資金占用過多或倉儲成本過高，或者采購量不足導致生產(chǎn)率不足等額外損失；在后期營銷過程中，部分企業(yè)對客戶的信用等級了解不夠，出現(xiàn)了盲目賒銷問題，導致企業(yè)應收賬款難以回收，最終在采購支出與應收賬款難以回收等作用下，企業(yè)財務壓力巨大，經(jīng)營穩(wěn)定性和安全性受到較大影響。

二、企業(yè)采購業(yè)務中涉及的財務風險

（一）事前信用調(diào)查不嚴

企業(yè)采購是一項系統(tǒng)性、綜合性較強的工作，其需要采購部門工作人員深入市場進行調(diào)查，系統(tǒng)了解材料供應商的信用等級和材料供應能力，這樣才能創(chuàng)造良好的采購環(huán)境，在有序采購中降低企業(yè)的財務風險?，F(xiàn)階段，部分企業(yè)在采購過程中存在對原材料供應商市場信譽調(diào)查不嚴格、不充分、不全面的問題。具體表現(xiàn)為：企業(yè)在經(jīng)營生產(chǎn)中未能建立一套完整的采購管理體系，這使得大部分企業(yè)是在材料、設備短缺的時候開始采購，采購時間較緊，物資需求較為緊迫，缺乏充足的時間完成材料供應商各項資質(zhì)、能力的審查。同時，在市場環(huán)境下，部分供應商出于提升自身效益考慮，有可能會將一些不合格的材料混入其中，若在采購調(diào)查中未能發(fā)現(xiàn)這些問題，這容易造成生產(chǎn)受阻和財務資金損失問題，給企業(yè)的發(fā)展帶來較大的壓力。此外，從財務管理層面來看，企業(yè)在采購初期階段缺乏對具體采購活動的系統(tǒng)設計，未能科學編制采購計劃方案，且對于采購中涉及的財務事項缺乏核算管理，造成了采購過程與財務管理不統(tǒng)一的問題。

（二）事中業(yè)務、財務銜接不暢

完成企業(yè)采購計劃編制，并執(zhí)行采購方案過程中，還需要做好采購業(yè)務與財務管理的有效協(xié)同。結(jié)合實際可知，目前企業(yè)在采購過程中存在業(yè)務、財務銜接不暢的問題，且在具體的管理活動中，對于采購業(yè)務、財務管理等工作的實施較為混亂。一方面，在具體采購中，企業(yè)采購人員往往會忽視收集信息、詢價比價、索樣評估等工作的開展，受此影響，在完成采購后，經(jīng)常會出現(xiàn)材料質(zhì)量不達標，難以滿足生產(chǎn)需要的問題。同時，在采購中管理者未能按照實際需要進行采購，這使得對于高值耗材、一般耗材的采購管理不規(guī)范，造成了資金浪費。另一方面，在采購業(yè)務財務管理中，忽視了對財務風險的控制，這使得盲目早付款、逾期付款等問題頻頻出現(xiàn)，增加了企業(yè)財務管理的壓力與風險。

（三）缺乏事后業(yè)務、財務效益評估

當前企業(yè)采購業(yè)務財務管理中存在事后效益評估不及時、不準確的問題。首先企業(yè)未能針對具體的采購業(yè)務，企業(yè)管理者、采購人員在完成相關采購工作后，往往會忽視對前期采購活動的評估，這使得采購工作中所面臨的一些問題不能被及時發(fā)現(xiàn)，影響了后期采購工作開展，且對企業(yè)的財務管理和資金安全造成較大的威脅。其次在采購評價中，管理者未能將采購活動與后期的生產(chǎn)銷售結(jié)合起來，這使得采購業(yè)務評價指標的科學性、合理性不夠。最后，部分企業(yè)雖然開展了一定的采購項目評價工作，但是在完成采購評價后，企業(yè)采購部門、財務部門、業(yè)務部門的銜接不暢，導致采購結(jié)果缺乏應用，對企業(yè)的經(jīng)營管理和發(fā)展產(chǎn)生負面影響。

