新媒體時(shí)代檔案工作發(fā)展策略分析

孫曉芳

永善縣檔案館

檔案工作是對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、管理和使用的過程，在檔案信息整理、統(tǒng)計(jì)和鑒定過程中，需要消耗一定的時(shí)間和人力，但是在傳統(tǒng)的檔案工作中，檔案信息零散、雜亂，缺乏現(xiàn)代化的管理手段，給整個(gè)檔案工作帶來(lái)不便和困難。新媒體時(shí)代的到來(lái)，給檔案工作帶來(lái)嚴(yán)重的影響，工作模式變化、工作理念轉(zhuǎn)變、工作效率提升。此基礎(chǔ)上，檔案館要緊跟時(shí)代潮流，積極探索檔案工作理念和方式方法，實(shí)現(xiàn)檔案工作的轉(zhuǎn)型和升級(jí)。

一、檔案工作概述

檔案工作，是指檔案館運(yùn)用科學(xué)的方法和原則管理檔案，提供檔案信息為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)工作，是維護(hù)國(guó)家規(guī)模的重要事業(yè)，是國(guó)家和黨各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的必要環(huán)節(jié)，主要包括檔案收集、鑒定、整理、檢索、利用等內(nèi)容。就其特性而言，檔案工作具有服務(wù)性、科學(xué)性、文化性等特點(diǎn)，以服務(wù)性為例，是檔案工作的顯著特點(diǎn)。具體來(lái)講，國(guó)家檔案工作立足于社會(huì)發(fā)展、國(guó)民經(jīng)濟(jì)、文化等領(lǐng)域，企業(yè)檔案工作側(cè)重于提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、管理效率，機(jī)關(guān)檔案工作則在于提高機(jī)關(guān)行政效率。有別于其他的服務(wù)性工作，檔案工作是一項(xiàng)以提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐的特殊工作，在新媒體時(shí)代，大數(shù)據(jù)、新媒介影響著人們的生活，要在檔案信息管理、共享等方面進(jìn)行革新，為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)。

二、新媒體時(shí)代給檔案工作帶來(lái)的影響

(一)檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變

檔案工作是一種傳統(tǒng)工作，檔案信息主要以書面形式記錄，檔案查閱、調(diào)取等也為人工方式。伴隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，需要記錄的信息越來(lái)越多，以往的檔案管理模式已不再滿足社會(huì)需求，檔案信息利用率低，無(wú)法發(fā)揮出檔案工作的職能。新媒體時(shí)代下，檔案管理模式得以改變，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、自動(dòng)化管理，既解放了勞動(dòng)力，減輕了員工的工作量，更提高了檔案人員的工作能力。

(二)檔案信息的利用方式更高效和快捷

傳統(tǒng)的檔案信息利用率低，限制了檔案管理部門職能的發(fā)揮，這和檔案管理方式滯后，工作流程繁瑣等有關(guān)。而新媒體時(shí)代的到來(lái)，不僅轉(zhuǎn)變了以往的檔案工作模式，更轉(zhuǎn)變了檔案信息的利用方式。新媒體作為開放性的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，管理部門的信息可通過該平臺(tái)傳播，公眾也可經(jīng)由該平臺(tái)查閱信息，提高了檔案信息的利用率，提升了檔案工作的整體質(zhì)量。

(三)豐富檔案信息載體和宣傳途徑

作為社會(huì)管理的重要組成部分，檔案工作的開展離不開傳播載體的運(yùn)用。由于傳統(tǒng)的檔案工作途徑有限，無(wú)法滿足公眾的檔案信息要求，降低了檔案館的服務(wù)職能。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)全面進(jìn)入新媒體時(shí)代，檔案載體不再局限于紙質(zhì)材料，微信、微博等新載體逐漸用于檔案信息的宣傳中，在豐富檔案宣傳途徑的同時(shí)，滿足公眾的信息需求，提高檔案館的服務(wù)職能。

(四)提高了檔案工作的保密性

新媒體技術(shù)和檔案工作的結(jié)合，是新形勢(shì)下檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。新媒體時(shí)代下，檔案信息量大，涉及層面廣，在參考、借鑒和使用等方面，既提升了檔案信息的價(jià)值，更提高了檔案信息的利用率。信息時(shí)代的發(fā)展，在為社會(huì)提供便捷的同時(shí)，也逐漸暴露出一些問題，其中信息透明化是顯著問題，增加了檔案信息的管理難度和風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，想提高檔案工作的保密性，就要在防范對(duì)策、管理體系和工作人員上下功夫，樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高工作人員的安全意識(shí)，制定科學(xué)、完善的管理體系，設(shè)置防火墻等，切實(shí)保護(hù)檔案信息的完整性與真實(shí)性。

