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      基于三支柱模式的醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)存在問題及對策建議

      2023-03-27 11:24:22韋雪俠
      關(guān)鍵詞:人力資源部信息系統(tǒng)人力

      解 龍 汪 薇 韋雪俠

      引言

      隨著全國醫(yī)改工作進(jìn)程的不斷深入,對醫(yī)院人力資源管理工作提出了新的挑戰(zhàn),人力資源部也由一個職能科室轉(zhuǎn)變成業(yè)務(wù)科室,部分醫(yī)院人力資源部門為適應(yīng)新的發(fā)展形勢,提升人力資源管理價值、提高人力資源管理效率和質(zhì)量、開始嘗試轉(zhuǎn)型,效仿建立HR三支柱模型。上世紀(jì)90年代由密歇根大學(xué)戴維·尤里奇教授在《人力資源轉(zhuǎn)型》一書中提出的“四角色”模型,經(jīng)美國IBM公司多年的實踐總結(jié),最終形成了今天的“三支柱”模型。人力資源三支柱管理體系包括人力資源專家(HRCOE)、人力資源業(yè)務(wù)合作伙伴(HRBP)、人力資源共享服務(wù)中心(HRSSC)三部分(見圖1)。其中,HRCOE主要是對醫(yī)院人事提供戰(zhàn)略規(guī)劃和頂層設(shè)計工作;HRBP擔(dān)任臨床業(yè)務(wù)科室與人力資源部溝通橋梁的重要角色,保障各項措施順利實施;HRSSC是基礎(chǔ)服務(wù)中心,負(fù)責(zé)日常事務(wù)性工作,如招聘、薪酬、職稱、檔案等,通過建立一個服務(wù)中心對相關(guān)工作統(tǒng)一進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、流程化處理,以提高工作效率。通過三者的相互支持與協(xié)作,提升人力資源業(yè)務(wù)水平和效率。HRSSC部門的主要工作可以通過信息化的手段系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化,從而達(dá)到進(jìn)一步提高工作效率、降低運行成本的目的。本文基于“三支柱”模型對醫(yī)院人力資源管理流程進(jìn)行優(yōu)化,通過分析HRSSC工作過程中信息化存在的問題,提出“互聯(lián)網(wǎng)+”下人力資源信息化管理的改善策略,進(jìn)一步優(yōu)化人力資源管理流程,實現(xiàn)人力資源管理戰(zhàn)略的成功轉(zhuǎn)型。

      一、信息系統(tǒng)的作用

      (一)提高工作效率,節(jié)約人力成本

      近年來,隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴張,醫(yī)院人力資源部基礎(chǔ)性事務(wù)業(yè)務(wù)量也隨之增加,但醫(yī)院人力資源部大部分業(yè)務(wù)仍以手工處理為主,這種方式效率比較低下,工作人員業(yè)務(wù)量比較大,導(dǎo)致醫(yī)院人力資源部需要大量工作人員處理事務(wù),加班也成了大部分人事管理人員的工作常態(tài),而且人工辦理難免出差錯,增加了不必要的麻煩,影響醫(yī)務(wù)人員的滿意度,近年來人力資源部已成為臨床評價較低的職能科室。人力資源信息系統(tǒng)把傳統(tǒng)人工負(fù)責(zé)的工作轉(zhuǎn)換成由信息系統(tǒng)處理的系統(tǒng)化、流程化工作,避免了人工繁瑣的事務(wù)處理,通過把人事制度、業(yè)務(wù)辦理流程、日常通知等告知性事務(wù)通過信息系統(tǒng)進(jìn)行公示,大大減少了人工溝通解釋工作,節(jié)省醫(yī)院人力成本。也可以將招聘、崗位調(diào)整、薪酬、考勤、考核、培訓(xùn)、檔案管理等日常事務(wù)性工作利用信息系統(tǒng)進(jìn)行辦理,可以大大節(jié)省人力、提高工作效率。同時流程管理的移動化和自動上傳避免了職工扎堆報送材料,節(jié)省了時間,提升了職工對人力資源服務(wù)工作的滿意度。

