基于出庫(kù)單視角的智能財(cái)務(wù)初探

田彬 /中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院

石放 /中科信工程咨詢(xún)（北京）有限責(zé)任公司

邢晨 /中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院物資中心

航天物資中心是物資集中采購(gòu)和供應(yīng)的部門(mén)，與一般物流企業(yè)不同，屬于集采購(gòu)、檢驗(yàn)檢測(cè)、倉(cāng)儲(chǔ)、運(yùn)輸、銷(xiāo)售、配送等功能為一體的綜合部門(mén)。由于軍工生產(chǎn)的特殊背景，物資中心至今沒(méi)有實(shí)現(xiàn)與客戶(hù)、供應(yīng)商智能傳遞信息。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展和航天科技產(chǎn)業(yè)化的全面推進(jìn)，進(jìn)一步整合并有效管理企業(yè)供應(yīng)鏈流程，從全流程供應(yīng)鏈管理角度、供應(yīng)鏈參與者視角優(yōu)化和精簡(jiǎn)物資流轉(zhuǎn)流程，實(shí)現(xiàn)出庫(kù)單智能化，依靠信息手段為客戶(hù)提供高效和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，成為航天企業(yè)迫切需要解決的問(wèn)題。

一、出庫(kù)單形成流程

目前，物資中心的供應(yīng)鏈系統(tǒng)無(wú)法直達(dá)客戶(hù)，物資的出庫(kù)數(shù)據(jù)及各客戶(hù)單位的入庫(kù)數(shù)據(jù)仍依賴(lài)紙質(zhì)出庫(kù)單歸集。

1.出庫(kù)單的產(chǎn)生

當(dāng)客戶(hù)采購(gòu)物資時(shí)，首先將需求信息傳遞到物資中心需求員，需求信息在計(jì)劃員、采購(gòu)員、供應(yīng)商、詢(xún)價(jià)員之間傳遞；其次通過(guò)比價(jià)確定中標(biāo)供應(yīng)商，供應(yīng)商按期供貨，保管員驗(yàn)貨入庫(kù)，系統(tǒng)生成入庫(kù)單；最后采購(gòu)員通知供應(yīng)商開(kāi)票予以付款，由計(jì)劃員下達(dá)物資調(diào)撥訂單，保管員負(fù)責(zé)出庫(kù)，系統(tǒng)直接生成出庫(kù)單。具體流程如圖1 所示。

2.出庫(kù)單的流轉(zhuǎn)

生成出庫(kù)單后，將物資配送到客戶(hù)，客戶(hù)在紙質(zhì)出庫(kù)單上簽字領(lǐng)用物資，保管員將已簽字的出庫(kù)單移交給財(cái)務(wù)人員，出庫(kù)單的財(cái)務(wù)流程即可開(kāi)啟。從圖1 可知，出庫(kù)單的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)存在諸多中間環(huán)節(jié)，導(dǎo)致出庫(kù)單流轉(zhuǎn)繁瑣，還可能出現(xiàn)退單、丟單的情況，最終無(wú)法到達(dá)財(cái)務(wù)報(bào)表環(huán)節(jié)。

圖1 出庫(kù)單的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)

二、存在的問(wèn)題

近年來(lái)，隨著發(fā)射密度呈上升趨勢(shì)，物資中心的業(yè)務(wù)規(guī)模也不斷擴(kuò)大。由于供應(yīng)鏈系統(tǒng)無(wú)法直達(dá)客戶(hù)，流程中各環(huán)節(jié)依賴(lài)紙質(zhì)出庫(kù)單審核導(dǎo)致流轉(zhuǎn)時(shí)長(zhǎng)增加，從而引發(fā)存貨居高不下、收入無(wú)法確認(rèn)、跨年結(jié)算滯后、應(yīng)收賬款回款困難，嚴(yán)重影響了采購(gòu)資金回流，加劇了資金緊張的局面。

1.存貨居高不下

一是物資中心業(yè)務(wù)員（需求員、計(jì)劃員、采購(gòu)員）按客戶(hù)要求的時(shí)間完成物資采購(gòu)入庫(kù)后，由于客戶(hù)生產(chǎn)進(jìn)程緩慢、設(shè)計(jì)臨時(shí)更改等原因，導(dǎo)致物資無(wú)法及時(shí)領(lǐng)用、出庫(kù)，致使存貨偏高。二是因業(yè)務(wù)員溝通或理解存在偏差導(dǎo)致錯(cuò)誤采購(gòu)物資；由于時(shí)間掌握不精準(zhǔn)導(dǎo)致物資超保質(zhì)期、復(fù)驗(yàn)期，從而無(wú)法用于生產(chǎn)，致使已入庫(kù)物資難以出庫(kù)，只能自行承擔(dān)報(bào)廢損失。三是客戶(hù)按年計(jì)劃或生產(chǎn)周期提出物資需求，業(yè)務(wù)員采購(gòu)?fù)瓿珊笈咳霂?kù)，單發(fā)領(lǐng)用、大量物資積壓不能出庫(kù)。

2.收入無(wú)法確認(rèn)

