基于Web的圖書館檔案管理信息系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)與功能實(shí)現(xiàn)

鄧 敏

（中共四川省委黨校 四川行政學(xué)院，四川 成都 610000）

在進(jìn)行圖書館檔案管理信息系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)，需要立足于圖書館日常檔案管理工作的主要內(nèi)容，根據(jù)具體的業(yè)務(wù)情況來進(jìn)行有效的設(shè)計(jì)，這樣才能夠確保檔案管理信息系統(tǒng)能夠符合圖書館的日常管理需求，才能夠進(jìn)一步提高管理信息系統(tǒng)的實(shí)用價(jià)值，為圖書館檔案管理工作提供更多的便利，實(shí)現(xiàn)圖書館公共服務(wù)能力的有效提升，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化圖書館的順利轉(zhuǎn)型[1]。

一、系統(tǒng)總體架構(gòu)設(shè)計(jì)

1.軟件體系結(jié)構(gòu)

圖書館檔案管理信息系統(tǒng)的總體架構(gòu)主要分為三層結(jié)構(gòu)，分別為用戶工作層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)訪問層。其中，用戶工作層的主要內(nèi)容是實(shí)現(xiàn)與用戶的交流，向用戶展示檔案信息數(shù)據(jù)。這些信息數(shù)據(jù)通過業(yè)務(wù)邏輯層實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)傳輸，同時(shí)借助CSS標(biāo)記、HTML以及動(dòng)態(tài)腳本等工具來提高數(shù)據(jù)信息的傳輸效率[2]。同時(shí)，業(yè)務(wù)邏輯層還可以對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行訪問，通過對數(shù)據(jù)訪問層提供功能的有效調(diào)用完成數(shù)據(jù)的處理工作，并將處理的結(jié)果反饋給用戶工作層。數(shù)據(jù)訪問層主要是面向檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)據(jù)的有效存儲(chǔ)、修改、刪減、添加等處理。數(shù)據(jù)訪問層會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)邏輯層發(fā)出的數(shù)據(jù)請求，對數(shù)據(jù)庫中的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的操作。一般情況下，在整個(gè)管理信息系統(tǒng)中，訪問數(shù)據(jù)庫是最頻繁的操作之一，同時(shí)也會(huì)消耗大量的資源。因此在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過程中，需要進(jìn)一步強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫訪問的優(yōu)化處理，這樣才能讓管理信息系統(tǒng)具有更高的性能，保證整個(gè)系行的穩(wěn)定性。如圖1所示，就是整個(gè)系統(tǒng)的軟件體系示意圖。

圖1 系統(tǒng)軟件體系結(jié)構(gòu)

2.網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)

檔案管理信息系統(tǒng)是圖書館信息管理系統(tǒng)中的一個(gè)重要組成部分，整個(gè)系統(tǒng)是以Web為基礎(chǔ)構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)模式，能夠與整個(gè)圖書館系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效的網(wǎng)絡(luò)連接。工作人員只需要通過圖書館的計(jì)算機(jī)瀏覽器就可以進(jìn)入到檔案管理信息系統(tǒng)所處的局內(nèi)網(wǎng)之中，然后登入系統(tǒng)展開工作。為了確保檔案管理工作能夠正常開展，也為了檔案管理信息系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，在進(jìn)行架構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)加入兩臺(tái)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，一臺(tái)作為主服務(wù)器，另一臺(tái)作為備份。同時(shí)，可以通過與圖書館管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)硬件資源共享來進(jìn)一步完善檔案管理信息系統(tǒng)的硬件，例如防火墻等，這樣就能夠有效地降低系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)的成本，有利于促進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)工作的盡快落實(shí)。在此次設(shè)計(jì)中，系統(tǒng)中一共設(shè)置了三臺(tái)服務(wù)器，一臺(tái)是主服務(wù)器，一臺(tái)是備份服務(wù)器，一臺(tái)是Web服務(wù)器，如圖2所示。

圖2 檔案管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)

3.總體功能模塊設(shè)計(jì)

