探究完善工程技術公司人事檔案管理信息化的重要性及措施

鄧夏

廣西柳鋼工程技術有限公司 廣西 柳州 545002

引言

隨著現代化的深入和建筑業(yè)的發(fā)展，工程技術公司在擴大規(guī)模的同時，也意識到了項目檔案管理的重要性和給企業(yè)帶來的經濟效益。目前，這一環(huán)節(jié)已被多數企業(yè)廣泛重視，并成立了部門及其管理團隊專門管理工程檔案，將科學的管理理念和優(yōu)質的管理經驗融入其中，提升了企業(yè)建筑工程檔案管理水平，從而促進企業(yè)發(fā)展，增強企業(yè)的市場競爭力。此外，國家還對企業(yè)工程的檔案管理提出了要求和規(guī)定，以防止企業(yè)在檔案管理方面的不當行為，使企業(yè)管理更加系統(tǒng)化、正規(guī)化、規(guī)范化。

1 工程技術公司人事檔案管理概述

1.1 概念

在工程技術公司，人事檔案是對每個人的生活經驗、工作經歷和政治面貌的記載與存檔。這是一個長期連續(xù)的過程，邏輯完整，真實記載著一個人的學習與發(fā)展軌跡。其次，人事檔案記載了每位人員的專業(yè)經驗和技術情況。通過人事檔案，公司員工的專業(yè)經驗和專業(yè)技術水平也將有所反映[1]。在公司的人才資源配置與調整上，人事檔案能夠起到很大幫助。

1.2 重要性

工程技術公司主要業(yè)務為建筑工程，而建筑工程的管理包括許多環(huán)節(jié)，其中工程檔案管理及人事檔案管理至關重要，其價值貫穿于建筑的各個環(huán)節(jié)，關系到工程的進程和質量。具體來說，文件對于工程來說是不可或缺的。有的文件記錄了項目的細則、標準要求和施工過程，有的文件專門記錄了施工過程中的各種問題和解決方案。這些資料可以為以后的維護保養(yǎng)工作提供很多方便，也給他人留下了參考依據。其重要性可想而知。

第一，工程檔案管理可以為工程技術公司保存寶貴的工作經驗。在工程的實施過程中，加強檔案管理工作，可以確保所有的施工資料保存完好。不論是在工程項目施工時采用的新措施，或是在工程施工中摸索出的新發(fā)現、新辦法，均可以為今后的工程項目施工提供重要參考，特別是在項目施工中留下的幾個典型經驗例子，更能夠有助于我們合理應對同樣的難題，既能進一步提升生產效率，也能提高作業(yè)能力。

第二，工程檔案系統(tǒng)能夠為整個公司的工程與管理提供數據資源。而建筑工程則是整個公司發(fā)展的關鍵。工程檔案還能夠為公司工程管理工作和工程維護提供技術參考和有關統(tǒng)計資料，它也是對公司類似工程攻堅克難工作不可或缺的重要參考資料[2]。而且每個工程的詳細特征都會記錄在工程檔案中，工作人員能夠根據工程檔案中記錄的建筑特征來確定建筑的用途和年齡，從而最大限度地提高建筑工程的實用性，最大限度地減少安全問題。

工程檔案將有助于公司發(fā)展更完整的體系。建筑工程檔案管理的質量直接關系到公司的走向和未來的發(fā)展前景。如果能夠科學妥善地管理好建筑工程檔案，將為未來建筑工程行業(yè)提供合適的研究路線，進而推動公司建筑工程的發(fā)展體系更加完備、完善、科學合理。

人事檔案管理為公司的人才資源配置與調整起到重要的作用，工程檔案中包含了大量人員及其建筑工程施工的經驗，檔案中記載了每位人員的專業(yè)經驗和技術情況，合理優(yōu)化和配置工程管理和作業(yè)人員有利于提高工作效率，保證工程施工的進程和質量。