      圖1.HR三支柱模型

      (二)提高信息對稱程度

      完善的人事管理系統(tǒng)有助于員工及時了解個人情況,提高員工與醫(yī)院之間的信息對稱度。如人員基本信息維護(hù)功能:導(dǎo)入人力資源部現(xiàn)有信息庫,開放員工自助查詢,當(dāng)員工發(fā)現(xiàn)個人信息錯誤或有信息更新時可通過個人端提出修改意見,并可添加相應(yīng)的電子證明文件,反饋至人事管理部門,人事管理部門會同相關(guān)職能部門審核后加以修改,進(jìn)行證書管理,建立電子檔案,能記錄下變動歷史,并可查詢到個人的歷史變動記錄,如顯示學(xué)歷、職稱的變動歷程,不覆蓋歷史記錄,并有統(tǒng)計、日志功能,如修改了多少條記錄,某人何信息何時間被修改。提示功能模塊:例如可根據(jù)任職年限提示哪些人專業(yè)技術(shù)職稱可晉升下一級專業(yè)技術(shù)職稱,是否滿足基本條件,并可反饋給個人;哪些人勞動合同到期,工資(崗位、薪級、學(xué)歷變動)調(diào)整,即將退休、試用期將滿等;且上述均能反饋到個人,使員工能夠及時了解個人相關(guān)信息,避免因信息不對稱、不及時影響個人利益,同時可以提高員工滿意度。

      (三)提高人力資源信息利用效益

      傳統(tǒng)的人力資源利用效益較低,在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)做決策需要人力資源數(shù)據(jù)支撐時往往難以提供及時、全面的客觀數(shù)據(jù),不利于醫(yī)院發(fā)展。人力資源部是為醫(yī)院提供戰(zhàn)略決策、戰(zhàn)略部署數(shù)據(jù)參考的重要部門,而及時、全面的數(shù)據(jù)信息需要一套完善的信息系統(tǒng)做輔助。完善的信息系統(tǒng)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理功能,通過基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的存儲,利用系統(tǒng)處理大量數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分類、排查等重復(fù)性工作,實現(xiàn)零誤差的高效率管理,提高人力資源管理人員的工作效率,實現(xiàn)從事務(wù)性工作轉(zhuǎn)變到專業(yè)分析性工作中,人力資源部工作人員可實現(xiàn)高效率的數(shù)據(jù)檢索、查詢、縱橫向比對分析,及時發(fā)現(xiàn)人力資源管理可能存在的問題,及時進(jìn)行完善或反饋給上級領(lǐng)導(dǎo),也可以及時整理出相關(guān)數(shù)據(jù)供醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)參考,提升了專業(yè)判斷力,為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確、快速的分析和決策。

      二、信息系統(tǒng)建設(shè)存在問題

      (一)醫(yī)院對人力資源管理信息化不夠重視

      目前,仍有很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對人力資源管理信息化建設(shè)工作的重視不夠,認(rèn)為人事部門,只是普通業(yè)務(wù)部門,只要能把工作做好就行,信息化建設(shè)不需要太完善,也不需要投入過多資金。導(dǎo)致在人力資源信息化管理建設(shè)方面的資金投入少、資源傾斜小,人力資源信息化管理人才缺失、人力資源信息化管理系統(tǒng)落后,相關(guān)配套資源缺失嚴(yán)重,不利于信息化工作的開展,一定程度上阻礙了醫(yī)院的信息化建設(shè),導(dǎo)致HRSSC工作人員仍然陷于日常繁瑣事務(wù)工作中,工作積極性不高,工作效率低下,不利于人力資源的規(guī)范管理,難以提升管理效益。

