縣級檔案館服務(wù)功能的建設(shè)探索

新時(shí)代背景下，社會建設(shè)過程中的各類檔案信息與數(shù)據(jù)資源的價(jià)值逐漸提升，檔案館要充分響應(yīng)國家檔案行政管理部門所提出的新要求，提高檔案館的檔案資料保管以及利用效率，以充分發(fā)揮檔案館的社會服務(wù)價(jià)值。社會服務(wù)是檔案管理工作的核心任務(wù)，而對現(xiàn)階段的縣級檔案館而言，其館藏檔案在結(jié)構(gòu)與內(nèi)容上過于單一，檢索管理手段信息化不足，編研工作不到位，開放程度較低，服務(wù)意識與服務(wù)能力欠缺，難以為社會公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。為解決這一問題，就需要深入探究強(qiáng)化縣級檔案館社會服務(wù)功能的有效策略。

一、縣級檔案館服務(wù)功能中存在的主要問題

（一）檔案資源內(nèi)容貧乏，館藏結(jié)構(gòu)相對單一

現(xiàn)階段的縣級檔案館建設(shè)狀況與其所在地區(qū)的發(fā)展情況有著緊密聯(lián)系，很多欠發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案館缺乏足夠的社會關(guān)注度與影響力，受當(dāng)?shù)貧v史文化以及相關(guān)政策的影響而存在檔案資源內(nèi)容貧乏的問題，大部分檔案資源均以政策性紅頭文件為主，反映了該地區(qū)各個(gè)時(shí)期的歷史，記載了當(dāng)?shù)卣南嚓P(guān)工作內(nèi)容，而缺少與當(dāng)?shù)鼐用袢粘Ｉ钕嚓P(guān)的文件信息，很多檔案資源缺乏能夠與其他檔案館資源進(jìn)行有效區(qū)分的地域特色以及人文特色，難以對社會公眾產(chǎn)生吸引力。另外，很多縣級檔案館的館藏資料大部分以紙質(zhì)文件作為載體，在館藏結(jié)構(gòu)表現(xiàn)上相對單一，缺乏以數(shù)字、影像、音頻等形式保存的館藏資源，難以為社會公眾提供豐富的閱覽服務(wù)，導(dǎo)致縣級檔案館的社會服務(wù)功能難以得到有效提升。

（二）檢索技術(shù)工具落后，編研管理方法原始

檔案館館藏資源數(shù)量較多，檢索管理難度較大。現(xiàn)階段很多縣級檔案館尚未引入先進(jìn)的信息技術(shù)工具來輔助管理團(tuán)隊(duì)對館藏資源進(jìn)行整理，部分縣級檔案館仍采取傳統(tǒng)的檢索模式，使用手工編制的目錄來搜相關(guān)信息，還有部分縣級檔案館存有手工編制的人名索引目錄，但由于參與目錄編制的管理人員缺乏足夠?qū)I(yè)能力與工作素養(yǎng)，很容易因?yàn)槭韬龆霈F(xiàn)書寫不規(guī)范、條目錯(cuò)誤、標(biāo)題內(nèi)容錯(cuò)位等問題，導(dǎo)致工作人員在檢索檔案信息時(shí)難以高效、準(zhǔn)確、全面地找到所需內(nèi)容。另外，現(xiàn)階段很多縣級檔案館仍采取傳統(tǒng)的編研工作模式，沒有結(jié)合檔案館未來發(fā)展目標(biāo)對其選題進(jìn)行系統(tǒng)性規(guī)劃，在編選檔案材料時(shí)多會選擇與所在地區(qū)歷史文化事件相關(guān)的資料內(nèi)容，題材上缺乏廣泛性，難以全面反映當(dāng)?shù)氐奈幕l(fā)展現(xiàn)狀，管理人員在編研工作中所使用的參考資料內(nèi)容過于陳舊，視角相對單一，多選擇專題目錄、大事記等資料來梳理檔案館資源，而沒有結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)進(jìn)行有深度地編研，導(dǎo)致館藏資源編研成果難以起到強(qiáng)化縣級檔案館社會服務(wù)功能的作用。[1]

