國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作中存在的問(wèn)題與策略分析

黃妮

（廣西五洲交通股份有限公司，廣西南寧 530006）

0 引言

辦公室作為組織、協(xié)調(diào)、保障國(guó)有企業(yè)各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，承擔(dān)著決策參謀、督辦落實(shí)、組織協(xié)調(diào)、綜合管理、服務(wù)保障等多項(xiàng)重要職能，任務(wù)繁重，職責(zé)重大，在國(guó)有企業(yè)工作中具有特殊的地位和作用。但是，很多國(guó)有企業(yè)由于本身的逐利性，更多關(guān)注的是經(jīng)濟(jì)效益，弱化了辦公室的地位，使得辦公室的職能沒(méi)有得到有效的發(fā)揮，不能完全適應(yīng)高質(zhì)量發(fā)展的新常態(tài)。

1 國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)辦公室管理工作的重視程度不足

國(guó)有企業(yè)作為企業(yè)主體，在發(fā)展中，對(duì)于技術(shù)工作者的重視程度較高。在企業(yè)進(jìn)步發(fā)展中普遍認(rèn)為，辦公室主要是起到服務(wù)保障、上情下達(dá)等作用，并不會(huì)對(duì)企業(yè)的進(jìn)步發(fā)展產(chǎn)生絕對(duì)的影響。所以，在很多國(guó)有企業(yè)內(nèi)部，普遍存在對(duì)辦公室管理工作重視程度不足的問(wèn)題。例如，辦公室不能參與決策性事項(xiàng)的討論，在管理的過(guò)程中也不具有直接管理權(quán)，在考核過(guò)程中沒(méi)有直接的考核權(quán)。導(dǎo)致辦公室在管理中威信不足，工作流于文件上沒(méi)有體現(xiàn)到落實(shí)中。正是對(duì)于辦公室工作的重視程度不夠，才出現(xiàn)辦公室人員工作熱情不高，管理效率較低的問(wèn)題[1]。

1.2 辦公室工作規(guī)律性不強(qiáng)

辦公室業(yè)務(wù)本身十分復(fù)雜，包括企業(yè)所有對(duì)內(nèi)、對(duì)外的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)事務(wù)，其中很多內(nèi)容的重復(fù)性較高，這使得辦公室工作管理存在一定難度。國(guó)有企業(yè)辦公室工作人員除了要制定短期的管理目標(biāo)之外，也要結(jié)合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律收集相關(guān)的行業(yè)信息，為企業(yè)決策者提供重要的數(shù)據(jù)支持。還要負(fù)責(zé)上級(jí)黨委、政府決策部署的落實(shí)，以及協(xié)調(diào)各部門(mén)之間、以及下屬單位之間的關(guān)系，同時(shí)，辦公室臨時(shí)突發(fā)的事件也較為頻繁，這對(duì)于辦公室管理工作的規(guī)律性會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。例如，國(guó)有企業(yè)辦公室工作人員，除了要負(fù)責(zé)日常的公文處理、檔案管理、綜合事務(wù)管理等之外，還經(jīng)常會(huì)面對(duì)各種各樣的突發(fā)事件，有的國(guó)有企業(yè)辦公室還負(fù)責(zé)信訪(fǎng)維穩(wěn)工作，這很容易擾亂原有辦公室的工作流程。而且，辦公室的工作更多是配合服務(wù)類(lèi)型，工作內(nèi)容性質(zhì)就決定了辦公室管理工作的規(guī)律性較為薄弱。

1.3 辦公室人員配置不合理問(wèn)題

在經(jīng)濟(jì)下行和疫情影響的大環(huán)境下，很多國(guó)有企業(yè)提倡節(jié)儉辦企業(yè)，平衡利潤(rùn)以及成本之間的關(guān)系，采取精簡(jiǎn)人員等降本增效的手段。而且，由于辦公室在國(guó)有企業(yè)中的地位問(wèn)題，大部分國(guó)有企業(yè)的辦公室配置屬于“事多人少”狀態(tài)。有的國(guó)有企業(yè)辦公室人員是從其他崗位調(diào)配過(guò)來(lái)的，內(nèi)心更向往業(yè)務(wù)部門(mén)，不甘心在辦公室工作，導(dǎo)致辦公室人少事多的矛盾日益凸顯，有些工作不得不聘用臨時(shí)工作人員完成。另外，在工作任務(wù)分配上，存在“以人定事”現(xiàn)象。不管職責(zé)分工，不管任務(wù)輕重緩急，配置不合理，嚴(yán)重地影響了辦公室人員的工作積極性。

