鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作淺述

辛進(jìn)剛

（棲霞市西城鎮(zhèn)衛(wèi)生院，山東 棲霞 265311）

引言

檔案管理對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院來說，實際上是一項具有基礎(chǔ)性與重要性雙重特點(diǎn)的工作，檔案管理的規(guī)范性會直接影響到鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院工作的流暢性及科學(xué)性。隨著新農(nóng)村建設(shè)的深入發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)居民在各個方面的生活質(zhì)量都得到了顯著的提升，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在這個過程中做出了非常杰出的貢獻(xiàn)。檔案的建設(shè)工作能夠在衛(wèi)生院落實服務(wù)工作的過程中幫助衛(wèi)生工作人員更加完善的記錄患者的各項身體情況，進(jìn)而為農(nóng)村患者提供更加有針對性的醫(yī)療服務(wù)。由此可見，檔案的建設(shè)與管理是國家了解鄉(xiāng)鎮(zhèn)人口健康狀況的重要突破口，也是國家站在全局角度規(guī)劃鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)療建設(shè)的重要依據(jù)。另外，檔案的建設(shè)還有助于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院自身的良好發(fā)展，衛(wèi)生院在日常的運(yùn)營管理過程中，需要通過很多環(huán)節(jié)的把控確保衛(wèi)生院的各項工作能夠順利、完善、有序地進(jìn)行，這對衛(wèi)生院的規(guī)范性發(fā)展也非常重要，雖然衛(wèi)生院是國家重點(diǎn)建設(shè)、扶持的基礎(chǔ)性醫(yī)療單位，但在新醫(yī)改推行以后，衛(wèi)生院也同樣面臨著嚴(yán)峻的市場競爭，此時若能夠做好檔案的建設(shè)工作，對提升衛(wèi)生院的綜合競爭能力大有裨益[1]。

一、檔案管理工作應(yīng)堅持的原則

1.規(guī)范性原則

檔案管理的規(guī)范性原則主要體現(xiàn)在收集的規(guī)范性以及管理的規(guī)范性。首先，對于檔案信息的收集來說，管理人員要遵循一定的規(guī)范性。新時代的檔案管理需要注重檔案信息的全面收集，并對信息完整性有一定的要求，因此必須在收集信息的過程中對收集的事項、流程、方式進(jìn)行規(guī)范，在收集的過程中引導(dǎo)患者有效地填寫自己的信息，特別是對于部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)的患者來說，并不善于理清相關(guān)的程序及規(guī)定，因此需要對每一個患者進(jìn)行有針對性的指導(dǎo)，并在補(bǔ)充檔案信息的過程中對患者的情況詳細(xì)記錄，例如，文字、圖片、音頻、視頻等，確保每個患者在檔案中的信息都能夠在規(guī)范性程序準(zhǔn)確無誤下達(dá)，如此才能為患者提供更加貼切的后續(xù)服務(wù)，進(jìn)而提升衛(wèi)生院的服務(wù)質(zhì)量。其次，對于檔案的管理也要做到嚴(yán)格規(guī)范。衛(wèi)生院內(nèi)每天接診的患者數(shù)量較多且繁雜，每個患者的信息都會有所差別，在有效收集信息以后，需要對患者的檔案信息進(jìn)行規(guī)范性的管理，比如將檔案信息進(jìn)行分類，結(jié)合信息化的管理模式規(guī)范管理內(nèi)息的內(nèi)容，還要注意充分保護(hù)患者隱私，對患者的檔案信息加密處理等，通過各個環(huán)節(jié)的有效處理促進(jìn)檔案的規(guī)范化管理，還要適當(dāng)?shù)暮喕療┈嵉墓芾砹鞒?，促進(jìn)管理模式的優(yōu)化，包括檔案的調(diào)取、應(yīng)用、更新等，如此便可以實現(xiàn)檔案收集、管理、應(yīng)用全流程的規(guī)范化發(fā)展[2]。