      (二)信息化管理覆蓋范圍有待拓展

      目前,受傳統(tǒng)管理理念、技術(shù)水平等因素的限制,醫(yī)院人力資源信息化建設(shè)過程中,存在對信息化認(rèn)識不夠、應(yīng)用不多的現(xiàn)象,仍然存在很多待開發(fā)、待完善區(qū)域,人力資源信息化管理的覆蓋范圍還有很大拓展空間。很多醫(yī)院信息化整體應(yīng)用程度不高,或者有些科室信息化程度高、有些信息化程度低,各系統(tǒng)之間獨立招標(biāo),部門科室的信息系統(tǒng)隸屬于不同的公司,導(dǎo)致醫(yī)院各科室系統(tǒng)存在難以進(jìn)行關(guān)聯(lián)或關(guān)聯(lián)程度不夠的情況,信息系統(tǒng)之間連接不暢,醫(yī)院就不能充分利用信息化的資源共享,沒有形成規(guī)模化、系統(tǒng)化,不利于醫(yī)院部門間資源共享,嚴(yán)重影響了HRSSC人員的工作效率,也不利于醫(yī)院信息系統(tǒng)中信息的開發(fā)和利用。

      (三)信息化人員素養(yǎng)有待提升

      雖然有些醫(yī)院已經(jīng)認(rèn)識到人力資源管理信息化建設(shè)的重要性,但在建設(shè)過程中陷入沒有信息化建設(shè)技術(shù),缺少信息化建設(shè)人才的困境。表現(xiàn)為:資深的人力資源管理工作人員雖然有豐富的管理經(jīng)驗,但在工作過程中缺乏熟練應(yīng)用相關(guān)信息化技術(shù)的能力,如對大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、計算機操作技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)等的技術(shù)素養(yǎng)較低;而年輕工作人員雖然信息技術(shù)較熟練,但人力資源管理工作經(jīng)驗不足,再加上醫(yī)院人才培訓(xùn)體系不完善,導(dǎo)致部分HRSSC人員不能很好地利用現(xiàn)代化技術(shù)處理日常工作。目前醫(yī)院對人力資源信息化管理復(fù)合型人才需求激增,此類人員的招聘難度較高,最終導(dǎo)致HRSSC管理人員信息素養(yǎng)難以滿足實際需求,從而阻礙醫(yī)院人力資源管理信息化工作的建設(shè)進(jìn)展。

      (四)信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重

      從實踐來看,醫(yī)院的人力資源管理工作是非常復(fù)雜的,涉及醫(yī)務(wù)、護(hù)理、財務(wù)、科研、教學(xué)、后勤等多個部門,目前來說,醫(yī)院人力資源信息化管理中,仍然存在著信息孤島現(xiàn)象,部門間信息系統(tǒng)孤立,沒有建立信息共享端口,信息不能及時共享,不同部門信息交流不夠通暢,進(jìn)而影響人力資源的管理效率,想要與多個部門的信息系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)、共享數(shù)據(jù),單靠人力資源部門難以推動此項工作,需要醫(yī)院進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和部署。

      三、對策建議

      (一)提高認(rèn)識轉(zhuǎn)變管理觀念

      “新醫(yī)改”背景下,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及人力資源管理者應(yīng)充分認(rèn)識到人力資源信息化管理的必要性和重要性,信息化的應(yīng)用有助于提高人事管理效率、節(jié)約管理成本、提升服務(wù)質(zhì)量、提升醫(yī)院的管理水平等,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)摒棄傳統(tǒng)觀念、提高思想認(rèn)識、敢于創(chuàng)新爭先,努力將人力資源信息化建設(shè)提高到“一把手”建設(shè)工程高度,只有院領(lǐng)導(dǎo)提高認(rèn)識和足夠重視,才能建立起完善的人力資源管理信息系統(tǒng),充分發(fā)揮信息技術(shù)在人力資源管理中的優(yōu)勢和價值,積極推動醫(yī)院信息化建設(shè),保障人力資源管理信息化建設(shè)工作順利開展,實現(xiàn)人力資源信息化管理的最大價值。