1.4 辦公室人員薪資待遇偏低

辦公室的工作內(nèi)容與業(yè)務(wù)部門(mén)存在差別。但是，辦公室工作人員的管理水平，直接影響企業(yè)的管理效率、進(jìn)步發(fā)展速度等。在高質(zhì)量為主題的發(fā)展環(huán)境下，想要積極高效地應(yīng)對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作，必須具備較高的學(xué)歷，還要具有較強(qiáng)的公文寫(xiě)作能力、綜合管理協(xié)調(diào)能力和執(zhí)行能力。這類(lèi)型的人才普遍對(duì)薪資要求較高，也是國(guó)有企業(yè)辦公室緊缺的人才。在國(guó)有企業(yè)整體的薪資體系中，辦公室工作人員的薪資待遇較低。但是，在招聘要求較高情況下，使得國(guó)有企業(yè)辦公室工作人員的招聘難度較大。在國(guó)有企業(yè)行政事務(wù)以及管理工作開(kāi)展中，辦公室起著重要的作用。如果，辦公室工作人員的薪資待遇較低，必然會(huì)造成人才的大量流失，這對(duì)于辦公室工作效率以及工作人員的積極性都會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

1.5 國(guó)有企業(yè)辦公室信息化建設(shè)不足

在對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室日常工作內(nèi)容進(jìn)行分析中可以發(fā)現(xiàn)，雖然辦公室只是進(jìn)行常規(guī)的文件傳遞以及命令傳達(dá)等相關(guān)內(nèi)容。但是，國(guó)有企業(yè)的規(guī)模較大，隨著國(guó)有企業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展，辦公室也要對(duì)不同的業(yè)務(wù)部門(mén)、管理部門(mén)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，還要針對(duì)國(guó)有企業(yè)的發(fā)展方向，對(duì)業(yè)務(wù)信息、流程信息等進(jìn)行收集和整理，為企業(yè)的決策者提供重要的數(shù)據(jù)支持。這也就意味著，辦公室在日常工作中所涉及的工作內(nèi)容和工作流程也越來(lái)越多。但是，在很多國(guó)有企業(yè)辦公室內(nèi)卻普遍存在信息化建設(shè)不足的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了國(guó)有企業(yè)辦公室的工作效率。而且，21 世紀(jì)是信息化的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)都得到了快速的進(jìn)步和發(fā)展，對(duì)各個(gè)行業(yè)起到了巨大的推動(dòng)作用。但是，在國(guó)有企業(yè)辦公室日常工作中，卻沒(méi)有對(duì)這些先進(jìn)的信息化技術(shù)以及信息化設(shè)備進(jìn)行充分應(yīng)用，導(dǎo)致了很多國(guó)有企業(yè)辦公室在日常工作中，仍是以工作人員為基礎(chǔ)進(jìn)行工作內(nèi)容的開(kāi)展。

1.6 國(guó)有企業(yè)辦公室精細(xì)化管理不足

在國(guó)有企業(yè)辦公室日常工作中，單純對(duì)業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制是無(wú)法實(shí)現(xiàn)能力提升的。國(guó)有企業(yè)辦公室作為國(guó)有企業(yè)中一個(gè)重要的中樞部門(mén)，對(duì)于國(guó)有企業(yè)內(nèi)外銜接和正常運(yùn)轉(zhuǎn)都有著至關(guān)重要的作用。所以，不斷提高工作能力和業(yè)務(wù)水平也成為國(guó)有企業(yè)辦公室進(jìn)步和發(fā)展的核心要求之一。但是，在很多國(guó)有企業(yè)辦公室內(nèi)卻普遍存在精細(xì)化管理水平不足的問(wèn)題，這集中表現(xiàn)在辦公效率低下，決策數(shù)據(jù)不足以及工作流程煩瑣等方面。以決策數(shù)據(jù)不足為例，在國(guó)有企業(yè)進(jìn)步發(fā)展中，需要由辦公室對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、流程數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)等等進(jìn)行收集和整理，并且以這些數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，對(duì)國(guó)有企業(yè)的戰(zhàn)略決策進(jìn)行支持。但是，很多國(guó)有企業(yè)辦公室在搜集相關(guān)決策數(shù)據(jù)中普遍存在數(shù)量、質(zhì)量等方面的問(wèn)題，甚至很多決策數(shù)據(jù)存在較大偏頗，對(duì)國(guó)有企業(yè)的決策產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。

