許恣文
(常州東方新城建設(shè)集團(tuán)有限公司,江蘇 常州 213000)
隨著“大智移云物區(qū)”等先進(jìn)技術(shù)的產(chǎn)生和逐步成熟,以及企業(yè)中臺(tái)、微應(yīng)用等數(shù)字化轉(zhuǎn)型腳步的逐漸加深,企業(yè)以往的財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)期的企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展要求。與此同時(shí),企業(yè)外部監(jiān)督管理環(huán)境也變得越來越嚴(yán)格,企業(yè)做出的各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)決策需要由以往的單一、粗放和被動(dòng)模式逐步向精細(xì)化、協(xié)同化、主動(dòng)化、預(yù)見化方向過渡。以往的財(cái)務(wù)管理模式主要存在以下兩個(gè)方面的弊端:一是對(duì)于人工操作和人的主觀經(jīng)驗(yàn)判斷依賴性太強(qiáng),財(cái)務(wù)管理效率和水平不高。在填寫報(bào)銷單據(jù)過程中,許多數(shù)據(jù)信息的填寫都需要工作人員手動(dòng)操作,難免出現(xiàn)重復(fù)輸入的問題。在審核財(cái)務(wù)單據(jù)過程中,工作人員需要對(duì)企業(yè)其他業(yè)務(wù)部門提交的各種財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行一一審核,審核效率低。在制證過程中,工作人員需要根據(jù)企業(yè)具體運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)將憑證信息填寫在證件上,不僅很難保證效率,而且還很容易出錯(cuò)。二是在檢索數(shù)據(jù)信息方面的難度很大,且檢索深度不夠。會(huì)計(jì)憑證通常采用的是紙質(zhì)檔案的形式,因此,無法滿足異地檢索和在線實(shí)時(shí)檢索等要求。同時(shí),以往的財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)在業(yè)財(cái)協(xié)同深度、數(shù)據(jù)信息質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)化、經(jīng)營(yíng)管理決策支持和價(jià)值意義挖掘方法都存在很大不足。因此,有必要提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量,進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的應(yīng)用,從而讓財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展服務(wù)。
在上述背景環(huán)境下,本文通過研究分析企業(yè)財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀,構(gòu)建了統(tǒng)一的企業(yè)云平臺(tái),打造數(shù)字化轉(zhuǎn)型下智慧共享財(cái)務(wù)管理體系,對(duì)其建設(shè)、應(yīng)用和部署實(shí)踐進(jìn)行有機(jī)融合,希望為其他企業(yè)的財(cái)務(wù)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智慧化發(fā)展提供有效參考。
為了進(jìn)一步健全數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下智慧共享財(cái)務(wù)管理體系,企業(yè)要明確具體的改進(jìn)和優(yōu)化方向,包括提高工作人員滿意度、構(gòu)建和完善新型財(cái)務(wù)管理模式、深度挖掘企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)價(jià)值。通過大規(guī)模推廣和建設(shè)會(huì)計(jì)科目責(zé)任制、智慧化財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)、加強(qiáng)智能技術(shù)應(yīng)用深度、構(gòu)建統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理門戶、不斷提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)用管理水平等多項(xiàng)措施,對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型下智慧共享財(cái)務(wù)管理體系的建設(shè)和實(shí)施途徑進(jìn)行不斷探索,讓財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為企業(yè)發(fā)展賦能,引領(lǐng)企業(yè)朝著智慧化、數(shù)字化方向發(fā)展。
構(gòu)建科學(xué)、有效的會(huì)計(jì)科目責(zé)任機(jī)制,對(duì)企業(yè)入賬報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化和統(tǒng)一化,是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型下智慧共享財(cái)務(wù)管理體系建設(shè)的基本條件。企業(yè)要根據(jù)財(cái)務(wù)部門現(xiàn)狀設(shè)置專門人員負(fù)責(zé)專門事宜,確保企業(yè)所有會(huì)計(jì)科目管理落實(shí)到具體的工作人員身上,做到權(quán)責(zé)明晰。監(jiān)督和指導(dǎo)下級(jí)子公司同步開展會(huì)計(jì)科目責(zé)任機(jī)制的科學(xué)構(gòu)建,從橫向和縱向兩個(gè)方面完成整個(gè)集團(tuán)公司的會(huì)計(jì)科目責(zé)任機(jī)制構(gòu)建。要想建設(shè)一支優(yōu)秀財(cái)務(wù)信息化管理團(tuán)隊(duì),就需要由各個(gè)會(huì)計(jì)科目的負(fù)責(zé)人承擔(dān)起帶頭作用,在充分征求各方面意見的基礎(chǔ)上,制定統(tǒng)一、規(guī)范化的各個(gè)會(huì)計(jì)科目入賬報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。具體包括報(bào)銷單據(jù)審核關(guān)鍵點(diǎn)、報(bào)銷單據(jù)格式、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、稽查規(guī)范等。
