新時(shí)期教體局檔案收集與管理工作的探討

相洪敏

（青島市黃島區(qū)教育和體育局，山東 青島 266400）

對(duì)于教體局檔案業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，收集和管理檔案是檔案業(yè)務(wù)中的重要一環(huán)，如果無(wú)法將檔案的收集和管理工作做好，就極有可能致使后期的檔案無(wú)法整理清楚明白，甚至導(dǎo)致部分檔案丟失的后果，對(duì)于檔案的日后運(yùn)用和保留帶來(lái)了嚴(yán)重的損害。所以教體局中檔案的收集和管理工作需要引起相關(guān)專家學(xué)者的重視，并通過(guò)實(shí)地考察、多處走訪的方式對(duì)現(xiàn)存問(wèn)題全面掌握，之后針對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題和有較大可能發(fā)生的問(wèn)題進(jìn)行探究，最后提出有實(shí)踐意義的解決方向和建議。

一、教體局檔案收集和管理過(guò)程中應(yīng)遵循的原則

1.保障其內(nèi)在緊密聯(lián)系

教體局檔案的收集和管理工作應(yīng)該按照長(zhǎng)期以來(lái)檔案業(yè)務(wù)形成的客觀規(guī)律辦理，并保存其內(nèi)在聯(lián)系，并根據(jù)客觀規(guī)律和內(nèi)容的不同對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的劃分。因?yàn)闄n案的收集和整理是為了更高的使用并留存檔案。根據(jù)這個(gè)規(guī)律，所以工作人員在工作中實(shí)踐中，需要經(jīng)常學(xué)習(xí)前人留下的檔案業(yè)務(wù)收集和管理規(guī)律，并根據(jù)實(shí)踐自己總結(jié)內(nèi)在聯(lián)系，根據(jù)教體局檔案的特點(diǎn)和需要對(duì)其進(jìn)行有序歸檔，并保障能夠在有需要的時(shí)候快速、完整地找到全部所需檔案，減少檔案不全、無(wú)法找到檔案的情況發(fā)生。

2.價(jià)值的合理劃分

教體局工作人員在檔案整理的過(guò)程中，需要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)定和條文，對(duì)不一樣的檔案的成分構(gòu)成和范圍進(jìn)行按類處理，在按照類別進(jìn)行整理后，還需要在檔案中標(biāo)注收入時(shí)間。對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行分類后進(jìn)行整理，能夠?qū)⑼愋偷臋n案整理的更加清晰，為日后使用提取檔案做出較好的鋪墊。檔案在收集完成后，就已經(jīng)存在價(jià)值，而只有將檔案整理得清晰明白，便于后續(xù)使用才能真正體現(xiàn)出檔案的有效價(jià)值，為我國(guó)教體局檔案做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3.便于管理和運(yùn)用

在檔案管理的過(guò)程中，相關(guān)負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)是確保檔案可以順利使用和快速查找。這是檢驗(yàn)檔案收集和管理是否合格的標(biāo)準(zhǔn)之一。管理和使用兩者是相互配合、缺一不少的關(guān)系，只有兩者相互依存才能達(dá)成最佳的使用效果。所以相關(guān)工作人員應(yīng)該善于將兩者結(jié)合起來(lái)共同管理，不能有一方重要的思想傾向而選擇輕視另一方面。同時(shí)在部門(mén)檔案業(yè)務(wù)中，十分重要的工作原則之一是不能忽略分類處理的工作原則，相關(guān)管理人員需要按照利于存儲(chǔ)的基本原則為出發(fā)點(diǎn)，這樣對(duì)于實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的收集和管理具有十分明顯的幫助。

二、當(dāng)今檔案的收集管理中存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案整理歸檔工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠

在當(dāng)下，目前我國(guó)的一些教體局對(duì)于檔案收集和整理工作認(rèn)識(shí)并不到位，也沒(méi)有真正明白該工作的重要性。由于認(rèn)識(shí)意識(shí)的不到位，導(dǎo)致檔案收集和管理工作并未納入正式議事日程?；诖爽F(xiàn)狀，檔案收集和管理工作較難獲得其應(yīng)有的支撐，資金投入也相對(duì)困難，工作模式仍舊停留在二三十年前的舊時(shí)代，而有關(guān)引進(jìn)資金和設(shè)備的投入以及機(jī)構(gòu)優(yōu)化更是難上加難。上述現(xiàn)狀是檔案收集和管理的工作效率和工作效果未能完成既定目標(biāo)的主要原因。此外，現(xiàn)如今在檔案收集和管理工作中沒(méi)有現(xiàn)代化的科學(xué)思想指導(dǎo)，便無(wú)法真正發(fā)揮出檔案應(yīng)該具備的相應(yīng)屬性，在較為傳統(tǒng)的檔案收集和整理工程中，對(duì)于檔案的標(biāo)準(zhǔn)要求不高，收取上來(lái)的文件格式各不相同，針對(duì)此問(wèn)題，需要對(duì)檔案工作進(jìn)行徹底創(chuàng)新，使之成為符合現(xiàn)代化科學(xué)理念的教體局檔案收集和管理。