2 提高國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作效率的策略

2.1 改進(jìn)辦公室管理理念，提高辦公室管理地位

在1949 年第一屆全國(guó)政協(xié)會(huì)議上就提出，國(guó)營(yíng)經(jīng)濟(jì)為社會(huì)主義性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)。凡屬?lài)?guó)有的資源和企業(yè)均為全體人民的公共財(cái)產(chǎn)，為人民共和國(guó)發(fā)展生產(chǎn)、繁榮經(jīng)濟(jì)的主要物質(zhì)基礎(chǔ)和修正社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的領(lǐng)導(dǎo)力量。在這樣的背景下，國(guó)有企業(yè)逐步建立。在國(guó)有企業(yè)建立初期，就是以繁榮經(jīng)濟(jì)為主題的，這也導(dǎo)致了國(guó)有企業(yè)在長(zhǎng)期的發(fā)展中，將主要精力集中于生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)等相關(guān)活動(dòng)中，對(duì)于內(nèi)部管理工作的重視程度相對(duì)不足[2]。雖然隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，國(guó)有企業(yè)普遍實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)技術(shù)的革新以及管理理念的創(chuàng)新。但是，辦公室管理工作仍舊存在很大的滯后性。所以，在新時(shí)代的背景下，想要提高國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作效率，就要改進(jìn)辦公室管理理念，提高辦公室管理地位。在辦公室管理工作開(kāi)展中，不能一味等待主管領(lǐng)導(dǎo)的命令，要杜絕人情化、面子化思維的影響。在辦公室管理工作中，絕對(duì)不能充當(dāng)老好人，嚴(yán)厲杜絕形式化的管理內(nèi)容。

2.2 強(qiáng)化流程管理，提高辦公室管理工作效率

國(guó)有企業(yè)的規(guī)模較大，辦公室管理工作內(nèi)容較多，而且管理人員的數(shù)量有限。如果辦公室管理工作的規(guī)律性不強(qiáng)，會(huì)嚴(yán)重影響辦公室管理工作效率。所以，在國(guó)有企業(yè)內(nèi)部，要強(qiáng)化辦公室流程管理，提高辦公室管理工作效率。首先，在對(duì)辦公室工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃中，要以以往辦公室工作經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，建立常規(guī)化的工作內(nèi)容體系。每一個(gè)辦公室的工作人員在日常工作中，都要以相應(yīng)的崗位職責(zé)為基礎(chǔ)，按照既定流程標(biāo)準(zhǔn)完成相關(guān)崗位工作內(nèi)容。其次，在辦公室日常工作中，不可避免地會(huì)涉及突發(fā)事件以及臨時(shí)事件。辦公室工作人員要制定詳細(xì)的突發(fā)事件工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)。一旦有臨時(shí)管理工作產(chǎn)生，也要按照既定的工作標(biāo)準(zhǔn)逐步開(kāi)展。這樣才能不斷強(qiáng)化辦公室管理工作的規(guī)律性，這對(duì)于提高國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作效率有著積極的影響。

2.3 明確崗位職責(zé)，建立辦公室工作標(biāo)準(zhǔn)

在國(guó)有企業(yè)辦公室內(nèi)部，由于工作量較大，產(chǎn)生了工作積壓嚴(yán)重的問(wèn)題，這與辦公室內(nèi)部工作人員崗位職責(zé)劃分不清有著直接的關(guān)系。所以，想要提高國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作效率，要明確辦公室崗位職責(zé)，建立辦公室工作標(biāo)準(zhǔn)。例如，要有專(zhuān)門(mén)的工作人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)接待、會(huì)議管理，也要有專(zhuān)門(mén)的工作人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)、考勤以及事務(wù)傳達(dá)等相關(guān)工作內(nèi)容。這樣，無(wú)論是開(kāi)展任何工作，都有相關(guān)的辦公室工作人員直接對(duì)接。而且，在長(zhǎng)期的工作中，工作人員已經(jīng)形成了較強(qiáng)的工作意識(shí)和工作能力。在特定工作開(kāi)展中，工作效率較高，工作能力也較強(qiáng)。除此之外，想要提高國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作效率，也要建立辦公室工作標(biāo)準(zhǔn)，絕對(duì)不允許相關(guān)工作的長(zhǎng)期大量積壓，對(duì)不同工作人員的工作效率、工作能力進(jìn)行定期定量考核[3]。

2.4 優(yōu)化薪資結(jié)構(gòu)，提高工作人員薪資待遇

國(guó)有企業(yè)大部分都是負(fù)責(zé)國(guó)家的支柱型產(chǎn)業(yè)，這也使得國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)較高。所以，在國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作開(kāi)展中，要優(yōu)先考量工作人員薪資待遇偏低的問(wèn)題。不斷優(yōu)化薪資結(jié)構(gòu)，提高辦公室工作人員的薪資待遇。只有這樣，才能充分激發(fā)辦公室現(xiàn)有工作人員的工作熱情。而且，在對(duì)專(zhuān)業(yè)管理人才進(jìn)行引進(jìn)中，也可以通過(guò)較高的薪資待遇，吸引更加優(yōu)秀的管理人才。例如，在辦公室管理工作中，可以制定基本工資加績(jī)效工資組合的方式，由工作人員的工作能力和工作效率直接決定最終的收入水平。除此之外，在保險(xiǎn)、福利等方面也要不斷提高，與業(yè)務(wù)部門(mén)建立較為平衡的薪資標(biāo)準(zhǔn)。