（三）館內(nèi)配套設(shè)施簡陋，閱覽環(huán)境待提升

對縣級檔案館而言，要想充分發(fā)揮其社會服務(wù)價(jià)值，就需要借助完善的館內(nèi)配套硬件設(shè)施來對閱覽環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，以便給予公眾良好的信息獲取體驗(yàn)。但對現(xiàn)階段很多縣級檔案館而言，由于管理人員缺乏對檔案工作的重視，同時(shí)受到技術(shù)、資金投入的限制，往往會使用老舊建筑進(jìn)行改造來作為檔案存儲以及管理人員工作的主要場所，其館內(nèi)空間結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)缺乏合理性，預(yù)留的閱覽室空間狹小，內(nèi)部裝修不僅陳舊，還缺乏足夠的文化底蘊(yùn)，難以凸顯檔案館的地域特色，基礎(chǔ)照明、通風(fēng)等滿足人們閱覽需求的功能設(shè)計(jì)不夠完善，導(dǎo)致人們的閱覽體驗(yàn)較差，不具備公眾吸引力。另外，現(xiàn)階段部分縣級檔案館缺少足夠的信息技術(shù)工具，難以構(gòu)建高效的檔案信息檢索系統(tǒng)，導(dǎo)致公眾在查詢閱覽相關(guān)信息時(shí)難以長時(shí)間停留查檔，無法及時(shí)獲取有效信息。

（四）管理觀念更新緩慢，社會服務(wù)質(zhì)量低下

新時(shí)代背景下，國家檔案行政管理部門對檔案館管理工作提出了新要求，但現(xiàn)階段很多縣級檔案館仍保留著傳統(tǒng)的管理觀念，尚未認(rèn)識到縣級檔案館社會服務(wù)功能的重要性，在組織管理工作時(shí)往往更注重傳統(tǒng)工作體系中的檔案整理等工作內(nèi)容，而忽視了為社會公眾提供高質(zhì)量服務(wù)。一方面，現(xiàn)階段很多縣級檔案館存在開放程度不足的問題，沒有組建專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)對館藏資源進(jìn)行全面整理鑒定并對重要檔案文件進(jìn)行備份處理，所篩選的開放檔案數(shù)量過少，人們難以在檔案館獲取想要的信息資源，導(dǎo)致檔案館對社會公眾的吸引力較弱。[2]另一方面，部分縣級檔案館尚未搭建起完善的社會服務(wù)工作體系，沒有對面向社會公眾開放的閱覽室進(jìn)行人性化設(shè)計(jì)，也沒有借助信息技術(shù)工具為社會公眾提供便捷的線上預(yù)約等服務(wù)項(xiàng)目，服務(wù)偏向于被動型，難以為社會公眾提供完整、全面且有深度的檔案信息內(nèi)容，也難以有效提升社會公眾的信息獲取體驗(yàn)，導(dǎo)致檔案館在社會服務(wù)功能方面表現(xiàn)較差。

