統(tǒng)籌謀劃健全機制 全面留存歷史原貌
——昆明市全力做好重大活動、重要會議檔案收集歸檔工作

■ 昆明市檔案局

收集好、保管好、利用好重大活動、重要會議檔案，對豐富檔案資源建設、總結歷史經(jīng)驗教訓、推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化均具有重要意義。昆明市高度重視重大活動、重要會議檔案收集工作，在市委、市政府領導下，檔案部門主動介入、全程參與，承辦部門認真履責、全面收集，在重大活動、重要會議檔案收集方面做了一些探索和實踐，取得了一些成效。2019 年以來，市檔案館收集脫貧攻堅檔案11490 件，30 卷；滇池生態(tài)環(huán)境保護治理整改檔案綜合類檔案9532件，點（片）整改檔案5755 卷，照片檔案12183張，錄音錄像檔案3133 件（時長32 小時14 分鐘37 秒），實物檔案11 件；生物多樣性公約締約方大會第十五次會議（以下簡稱“COP15”）檔案435 卷，照片檔案149 張，錄音錄像檔案4 件（時長2 小時26 分鐘），實物檔案4 件。

重大活動、重要會議本身具有綜合性、階段性、臨時性、特色性、多變性、相對性等特點，給檔案工作帶來了一些挑戰(zhàn)：首先參與部門眾多，檔案形成主體多元，對實現(xiàn)同步推進、全面收集提出了挑戰(zhàn)；其次檔案內(nèi)容豐富且載體形式多樣，對統(tǒng)一整理方式、方法提出了挑戰(zhàn)；再次檔案形成單位多為臨時機構，對工作時間、效率提出了全新挑戰(zhàn)。昆明市結合實際工作，不斷開拓創(chuàng)新，多措并舉，有效解決了統(tǒng)籌、收集、整理、移交、監(jiān)管等問題。

一、統(tǒng)籌謀劃、高位推進，健全工作領導機制

一是著力完善檔案管理規(guī)章制度。在抓好檔案法律、法規(guī)學習貫徹的同時，根據(jù)《昆明市檔案條例》及相關法律法規(guī)規(guī)定，于2020 年以市兩辦名義制發(fā)了《昆明市重大活動聲像檔案管理辦法》，從制度建設補齊聲像檔案歸檔短板。新修訂的《昆明市檔案館收集檔案范圍實施細則》明確重大活動、重大事件檔案應在相關活動結束后90天內(nèi)，全部向市檔案館移交。相關規(guī)章制度的出臺，穩(wěn)步提高了各級各部門的檔案意識。

二是建立專項工作領導機制。以市兩辦名義印發(fā)《昆明市加強重特大事件檔案工作重點任務清單》，建立工作體系，健全工作機制，規(guī)范管理要求，落實工作責任，確保重特大事件所形成的檔案齊全完整。近年來，昆明市各部門在承辦重大活動、重要會議時，多會同步謀劃檔案工作，或將檔案部門納入工作領導小組成員，或在重大活動、重要會議方案中明確參與部門檔案工作職責，確保檔案工作與重大活動、重要會議同步推進。檔案部門在獲悉重大活動訊息后，也會及時主動上門服務，協(xié)助責任部門，特別是牽頭部門統(tǒng)籌推進檔案工作。如，《關于成立昆明市托管西雙版納州勐臘縣磨憨鎮(zhèn)工作領導小組的通知》中，將檔案部門分管領導納入領導小組成員；在制作移交具體方案模板時，領導小組采納了市檔案局意見，在模板中單列條款明確檔案工作責任，壓實了所有托管部門的檔案工作職責。

三是暢通工作溝通交流渠道。昆明市檔案局結合重大活動工作推進情況，適時要求參與部門明確責任領導并報送聯(lián)系方式，確保對接溝通及時高效。

二、細化任務，同步推進，健全檔案收集機制

一是制定專項檔案管理方案。檔案部門及時介入、深入調(diào)研，全面把握重大活動、重要會議工作內(nèi)容和工作要求，研究制定專項檔案管理方案，細化檔案工作要求，督促指導各責任部門全面收集相關檔案。如，滇池生態(tài)環(huán)境保護治理整改工作剛剛啟動，市檔案局就到市級主要責任單位和涉及整改的區(qū)進行調(diào)研，印發(fā)滇池生態(tài)環(huán)境保護治理整改工作檔案管理方案，明確各責任單位和檔案部門工作任務、工作步驟、工作要求。