      (二)拓展覆蓋范圍

      醫(yī)院想要充分發(fā)揮信息化管理的價值,需要對醫(yī)院各部門信息系統(tǒng)進(jìn)行梳理,完善各部門的信息系統(tǒng),積極拓展信息化的覆蓋范圍,通過信息化技術(shù)將醫(yī)院的各個部門聯(lián)系起來,形成全面系統(tǒng)的信息化管理系統(tǒng),使部門間信息可以實現(xiàn)互聯(lián)互通,部門間溝通和信息共享更高效。HRSSC的很多工作可以通過信息化建立系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化工作流程,如考勤管理、合同、招聘、社保、職稱、薪酬、人員信息管理等都可以實現(xiàn)信息化管理、進(jìn)行信息化建設(shè)。建立起全面、系統(tǒng)的人力資源信息化管理系統(tǒng)不僅能夠提升人力資源管理的質(zhì)量和效率,同時也可以節(jié)省臨床工作人員的時間,避免臨床工作人員到現(xiàn)場處理,提高員工對人力資源管理工作的配合度,提升人力資源管理效益。

      (三)注重人才培養(yǎng)

      目前,各級醫(yī)院逐漸重視人力資源信息化管理,開始加大信息系統(tǒng)管理人員招聘力度,導(dǎo)致信息系統(tǒng)管理人員短缺,為應(yīng)對人力資源信息化管理人才缺失問題,醫(yī)院可通過以下三個方面采取措施。一是加大人才引進(jìn)力度,通過加大宣傳力度、擴大招聘范圍、提高福利待遇等措施吸引信息化管理人才,也可以通過為信息化管理人才提供相應(yīng)的人才補貼、購房補貼等方式吸引優(yōu)秀的人才,以及時為醫(yī)院補充短缺的信息化技術(shù)人才,提升醫(yī)院人力資源信息化管理人員素養(yǎng),為人力資源信息化管理奠定良好基礎(chǔ);二是加大現(xiàn)有人員信息化素養(yǎng)培訓(xùn)力度,通過院內(nèi)開展信息技術(shù)專題講座、業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),院外進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式,不斷提升人力資源信息化管理人員的信息化技能,為人力資源管理信息化建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ);三是加強管理人員隊伍職業(yè)化建設(shè),打破醫(yī)院傳統(tǒng)人力資源管理模式中“管理人員多為醫(yī)技、護(hù)理、臨床轉(zhuǎn)崗人員”的固化思維,引進(jìn)專業(yè)管理人員,加強管理人員信息化素養(yǎng)培養(yǎng),消除管理崗位老年化、兼職化現(xiàn)象,保持管理隊伍的活力,以保障醫(yī)院人力資源管理信息化系統(tǒng)建設(shè)工作更高效的開展。

      (四)打破信息壁壘

      如果想打破信息壁壘,管理者們就要站在更高的層面看待信息化建設(shè)工作,充分認(rèn)識到醫(yī)院信息化建設(shè)不是一個部門的事情,而是醫(yī)院整體信息化戰(zhàn)略的重要組成部分,只有各部門全面建立完善的信息系統(tǒng),并且系統(tǒng)間能夠?qū)崿F(xiàn)信息互聯(lián)互通,能夠互相支持和共享,信息資源只有互通共享才能帶來更大的效益、產(chǎn)生最大的價值。通過人力資源管理系統(tǒng)與醫(yī)院各職能部門信息平臺對接,使醫(yī)務(wù)、護(hù)理、教學(xué)、科研、財務(wù)等系統(tǒng)與人力資源管理系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互通,實現(xiàn)信息的互相共享,打破信息壁壘,消除信息孤島,發(fā)揮信息管理的最大效益,實現(xiàn)人力資源管理最大效能。

      四、結(jié)束語

      “三支柱” 模式為人力資源管理改革提供了新的方向,而信息化能夠更好的助力“三支柱”模式的落實,提高管理效能和管理效益,醫(yī)院人力資源管理要想實現(xiàn)高效的管理目標(biāo),就必須注重信息化建設(shè)工作,充分利用好信息系統(tǒng),促進(jìn)信息共享,提高服務(wù)水平,從而更科學(xué)有效的進(jìn)行人力資源管理,實現(xiàn)醫(yī)院良好快速發(fā)展,提升社會影響力,促進(jìn)社會效益的不斷提高。

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