物資配送完成后，領(lǐng)用人留取出庫(kù)單的第六聯(lián)，物資中心財(cái)務(wù)人員將第五聯(lián)返還保管員、第一聯(lián)計(jì)收入和應(yīng)收賬款，第二聯(lián)由客戶(hù)對(duì)賬結(jié)算并留存。出庫(kù)單六聯(lián)紙質(zhì)單在流轉(zhuǎn)中分離、歸檔于不同的單位或部門(mén)。因此，時(shí)常會(huì)因缺失某一聯(lián)，致使某環(huán)節(jié)無(wú)法審核確認(rèn)，導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)行流轉(zhuǎn)，最終有限的采購(gòu)資金越來(lái)越緊張。

3.跨年結(jié)算滯后

由于全年任務(wù)不均衡，導(dǎo)致出庫(kù)單的產(chǎn)生時(shí)間也不均衡。出庫(kù)單上半年少、下半年多，年底幾個(gè)月甚至?xí)?。單?jù)量的不均衡導(dǎo)致年底工作量巨大。

物資中心財(cái)務(wù)每月底將已出庫(kù)物資確認(rèn)為收入和應(yīng)收賬款，之后將出庫(kù)單的第二聯(lián)轉(zhuǎn)給客戶(hù)，客戶(hù)財(cái)務(wù)人員一般滯后1～2 月通知開(kāi)具發(fā)票結(jié)算?？梢钥闯觯镔Y中心財(cái)務(wù)年底完成的巨量出庫(kù)單確認(rèn)，客戶(hù)滯后1-2 月次年予以結(jié)算，這些出庫(kù)物資的經(jīng)濟(jì)價(jià)值跨年才能在客戶(hù)的報(bào)表中反應(yīng)出來(lái)。

4.應(yīng)收回款漫長(zhǎng)

當(dāng)出庫(kù)物資被確認(rèn)為收入和應(yīng)收賬款后，應(yīng)收賬款收回的期限不可確定。當(dāng)出庫(kù)單第二聯(lián)到達(dá)客戶(hù)時(shí)，需要提供相關(guān)合同、型號(hào)等證明材料，由于證明材料不詳細(xì)等原因?qū)е聰?shù)月無(wú)法通過(guò)客戶(hù)審查，影響應(yīng)收賬款的收回，從而影響資金流。若通過(guò)客戶(hù)審查順利回款，但由于客戶(hù)支付大面值匯票無(wú)法及時(shí)轉(zhuǎn)出，導(dǎo)致應(yīng)收票據(jù)居高不下，無(wú)法為下一輪的采購(gòu)資金添磚加瓦。

三、應(yīng)對(duì)方案—智能財(cái)務(wù)

首先通過(guò)打通供應(yīng)鏈系統(tǒng)和財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，使財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)全線(xiàn)貫通；其次財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的不斷前端遷移，促進(jìn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)發(fā)生、數(shù)據(jù)產(chǎn)生、財(cái)務(wù)處理同時(shí)進(jìn)行，造就企業(yè)的大數(shù)據(jù)中心；最后通過(guò)數(shù)據(jù)的加工分析，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的價(jià)值。

1.零庫(kù)存管理

零庫(kù)存是指物資在采購(gòu)、銷(xiāo)售、配送等一個(gè)或幾個(gè)環(huán)節(jié)中，不以倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)的形式存在，而是處于周轉(zhuǎn)的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)存貨最小化。物資中心應(yīng)升級(jí)現(xiàn)有供應(yīng)鏈系統(tǒng)，覆蓋物資采購(gòu)全流程，系統(tǒng)平臺(tái)直達(dá)供應(yīng)商，省去內(nèi)部審批程序，如電商，由客戶(hù)在系統(tǒng)平臺(tái)按需下單，供應(yīng)商立即配送，簽收、退貨、換貨等均在系統(tǒng)平臺(tái)直接操作，實(shí)現(xiàn)存貨最小化。

運(yùn)用智慧物流的信息化手段，讓每項(xiàng)物資的所有信息和狀態(tài)實(shí)時(shí)呈現(xiàn)給客戶(hù)和供應(yīng)商，針對(duì)每項(xiàng)物資在系統(tǒng)平臺(tái)可進(jìn)行實(shí)時(shí)聯(lián)查，避免信息不對(duì)稱(chēng)造成的錯(cuò)誤采購(gòu)。

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的全線(xiàn)貫通，物資中心可以隨時(shí)掌握全面的存貨信息，為存貨分析和預(yù)算編制提供數(shù)據(jù)支撐；客戶(hù)也可以通過(guò)存貨的數(shù)量和周轉(zhuǎn)時(shí)長(zhǎng)，加強(qiáng)存貨采購(gòu)管理。

2.動(dòng)態(tài)結(jié)算管理

智能財(cái)務(wù)可以取代所有重復(fù)性、客觀性、可計(jì)算的數(shù)據(jù)工作，而物資采購(gòu)數(shù)據(jù)完全符合重復(fù)性和可計(jì)算的特征，出庫(kù)單、發(fā)票等均可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集的自動(dòng)化、實(shí)現(xiàn)核算處理的自動(dòng)化。