二是及時組織召開檔案管理專題會議。根據(jù)工作推進情況，及時召開檔案管理專題會議，將檔案收集歸檔與重大活動同部署、同落實、同檢查。

三是創(chuàng)新檔案收集工作模式。改變傳統(tǒng)的單一收集模式，由市、區(qū)多層級多部門共同完成收集，形成了上下聯(lián)動、齊抓共管、通力協(xié)作的工作局面。如，在滇池生態(tài)環(huán)境保護治理整改工作中，一些區(qū)明確滇池一級保護區(qū)內(nèi)點（片）檔案由水務部門，二級、三級保護區(qū)點（片）檔案由自然資源規(guī)劃部門負責收集，初步整理后統(tǒng)一移交檔案館（室）。

三、統(tǒng)一標準，規(guī)范推進，健全檔案整理機制

一是量身制定檔案分類方案。針對重大活動涉及面廣，產(chǎn)生的文件材料體量大、載體形式多樣的特點，為確保檔案收集齊全、整理規(guī)范、標準統(tǒng)一，檔案部門與責任部門共同配合制定分類方案。如，以市應對新型冠狀病毒感染肺炎疫情工作領導小組辦公室名義印發(fā)《關于加強新冠肺炎疫情防控檔案工作的實施方案》，明確了昆明市新冠肺炎疫情防控工作文件材料歸檔范圍和整理技術標準。方案印發(fā)后及時開展專題培訓，統(tǒng)一全市的工作思路、收集范圍、數(shù)據(jù)格式和整理標準。

二是爭取專項檔案整理資金。通過聘請專業(yè)檔案服務機構，開展疫情防控、COP15 等專項檔案整理。

三是發(fā)揮檔案部門專業(yè)優(yōu)勢。一些數(shù)量大、類型復雜且時限要求高的專項檔案，檔案服務機構的專業(yè)水平和工作效率難以滿足工作要求時，各級檔案館主動擔責，加班加點，組織骨干整理專項檔案，及時、高效完成了檔案整理工作。

四、緊盯難點，創(chuàng)新推進，健全檔案移交機制

一是創(chuàng)新方式保移交?？鐓^(qū)域、跨部門檔案移交進館是重大活動、重要會議檔案管理的一個難點。為使散存檔案成為一個完整的有機體，結合目前已普遍實現(xiàn)雙套制的實際，探索實體檔案由形成單位或同級檔案館負責保管，各立檔單位、縣區(qū)檔案館向市檔案館移交一套數(shù)字化副本的模式，由市檔案館匯總各部門電子數(shù)據(jù)，建立專題數(shù)據(jù)庫，供全市查閱利用。目前，昆明市已完成全市滇池生態(tài)環(huán)境保護治理整改檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設工作，接收檔案數(shù)據(jù)480G。

二是主動服務促移交。對時間緊、任務重的專項工作，責任部門確實在短時間內(nèi)無法完成移交清單制作的，檔案部門主動幫助制作移交數(shù)據(jù)清單，有效調(diào)動了責任單位的積極性。

三是豐富渠道擴移交。檔案部門在收集責任單位檔案的同時，主動與檔案資源豐富的新聞媒體進行溝通，協(xié)調(diào)昆明廣播電視臺、昆明日報等新聞媒體向市檔案館移交重大活動、重要會議的照片、錄音、錄像及新聞報道等資料，持續(xù)豐富重大活動、重要會議檔案資源。

五、全程參與，序時推進，健全服務監(jiān)督機制

一是派專人駐點全程服務。為了解決臨時機構缺乏檔案專業(yè)人員，檔案存在散失風險的問題，檔案部門克服人力不足的困難，派專人駐點全程、實時收集文件材料，確保齊全完整。

二是納入年度檔案執(zhí)法檢查內(nèi)容。各級檔案主管部門深化運用監(jiān)督檢查，將重大活動、重要會議檔案管理工作納入年度檢查，強化各級各部門檔案意識。

三是開展專項檔案檢查。在日常工作中，市檔案局明確專人對重大活動檔案進行全過程跟蹤服務，并適時開展專項檢查，督促各責任單位落實檔案管理責任，確保各項工作任務按序時要求推進。

下一步，昆明市將繼續(xù)加強重大活動、重要會議檔案收集歸檔工作，確保把昆明現(xiàn)代化建設的歷史記錄好、留存好、保管好、利用好，更好地服務黨和國家工作大局，服務人民群眾。