以往的企業(yè)業(yè)務(wù)報(bào)賬需要工作人員在系統(tǒng)內(nèi)部手工填寫財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù)信息,再遞交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字,整個(gè)報(bào)賬流程靈活度較差,報(bào)賬效率較低,工作人員對(duì)于報(bào)賬業(yè)務(wù)的滿意度也不高。企業(yè)在原有的財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)基礎(chǔ)上,擺脫系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的限制,改變以往人工審核業(yè)務(wù)報(bào)賬的舊方法,通過構(gòu)建PC端+移動(dòng)端的智慧化財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)。該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的自動(dòng)化采集、遠(yuǎn)程自動(dòng)報(bào)賬、財(cái)務(wù)發(fā)票自動(dòng)核查、在線實(shí)時(shí)智能查驗(yàn)等,該系統(tǒng)的成功構(gòu)建可以大大降低企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)賬成本、降低企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)提高企業(yè)財(cái)務(wù)部門的工作效率。
對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員來說,集團(tuán)公司下設(shè)單位層級(jí)眾多,財(cái)務(wù)單據(jù)、發(fā)票等的采集和管理難度較大,財(cái)務(wù)管理人員需要以手工操作的方式對(duì)票據(jù)等進(jìn)行逐一審核,耗時(shí)費(fèi)力。為了提高工作效率,集團(tuán)公司可以構(gòu)建智能單據(jù)系統(tǒng)模塊,便于各種財(cái)務(wù)單據(jù)的采集和管理。
其中,票聯(lián)子系統(tǒng)是企業(yè)單據(jù)信息的采集門戶,通過拍照識(shí)別紙質(zhì)發(fā)票或者手動(dòng)輸入單據(jù)信息等多種方式實(shí)現(xiàn)單據(jù)信息的采集,同時(shí)支持對(duì)單據(jù)的自動(dòng)化核驗(yàn)。用戶可以登錄微信卡包獲取單據(jù)的電子發(fā)票,也可以將多張單據(jù)放在一起統(tǒng)一拍照識(shí)別,該子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)電子發(fā)票、增值稅發(fā)票、汽車票、船票、飛機(jī)票等多種不同類型發(fā)票的識(shí)別,能夠?qū)Πl(fā)票票面信息進(jìn)行全方位地實(shí)時(shí)提取,同時(shí)完成與稅務(wù)局的對(duì)接和審核任務(wù)。
經(jīng)過識(shí)別的票據(jù)將會(huì)被沉淀到發(fā)票池中,與智能單據(jù)系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和交互?!鞍l(fā)票池”對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理過程中應(yīng)用的各種類型發(fā)票都能夠進(jìn)行統(tǒng)一管理,根據(jù)各類發(fā)票的票面信息、票據(jù)狀態(tài)、報(bào)賬情況以及其他相關(guān)信息等,能夠幫助企業(yè)對(duì)票據(jù)背后隱藏的重大價(jià)值進(jìn)行進(jìn)一步挖掘,從而為企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)防范和重大運(yùn)營(yíng)決策提供強(qiáng)有力支持。
通常企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員在審核經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)過程中,都需要根據(jù)企業(yè)規(guī)制來對(duì)原始票據(jù)進(jìn)行查驗(yàn),審核流程復(fù)雜,且由于依靠財(cái)務(wù)人員經(jīng)驗(yàn),出錯(cuò)率較高,工作效率低下。為此,部分企業(yè)致力于規(guī)劃構(gòu)建智能審核系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要針對(duì)上述票聯(lián)子系統(tǒng)識(shí)別獲得的票據(jù)信息,根據(jù)系統(tǒng)預(yù)設(shè)流程和用戶設(shè)置的規(guī)制對(duì)財(cái)務(wù)票據(jù)信息進(jìn)行全方位智能化核查,幫助財(cái)務(wù)管理人員實(shí)現(xiàn)票據(jù)的實(shí)時(shí)核查。有利于降低財(cái)務(wù)管理人員的工作強(qiáng)度,提高工作效率,降低人工審核的出錯(cuò)概率,同時(shí),還有利于幫助企業(yè)節(jié)約財(cái)務(wù)運(yùn)行成本,有利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)經(jīng)營(yíng)。此外,該系統(tǒng)內(nèi)置票據(jù)憑證生成和查驗(yàn)機(jī)制,能夠?qū)Σ杉@得的票據(jù)信息進(jìn)行智能化分析,自動(dòng)形成會(huì)計(jì)憑證,可大幅度地提高企業(yè)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。
為了克服集團(tuán)企業(yè)財(cái)管系統(tǒng)眾多、操作復(fù)雜度高的問題,企業(yè)可以構(gòu)建智慧統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理門戶。將企業(yè)各類財(cái)管系統(tǒng)等進(jìn)行統(tǒng)籌管理,即登錄系統(tǒng)后,通過統(tǒng)一入口即可實(shí)行全流程操作,有利于企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作效率的有效提升,簡(jiǎn)化辦公流程。另外,智慧統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理門戶能夠?qū)ζ髽I(yè)財(cái)務(wù)流程各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)崗位的工作效率和質(zhì)量等進(jìn)行全過程跟蹤和實(shí)時(shí)評(píng)價(jià),有利于企業(yè)不斷改進(jìn)和優(yōu)化財(cái)管工作。