2 工程技術公司人事檔案管理中的問題

2.1 觀念意識落后

目前，部分員工對公司人事檔案制度的必要性認知不夠。在社會主義市場經濟的管理模式下，工程技術公司最注重的是經營的效益，但公司人事檔案管理在短期內無法為其創(chuàng)造明顯利潤，所以公司在一定時間內不注重人事檔案管理，使用的人事存檔模式比較落伍，仍使用純手工文件保管模式及部分電子文檔保管模式。這些文件保管方式質量低下，無法確保歸檔數據的真實性[3]。對于人事檔案管理工作，因為人工管理壓力大、信息碎片化，出現文檔信息失真的現象，無法及時發(fā)現與補救。如果發(fā)生此類情形，將會妨礙公司的人力資源管理，干擾公司的成長，對公司造成影響。人工管理雖然能夠在檔案數據發(fā)生差錯后做出信息修正，但無疑要浪費大量的時間與資金，還會影響人事檔案管理系統(tǒng)的工作進度。

2.2 信息化水平低

工程技術公司人事檔案的信息化水平低的因素大致有兩種。一是硬件設備不齊全。公司盡管開始認識到人事檔案管理的必要性，實施了現代化建筑管理，但是因為缺乏完備的硬件設施系統(tǒng)，致使人事檔案的現代化管理失敗，降低了人事檔案管理中的人事調整、人員變更的效率。信息化水平不高，也反映出建筑企業(yè)缺少專業(yè)技術人員。對工程技術公司而言，人事檔案管理系統(tǒng)的分工往往還不清楚，并不能設置專門的管理人員，甚至沒有專門的人事檔案管理機構和人員。而且，因為對管理人員知識的欠缺，再加上在獲取檔案資料過程中對人事檔案管理觀念的誤區(qū)，公司的人事檔案管理也面臨著許多問題[4]。人事檔案管理工作存在著相當的專業(yè)化與復雜化，由于公司并未開展過相關的專業(yè)技能訓練，使得管理者沒有專業(yè)技能，也無法高效地進行人事檔案的管理工作，嚴重影響了公司的人力資源管理。

2.3 智能化水平低

對工程技術公司而言，人事檔案管理系統(tǒng)不但要求信息化，而且更要求高度自動化。網絡、計算機等現代技術的成熟和應用，已徹底顛覆了傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，人事檔案管理事業(yè)已步入一個全新時期。所以傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已無法適應當前經濟社會發(fā)展對建筑企業(yè)人事檔案管理的新需求。當前，多數建筑企業(yè)面臨人力資本不足、人員構成失衡的情況，導致施工組織管理落后、效率降低，這在很大程度上是人事檔案制度問題造成的[5]。工程技術公司的人工智能技術使用相對較為落后的另一種表現形式則是，由于人工智能技術在建筑企業(yè)檔案管理中的運用還主要停留在基礎設施方面，從而導致公司目前還只是應用了相關的計算機系統(tǒng)，但并不能形成全面運用人工智能技術的管理方式與軟件架構，這就使得公司人事檔案的現代化管理流于表層。

2.4 人才流動方面

在長期的市場格局下，工程技術公司的人力資源管理觀念出現了相應的轉變，越來越重視人才的技術水平與操作能力。公司更偏向通過簽訂勞動合同吸引人才，并沒有用人事檔案限制人才。在此背景下，人才在合約期滿后有權選擇繼續(xù)合作或者辭職。

2.5 檔案內容質量低

人事檔案管理并不是簡單的工作，必須經過長期的積淀才可以給公司的人力管理帶來幫助，給公司創(chuàng)造效益。但因為在市場經濟環(huán)境下，公司更加重視的是經濟效益，所以公司對干部人事檔案保管工作的重視程度并不高，也沒有專門對干部人事檔案保管工作的方法模式進行過研究和分析。對工程技術公司而言，由于職工的人事檔案中內容占比更多的是培訓記錄，因此關于職工專業(yè)知識的考試評價內容和關于人事的職業(yè)素質、職業(yè)道德意識等內容的占也非常少。這也造成了職工資料不能有效體現出他們的專業(yè)能力和技術水平，失去了職工資料的根本意義。除此以外，人事檔案信息效率低下的問題也反映出部分人事檔案中的信息數據出現錯誤信息，導致人事資料失去了準確性。在這種情形下，人事檔案就完全沒有了參照意義，也嚴重限制了企業(yè)人事檔案管理工作的實效性。