（四）企業(yè)采購財務管理缺乏基礎保障

企業(yè)采購業(yè)務財務管理工作受諸多因素影響，在實際管理中，管理者需要考慮的因素較多，管理難度較大，對此還需要加強采購業(yè)務采購管理基礎保障建設。目前，企業(yè)采購業(yè)務財務管理及風險控制中的基礎保障問題主要表現(xiàn)在三個層面：一是企業(yè)本身缺乏完善的采購業(yè)務財務風險防范機制，這使得采購過程中的財務管理制度不健全，影響了企業(yè)采購及財務管理工作的開展。二是在企業(yè)采購及財務管理中，管理者忽視了對具體財務、業(yè)務信息的管理，這使得企業(yè)管理中存在數(shù)據(jù)流、信息流、物質(zhì)流不順暢的問題。三是在信息時代下，部分企業(yè)在物資采購及財務管理中沿用傳統(tǒng)的管理方式，忽視了對計算機等管理技術的應用，使得采購中各部門的交流銜接不暢，出現(xiàn)采購業(yè)務財務管理效率低下的問題，最終使采購業(yè)務財務風險給企業(yè)帶來較大壓力，影響企業(yè)的發(fā)展。

三、基于企業(yè)采購業(yè)務的財務風險預警和控制

（一）加強事前基礎管理

積極開展采購基礎管理工作，能創(chuàng)造良好的企業(yè)采購環(huán)境，這對于采購業(yè)務財務管理和風險控制具有積極作用。新時期，在企業(yè)采購基礎管理中，一是要加強采購部門與業(yè)務部門、財務部門的聯(lián)系，要求業(yè)務部門及時上報營銷項目明細表。在該報表中，除了解每個項目材料供應商名稱、采購物質(zhì)類型、資金需求等內(nèi)容外，還需要做好采購、生產(chǎn)后毛利率、預計付款時間的有效管理。當業(yè)務部門上報營銷項目明細后，企業(yè)采購部門、財務部門工作人員需結(jié)合營銷狀況，系統(tǒng)地編制出企業(yè)采購方案，并對采購方案中所涉及的財務指標和經(jīng)濟因素進行有效估算，這樣能指導后期采購業(yè)務開展，并為采購環(huán)節(jié)的財務管理工作開展提供指導。二是在設計采購計劃后，為有效減少采購環(huán)節(jié)的財務風險，采購人員還需要深入市場進行調(diào)查。在該環(huán)節(jié)中，除掌握材料供應商的資信水平外，還需要對其生產(chǎn)能力進行分析確認，實現(xiàn)企業(yè)采購效率與質(zhì)量的有機統(tǒng)一，應減少材料供應不及時、材料質(zhì)量不達標所帶來的財務風險。三是在初期階段，企業(yè)還需要結(jié)合采購方案，做好財務事項的準確計算工作，一方面，在采購部門與財務部門銜接的基礎上，需積極開展事前籌劃工作，要求以企業(yè)的凈利潤為指標，對采購活動進行控制，合理計算采購時間、采購規(guī)模和采購支出，在減少采購資金占用的基礎上，滿足企業(yè)的生產(chǎn)需求。另一方面，采購的同時還需要考慮資金的回收狀況，盡量減少財務費用占用，優(yōu)化企業(yè)資金流配比，實現(xiàn)企業(yè)采購資金控制與經(jīng)營效益的有機統(tǒng)一。

（二）強化采購過程業(yè)務、財務控制

管理者還需要從業(yè)財融合的角度出發(fā)，對采購活動中所涉及的財務問題和風險事項進行控制管理。一方面，在企業(yè)采購業(yè)務管理中，管理者需要重視兩個層面要點的控制，一是要合理控制企業(yè)的采購流程，即在所有的采購活動中，除規(guī)范開展前期收集信息、詢價比價、抽樣評估工作外，還需要按照做出采購決斷、訂購、協(xié)調(diào)溝通、催交、進貨驗收、整理付款的順序流程進行采購，確保整個采購活動的規(guī)范性。二是在具體采購中，需要系統(tǒng)考慮企業(yè)的業(yè)務形態(tài)，分批次、分類別地完成采購。企業(yè)生產(chǎn)中所需要的一般物資往往采購量較大，對此應積極發(fā)揮杠桿作用，協(xié)調(diào)采購數(shù)量、質(zhì)量、成本之間的關系；而對于一些瓶頸物資，需考慮其風險高、貨物短缺的特點，在滿足生產(chǎn)需要的基礎上，減少庫存積壓，避免造成資金占用及損失。