在以往的財(cái)務(wù)工作流程中,票據(jù)通常是以紙質(zhì)的形式在各個(gè)部門流轉(zhuǎn),財(cái)務(wù)管理人員在審核單據(jù)時(shí)也需要多次查看原始憑證,整個(gè)財(cái)務(wù)流程完成之后還要對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行歸檔、移交、保存等。這些都是以紙質(zhì)票據(jù)為主的財(cái)務(wù)檔案管理,但是這種財(cái)務(wù)檔案管理方式存在弊端,即無法異地查詢票據(jù)的原始憑證,調(diào)取會(huì)計(jì)憑證需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力,甚至還面臨會(huì)計(jì)信息泄露的重大風(fēng)險(xiǎn)。為了迎合數(shù)字化轉(zhuǎn)型下企業(yè)信息化建設(shè)要求,企業(yè)開始追求無紙化和智慧化的財(cái)務(wù)檔案管理,因此,構(gòu)建了財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng),該系統(tǒng)的構(gòu)建和應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的異地共享和交互。
該系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)財(cái)務(wù)工作各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息和電子影像等統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為電子檔案形式,在財(cái)管人員完成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)審核和查驗(yàn)工作之后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)獲取與企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)相關(guān)的票據(jù)原始憑證電子影像、會(huì)計(jì)憑證等,并將這些電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔和保存,這有利于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的異地實(shí)時(shí)查詢,能夠有效降低紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案的管理成本。該系統(tǒng)主要包括財(cái)務(wù)檔案管理、查詢和管理三個(gè)部分,能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案的實(shí)時(shí)采集、匯總、管理、查詢和刪除等全過程管理,有利于充分發(fā)揮企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的隱藏價(jià)值。
上述實(shí)施內(nèi)容能夠幫助企業(yè)獲得和累積各種各樣的海量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息,但是,這些海量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息沉淀在各類財(cái)務(wù)操作系統(tǒng)中,并沒有將這些海量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的隱藏價(jià)值最大限度地挖掘出來。因此,企業(yè)要采用科學(xué)的工具和手段對(duì)這些獲取和累積的海量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深度挖掘。智慧大屏是一個(gè)很好的建設(shè)實(shí)施思路,能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)各類財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的可視化操作。通過搭建不同的應(yīng)用場(chǎng)景,構(gòu)建科學(xué)的數(shù)據(jù)模型,財(cái)管系統(tǒng)智慧大屏能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的全方位、多角度、智慧化、智能化和可視化處理,將海量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的隱藏價(jià)值最大限度地挖掘出來,以幫助企業(yè)做出科學(xué)經(jīng)營(yíng)決策。
信息化系統(tǒng)部署是構(gòu)建數(shù)字化轉(zhuǎn)型下智慧共享財(cái)務(wù)管理體系的重要措施。隨著人類步入數(shù)字化時(shí)代,企業(yè)構(gòu)建的信息化系統(tǒng)應(yīng)該是開發(fā)的、兼容的、支持?jǐn)U展的,且能夠?qū)崿F(xiàn)各類財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享和交互,以輔助企業(yè)的良好運(yùn)營(yíng)和管理。為了打造數(shù)字化轉(zhuǎn)型下智慧共享財(cái)務(wù)管理體系,深化體系建設(shè)細(xì)節(jié),企業(yè)要充分考慮當(dāng)前的業(yè)務(wù)發(fā)展現(xiàn)狀,立足于信息化系統(tǒng)技術(shù)結(jié)構(gòu)、集成和安全三個(gè)主要方面,確保企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的成功部署。
變革傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式意味著人員組織的變革。對(duì)于因涉及建設(shè)智慧化財(cái)務(wù)管理體系而要調(diào)崗的需要,不建議直接裁員,這有可能給現(xiàn)有的員工造成抵觸心理。首先,應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的人員按照能力劃分不同等級(jí)分類,按照應(yīng)的崗位需要的人才先劃分進(jìn)去,剩下的人員鼓勵(lì)他們從事后勤或者是爭(zhēng)取管理崗位;其次,對(duì)于智慧化財(cái)務(wù)管理體系的實(shí)施產(chǎn)生抵觸心理的人員,先要傾聽他們的心聲,了解他們產(chǎn)生抵觸心理的原因,然后為他們開展智慧化財(cái)務(wù)管理體系的相關(guān)知識(shí)和相關(guān)崗位所需的技能培訓(xùn),讓他們知道實(shí)施智慧化財(cái)務(wù)管理體系是與公司以及他們個(gè)人利益息息相關(guān)的。