二、縣級檔案館服務(wù)出現(xiàn)問題的原因

（一）自身因素

縣級檔案館自身的館藏資源、管理理念、服務(wù)模式等因素是影響其社會服務(wù)功能水平的核心原因，也是縣級檔案館亟須著手解決的重要問題。首先，縣級檔案館存在較強(qiáng)的行政管理色彩，在館藏資源方面傾向于收藏與政府部門相關(guān)的文件檔案，對與社會公眾密切相關(guān)的社會生活領(lǐng)域缺少關(guān)注，導(dǎo)致檔案館資源不夠多元、全面以及完整，存在較多重復(fù)檔案，對社會公眾而言缺乏吸引力。其次，很多縣級檔案館管理團(tuán)隊(duì)缺少專業(yè)的管理人才，大多數(shù)工作人員創(chuàng)新意識不足，習(xí)慣于按照傳統(tǒng)工作模式對館藏檔案進(jìn)行處理并向社會公眾提供服務(wù)，沒有積極學(xué)習(xí)各類新型技術(shù)工具的使用方法，使用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)來提高管理工作效率，導(dǎo)致縣級檔案館社會服務(wù)功能較為低下。[3]此外，現(xiàn)階段的縣級檔案館通常以“局館合一”模式進(jìn)行行政管理，這一模式使檔案館有著較為濃厚的行政色彩，在執(zhí)行管理服務(wù)工作時(shí)往往需要按照國家檔案行政管理部門的引導(dǎo)和指揮進(jìn)行操作，導(dǎo)致縣級檔案館缺乏對管理服務(wù)模式的自主創(chuàng)新意識以及能力，無法通過采集調(diào)研了解社會公眾的信息獲取需求，難以及時(shí)更正自身的服務(wù)模式，不利于檔案館社會服務(wù)功能的有效提升。

（二）社會因素

除上述縣級檔案館的自身因素以外，社會外界因素也會對其社會服務(wù)功能的整體水平產(chǎn)生重要影響。一方面，對于現(xiàn)階段的縣級檔案館而言，國家推行了一系列政策來加大對檔案館建設(shè)的投入力度與扶植力度，但實(shí)際資金投入難以有效促進(jìn)縣級檔案館的全面轉(zhuǎn)型。很多欠發(fā)達(dá)地區(qū)的縣級檔案館自身基礎(chǔ)較差，在改造過程中需要耗費(fèi)大量人力、物力以及財(cái)力，要想實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)備的全面升級以及管理服務(wù)理念的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，需要經(jīng)過漫長的創(chuàng)新與改進(jìn)過程。在短期內(nèi)難以獲得明顯回報(bào)，導(dǎo)致縣級檔案館難以吸引到更多社會資本，對社會公眾而言也缺乏足夠的吸引力。另一方面，很多縣級檔案館所在地區(qū)的文化建設(shè)工作相對落后，資源集成度不高，當(dāng)?shù)鼐用駥n案館的重要價(jià)值認(rèn)知不足，對檔案館館藏資源缺乏深入了解，在進(jìn)行科研等工作時(shí)難以及時(shí)想到從檔案館中獲取有效信息，導(dǎo)致檔案館在長期缺乏重視的過程中淡化了創(chuàng)新意識，沒有及時(shí)更新管理服務(wù)理念，不利于社會服務(wù)功能的有效提升。

三、縣級檔案館服務(wù)功能的有效提升路徑

（一）構(gòu)建完善的館藏資源體系，優(yōu)化檔案檢索服務(wù)功能

在新時(shí)代背景下，縣級檔案館要及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，對館藏資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理調(diào)整，引入更多社會領(lǐng)域的文件檔案，讓非政府機(jī)構(gòu)以及普通公民的信息獲取需求均能夠得到滿足。在這一過程中，縣級檔案館管理團(tuán)隊(duì)要增加館藏資源的豐富性，征集更多與社會民生相關(guān)的文件資料，確保館藏資源能夠涉及土地產(chǎn)權(quán)、婚姻登記、企業(yè)檔案、社會保障等多個(gè)方面，提升館藏資源的全面性。同時(shí)，縣級檔案館要著重對檔案館檢索體系進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，通過引入信息技術(shù)工具對檢索目錄進(jìn)行數(shù)字化處理，將館藏資源錄入至數(shù)據(jù)庫體系中，使用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)鍵詞等內(nèi)容查詢，提升查詢?nèi)嫘院蜏?zhǔn)確率，并在檔案館門戶網(wǎng)站上提供與館藏?cái)?shù)據(jù)庫資源相鏈接的窗口，讓公眾可以借助線上網(wǎng)站查詢非涉密檔案內(nèi)容，提高檔案館信息獲取服務(wù)的便捷性。另外，檔案館管理人員要對編研工作模式進(jìn)行優(yōu)化，結(jié)合館藏資源體系結(jié)構(gòu)與公眾需求對編研選題進(jìn)行創(chuàng)新，充分凸顯其地域特色與專業(yè)特色，在圍繞政府工作重心的同時(shí)為社會民眾提供更為豐富的內(nèi)容，讓縣級檔案館更好地發(fā)揮社會服務(wù)功能。