2.便捷性原則

便捷性原則指的是錄入的便捷性及調(diào)取的便捷性。檔案管理是一個煩瑣的過程，眾多患者及醫(yī)護(hù)人員的信息都是檔案管理的重要內(nèi)容，因此隨著患者數(shù)量的增多，需要管理的信息也就越多，那么在錄入、調(diào)取檔案的過程中就會花費(fèi)大量的時間。當(dāng)前很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院為解決這一問題都逐漸開始在工作中引入信息化的檔案管理技術(shù)，為每一位患者建立專屬的電子檔案，如此就可以提升檔案錄入及調(diào)取的便捷性，打破檔案應(yīng)用時間及空間的限制，提升檔案管理工作的效率及質(zhì)量，除了醫(yī)護(hù)人員便捷以外，還能為患者提供更加便捷的服務(wù)。此時需要注意的是，電子檔案的建設(shè)也需要滿足全面性的要求，對患者的各項信息都需要全面記錄，如此在獲取調(diào)取、使用的過程中才能發(fā)揮出更高的價值[3]。

3.綜合性原則

檔案管理的綜合性主要體現(xiàn)在內(nèi)容的綜合性及管理方式的綜合性。首先，衛(wèi)生院在收集患者檔案的過程中就需要盡可能地在內(nèi)容上體現(xiàn)出綜合性，對患者的各項身體情況進(jìn)行收集，比如患者的身體情況、不適癥狀、病史、檢查結(jié)果、有用藥方式、檢查內(nèi)容以及每個階段的復(fù)查情況等，各項信息都需在檔案中有一個綜合性的體現(xiàn)，這對制定患者后期的治療方案具有非常重要的指導(dǎo)性價值。其次，對方案的管理方式也要具有綜合性，在日常管理的過程中實際上涉及諸多的環(huán)節(jié)，比如收集、歸檔、加密、整理、調(diào)取、運(yùn)用、轉(zhuǎn)存等，這些煩瑣的環(huán)節(jié)都需要在管理模式中綜合地體現(xiàn)出來，對不必要或功能詳盡的環(huán)節(jié)可以予以簡化或整合，使檔案的管理成為一個綜合性、規(guī)范性、科學(xué)性的管理系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加強(qiáng)檔案管理的整合性，如此就能使檔案管理的思路更加清晰、流程更加規(guī)范，且安全性也能得到一定的保障，為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理工作質(zhì)量有極大的促進(jìn)作用[4]。

二、檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.人員工作水平有待提升

人員的工作水平會對檔案管理工作的整體質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響，當(dāng)前很多衛(wèi)生院的檔案管理工作都開始向信息化邁進(jìn)，引進(jìn)了很多信息化的理念及設(shè)備，但檔案管理的人員并沒有隨著技術(shù)的更新提升自己的相關(guān)技能，因此在實際工作的過程中經(jīng)常會因為技術(shù)水平不足而導(dǎo)致工作進(jìn)展并不順利，對各項工作內(nèi)容的落實并不到位，這就導(dǎo)致檔案的建設(shè)質(zhì)量及效率一直都得不到應(yīng)有的保障，檔案的內(nèi)容不夠完善且容易出現(xiàn)保存不當(dāng)或者丟失的情況，進(jìn)而在調(diào)取、應(yīng)用檔案的過程中無法發(fā)揮出檔案的真實作用，久而久之，相關(guān)人員對檔案的要求也就逐漸降低，使其成為“象征性”的工作。另外，還有很多衛(wèi)生院對檔案建設(shè)的重視程度明顯不夠，受到技術(shù)及理念的限制，還在延續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，對檔案信息的收集、整理、管理等環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范性的設(shè)計，使檔案管理工作的流程沒有明確的規(guī)定，隨意性較強(qiáng)。積壓過久的檔案也會因為更新或管理不及時而造成損壞，還有可能受到場地的限制對檔案進(jìn)行處理，導(dǎo)致檔案丟失、泄露，進(jìn)而對患者及衛(wèi)生院都造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失，影響衛(wèi)生院的可持續(xù)發(fā)展[5]。

