淺談新時(shí)代文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

趙亞娟

（朝陽市婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，遼寧 朝陽 122000）

引言

文書檔案是社會發(fā)展過程的載體，可以較客觀地反映出企事業(yè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、問題處理和研究創(chuàng)新。檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分，具有技術(shù)性、服務(wù)性等特點(diǎn)。保障檔案工作的順利進(jìn)行是機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位提高工作質(zhì)量和效率的一個(gè)重要前提。從目前的情況來看，檔案內(nèi)容一般是以企事業(yè)單位取得的有關(guān)成果，為研究單位績效發(fā)展和探索科學(xué)的方向提供依據(jù)。通過文書檔案管理，可以為相關(guān)組織制定更加科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略形成有力的支持，從而促進(jìn)組織的可持續(xù)發(fā)展。因此，結(jié)合新時(shí)代的背景，探討文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新路徑也極具現(xiàn)實(shí)意義[1]。

一、新時(shí)代文書檔案管理工作存在的問題

1.管理制度不健全

隨著新時(shí)期的發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)必須不斷優(yōu)化，如果缺少管理制度缺乏創(chuàng)新，就很難達(dá)到科學(xué)的管理要求。在文書檔案管理工作中，如果沒有全局意識，就會導(dǎo)致機(jī)構(gòu)改革滯后，不能適應(yīng)新的形勢。根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)，機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要承擔(dān)起相關(guān)的文書管理工作。然而，在現(xiàn)實(shí)生活中，卻難以對具體的文件進(jìn)行修訂，使其難以反映出規(guī)范化、法制化、科學(xué)化的特征。此外，由于受傳統(tǒng)文書檔案管理方式的制約，目前仍有“重藏輕用”的觀念。從事檔案管理工作的人把大量的精力集中于檔案的整理、收集和鑒定方面上，忽視了“用”這一重大功能。實(shí)際上，檔案管理與其他業(yè)務(wù)或工作是互相融合的，它在實(shí)踐中體現(xiàn)了服務(wù)的價(jià)值。不重視檔案管理，也會導(dǎo)致檔案的價(jià)值無法得以充分的體現(xiàn)，從而無法對其他工作的開展形成有力的支持。

2.信息化水平低

新技術(shù)、新方法的運(yùn)用，為文書檔案管理工作的開展提供了方便。過去的工作方法比較陳舊，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的需要，很多機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的檔案工作人員智慧應(yīng)用一些簡單的儀器，只能通過單機(jī)編目等形式實(shí)現(xiàn)檢索。在實(shí)施文書檔案管理的時(shí)候，由于整個(gè)檔案管理工作的信息化水平較低，基本的知識資源不能得以很好的整合。企業(yè)和事業(yè)單位仍然采取傳統(tǒng)的管理方式，不但會造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，而且會影響到檔案工作的效率。從總體上看，目前各企事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展，仍需要在信息化的角度進(jìn)行提高[2]。

3.文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

當(dāng)前，各企事業(yè)單位對文書檔案管理人員的培訓(xùn)還不夠重視，檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高。由于他們沒有接受過專門的訓(xùn)練，在檔案的分類、立卷等方面的知識還不夠全面，專業(yè)技術(shù)水平也不高。一些文書檔案工作人員在培訓(xùn)后也獲得上崗證，但是由于沒有繼續(xù)進(jìn)行在職培訓(xùn)，導(dǎo)致他們不能及時(shí)理解新時(shí)期的文書檔案工作的理念和方法。此外，一些單位也沒有打造專門的文書檔案管理隊(duì)伍，甚至出現(xiàn)由文秘人員兼任的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致文件的立卷不規(guī)范，材料收集不及時(shí)，真?zhèn)螣o法判定，影響到檔案的質(zhì)量，甚至?xí)罄m(xù)的運(yùn)營管理產(chǎn)生誤導(dǎo)。

4.文書檔案歸檔不健全

文書檔案必須確保資料信息得以完整、準(zhǔn)確的存檔，從而為今后的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案資料的完整性直接影響到檔案的價(jià)值，如果檔案信息的精確度不足，則不能充分發(fā)揮檔案的效能。一般企事業(yè)單位在整理檔案資料時(shí)，都會將其打印出來，再通過電子辦公平臺進(jìn)行溝通，這樣就能大大提高工作效率。但是，通過互聯(lián)網(wǎng)傳播的文書檔案與文書材料之間若是不能形成有效的聯(lián)系，就不能確保文件的完整性。而且無論是硬盤傳輸還是網(wǎng)絡(luò)傳輸，都有可能造成文書材料在傳輸?shù)倪^程中存在安全風(fēng)險(xiǎn)，比如被竊取或者是遺漏等現(xiàn)象，由此導(dǎo)致文書檔案無法得以全面的歸檔[3]。