2.文書(shū)檔案的整理歸檔制度不完善

在當(dāng)今時(shí)代，教體局檔案的收集和管理工作相對(duì)復(fù)雜且有一定操作難點(diǎn)，檔案工作牽扯的事情多、責(zé)任部門(mén)多、流程也相對(duì)雜亂，在現(xiàn)實(shí)的工作中，很多部門(mén)對(duì)于檔案工作的價(jià)值并沒(méi)有提升到應(yīng)有的位置上，并且沒(méi)有清晰的管理制度。基于此現(xiàn)狀，在教體局管理檔案的過(guò)程中很容易出現(xiàn)問(wèn)題，如檔案收集困難，一些老師和學(xué)校不按規(guī)定時(shí)間上交檔案；沒(méi)有聯(lián)系性，部分教體局在收集檔案的過(guò)程中，只是階段性的將檔案收集，并沒(méi)有將工作設(shè)為常態(tài)化階段；收集上交的檔案也缺乏完整性，檔案未能完整記錄整個(gè)事件的全部，僅僅將一部分檔案收集歸納。上述這些都在一定程度上影響了檔案收集和管理業(yè)務(wù)的效率，也在一定程度上影響了其最終結(jié)果。而且，一些教體局單位其內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)也存在一些條文上的漏洞，之前的管理方式和管理角度和當(dāng)今社會(huì)需要的檔案業(yè)務(wù)發(fā)展已經(jīng)脫軌，傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)更重視對(duì)簡(jiǎn)單文書(shū)檔案的收集、管理，只是將檔案粗獷的收集起來(lái)，而對(duì)于如何使用檔案，如何使檔案發(fā)生更好的價(jià)值并不重視。另一方面，制度的不健全，使得檔案業(yè)務(wù)缺少監(jiān)管，致使相關(guān)工作人員在操作檔案的過(guò)程中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，并有少部分工作人員工作態(tài)度不端正，經(jīng)常出現(xiàn)工作問(wèn)題，或者因?yàn)榇中牡那闆r導(dǎo)致檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的現(xiàn)象，而且有一部分工作人員在工作中不清楚檔案工作的價(jià)值和意義，最終導(dǎo)致檔案資料遺失或者出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而喪失了檔案的記錄價(jià)值。上述現(xiàn)狀對(duì)于檔案業(yè)務(wù)而言，都不利于其健康長(zhǎng)久地發(fā)展[2]。

3.收集檔案的工作方法不規(guī)范

從教體局中的各個(gè)部門(mén)收集檔案是檔案業(yè)務(wù)的重要工作之一，檔案業(yè)務(wù)是文書(shū)工作的延伸之一。但在現(xiàn)實(shí)操作內(nèi)，很多檔案資料因?yàn)楦鞣N原因未能及時(shí)送到指定管理部分，出現(xiàn)了很多工作中不配合或者難操作的現(xiàn)狀，由于這些現(xiàn)實(shí)情況的制約，導(dǎo)致檔案收集和管理工作出現(xiàn)很多現(xiàn)實(shí)中的阻力和難點(diǎn)[1]。在當(dāng)下這種缺少部門(mén)間有效溝通和調(diào)和的現(xiàn)狀下，一些教體局檔案部門(mén)缺乏檔案意識(shí)，員工之間的工作操作未能及時(shí)有效溝通，各學(xué)校和教師上交檔案時(shí)的紙張、裝訂、格式、行距等格式不一致，間接導(dǎo)致了上交檔案不一致或缺乏資料的情況產(chǎn)生，最終導(dǎo)致檔案收集過(guò)程不順、檔案整理過(guò)程難度大的結(jié)果，而且伴隨著這種情況而來(lái)的是其檔案準(zhǔn)確性不強(qiáng)。此外，目前我國(guó)教體局中的許多資料都是按照每年的文件進(jìn)行處理，而不是根據(jù)其內(nèi)容的方向和條文進(jìn)行整理規(guī)劃，導(dǎo)致各個(gè)檔案出現(xiàn)一定間隙，并根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行緊密的分類。再加上教體局工作細(xì)，文件資料也更為零散，信息材料、檔案制作不規(guī)范、分類不科學(xué)等問(wèn)題，極大程度上導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中困難，效率不高。同時(shí)，在當(dāng)今時(shí)代，隨著時(shí)代的進(jìn)步對(duì)于檔案的管理也有更復(fù)雜的要求，傳統(tǒng)的人員操作和紙質(zhì)檔案收集的歸檔方式和當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)運(yùn)用下的文件、檔案工作部門(mén)的辦公需求有所不同，也無(wú)法使用紙質(zhì)文件對(duì)文字記性計(jì)算機(jī)搜索的需求。