2.5 引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)，提高國(guó)有企業(yè)辦公室信息化水平

在新時(shí)代的背景下，信息化、數(shù)字化已經(jīng)成為最主要的發(fā)展方向。在國(guó)有企業(yè)辦公室進(jìn)步發(fā)展中，要積極引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)，逐步提高辦公室的信息化水平。例如，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速進(jìn)步發(fā)展的時(shí)代背景之下，OA管理系統(tǒng)、CRM 管理系統(tǒng)以及HR 管理系統(tǒng)都得到了廣泛的應(yīng)用。辦公室可以根據(jù)實(shí)際需求，對(duì)不同的管理系統(tǒng)進(jìn)行引進(jìn)。以O(shè)A 管理系統(tǒng)為例，在常規(guī)辦公室工作中，對(duì)不同的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行協(xié)同和管理是最主要的工作內(nèi)容之一。通過(guò)OA 管理系統(tǒng)的應(yīng)用，所有的業(yè)務(wù)部門(mén)以及管理部門(mén)都可以通過(guò)該系統(tǒng)進(jìn)行流程的申請(qǐng)。而且，不同的管理人員根據(jù)職權(quán)的不同以及業(yè)務(wù)流程的區(qū)別，直接在線(xiàn)上對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)申請(qǐng)進(jìn)行協(xié)同處理，快速提高了業(yè)務(wù)處理效率。

2.6 建立精細(xì)化管理體系，開(kāi)展國(guó)有企業(yè)辦公室的精細(xì)化管理

在國(guó)有企業(yè)辦公室管理中，想要提高精細(xì)化水平，就要在工作流程、工作效率等方面逐步提高[4]。首先，辦公室要根據(jù)實(shí)際情況細(xì)化崗位職責(zé)，對(duì)不同的崗位權(quán)限以及工作內(nèi)容進(jìn)行明確的劃分。要求所有工作人員在日常工作中，必須對(duì)工作內(nèi)容和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確認(rèn)知，這對(duì)于國(guó)有企業(yè)辦公室開(kāi)展精細(xì)化管理有著積極的促進(jìn)作用。其次，在國(guó)有企業(yè)辦公室也要建立健全的管理制度，針對(duì)不同的工作流程和工作內(nèi)容制定嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格約束。而且，在國(guó)有企業(yè)辦公室中，想要開(kāi)展精細(xì)化管理，管理制度的完整性以及可行性是重要的前提條件。這就要求，辦公室在制定管理制度的過(guò)程中，要以工作流程的完整性和績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)性為前提條件。

2.7 加強(qiáng)信息化培訓(xùn)，建立辦公室信息化發(fā)展體系

國(guó)有企業(yè)辦公室是國(guó)有企業(yè)中的重要部門(mén)，對(duì)于國(guó)有企業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展也有著重要的作用，甚至可以說(shuō)，國(guó)有企業(yè)辦公室和國(guó)有企業(yè)的進(jìn)步是一個(gè)雙向促進(jìn)的關(guān)系。在國(guó)有企業(yè)不斷發(fā)展的背景下，國(guó)有企業(yè)辦公室也要實(shí)現(xiàn)管理水平的提高。21 世紀(jì)是信息化的時(shí)代，國(guó)有企業(yè)在進(jìn)步發(fā)展中與信息化有著密不可分的關(guān)系。這就要求，國(guó)有企業(yè)辦公室要加強(qiáng)信息化培訓(xùn)，在辦公室內(nèi)部建立信息化的發(fā)展體系，從人員、設(shè)備到流程等諸多方面實(shí)現(xiàn)良性的信息化循環(huán)[5]。例如，在人員架構(gòu)方面，國(guó)有企業(yè)辦公室除了要有基礎(chǔ)性的管理人員之外，也要重點(diǎn)關(guān)注工作人員的信息化水平以及對(duì)信息化的接受程度。而且，在整個(gè)人員晉升機(jī)制中，也要考量工作人員的信息化水平?？梢酝ㄟ^(guò)內(nèi)部培訓(xùn)等方式，在國(guó)有企業(yè)辦公室內(nèi)部建立一個(gè)信息化的發(fā)展梯隊(duì)。這樣，在國(guó)有企業(yè)進(jìn)步發(fā)展中，即使出現(xiàn)了管理人員的流失，也不會(huì)影響國(guó)有企業(yè)辦公室的信息化建設(shè)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在國(guó)有企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的大環(huán)境下，辦公室的重要性日益凸顯。因此，要持續(xù)改進(jìn)辦公室管理理念，強(qiáng)化流程管理，明確崗位職責(zé)，引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)精細(xì)化管理等方式，提高辦公室工作水平和工作效率，從而更好服務(wù)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。