二、新時(shí)代文書檔案管理工作面臨的機(jī)遇

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的改革與發(fā)展，我國的文書檔案工作也進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展階段，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的形成和應(yīng)用，也為文書檔案信息的挖掘提供了極大的方便。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，往往相對被動(dòng)，基本都是基于沉淀下來的資料和信息進(jìn)行管理，而缺少深入的分析和挖掘，所以檔案的利用價(jià)值也比較有限。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可以對大量的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘，使其使用效率顯著高于傳統(tǒng)的文檔形式。管理人員在搜集了大量的數(shù)據(jù)信息之后，可由信息調(diào)查者與使用者共同來建構(gòu)需求模型。以數(shù)據(jù)模型為起點(diǎn)，對大數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、歸類，然后根據(jù)關(guān)聯(lián)度展開分析判斷，從而提高檔案的使用價(jià)值。在這樣的發(fā)展趨勢下，從原來的“死檔案”到現(xiàn)在的“活信息”。另外，隨著信息化時(shí)代的來臨，對檔案工作的效率要求也越來越高，因此利用信息化的技術(shù)進(jìn)行檔案內(nèi)容的挖掘和整理，也更加有利于保證檔案內(nèi)容的完整性[4]。

具體來說，信息化的時(shí)代可以為文書檔案管理工作提供現(xiàn)代化的技術(shù)工作環(huán)境，大數(shù)據(jù)的理念可以實(shí)現(xiàn)書籍信息的深度挖掘。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件大多采用“件”“卷”等單位來描述，但隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，整個(gè)文件系統(tǒng)的管理工作大多集中在“數(shù)據(jù)庫”和“字段”上。文書檔案工作人員應(yīng)注重收集、整理電子文件，注重檔案的應(yīng)用價(jià)值。通過應(yīng)用更多的時(shí)間來監(jiān)督電子文件，保證了文件的可讀性和安全性。在檔案資料和信息不斷增加的情況下，利用云計(jì)算技術(shù)建立云文件等方式，可以有效地進(jìn)行資源計(jì)算的統(tǒng)籌。作為企事業(yè)單位中的一個(gè)重要機(jī)構(gòu)，檔案管理部門需要負(fù)責(zé)收集、整理和分析信息，并對其進(jìn)行數(shù)據(jù)化的流轉(zhuǎn)和利用，實(shí)現(xiàn)信息共享。

三、新時(shí)代文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新路徑

1.創(chuàng)新工作機(jī)制

在新時(shí)期，檔案工作的整體運(yùn)行機(jī)制必須與檔案法的發(fā)展趨勢相一致，更要堅(jiān)持開放性和實(shí)際性的原則。根據(jù)企事業(yè)單位的有關(guān)部署和階段性工作安排，大力宣傳檔案工作的重要性，把檔案制作質(zhì)量納入企業(yè)主體工作之中，使之與企業(yè)的中心工作有機(jī)結(jié)合，充分體現(xiàn)檔案工作的重要性，從而形成良性互動(dòng)。在實(shí)施檔案管理方面，要充分考慮到企事業(yè)單位改革和發(fā)展的現(xiàn)狀，注重整合企業(yè)資源，優(yōu)化和調(diào)整檔案工作的運(yùn)作方式，建立相對完善的專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，并根據(jù)職責(zé)劃分，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。在管理方面，要提高創(chuàng)新意識，打破傳統(tǒng)的“等靠要”局限，使檔案工作更好地為企事業(yè)單位服務(wù)。根據(jù)檔案工作的全過程，將其融入事前介入、事中參與、事后跟進(jìn)的工作中，從而體現(xiàn)檔案工作的科學(xué)性。目前，由于信息資源的開放性和文書檔案的顯性需求，所以也需要進(jìn)一步對文書檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，使整個(gè)檔案體系由相對封閉向開放進(jìn)行轉(zhuǎn)變。當(dāng)然，開放性的原則并不意味著將具有保密性的信息進(jìn)行公開，而是需要定期公開對應(yīng)的成果，方便使用者根據(jù)自己的需要進(jìn)行瀏覽。在這種情況下，大家才能真正認(rèn)識到檔案的作用，并積極地利用檔案，使其發(fā)揮出預(yù)期的價(jià)值，以適應(yīng)社會的需要[5]。

2.推進(jìn)文書檔案管理工作的信息化發(fā)展

目前，我國的文書檔案管理方式已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理向電子文件管理模式過渡。所以，檔案管理部門必須更新現(xiàn)有的信息平臺，建立一個(gè)綜合性的、系統(tǒng)化的檔案管理平臺。在系統(tǒng)硬件的更新和完善中，注重平臺的信息網(wǎng)絡(luò)狀況和運(yùn)行速度，使整個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺與文書檔案的管理相結(jié)合，確保所選的網(wǎng)絡(luò)平臺可以為文書檔案的管理提供保障。檔案信息與互聯(lián)網(wǎng)保持同步，文書檔案所獲得的信息應(yīng)符合其真實(shí)性特征，以反映信息技術(shù)的效能，并能為使用者提供即時(shí)有用的資料。