另一方面，在規(guī)范企業(yè)采購活動的基礎上，還需要重視采購過程中的財務管理，一是要在采購過程中重視合同管理，嚴格按照合同規(guī)定的要求進行采購控制，實現(xiàn)材料交付與資金交付的統(tǒng)一。二是在采購環(huán)節(jié)的財務管理中，還需要重視付款環(huán)節(jié)的系統(tǒng)管理，在采購付款中，需要設置一定的督導崗位，由該崗位進行采購過程控制和付款控制，在防止盲目早付款的基礎上，減少付款逾期問題，同時還需要重視采購付款過程中的發(fā)票管理，減少采購中的財務風險問題。此外，當采購工作已發(fā)生財務風險后，財務管理人員需要按照識別描述、分析評估、解決改進的順序進行風險管理，實現(xiàn)財務風險管理模式的持續(xù)優(yōu)化，滿足新時期的企業(yè)管理需要。

（三）積極開展事后業(yè)財評估

在完成企業(yè)采購工作后，需要積極開展采購后期的業(yè)財評估工作。從財務風險管理角度開展企業(yè)采購業(yè)務評估，管理人員需要重視兩個層面的要點控制：一是在考慮企業(yè)經(jīng)營發(fā)展目標的基礎上，需結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營實際和采購實際，對采購活動的性價比進行分析評估工作，該環(huán)節(jié)中，應對比企業(yè)采購計劃和實際采購情況，重點分析采購中的財務支出項目，結(jié)合風險評估結(jié)果對企業(yè)的比價體系進行優(yōu)化，并持續(xù)更新企業(yè)的采購工作模式，為后期采購工作的開展奠定良好基礎。二是完成采購后，需將企業(yè)采購與企業(yè)生產(chǎn)、銷售活動聯(lián)系起來，管理者還需要對企業(yè)的生產(chǎn)及財務營收情況進行規(guī)劃，編制企業(yè)生產(chǎn)銷售收益和應收賬款的曲線圖，并在經(jīng)濟運行分析會上進行對比分析，實現(xiàn)企業(yè)采購支出、應收賬款、經(jīng)營效益管理的有機統(tǒng)一。

（四）加強采購過程財務管理基礎保障

要進一步提升企業(yè)采購業(yè)務財務風險管理水平，還需要做好采購活動中財務基礎保障。一方面在企業(yè)采購初期階段，企業(yè)管理者需要制定系統(tǒng)完善的財務管理體系，加強采購過程的財務事項的監(jiān)督和審計管理，確保采購業(yè)務財務管理活動的有序開展。另一方面，在企業(yè)采購中，還需要加強采購信息流的系統(tǒng)管理，企業(yè)管理者需要系統(tǒng)收集采購活動中的各項財務、業(yè)務數(shù)據(jù)，在保證信息全面性、準確性的基礎上，實現(xiàn)采購業(yè)務數(shù)據(jù)流、資金流、物資流的統(tǒng)一。此外，企業(yè)還需要深化信息技術在物資采購和財務管理中的應用，在數(shù)字化的管理平臺的支撐下，建立財務、業(yè)務、采購等部門的溝通渠道，并科學設計財務管理模型，加強對采購環(huán)節(jié)的財務管理，提升財務管理效果，降低物資采購中的各類風險。

結(jié)語：

加強采購業(yè)務財務風險管理是企業(yè)現(xiàn)代化管理的內(nèi)在需要，同時也是企業(yè)提高經(jīng)營效益的基礎，通過對企業(yè)采購業(yè)務與財務風險的預警管理，能從初始環(huán)節(jié)減少企業(yè)不必要的成本支出。新時期，企業(yè)管理者只有充分認識到財務業(yè)務及財務風險控制的重要性，深入分析采購業(yè)務中涉及的財務風險，并結(jié)合采購實際進行財務風險預警和控制管理，這樣才能協(xié)調(diào)企業(yè)采購活動與財務管理的關系，創(chuàng)造良好的企業(yè)發(fā)展環(huán)境，促進企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。