根據(jù)圖書館檔案管理工作的基本需求，在進(jìn)行系統(tǒng)模塊的設(shè)計(jì)時(shí)，將其分為六大功能模塊。第一，是系統(tǒng)管理模塊，這一個(gè)模塊中主要進(jìn)行用戶信息的管理工作，完成用戶權(quán)限的授權(quán)，并實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的備份處理，同時(shí)對登錄系統(tǒng)的用戶進(jìn)行全面管理。第二，是檔案征集模塊，這一個(gè)模塊主要進(jìn)行檔案的接收工作，完成對檔案的審核，并管理檔案的征集信息，同時(shí)有效的規(guī)整接收到的檔案。第三，是檔案出入庫模塊，這一個(gè)模塊主要進(jìn)行檔案的出入庫管理工作，對入庫檔案進(jìn)行審核，有效的維護(hù)出入庫檔案的信息內(nèi)容，并對出入庫的檔案進(jìn)行憑證制作，同時(shí)根據(jù)需求注銷檔案信息。第四，是檔案目錄編制模塊，這一個(gè)模塊主要完成檔案目錄的編制工作，制定規(guī)范的目錄方案，完成目錄的詳細(xì)編制，劃分出目錄專題，并制作更加高效的檢索工具。第五，是檔案提供利用模塊，這一個(gè)模塊主要是對檔案利用者進(jìn)行管理，如實(shí)記錄借閱檔案的信息，并對檔案利用的情況進(jìn)行有效的分析和統(tǒng)計(jì)。第六，是檔案技術(shù)保護(hù)模塊，這一個(gè)模塊主要是對檔案進(jìn)行有效的保護(hù)，完成檔案防治規(guī)劃工作，并對檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。這六個(gè)模塊是面向檔案管理信息系統(tǒng)的特定功能模塊，并且通過同一個(gè)數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)有效的連接，能夠滿足圖書館檔案管理的日常需求。

4.數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)是圖書館檔案管理信息系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)的關(guān)鍵內(nèi)容，需要完成數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的有效設(shè)計(jì)，從而完成數(shù)據(jù)庫的建立和完善。一般情況下，數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)主要分為以下幾個(gè)環(huán)節(jié)。

4.1 數(shù)據(jù)庫需求分析。進(jìn)行數(shù)據(jù)庫需求分析，就是為了更好的了解用戶對圖書館數(shù)據(jù)庫提出的各類處理請求，了解用戶的信息需求范圍，并對數(shù)據(jù)庫的安全性和完整性進(jìn)行有效的界定。立足于圖書館檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)需求，并對圖書館的檔案數(shù)據(jù)流進(jìn)行分析，確定圖書館檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)該具有以下結(jié)構(gòu)：第一，檔案征集管理模塊主要分為檔案征集信息、檔案審核和檔案規(guī)整。檔案征集信息中的數(shù)據(jù)主要包括信息代號(hào)、信息標(biāo)題、信息發(fā)布時(shí)間、信息內(nèi)容和征集方式等；檔案審核中的數(shù)據(jù)主要包括信息標(biāo)題、信息內(nèi)容和檔案狀態(tài)；檔案規(guī)整中的數(shù)據(jù)主要包括信息標(biāo)題、信息內(nèi)容、宗號(hào)、分類號(hào)、目錄號(hào)、整理者、整理日期等內(nèi)容。第二，檔案管理模塊主要分為檔案入庫信息、檔案出庫信息和檔案監(jiān)控信息、檔案銷毀信息，檔案入庫信息主要包括編號(hào)、名稱、內(nèi)容、分類、位置和入庫時(shí)間、入庫負(fù)責(zé)人等；檔案出庫信息主要包括編號(hào)、名稱、出庫原因、時(shí)長、出庫負(fù)責(zé)人、提檔人、日期等；檔案監(jiān)控信息主要包括編號(hào)、名稱、庫房溫度、庫房濕度、庫房負(fù)責(zé)人、日期等；檔案銷毀信息主要包括編號(hào)、名稱、銷毀原因、銷毀日期、銷毀負(fù)責(zé)人等。第三，檔案利用管理模塊主要分為檔案利用申請信息和檔案利用信息，檔案利用申請信息主要包括申請編號(hào)、申請人姓名、申請人身份證、申請?jiān)?、申請方式、申請時(shí)間；檔案利用信息主要包括編號(hào)、名稱、利用方式、利用者、利用時(shí)間、利用次數(shù)等。第四，檔案保護(hù)管理模塊主要分為檔案破損信息、檔案修復(fù)信息、檔案裝裱信息和檔案防治信息，檔案破損信息主要包括破損檔案的編號(hào)、內(nèi)容、管理負(fù)責(zé)人、時(shí)間；檔案修復(fù)信息主要包括編號(hào)、修復(fù)內(nèi)容、修復(fù)負(fù)責(zé)人、修復(fù)時(shí)間等；檔案裝裱信息主要包括編號(hào)、裝裱負(fù)責(zé)人、裝裱時(shí)間等；檔案防治信息主要包括編號(hào)、防治負(fù)責(zé)人、防治內(nèi)容等。第五，系統(tǒng)用戶模塊主要是用戶信息，主要包括用戶登錄ID、用戶名、用戶類型、用戶密碼等。