此外，新媒體也影響著檔案信息的收集與保存。智能手機(jī)、電腦等產(chǎn)品的出現(xiàn)，給人們的工作、生活帶來(lái)便利，例如支付寶、微信等移動(dòng)終端，很多行為可以實(shí)現(xiàn)“一機(jī)”解決；無(wú)紙化閱讀、無(wú)紙化辦公等，使得檔案信息的生成發(fā)生了變化，如何收集、保存這類信息，成為檔案館的重要任務(wù)。計(jì)算機(jī)技術(shù)、存儲(chǔ)設(shè)備的更新或老化，對(duì)數(shù)字化檔案信息的保存產(chǎn)生了影響，或設(shè)備損壞，或系統(tǒng)無(wú)法打開，導(dǎo)致部分有價(jià)值的檔案信息泄露或丟失。

三、新媒體時(shí)代下檔案工作的轉(zhuǎn)變和發(fā)展策略

(一)檔案工作轉(zhuǎn)變

1.由封閉轉(zhuǎn)向開放

互聯(lián)網(wǎng)的突出特點(diǎn)是開放，在任何地點(diǎn)、時(shí)間，任何人都可以任意接入設(shè)備，這也導(dǎo)致依靠互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的新媒體時(shí)代出現(xiàn)相同的特征，其開放性是其他階段無(wú)法比擬的。傳統(tǒng)檔案工作多封閉管理，普通人極少會(huì)用到相關(guān)信息。隨著新媒體時(shí)代的到來(lái)，檔案工作的開放性凸顯，這是世界性的趨勢(shì)，更是對(duì)傳統(tǒng)工作的一種顛覆。

2.由人工轉(zhuǎn)向智能

伴隨著社交媒體的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)逐漸從以往的單機(jī)存儲(chǔ)，演變?yōu)榉植际酱鎯?chǔ)，運(yùn)用云計(jì)算、存儲(chǔ)等功能，基于分布在各地的信息，可以實(shí)現(xiàn)短期查閱和使用。隨著新媒體技術(shù)的發(fā)展，檔案工作中的信息錄入、保管等方面，也變得更加便捷，由往常的人工檢索，向智能化檢索發(fā)展；由以往的單一目錄檢索，演變?yōu)橛藐P(guān)鍵詞檢索或云檢索。

3.由管理下沉至服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案工作以檔案信息管理為核心，其目的是為決策提供支持。由于我國(guó)的行政體制特殊，檔案工作的流程也較為獨(dú)特。新媒體時(shí)代前，檔案工作主要服務(wù)于政府，極少和私人、企業(yè)有交集。信息共享背景下，檔案工作重心轉(zhuǎn)移。而新媒體時(shí)代，公眾對(duì)檔案信息的關(guān)注度提高，信息需求量日益增加，要求檔案館由原本的管理機(jī)構(gòu)，向服務(wù)機(jī)構(gòu)下沉。作為服務(wù)性的機(jī)構(gòu)，檔案館要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，及時(shí)轉(zhuǎn)變工作理念和模式，積極探索新服務(wù)，這有助于提高檔案工作的效率與質(zhì)量，推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。

(二)檔案工作的發(fā)展策略

1.更新檔案工作理念

從本質(zhì)上看，檔案館也是一種媒體。然而由于服務(wù)對(duì)象特殊，檔案館的媒體功能始終被掩蓋。新媒體時(shí)代，媒體技術(shù)被廣泛用于各行各業(yè)，甚至成為人們生活中的必要載體。為了推動(dòng)檔案工作發(fā)展，檔案館要提高對(duì)檔案工作的關(guān)注度，科學(xué)設(shè)置檔案崗位，加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，充分了解檔案工作的重要性，發(fā)揮檔案工作的職能和價(jià)值，具體操作如下：①新媒體技術(shù)的發(fā)展，為檔案工作賦予了更多的生命力。為了快速適應(yīng)新媒體時(shí)代的要求，要加強(qiáng)新媒體文化建設(shè)，加深檔案館工作人員對(duì)新媒體知識(shí)的了解，定期進(jìn)行技能培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專項(xiàng)業(yè)務(wù)，提升操作水平；②檔案工作不只局限于檔案信息的管理，需要每位員工提高對(duì)檔案信息的敏感度，加強(qiáng)對(duì)此類員工的教育、培訓(xùn)，重視有價(jià)值信息的收集和歸檔，號(hào)召每位員工都參與檔案管理，為子孫后代積累經(jīng)驗(yàn)和財(cái)富，構(gòu)建完整的檔案信息鏈接。