3 工程技術公司人事檔案管理信息化的措施

3.1 更新觀念意識

對工程技術公司而言，人事檔案管理工作不大可能短期內為公司創(chuàng)造可觀的效益，但對公司的可持續(xù)成長必不可少。所以，工程技術公司需要提高對人事檔案管理工作的認知，并意識到人事檔案管理工作的必要性。公司必須對人事檔案進行審計，認真記載人員資料，保證遷入遷出時檔案的真實性。要進一步提高人事檔案管理的工作效率和準確度，建筑企業(yè)應該適時改變檔案保管模式，增強檔案保管的科學化和適用性，使人事檔案保存能夠滿足企業(yè)發(fā)展的需要。為完成人事檔案管理工作，公司還必須建立健全人事檔案數據庫，對每個人事的人事檔案進行分類，方便于后期的人事管理工作。另外，人事檔案管理系統(tǒng)的隱私與安全性必須做好，檔案管理系統(tǒng)必須保密，一旦需查詢歸檔，必須根據有關法規(guī)加以審核，防止檔案信息外泄。

3.2 提高信息化水平

檔案管理信息化是建筑企業(yè)人事檔案經營管理的發(fā)展趨勢。因此，工程技術公司應該主動借鑒先進科技，實現人事檔案運營的全面智能化。目前，部分建筑企業(yè)已開始意識到信息化的重要性，并逐步將信息技術融入工作中，但對信息化技術的運用卻還只是停留在表面上。為了解決這一問題，公司在引入信息化建筑技術的同時，還需要建立健全人事檔案體系，利用計算機完成企業(yè)對人事資料的動態(tài)控制和企業(yè)信息化管理的功能。另外，公司還應該建立完整的人員資料網絡，系統(tǒng)的數據格式，既便于資料檢索，也大大提高了資料獲取能力。就工程技術公司而言，由于信息人員同時又是公司人事檔案管理工作的第一線作業(yè)人員，所以信息工作者的專業(yè)技能與知識水平直接影響著公司人員人事檔案管理的質量和效益。面對信息技術人員嚴重短缺的問題，公司要加強對企業(yè)人事的技術培訓和教育工作，讓人事在增加專業(yè)知識的同時認識到信息技術的重要性。另外，公司還必須培訓技術人員的道德和安全意識，以確保人事檔案管理的隱私和安全。

3.3 提高智能化水平

為實現人事檔案管理現代化，工程技術公司必須提高人事檔案管理人員的管理水平，提高服務效率和服務質量。為達到這一要求，公司可以構建一種完善的人事檔案管理機制，并將智能化手段應用其中。隨著計算機技術的日益發(fā)展，如今的電子信息產業(yè)數據量每天都在呈指數級上升。工程技術行業(yè)也是如此，大量的人事檔案使得搜尋數據越來越難。因此，企業(yè)必須借助智能化手段來提升信息檢索的質量。

3.4 完善管理體制

和國內同行業(yè)比較，工程技術公司在同行業(yè)內的人事檔案管理上還比較落后，所以，應該總結成功經驗，并加以吸收完善。工程技術公司必須嚴格按照國家的有關法律法規(guī)健全管理制度，提高人事檔案管理的保密制度，使與人員信息管理的工作崗位分離，提高人事檔案管理水平。公司必須提高人事檔案管理的適用性和可信度，并采用最合理的方法做好有關人事檔案管理的事情，并避免以人事檔案管理來束縛人事。

3.5 提高檔案內容質量

步入新時期以后，公司人事檔案的內涵也要不斷豐富與發(fā)展。在人事檔案中，全面記載人員的業(yè)務能力、業(yè)務素質和道德意識，著重突出人員的業(yè)務技能和自身特點，同時記載人員的實績與特點，增強人事檔案資料的完整性。另外，公司也必須提高人事檔案資料的準確性，做好資料錄入流程的監(jiān)控與審查，減少記錄文件流程中的主觀因素，保證所有資料的忠實記載，增強資料的公信力。

4 結束語

綜上所述，工程技術公司人事檔案管理工作在工程項目中起著關鍵的作用，它是推進公司現代化管理、構建企業(yè)文化和諧的主要手段之一。所以，搞好公司人事檔案管理工作是十分必要的。我們應制定一些具體措施，嚴格執(zhí)行相關法律法規(guī)，確保公司人事檔案管理走上良性循環(huán)的軌道。