4.檔案收集和整理工作人員綜合素質(zhì)需不斷提升

檔案的收集和管理最終都需要人進(jìn)行操作，而檔案業(yè)務(wù)的效率也和工作人員的專業(yè)水平和職業(yè)道德息息相關(guān)。但是在現(xiàn)實(shí)生活中，由于之前的宣傳、教育工作不到位，部分教體局對(duì)于將檔案收集和管理的工作重視程度還有待提升，雖然大部分教體局都設(shè)立了相關(guān)檔案管理部門(mén)，但是部分教體局還是沒(méi)有聘用專業(yè)的工作人員對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的管理，甚至有教體局工作人員在完成本職工作后兼職管理的情況。由于部分兼職員工并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，而且也沒(méi)有進(jìn)行技能培訓(xùn)，直至檔案管理人員的專業(yè)技能與當(dāng)下社會(huì)對(duì)檔案的要求不一致，而且會(huì)出現(xiàn)對(duì)檔案分類、立卷等方面缺乏系統(tǒng)的了解，這樣的現(xiàn)狀，不僅導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)工作效率的問(wèn)題，而且也會(huì)出現(xiàn)一定的信息錯(cuò)誤或疏忽等情況的發(fā)生。有的教體局雖然在檔案管理工作中聘用的專業(yè)的檔案管理人員，但是少部分工作人員由于沒(méi)有認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度、導(dǎo)致具體工作人員在工作中態(tài)度不向上，只做表面功夫，為檔案收集和管理的工作造成了一定負(fù)面影響。

三、檔案收集和整理的優(yōu)化方式

1.轉(zhuǎn)變觀念，提升思想認(rèn)識(shí)

做好檔案的收集和管理工作的最重要一點(diǎn)便是強(qiáng)化工作意識(shí)和工作責(zé)任心。各教體局的工作人員都應(yīng)該將檔案收集和管理的重要性放在心中，從本質(zhì)上改變現(xiàn)在我國(guó)相對(duì)落后的檔案收集和管理理念。需要用科學(xué)、現(xiàn)代化的思想作為檔案收集、管理工作的指導(dǎo)，通過(guò)仔細(xì)收集檔案、認(rèn)真管理檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行有效管理，增加創(chuàng)新模式，關(guān)注整體檔案工作。此外，需要從人員和有關(guān)工作設(shè)備入手，盡可能保證檔案工作的資金能順利使用，進(jìn)一步確?，F(xiàn)代化、科學(xué)管理觀念在整體工作中順利進(jìn)行。因?yàn)橹挥袑⒄_的觀念和思想落實(shí)到工作中，并改革工作模式，才能確保檔案工作順利進(jìn)行。各級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理部門(mén)應(yīng)該了解檔案工作的重要性，時(shí)常在工作和生活中有意識(shí)地對(duì)員工進(jìn)行宣傳和督促，幫助相關(guān)工作者可以從內(nèi)心中了解并意識(shí)到檔案管理意義和作用，并清晰了解檔案收集工作為日后工作所帶來(lái)的幫助，從認(rèn)識(shí)上確認(rèn)工作的必要性，督促其按時(shí)將相應(yīng)資料上交整理存檔。此外，在檔案收集和管理過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該經(jīng)常指導(dǎo)和督促工作人員積極進(jìn)步，謹(jǐn)防其出現(xiàn)思想意識(shí)與需求不符的問(wèn)題，進(jìn)一步督促工作人員按照時(shí)間規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行收集和處理，并解決其可能發(fā)生的問(wèn)題，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作的順利進(jìn)行。