4.2 概念結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。在進(jìn)行概念結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的過程中，一般會(huì)通過Entity-RelationshipApproach（E-R）數(shù)據(jù)模式來進(jìn)行表示。

4.3 邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫的邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)就是將概念設(shè)計(jì)中的E-R圖進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)換，從而使其能夠與DBMS產(chǎn)品的數(shù)據(jù)模型相匹配，形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫表格，并實(shí)現(xiàn)不同數(shù)據(jù)庫表格之間的有效聯(lián)系。

二、系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)

在完成了圖書館檔案管理信息系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)之后，還需要進(jìn)行系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)，這樣才能夠順利實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的運(yùn)行。利用軟件工程的思想，在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，要始終遵循面向用戶的基本原則，可以將圖書館檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)劃分為以下幾個(gè)部分。

1.系統(tǒng)主要分析類設(shè)計(jì)

根據(jù)上文的分析，在進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，主要分為檔案、人員、征集、利用過程幾個(gè)分析類。其中，檔案的主要屬性相對較多，比如檔案的編號(hào)和檔案的名稱，檔案所屬的宗號(hào)、分類號(hào)，檔案所處的地點(diǎn)、檔案產(chǎn)生的時(shí)間、檔案的狀態(tài)、檔案的大小等等，同時(shí)針對檔案進(jìn)行的操作主要包括檔案目錄的編制、檔案的審核與查詢、檔案的刪除與添加、檔案的移交等等。人員的主要屬性包括人員的名稱和編號(hào)、人員的性別和年齡、人員所在的部門與崗位、人員的聯(lián)系方式，針對人員進(jìn)行的操作主要包括信息的添加、信息的查詢和信息的刪除等等。檔案征集業(yè)務(wù)是圖書館獲得檔案資源的主要方式，因此屬性主要包括檔案征集的目的和目標(biāo)、檔案征集的內(nèi)容和方式、檔案征集的時(shí)間和地點(diǎn)，針對檔案征集的主要操作包括但征集信息的添加、查詢和刪除。在檔案的利用過程中，需要對檔案的出入庫進(jìn)行嚴(yán)格的管理，主要信息包括檔案出入庫的編號(hào)、檔案的名稱和編號(hào)、檔案出入庫的原因和負(fù)責(zé)人、檔案使用者等等，需要進(jìn)行的操作主要包括添加、審核、查詢、修改、刪除等。

2.系統(tǒng)動(dòng)態(tài)模型設(shè)計(jì)

系統(tǒng)動(dòng)態(tài)模型設(shè)計(jì)同樣圖書館檔案管理信息系統(tǒng)的重要設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，主要是通過順序圖和活動(dòng)圖的方式，對系統(tǒng)的具體操作行為進(jìn)行有效的驗(yàn)證。

2.1 維護(hù)系統(tǒng)信息順序圖。當(dāng)系統(tǒng)的管理人員登錄到平臺(tái)之后，通過系統(tǒng)選擇對應(yīng)的操作模塊，然后進(jìn)入到界面完成操作。管理人員可以根據(jù)系統(tǒng)提供的功能實(shí)現(xiàn)信息的查詢、添加、修改、刪除等處理，將處理的結(jié)果保存到數(shù)據(jù)庫中，最后再返回到結(jié)果界面中。如圖3所示，就是管理員維護(hù)系統(tǒng)的信息順序圖。

圖3 維護(hù)系統(tǒng)信息順序圖

2.2 檔案信息發(fā)布順序圖。圖書館負(fù)責(zé)檔案信息發(fā)布的管理人員在進(jìn)入到系統(tǒng)之后，根據(jù)選擇模塊進(jìn)入檔案征集信息發(fā)布界面，根據(jù)工作的具體需求上傳檔案征集的相關(guān)通知，發(fā)布征集檔案的具體內(nèi)容、征集時(shí)間和征集方式，在完成操作之后進(jìn)行保存，由系統(tǒng)將相關(guān)信息反饋給管理人員。