（二）加強(qiáng)館內(nèi)硬件設(shè)施建設(shè)，引入信息技術(shù)管理工具

對縣級檔案館而言，其館內(nèi)硬件設(shè)施質(zhì)量會對社會吸引力有著重要影響。因此，縣級檔案館要從整體硬件層面進(jìn)行優(yōu)化提升，結(jié)合當(dāng)?shù)貧v史文化發(fā)展對建筑外形進(jìn)行調(diào)整，使其既能夠與周邊環(huán)境相協(xié)調(diào)，又具備足夠的藝術(shù)氣息與人文情懷，能夠給公眾留下深刻印象。同時(shí)，對縣級檔案館建筑內(nèi)部也要進(jìn)行合理調(diào)整，使其空間結(jié)構(gòu)得到充分利用，保證檔案存儲區(qū)、閱覽區(qū)以及工作區(qū)分布明確、動線合理。另外，縣級檔案館還要對面向公眾開放的閱覽室環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，確保閱覽室空間面積足夠大，合理選擇照明設(shè)備的型號參數(shù)，改造閱覽室的照明條件，通過充滿藝術(shù)氣息的室內(nèi)裝修來提升用戶體驗(yàn)，在館內(nèi)設(shè)置展廳來展示不同主題的檔案文件，讓民眾有機(jī)會認(rèn)識各類檔案的歷史文化價(jià)值，吸引更多人前來關(guān)注檔案館，認(rèn)識檔案館的重要性，并提升檔案館的文化品位。除此之外，縣級檔案館還要將政府部門撥款資金用于購置智能硬件設(shè)備以及軟件系統(tǒng)維護(hù)上，借助信息技術(shù)工具打造科學(xué)完善的檔案信息存儲與檢索系統(tǒng)，豐富對應(yīng)門戶網(wǎng)站的整體功能，讓人們可以在線上進(jìn)行便捷的預(yù)約操作，為社會公眾提供優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)。[4]

（三）轉(zhuǎn)變社會管理服務(wù)理念，創(chuàng)新管理服務(wù)工作模式

對新時(shí)期縣級檔案館管理工作而言，要想通過創(chuàng)新優(yōu)化提升其社會服務(wù)功能，首先需要從思想觀念層面做出改變。檔案館管理團(tuán)隊(duì)要始終保持包容開放的態(tài)度，充分認(rèn)識到檔案館在新時(shí)代社會主義建設(shè)工作中所占據(jù)的重要地位，了解當(dāng)下社會民眾在信息獲取與利用方面的需求，嚴(yán)格按照檔案法相關(guān)規(guī)定定期向社會公眾進(jìn)行檔案公開，提升檔案館的開放程度。檔案管理人員要提升服務(wù)理念，明確自身定位，將社會民眾的需求放在工作首位，為檔案館構(gòu)建良好的服務(wù)形象。另外，檔案館要對傳統(tǒng)管理服務(wù)工作模式展開創(chuàng)新優(yōu)化。首先，要通過全方位公布檔案館聯(lián)系方式來提升檔案館的開放程度，為社會民眾提供電話預(yù)約以及網(wǎng)絡(luò)預(yù)約服務(wù)，讓社會公眾能夠快速了解檔案館的開放時(shí)間以及開放內(nèi)容，根據(jù)需求合理選擇閱覽服務(wù)。其次，要加大對館藏資源內(nèi)容的宣傳力度，按照一定主題對館藏資源編研成果進(jìn)行宣傳，通過電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙等多種形式來擴(kuò)大宣傳范圍，并將其中具有重要?dú)v史文化價(jià)值的編研成果轉(zhuǎn)化為微電影、紀(jì)錄片等文化產(chǎn)品，提升檔案館的文化影響力。再者，檔案館要加強(qiáng)門戶網(wǎng)站建設(shè)，根據(jù)檔案館地域特色與專業(yè)特色以及社會公眾的實(shí)際需求對網(wǎng)站界面以及功能進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，使網(wǎng)站界面與功能設(shè)計(jì)呈現(xiàn)出簡潔清晰、風(fēng)格獨(dú)特、互動性強(qiáng)的特點(diǎn)，在其中增加線上閱覽功能，讓用戶在瀏覽時(shí)可以同步觀賞館內(nèi)展覽，了解館藏資源特點(diǎn)，并設(shè)置用戶留言反饋版塊，征集民眾建議，以便對檔案館社會服務(wù)功能進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)。[5]此外，檔案館還要積極開展各類豐富的檔案活動，結(jié)合節(jié)假日、紅色文化等主題向社會公眾定期提供檔案資源查閱，組織專業(yè)人員進(jìn)行現(xiàn)場檔案修復(fù)演示，舉辦家庭檔案展覽來吸引更多民眾將家庭生活中有價(jià)值的內(nèi)容進(jìn)行公開展覽，讓檔案館與社會公眾的日常生活相貼近，提升檔案館的社會服務(wù)功能以及社會影響力。