3.強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，需要更新檔案管理人員的觀念。管理思想驅(qū)使著人們在實(shí)踐中作出一定的調(diào)整和改變。作為一位檔案管理員，必須要腳踏實(shí)地、盡心盡力，同時(shí)，還必須具有創(chuàng)造性的思想，不斷開拓自身的視野，在閑暇的時(shí)候，去認(rèn)識世界上的新變化，吸收新的思想，并將其應(yīng)用于檔案管理工作中。只有兼具腳踏實(shí)地的敬業(yè)精神和創(chuàng)造性的工作思維，才能真正提升檔案管理工作的成效。當(dāng)然，檔案管理思想觀念的創(chuàng)新和改革，并不意味著要盲目地進(jìn)行，而是需要按照檔案管理工作的內(nèi)在要求，在一個(gè)更大的思想和價(jià)值觀的框架指導(dǎo)下來進(jìn)行。檔案管理人員每天都要與檔案工作保持著緊密的聯(lián)系，其必須要深入到一線工作之中，總結(jié)工作中出現(xiàn)的問題，并積極進(jìn)行探索，以更加新穎的方式來解決問題，并形成一套完善性和創(chuàng)新性的工作體系。

其次，需要強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員要適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要，不斷提高自己的專業(yè)能力和專業(yè)素質(zhì)，這樣才能在新的歷史條件下，不斷地進(jìn)行改革和創(chuàng)新。檔案管理既具有業(yè)務(wù)的性質(zhì)，又具有管理服務(wù)的性質(zhì)。所以檔案管理人員既要有深厚的專業(yè)技術(shù)基礎(chǔ)，又要有良好的管理能力，還要有一種為人民服務(wù)的精神。檔案管理人員的專業(yè)技能，除了包括傳統(tǒng)的分類、整理等工作技巧外，還包含對新需求、新技術(shù)的掌握。隨著信息網(wǎng)絡(luò)與人工智能的迅速發(fā)展，人們的工作和生活方式也隨之發(fā)生了變化，文書檔案管理也逐漸走向了信息化的進(jìn)程。近年來，隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和人工智能技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案信息管理已成為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，因此，在信息資源的建設(shè)、管理和系統(tǒng)建設(shè)等方面，都對檔案工作人員提出了新的技術(shù)要求。檔案管理人員需要從觀念上進(jìn)行調(diào)整，主動(dòng)的接納新技術(shù)，從而滿足新的工作需求，這樣才能真正地投身到檔案管理工作中去，真正的學(xué)會新的技術(shù)，最終讓文書檔案管理的價(jià)值得以最大程度上的發(fā)揮和體現(xiàn)[6]。

最后，還需要促進(jìn)檔案管理人員形成終身學(xué)習(xí)的觀念。如果檔案管理人員能夠形成終生學(xué)習(xí)的精神，那么，他們就會主動(dòng)的突破自己的思維局限性，緊跟時(shí)代步伐。新時(shí)代的到來，也改變了傳統(tǒng)的生活和生產(chǎn)的方式，很多領(lǐng)域都發(fā)生了變化，而且未來還會繼續(xù)變化，整個(gè)社會和各個(gè)行業(yè)都處于動(dòng)態(tài)的發(fā)展形勢之下。所以檔案管理人員必須要建立起終身學(xué)習(xí)的意識，結(jié)合工作的需求變化不斷地學(xué)習(xí)，拓寬自己的知識面和文化，做一個(gè)有創(chuàng)造性的管理者。因此，檔案管理工作者不僅要進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，還要有新的理念支撐，在思想上積極地調(diào)整負(fù)面的觀念，樹立敬業(yè)精神，調(diào)整不平衡的心理，主動(dòng)提升自己的能力[7]。

4.健全文書檔案管理制度

要使檔案工作真正地得以改革和創(chuàng)新，首先要解決檔案管理制度的問題，建立健全的檔案管理制度，讓檔案管理工作的開展更有依據(jù)，更加具有規(guī)范性。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃文書檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，并與有關(guān)的體制架構(gòu)相結(jié)合，使之能適應(yīng)各部門的需要。然后，對各部門的工作內(nèi)容、工作職責(zé)進(jìn)行進(jìn)一步的劃分，使各部門管理人員能夠清楚地了解自己的責(zé)任，并對其中的問題進(jìn)行改進(jìn)和補(bǔ)充。此外，要保證各部門之間的工作銜接，對工作內(nèi)容進(jìn)行歸類、核查，確保文書檔案管理工作的流暢性。在新形勢下，各企事業(yè)單位要充分利用信息化技術(shù)，切實(shí)提高檔案管理水平，健全檔案管理制度，使之真正實(shí)現(xiàn)檔案工作的改革與創(chuàng)新，從而保證企事業(yè)單位健康平穩(wěn)發(fā)展[8]。

結(jié)語

在新的發(fā)展階段，我國傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式也暴露出很多問題，難以滿足新時(shí)期的發(fā)展需求。比如管理制度不健全、信息化水平低、文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足以及文書檔案歸檔不健全等，這都對文書檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。不過與此同時(shí)，企事業(yè)單位也需要抓住發(fā)展的基于，積極地進(jìn)行改革和創(chuàng)新，不斷創(chuàng)新工作機(jī)制，推進(jìn)文書檔案管理工作的信息化發(fā)展，強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，并健全文書檔案管理制度。