此外，以人為本，重視優(yōu)秀人才的引入與培養(yǎng)，選擇業(yè)務(wù)精、政治素養(yǎng)強(qiáng)的員工負(fù)責(zé)檔案管理工作。作為檔案管理人員，除了要掌握檔案管理方面的知識(shí)外，還要具有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心，具備良好的文字水平，熟悉上級(jí)部門的要求，掌握本單位的基本情況，熟練自身崗位的具體業(yè)務(wù)，實(shí)時(shí)鑒別、定性檔案信息，在保證檔案信息安全、完整的情況下，基于共享檔案信息的原則，向社會(huì)公眾開放部分檔案，使檔案發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。

2.關(guān)注網(wǎng)絡(luò)信息，做好服務(wù)創(chuàng)新

以往的檔案工作，側(cè)重于對(duì)檔案信息的簡(jiǎn)單管理，例如整合歸檔信息，為相關(guān)機(jī)構(gòu)提供參考資料。此過程中，所有工作都在行政體制內(nèi)進(jìn)行，使得檔案工作的操作過于復(fù)雜和繁瑣。新媒體時(shí)代，政府機(jī)構(gòu)的決策不再單純的依靠檔案信息，更要考慮相關(guān)信息的流向，因此在新媒體時(shí)代，檔案工作要向網(wǎng)絡(luò)信息方面發(fā)展。目前，越來(lái)越多的人意識(shí)到信息公開的必要性，對(duì)信息資料的需求度也不斷提升，檔案工作只有及時(shí)轉(zhuǎn)變工作理念，調(diào)整工作形式和方法，強(qiáng)化服務(wù)創(chuàng)新，才能提高檔案信息的利用率，發(fā)揮出檔案工作的社會(huì)職能。

3.提高檔案信息的探究深度

新時(shí)代，檔案工作涉及內(nèi)容簡(jiǎn)單，難以和新媒體融合。鑒于此，檔案館相關(guān)單位要深入探索檔案信息的深度，提高檔案工作的效率及檔案信息的利用率。新媒體時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)具有虛擬性、海量性等特點(diǎn)，檔案館工作人員要基于某個(gè)主題，依托新技術(shù)挖掘網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，了解數(shù)據(jù)背后的內(nèi)容。同時(shí)，對(duì)分析結(jié)果進(jìn)行集成化處理，豐富檔案信息的內(nèi)涵；連接檔案信息、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，立足于新媒體角度，對(duì)有價(jià)值、種類多的信息進(jìn)行收集和整理，將這類信息作為探索檔案信息的依據(jù)，從原材料著手，提高信息的探究深度，促進(jìn)檔案館檔案工作的發(fā)展。

4.提高檔案管理工作的品質(zhì)

新媒體既是傳播手段，也是數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的社會(huì)環(huán)境。檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展，需要檔案館重視自身建設(shè)。新媒體環(huán)境下，提升檔案工作的品質(zhì)，需要加強(qiáng)檔案信息的建設(shè)，以提高檔案館的工作質(zhì)量。為實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)，要求檔案館工作人員利用新媒體技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的收集、整理，特別是有價(jià)值的信息，豐富檔案館的館藏，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理；完善檢索信息庫(kù)，尤其是珍貴的歷史信息，要有步驟的開放；借助新媒體技術(shù)編輯、分析檔案信息，增強(qiáng)檔案信息的互動(dòng)性、社會(huì)性優(yōu)勢(shì)。

5.增強(qiáng)檔案公眾服務(wù)的實(shí)用性

傳統(tǒng)的檔案工作中，所收集檔案信息主要涉及社會(huì)民生，實(shí)用性不強(qiáng)，限制了檔案館檔案工作的開展和發(fā)展。對(duì)此，提高檔案公眾服務(wù)的實(shí)用性至關(guān)重要，尤其是新媒體背景下，要充分結(jié)合新媒體平臺(tái)，構(gòu)建集各種功能于一體的檔案信息系統(tǒng)，科學(xué)配置檔案信息，轉(zhuǎn)變往常定時(shí)、定點(diǎn)取用檔案的方式，提高檔案信息的利用效率。同時(shí)，利用QQ、微信等平臺(tái)，向公眾宣傳推廣檔案工作的重要性，采用新媒體的方式進(jìn)行檔案工作的宣傳、服務(wù)，提高檔案館的服務(wù)質(zhì)量。