2.管理制度不夠完善

管理制度是的促進(jìn)管理工作規(guī)范性的重要保障，也是提升管理工作效率及質(zhì)量的關(guān)鍵性因素，因此在實際工作的過程中應(yīng)該通過管理制度的制定來對相應(yīng)的工作實踐進(jìn)行規(guī)范與指導(dǎo)。但就目前的工作情況來看，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院受到管理水平及意識的影響，缺乏完善的管理制度，且采用的管理方式都比較單一，甚至部分地區(qū)的衛(wèi)生院仍然停留在傳統(tǒng)的管理觀念當(dāng)中，致使其實際的工作方式并不能適應(yīng)衛(wèi)生院在新時期的發(fā)展需求，這樣也在很大程度上制約了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。此外，衛(wèi)生院管理工作的監(jiān)督制度也存在很大的不足，導(dǎo)致檔案管理人員由于自身約束不當(dāng)、外部約束不足，其對自身工作的重視程度逐漸降低，因而檔案管理工作的質(zhì)量也就無法達(dá)到理想的要求。還有很多比較偏遠(yuǎn)地區(qū)規(guī)模較小的衛(wèi)生院并未設(shè)置專門的檔案管理部門，檔案管理工作是由他部門兼職，也并未設(shè)定專門的規(guī)范制度，經(jīng)常會因無暇顧及而忽視了檔案的建設(shè)[6]。

3.信息化建設(shè)滯后

信息時代的背景下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案建設(shè)也需要落實信息化的改進(jìn)，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)及設(shè)備，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用能力，促進(jìn)檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展。但實際的情況卻并不理想，很多地區(qū)由于經(jīng)濟(jì)、意識、規(guī)模、水平等方面的限制，使衛(wèi)生院的檔案信息化建設(shè)始終處于初級階段，除了部分經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)以外，還是有大部分的鄉(xiāng)鎮(zhèn)并沒有實現(xiàn)信息化建設(shè)，因而這兩種區(qū)域形成了兩極分化的局面。而對于經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較平穩(wěn)的地區(qū)，雖然已經(jīng)有了信息化建設(shè)的舉措，但信息化檔案管理的模式比較落后，很多地區(qū)是運(yùn)用傳統(tǒng)的管理模式在管理信息化的檔案內(nèi)容，這就導(dǎo)致管理模式與實際的檔案建設(shè)需求脫節(jié)，無法達(dá)到最佳的管理效果，浪費(fèi)了很多信息化資源。另外，信息化建設(shè)需要以設(shè)備做支撐，現(xiàn)代化的檔案管理需要建立在新型設(shè)備的基礎(chǔ)上，信息化設(shè)備的更新?lián)Q代越來越快，很多地區(qū)受到經(jīng)濟(jì)水平的影響，對衛(wèi)生院信息化設(shè)備的更新比較遲緩，并且對設(shè)備的了解不足，在設(shè)備出現(xiàn)問題時不能夠及時找到問題根源，進(jìn)而阻礙了檔案管理的進(jìn)度與質(zhì)量。很多檔案管理人員對信息技術(shù)的掌握也不夠全面，只能處理簡單的輸入、調(diào)取等工作，導(dǎo)致信息化設(shè)備、軟件、硬件的很多功能無法充分地得到利用，造成了資源、資金的浪費(fèi)[7]。

三、提升檔案管理工作的策略

1.提升檔案管理人員工作水平

提升檔案管理人員的工作水平有助于促進(jìn)衛(wèi)生院檔案管理質(zhì)量的有效提升衛(wèi)生院應(yīng)予以更多的重視并從意識、技能、素質(zhì)等方面進(jìn)行全面提升。首先，衛(wèi)生院要充分發(fā)揮意識的能動作用，從意識上引導(dǎo)檔案管理工作人員對自身工作的重視，通過會議、制度等方式向其融入檔案管理工作的重要性，并為其提供科學(xué)的工作指導(dǎo)，幫助員工樹立正確、端正的工作態(tài)度，如此就能夠通過意識的有效引導(dǎo)，逐漸提升檔案管理的質(zhì)量。其次，衛(wèi)生院還需要對檔案管理人員的工作技能。在人才的輸入階段就需要提升衛(wèi)生院檔案管理崗位的招聘門檻，從理論及實踐兩個方面對其工作能力進(jìn)行全面的考核，比如對檔案管理的理解、工作內(nèi)容的闡述、管理方式的創(chuàng)新、信息化設(shè)備的應(yīng)用水平等，條件允許的情況下還可以通過現(xiàn)場的模擬檢驗應(yīng)聘人員的實際操作能力，確保其完全合格了以后才能入職工作。并且在考核的過程中通過問題的回答還能集思廣益，為檔案管理的創(chuàng)新方法提供多元化的思路。而對于衛(wèi)生院本身在職的檔案管理人員，則可以根據(jù)衛(wèi)生院的實際情況為其提供針對性的專業(yè)技能培訓(xùn)，聘請專業(yè)的管理人員向內(nèi)其融入新時代的管理理念及方式，特別是對于信息化設(shè)備的運(yùn)用方面，也需要提供更加專業(yè)化的培訓(xùn)，比如對設(shè)備的應(yīng)用方式以及各項功能等[8]。