1.在應(yīng)用智慧共享財(cái)務(wù)體系的前期,企業(yè)要認(rèn)真做好內(nèi)部的宣教工作,并注意安撫各崗位財(cái)務(wù)人員。
2.合理調(diào)整財(cái)務(wù)部門人員結(jié)構(gòu),分層建立智慧共享財(cái)務(wù)人才組織體系,使其結(jié)合智慧共享財(cái)務(wù)活動(dòng),對(duì)應(yīng)地完成日常交易、專業(yè)服務(wù)、決策支持等工作任務(wù)。
3.提高財(cái)務(wù)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),使其帶著風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)了解業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施流程,防范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、生產(chǎn)業(yè)務(wù)處理過程中的財(cái)務(wù)模式轉(zhuǎn)型風(fēng)險(xiǎn)。即財(cái)務(wù)人員需根據(jù)現(xiàn)有財(cái)務(wù)工作、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)來源、財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)的融合,了解風(fēng)險(xiǎn)問題、發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)存在的原因、解決風(fēng)險(xiǎn)問題,加強(qiáng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督與評(píng)估力度,降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的概率。
企業(yè)應(yīng)該定期開展專業(yè)培訓(xùn),完善培訓(xùn)內(nèi)容,提高員工的綜合業(yè)務(wù)能力。對(duì)于理論培訓(xùn),首先,開展知識(shí)座談會(huì),共享人員需要對(duì)各財(cái)務(wù)知識(shí)都要有所涉及,例如成本管理、預(yù)算管理等提高專業(yè)知識(shí)水平;其次,提升員工對(duì)業(yè)務(wù)流程的認(rèn)識(shí),以書面形式加強(qiáng)員工對(duì)智慧化財(cái)務(wù)管理體系運(yùn)營(yíng)的了解。從實(shí)踐操作層面建立定期輪崗制度,使理論與實(shí)際相結(jié)合,更好地了解各個(gè)業(yè)務(wù)板塊的工作內(nèi)容與工作制度。通過提升財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能推動(dòng)智慧化財(cái)務(wù)管理體系的發(fā)展。
提升業(yè)務(wù)流程處理效率,重要的是各個(gè)流程的控制點(diǎn)能順利進(jìn)行。建議建立流程關(guān)鍵控制點(diǎn),重點(diǎn)關(guān)注各個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的實(shí)行效果。
1.加強(qiáng)管理控制意識(shí)和職能,對(duì)原有流程進(jìn)行描述和評(píng)估,精簡(jiǎn)和修正,細(xì)化和拆分,協(xié)同參與流程再造。
2.提倡業(yè)財(cái)融合理念,加強(qiáng)內(nèi)部之間交流,不斷優(yōu)化,實(shí)現(xiàn)實(shí)物流、信息流、資金流,三流同步的局面。
3.明確標(biāo)準(zhǔn)的流程,憑借現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)去整合業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù),進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、實(shí)時(shí)共享,確保財(cái)務(wù)處理流程能夠適用于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的需要。
4.企業(yè)還需要建立和完善業(yè)財(cái)融合監(jiān)管機(jī)制,監(jiān)督財(cái)務(wù)人員和管理人員在業(yè)財(cái)融合中的工作行為,迅速發(fā)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合過程中存在的問題,并進(jìn)一步采取有效措施加以解決。企業(yè)需不斷完善內(nèi)部溝通機(jī)制,加強(qiáng)業(yè)財(cái)部門之間的溝通。同時(shí),有必要統(tǒng)一管理目標(biāo),財(cái)務(wù)管理服務(wù)能夠有效提高成本控制的質(zhì)量,而業(yè)務(wù)管理服務(wù)能夠有效提高績(jī)效,從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)公司的經(jīng)濟(jì)效率提高。
新時(shí)代背景下,企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作人員應(yīng)緊跟數(shù)字化轉(zhuǎn)型的腳步,抓住時(shí)代發(fā)展機(jī)遇,在財(cái)務(wù)領(lǐng)域充分運(yùn)用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息化技術(shù)等,并對(duì)技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行不斷深化和改進(jìn),以推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型下智慧共享財(cái)務(wù)管理體系的建設(shè)和實(shí)施,集中精力加強(qiáng)企業(yè)業(yè)財(cái)融合,并促使財(cái)務(wù)管理體系不斷朝著精細(xì)化、智慧化、數(shù)字化方向發(fā)展,實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理體系的優(yōu)化和升級(jí),提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平,促進(jìn)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。