2.建構(gòu)相對(duì)完整的檔案收集和管理工作制度

在實(shí)際工作中，檔案工作無(wú)法順利開(kāi)展，其中很大的問(wèn)題之一在于有關(guān)檔案收集和管理制度不完善。檔案收集管理工作內(nèi)容復(fù)雜，細(xì)節(jié)繁多，如需要進(jìn)一步將檔案工作提升至規(guī)范化行業(yè)，必須建設(shè)有法可依的規(guī)章制度，所以，應(yīng)該在工作中盡快建設(shè)檔案收集和管理制度，將檔案收集的辦法、有效期限、負(fù)責(zé)人等相關(guān)內(nèi)容明確，如此才能對(duì)檔案收集和管理工作進(jìn)一步推進(jìn)起積極意義。第一，應(yīng)該具體情況具體分析，根據(jù)教體局檔案工作的具體執(zhí)行情況，設(shè)立符合員工希望和便于工作進(jìn)行的工作流程，將檔案如何收集、何時(shí)收集、如何整理、何時(shí)整理等規(guī)定明確。第二，應(yīng)該在各部門(mén)內(nèi)形成有效的交流方式，幫助各學(xué)校和教師能夠在第一時(shí)間將應(yīng)收資料提交至教體局檔案部門(mén)，在提交材料的過(guò)程中，教體局檔案工作人員應(yīng)做好相關(guān)記錄，確保檔案信息明確。同時(shí)還應(yīng)該重視突發(fā)或臨時(shí)檔案的管理，臨時(shí)檔案容易被工作人員忽略，所以更應(yīng)避免找不到或丟失的問(wèn)題出現(xiàn)。第三，建立檔案管理獎(jiǎng)懲制度，時(shí)刻對(duì)檔案工作者的工作態(tài)度、工作方式進(jìn)行程度有所檢查，做到獎(jiǎng)懲分明，進(jìn)一步提升有關(guān)人員的工作積極性，達(dá)到檔案質(zhì)量進(jìn)一步提升的目的。

3.使用現(xiàn)代化、科學(xué)的收集和管理方式

在當(dāng)今時(shí)代，應(yīng)該進(jìn)一步提升檔案收集整理程序和歸檔工作模式，提高工作效率。為了進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作的實(shí)際可操作性，應(yīng)該將當(dāng)前的工作程序進(jìn)行一定整合，調(diào)整為簡(jiǎn)便、明朗、有效的工作程序。第一，提升檔案業(yè)務(wù)的整體狀態(tài)，在具體操作中應(yīng)該將傳統(tǒng)的收集模式進(jìn)行改革，使用創(chuàng)新的收集模式，盡可能規(guī)避不必要的麻煩出現(xiàn)。第二，全面系統(tǒng)化整理模式是檔案整理工作的最終追求，在整理檔案的過(guò)程中，不能只關(guān)注檔案表面的聯(lián)系，應(yīng)該重視檔案內(nèi)部存在的相同點(diǎn)，注重其內(nèi)在規(guī)律性和聯(lián)系性，按照其內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系進(jìn)行整理，并盡可能提前做好檔案前期準(zhǔn)備工作[3]。同時(shí)，在開(kāi)展檔案收集和整理工作時(shí)，現(xiàn)代化科學(xué)的立卷分工管理方式是工作人員應(yīng)該善于使用的，創(chuàng)建檔案部門(mén)最后集體收集和各部門(mén)提前收集的制度，確保工作順利進(jìn)行，責(zé)任明確。文書(shū)檔案中極其重要的、

具有全面性和綜合性價(jià)值的檔案由檔案部門(mén)統(tǒng)一集中歸檔管理，而針對(duì)專業(yè)或相對(duì)特殊的檔案，可以根據(jù)現(xiàn)實(shí)狀況、現(xiàn)實(shí)性質(zhì)，由各部門(mén)整理之后，再交由檔案管理部門(mén)歸檔。

4.提高檔案收集整理的信息化

當(dāng)今時(shí)代，隨著科學(xué)化的快速發(fā)展，信息化是檔案收集和整理的一大特點(diǎn)，信息化已經(jīng)與我們工作生活息息相關(guān)，它不僅使得經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，而且隨著時(shí)代的變化，人們對(duì)檔案收集和管理的要求也與日俱增，要求的不斷增高，以往的檔案收集和管理模式和當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展已并不一致，所以在完善檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，是教體局檔案管理中必不可少的一環(huán)，教體局應(yīng)該使用更為先進(jìn)的信息收集、傳輸、整理、歸檔技術(shù)，進(jìn)一步提高檔案收集質(zhì)量與效率。此外，教體局應(yīng)當(dāng)盡快引入信息化技術(shù)設(shè)備，通過(guò)信息化設(shè)備研發(fā)運(yùn)用文書(shū)檔案信息資源收集、歸檔、保存、管理的新模式，與傳統(tǒng)的文書(shū)檔案收集整理模式區(qū)別開(kāi)來(lái)。

結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代科技發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步為檔案收集和管理工作帶來(lái)了全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。相關(guān)工作者應(yīng)把握好機(jī)會(huì)與挑戰(zhàn)并進(jìn)的機(jī)遇不斷學(xué)習(xí)，明確檔案收集和整理的基本原則，將工作遇到的問(wèn)題及時(shí)解決，使用科學(xué)的檔案收集和管理方法，推動(dòng)檔案收集和整理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。