（四）打造全新人才管理體系，有效強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)

對現(xiàn)階段的縣級檔案館建設(shè)工作而言，人才資源的引進(jìn)極為重要，當(dāng)下縣級檔案館要重視對人才資源的開發(fā)，積極開展各類培訓(xùn)活動來轉(zhuǎn)變工作人員的思想觀念，使其充分認(rèn)識到檔案館社會服務(wù)功能的重要價(jià)值，將服務(wù)理念貫徹在日常工作中，不斷加強(qiáng)檔案管理相關(guān)專業(yè)知識與技能的學(xué)習(xí)，積極研究各類信息技術(shù)工具的操作方法。在面對社會公眾時(shí)保持耐心、認(rèn)真的態(tài)度為公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。另外，檔案館還要完善人才激勵(lì)機(jī)制，借助科學(xué)的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)與客觀的獎懲制度來激發(fā)檔案管理工作人員的積極性，不斷提升其工作地位，讓管理人員能夠更好地為社會公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。[6]

四、結(jié)語

新時(shí)代背景下，很多縣級檔案館傳統(tǒng)的配套設(shè)施與管理手段已無法滿足檔案行政管理部門所提出的各項(xiàng)要求，不僅存在檔案管理效率與檔案資源利用率過于低下的問題，還缺乏完善的社會服務(wù)功能，難以向社會公眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。要想解決這一問題，縣級檔案館就要對現(xiàn)有館藏資源體系進(jìn)行優(yōu)化，豐富檔案內(nèi)容并對其資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，引入信息技術(shù)手段對檔案檢索體系與管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，打造完善的檔案編研工作體系，加大對檔案資源的開發(fā)利用，強(qiáng)化檔案館內(nèi)部的硬件設(shè)施，對原有服務(wù)體系進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，提供高質(zhì)量的社會服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]譚丹.城建檔案館社會服務(wù)功能提升初探[J].城建檔案，2019（09）：73-74.

[3]彭利.深化檔案業(yè)務(wù)建設(shè) 發(fā)揮檔案服務(wù)功能——淺談城建檔案社會服務(wù)功能的提升[J].城建檔案，2019（08）：100-102.

[4]于麗紅.淺談縣級檔案館社會服務(wù)功能建設(shè)[J].黑龍江檔案，2018（03）：103.

[5]馬媛媛.城市建設(shè)檔案館社會服務(wù)功能提升初探[J].北京檔案，2018（03）：34-37.

[6]郭禹彤.淺談新時(shí)期公共檔案館社會服務(wù)功能及其建設(shè)[J].黑龍江檔案，2015（05）：63.

（作者簡介：李珊珊，女，本科，山東省東營市利津縣檔案館，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）