2.完善檔案管理工作制度

檔案管理工作制度的建立可以從以下幾個方面入手：首先，衛(wèi)生院要設(shè)立一個專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門，并為這個部門配備專門的工作人員，人員的選擇可以是直接從其他部門調(diào)遣，可以是通過正規(guī)的渠道進(jìn)行招聘，也可以是上方部門下派，但無論是哪種方式，都必須要保證工作人員的工作能力符合衛(wèi)生院發(fā)展的實際需求。其次，衛(wèi)生院需要根據(jù)國家醫(yī)療檔案管理的相關(guān)規(guī)定結(jié)合衛(wèi)生院的自身情況制定出專門針對性檔案管理的工作制度，明確標(biāo)注出檔案管理工作的具體工作內(nèi)容及流程，包括其他部門與檔案管理部門之間的配合工作也要體現(xiàn)在制度的內(nèi)容當(dāng)中。最后，衛(wèi)生院要制定相應(yīng)的監(jiān)督管理制度，可以是部門之間的相互監(jiān)督，也可以設(shè)定專門的監(jiān)督管理部門依據(jù)各環(huán)節(jié)的規(guī)定對檔案管理的工作過程進(jìn)行全面的監(jiān)督，為檔案管理工作流程的規(guī)范性及方式的科學(xué)性提供有效的保障。另外，還可以適當(dāng)?shù)刂贫í剳椭贫龋菣n案管理工作的具體情況對工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫剳?，若工作的態(tài)度、質(zhì)量、效率都很出色可以在薪資、物品上給予一些獎勵，充分提升人員的工作積極性，但對于工作態(tài)度差、水平低下或造成嚴(yán)重?fù)p失的人員也要秉持嚴(yán)肅的態(tài)度予以懲戒[9]。

3.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

信息化建設(shè)是衛(wèi)生院發(fā)展的必然趨勢，也是實現(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型升級的重要舉措，因此在檔案管理方面也要注重信息化的建設(shè)。主要可以從以下幾個方面著手：首先，衛(wèi)生院應(yīng)引入符合檔案管理要求的信息設(shè)備，并及時對設(shè)備進(jìn)行更新，還需要加強(qiáng)對設(shè)備的維修與管理，相關(guān)人員的設(shè)備管理能力，要求管理人員對設(shè)備進(jìn)行合理化運(yùn)用，注重對設(shè)備的保護(hù)，盡可能延長設(shè)備的使用壽命。其次，衛(wèi)生院還需要建立檔案管理信息系統(tǒng)，將檔案管理的各個環(huán)節(jié)納入這一系統(tǒng)當(dāng)中，并注重對系統(tǒng)的加密處理，嚴(yán)格管控人員對系統(tǒng)的使用權(quán)限，避免患者信息因系統(tǒng)管理不善而泄露，還可以為患者建立附屬系統(tǒng)，使患者可以通過賬號、密碼的登錄在附屬系統(tǒng)中查詢自己的就診記錄及病癥，嚴(yán)格規(guī)定附屬系統(tǒng)的使用權(quán)限，例如只能查詢不能操作等，避免患者由于操作不當(dāng)造成更改數(shù)據(jù)的情況，影響檔案信息的準(zhǔn)確性。最后，對于一些經(jīng)濟(jì)建設(shè)欠發(fā)達(dá)的地區(qū)，可以考慮暫時使用線上線下結(jié)合管理的方式，部分環(huán)節(jié)用信息化設(shè)備代替，線下也同樣做好檔案的管理工作，如此既能夠為衛(wèi)生院及檔案管理人員提供緩沖的時間，還可以在設(shè)備出現(xiàn)故障時及時轉(zhuǎn)換管理方式，促進(jìn)檔案管理工作順利進(jìn)行[10]。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的建設(shè)具有重要的促進(jìn)意義。因此，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的管理人員需要更加注重檔案的建設(shè)與管理，逐漸提升檔案管理的質(zhì)量及效率，堅持檔案管理的各項原則，以推動衛(wèi)生院的發(fā)展。