智能財(cái)務(wù)將每項(xiàng)物資的合同、型號(hào)等字段實(shí)時(shí)推送至財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，客戶(hù)簽收物資以后，不需要客戶(hù)財(cái)務(wù)再核對(duì)合同、型號(hào)等信息，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)實(shí)時(shí)進(jìn)行結(jié)算，避免了現(xiàn)模式下的收入不能確認(rèn)、跨年結(jié)算滯后、應(yīng)收回款慢等情況。

3.報(bào)表快捷反應(yīng)

智能財(cái)務(wù)使采購(gòu)數(shù)據(jù)得以實(shí)時(shí)推送至物資中心和客戶(hù)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，物資中心及時(shí)掌握物資出入庫(kù)信息，反饋在存貨、成本和應(yīng)收、收入科目等；客戶(hù)及時(shí)掌握物資入庫(kù)信息，反應(yīng)在存貨和成本科目。

智能財(cái)務(wù)時(shí)代，財(cái)務(wù)共享中心越來(lái)越普遍，客戶(hù)在系統(tǒng)平臺(tái)簽收物資后，結(jié)算信息自動(dòng)推送到物資中心和客戶(hù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，雙方數(shù)據(jù)同步。通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心耦合制單模式，收入成本快速反饋到雙方報(bào)表中或通過(guò)耦合制單的結(jié)果實(shí)現(xiàn)充分抵消，合并報(bào)表的數(shù)據(jù)更能真實(shí)反應(yīng)當(dāng)期經(jīng)營(yíng)成果。

4.降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

物資中心財(cái)務(wù)每月底計(jì)算收入，客戶(hù)財(cái)務(wù)滯后1～2 月依據(jù)發(fā)票入賬?？梢钥闯觯镔Y中心財(cái)務(wù)在物資所有權(quán)實(shí)質(zhì)性轉(zhuǎn)移后即確認(rèn)收入，但是客戶(hù)財(cái)務(wù)方面沒(méi)有及時(shí)確認(rèn)成本，不符合新收入準(zhǔn)則。

物資入庫(kù)后，采購(gòu)員通知供應(yīng)商開(kāi)發(fā)票，由于每個(gè)采購(gòu)員工作習(xí)慣不同，導(dǎo)致通知開(kāi)發(fā)票的間隔時(shí)間不同，若采購(gòu)員沒(méi)有及時(shí)通知，導(dǎo)致跨月供應(yīng)商才開(kāi)具發(fā)票，而當(dāng)月只能按含稅價(jià)計(jì)入成本。人工通知開(kāi)票，會(huì)造成當(dāng)期成本虛高，從而對(duì)稅賦產(chǎn)生一定影響。物資中心的財(cái)務(wù)部門(mén)確認(rèn)收入科目時(shí)，按出庫(kù)金額（即含稅價(jià)）全額計(jì)入收入，待客戶(hù)審核完成開(kāi)具發(fā)票后，財(cái)務(wù)人員按發(fā)票的稅金計(jì)入應(yīng)繳稅費(fèi)科目，并沖減相應(yīng)收入。如果發(fā)票開(kāi)具時(shí)間與收入確認(rèn)時(shí)間不在同一期間，會(huì)導(dǎo)致當(dāng)期收入虛高且對(duì)稅賦產(chǎn)生一定影響。

供應(yīng)鏈參與者可通過(guò)實(shí)現(xiàn)智能財(cái)務(wù)，解決目前存在的問(wèn)題。物資入庫(kù)后系統(tǒng)將入庫(kù)單推送至供應(yīng)商，供應(yīng)商開(kāi)具電子發(fā)票，系統(tǒng)將配對(duì)好的入庫(kù)單和發(fā)票入賬；物資出庫(kù)待客戶(hù)簽收后，物資中心財(cái)務(wù)及時(shí)開(kāi)具發(fā)票并上傳至系統(tǒng)，通過(guò)耦合制單方式，以出庫(kù)單和發(fā)票為附件實(shí)現(xiàn)雙方當(dāng)期統(tǒng)一入賬。客戶(hù)可通過(guò)系統(tǒng)做到及時(shí)確認(rèn)成本，發(fā)票的及時(shí)上傳也保證了企業(yè)的收入、成本和稅賦水平的真實(shí)性，具體流程如圖2 所示。

圖2 系統(tǒng)具體流程

隨著“大智移云”的時(shí)代到來(lái)，財(cái)務(wù)信息化水平的日新月異，智能財(cái)務(wù)的落地工作越來(lái)越成為物資中心亟待解決的問(wèn)題。航天物資流轉(zhuǎn)過(guò)程中，智慧物流的應(yīng)用、智能財(cái)務(wù)的開(kāi)展、信息化建設(shè)的普及、智能辦公的推廣、流程設(shè)置的優(yōu)化等，都會(huì)有助于減少流轉(zhuǎn)路障、提升財(cái)務(wù)智慧體驗(yàn)，逐步實(shí)現(xiàn)建設(shè)國(guó)際一流大型航天企業(yè)集團(tuán)的目標(biāo)。