2.3 檔案出入庫活動(dòng)圖。圖書館檔案管理人員在登錄系統(tǒng)之后，首先選擇檔案出入庫管理模塊，然后進(jìn)入到管理模塊的操作界面。操作界面中會(huì)彈出待辦事項(xiàng)的相關(guān)提示，能夠快速引導(dǎo)工作人員完成出入庫檔案資料的有效審核，在完成了相關(guān)檔案的審核之后，對檔案進(jìn)行有效的分類，然后再根據(jù)系統(tǒng)功能生成出入庫憑證，進(jìn)行簽字和蓋章。完成上述操作后，再通知工作人員及時(shí)完成檔案的出入庫操作。

2.4 檔案提供利用活動(dòng)圖。檔案利用管理人員在進(jìn)入系統(tǒng)之后，根據(jù)功能模塊進(jìn)入到利用管理操作界面中，審核系統(tǒng)中提交的各類檔案資料利用申請，在完成申請審核之后對申請信息進(jìn)行有效的處理，并保存到數(shù)據(jù)庫之中。此時(shí)系統(tǒng)會(huì)將處理結(jié)果反饋給工作人員，并在系統(tǒng)后臺(tái)生成檔案利用的相關(guān)記錄和統(tǒng)計(jì)，能夠幫助工作人員更加快速的查詢檔案信息的利用情況。

2.5 檔案技術(shù)保護(hù)活動(dòng)圖。檔案技術(shù)保護(hù)人員登入到系統(tǒng)之后，根據(jù)模塊功能進(jìn)入檔案保護(hù)管理模塊操作界面，對需要進(jìn)行檔案保護(hù)的各類資料進(jìn)行有效的查詢，并完成相關(guān)的信息登記和修改，將處理后的結(jié)果存入到數(shù)據(jù)庫之中，并生成相應(yīng)的反饋信息。

3.功能模塊設(shè)計(jì)

根據(jù)圖書館檔案管理業(yè)務(wù)需求，規(guī)劃了圖書館檔案管理信息系統(tǒng)的主要功能，并構(gòu)建了系統(tǒng)動(dòng)態(tài)模型，在此基礎(chǔ)上，圖書館檔案管理信息系統(tǒng)的主要功能模塊的具體實(shí)現(xiàn)如下所示。

3.1 登錄界面設(shè)計(jì)。在進(jìn)行用戶登錄時(shí)，不同的用戶會(huì)通過登錄名和密碼進(jìn)入到不同的界面之中，主要根據(jù)不同業(yè)務(wù)內(nèi)容來合理劃分不同人員的權(quán)限，比如檔案管理部門處長、檔案信息征集人員、檔案出入庫管理人員等等。

3.2 主界面設(shè)計(jì)。

在登錄成功之后，用戶會(huì)直接進(jìn)入到檔案管理信息系統(tǒng)的界面之中。例如，系統(tǒng)管理員在登錄之后，彈出系統(tǒng)主界面。在進(jìn)入系統(tǒng)主界面之后，管理人員就可以根據(jù)需要完成的業(yè)務(wù)項(xiàng)目來進(jìn)行模塊的選擇

3.3 主要功能界面。檔案的出入庫管理主要是記錄檔案的出入庫的數(shù)據(jù)信息，為日后的信息查詢提供有效的依據(jù)，并完成對出入庫申請的有效審核。系統(tǒng)管理主要是針對用戶權(quán)限和用戶信息進(jìn)行管理，目錄編制主要是針對入庫檔案進(jìn)行有效的分類，便于后續(xù)的查詢和使用。

結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，Web技術(shù)在圖書館檔案管理信息系統(tǒng)中的應(yīng)用也日益成熟。因此，需要立足于圖書館檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)需求，設(shè)計(jì)更加完善的系統(tǒng)架構(gòu)，這樣才能夠進(jìn)一步提高管理信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)質(zhì)量，為圖書館方案管理質(zhì)量的提升奠定良好的基礎(chǔ)，推動(dòng)圖書館檔案服務(wù)功能進(jìn)一步優(yōu)化和升級。