6.建設(shè)檔案管理系統(tǒng)和安全系統(tǒng)

(1)建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。新媒體時(shí)代，檔案館管理系統(tǒng)要在未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)滿足檔案工作的需求及公眾檔案信息的利用需求。此過程中，要建立先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，有機(jī)結(jié)合數(shù)字化檔案館、實(shí)體檔案館的業(yè)務(wù)，以拓展檔案業(yè)務(wù)，擴(kuò)大用戶的覆蓋范圍。依托信息技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行“收、管”等一體化管理，推動(dòng)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，多渠道提供檔案信息利用、共享等服務(wù)，構(gòu)建以數(shù)字檔案為基礎(chǔ)、遠(yuǎn)程使用為目標(biāo)的管理體系。檔案管理系統(tǒng)涉及信息收集、調(diào)閱等方面，要確保檔案信息管理在工作、生活中更加簡(jiǎn)單，方便管理，使數(shù)字化檔案管理真正為公眾帶來(lái)積極的作用，就要加大這方面的資金投入，從而提高管理系統(tǒng)的效能和價(jià)值，提升檔案管理水平。

(2)建設(shè)檔案信息安全系統(tǒng)。新媒體時(shí)代，從信息的收集到使用，均存在安全隱患。在檔案信息存儲(chǔ)過程中，安全隱患主要為病毒入侵導(dǎo)致信息被篡改或泄露。為防止這種情況的出現(xiàn)，需要檔案館相關(guān)部門建立安全系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)監(jiān)控、加密檔案信息，發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)后即刻預(yù)警；加強(qiáng)檔案信息收集、統(tǒng)計(jì)等過程的安全管控，避免進(jìn)入系統(tǒng)的信息攜帶安全隱患。檔案信息管理過程中，要基于全局觀的角度考慮，從信息的初始采集，到最終使用，都要實(shí)行閉合性的防護(hù)體系，制定相對(duì)應(yīng)的管理方法，保證檔案信息管理的安全性、可靠性。

7.提高檔案人員的工作能力

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案工作開始向信息化發(fā)展，檔案館工作人員要重視工作方式的創(chuàng)新，由純手工收集檔案信息，轉(zhuǎn)為信息化操作，在檔案工作形式的轉(zhuǎn)變中，工作人員要不斷提高工作能力與技巧，借用新媒體技術(shù)的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案信息進(jìn)行篩選和整理，通過對(duì)以往經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)的總結(jié)，形成完善的檔案信息處理方案。同時(shí)，加強(qiáng)工作人員的教育、培訓(xùn)，構(gòu)建系統(tǒng)化的培訓(xùn)計(jì)劃，提高工作人員的綜合素質(zhì)。培訓(xùn)過程中，除了要講解檔案工作方面的知識(shí)外，還要重點(diǎn)講解新媒體技術(shù)，學(xué)會(huì)在網(wǎng)站上更新內(nèi)容、設(shè)計(jì)版面，利用微博、微信發(fā)布信息等。此外，增強(qiáng)工作人員的信息篩選、收集能力。新媒體時(shí)代，除查詢服務(wù)外，還要及時(shí)公布檔案信息，保證公布的信息貼近公眾生活，為公眾所用；收集用戶的反饋信息，并分析這些信息，進(jìn)一步提高檔案館的服務(wù)質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新媒體時(shí)代給檔案工作帶來(lái)了巨大影響，使檔案管理模式、檔案信息利用方式等，都發(fā)生了進(jìn)一步的改變，對(duì)檔案館工作人員的能力、素質(zhì)也有了更高的要求。檔案工作耗時(shí)、耗力，要想實(shí)現(xiàn)檔案工作的做大、做強(qiáng)，需要相關(guān)部門立足于自身情況，利用新媒體的優(yōu)勢(shì)，從更新工作理念、關(guān)注網(wǎng)絡(luò)信息、建設(shè)檔案管理系統(tǒng)和安全系統(tǒng)等方面，優(yōu)化檔案工作流程，促進(jìn)檔案工作發(fā)展。