高校信息化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)管理研究

陸燕珍

(柳州鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣西柳州 545616)

1 高校信息化建設(shè)的歷史進(jìn)程和必然性

我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)高校信息化建設(shè)具有重要意義，高校的信息化建設(shè)對(duì)校園管理的科學(xué)化和高效化同樣重要。目前,信息化管理已深入學(xué)校行政管理、教學(xué)管理、科研管理、財(cái)務(wù)管理和學(xué)生管理的各層面，已深刻影響學(xué)校信息化的運(yùn)行。各高校也越來(lái)越重視信息化管理，力求在信息化管理上發(fā)力，提升學(xué)校的管理水平和運(yùn)行效率。高校的信息化建設(shè)和智慧化建設(shè)必將成為高校建設(shè)發(fā)展的重要部分，智慧校園建設(shè)將成為發(fā)展趨勢(shì)[1]。信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理與信息化建設(shè)具有同等重要的地位，沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)管理，信息化運(yùn)行的安全將得不到有效保障。隨著建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，項(xiàng)目資金、人力、物力及信息資源的投入也將急劇擴(kuò)大，隨之而來(lái)的信息化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)也將隨之而來(lái)，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理也就成為信息化建設(shè)的必然要求，并且關(guān)系到信息化建設(shè)成敗。

2 高校信息化建設(shè)特點(diǎn)、內(nèi)涵及存在的風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)

高校信息化建設(shè)主要是將現(xiàn)代化的管理理念融于計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)等應(yīng)用與高校行政管理、教學(xué)管理和學(xué)生管理的一個(gè)系統(tǒng)而又復(fù)雜的工程。由于信息化項(xiàng)目的復(fù)雜性和不確定性、信息化項(xiàng)目的需求變化性，信息化項(xiàng)目的建設(shè)一般要有專(zhuān)門(mén)的部門(mén)和人員統(tǒng)一組織、統(tǒng)一協(xié)調(diào)。沒(méi)有復(fù)合型專(zhuān)業(yè)性的新技術(shù)人才，項(xiàng)目建設(shè)隊(duì)伍就很難組建，組建起來(lái)的隊(duì)伍不能切實(shí)履行項(xiàng)目建設(shè)的責(zé)任，更不能很好地將項(xiàng)目建設(shè)好。信息化項(xiàng)目主要采取外包方式高校信息化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)目前呈現(xiàn)出多樣性的特征，包含決策風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、人事風(fēng)險(xiǎn)和項(xiàng)目開(kāi)發(fā)風(fēng)險(xiǎn)，它們直接影響到信息化項(xiàng)目的建設(shè)質(zhì)量和項(xiàng)目推進(jìn)進(jìn)度[2]。高校信息化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)不等同于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊，也不同于用戶信息被盜竊、被曝光等一般性的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)一般而言，就是指在事件或項(xiàng)目運(yùn)行中出現(xiàn)不可控事件或者不可控的結(jié)果，超出預(yù)見(jiàn)性，并給事件運(yùn)行本身帶來(lái)較大的負(fù)面影響的情況。一般來(lái)說(shuō)，事件風(fēng)險(xiǎn)的大小主要通過(guò)事件或項(xiàng)目運(yùn)行發(fā)生的概率和負(fù)面影響的大小來(lái)合理評(píng)估，嚴(yán)格意義上講，只要出現(xiàn)與計(jì)劃項(xiàng)目的預(yù)定目標(biāo)有偏差有出入的情況，就能定性為風(fēng)險(xiǎn)，只不過(guò)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的位置和影響力不一樣而已。高校信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)管理包含項(xiàng)目的一系列過(guò)程，包括確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)、評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)、回應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)等過(guò)程，它們相互銜接直接影響對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)定以及如何合理有效地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目的干預(yù)，最大程度地減少項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的負(fù)面影響和損失。

3 高校信息化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)管理的策略與手段

3.1 信息化建設(shè)人事風(fēng)險(xiǎn)管理

3.1.1 要有風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)

任何項(xiàng)目建設(shè)都有可能存在建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)，作為項(xiàng)目建設(shè)者，必須具備項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，要對(duì)項(xiàng)目可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)做好心理準(zhǔn)備。要對(duì)實(shí)踐活動(dòng)做最大的努力，做最壞的打算。但是，光有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)是不夠的，必須還具備風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)，要有對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制的意識(shí)。一方面，不能隨項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生而發(fā)生，要具有防患于未然的居安思危的意識(shí)；另一方面，對(duì)存在的風(fēng)險(xiǎn)要能準(zhǔn)確認(rèn)知，及時(shí)判斷和分析，存在重大風(fēng)險(xiǎn)的要集中精力盡早、盡好地去處理，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)度低的問(wèn)題，不要小題大做，要適度處理，集中精力辦大事。

3.1.2 要有風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃意識(shí)

風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃就是對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、控制風(fēng)險(xiǎn)的計(jì)劃和措施進(jìn)行規(guī)劃。任何項(xiàng)目的建設(shè)都有風(fēng)險(xiǎn)，只不過(guò)有的風(fēng)險(xiǎn)高點(diǎn)，有的風(fēng)險(xiǎn)低一些，風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃就是要確定哪些風(fēng)險(xiǎn)可以避免、規(guī)避，哪些風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法承受，一旦出現(xiàn)將導(dǎo)致項(xiàng)目失敗，甚至造成其他系列性的連鎖反應(yīng)；哪些風(fēng)險(xiǎn)可以承受，承受的度、范圍和上限在哪里。計(jì)劃明確風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)后，具體風(fēng)險(xiǎn)管控的原則和具體實(shí)施辦法是什么，做到風(fēng)險(xiǎn)有人監(jiān)控、有人識(shí)別、有人評(píng)估、有人反饋、有人處理，要建立完整的風(fēng)險(xiǎn)管理小組。具體內(nèi)容如圖1所示。

圖1 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理小組組織結(jié)構(gòu)圖

3.1.3 要有風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力是風(fēng)險(xiǎn)管理的前提和首要能力，試想如果對(duì)風(fēng)險(xiǎn)是否發(fā)生都無(wú)法判斷，如何進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的能力就是要根據(jù)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)可能發(fā)生點(diǎn)、影響項(xiàng)目發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的因素、項(xiàng)目發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的基本表征等有個(gè)基本的認(rèn)識(shí)和鑒別[3]。所以，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別就是項(xiàng)目管理者判別危機(jī)的來(lái)源、測(cè)定風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的條件、描繪風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)并且評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)影響的過(guò)程。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別有幾個(gè)基本過(guò)程和環(huán)節(jié)：第一，明確項(xiàng)目所需要達(dá)到的目標(biāo)；第二，明確項(xiàng)目參與人員和基本職責(zé)；第三，要及時(shí)收集整理可能影響項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的因素；第四，要及時(shí)評(píng)估項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的形勢(shì)；第五，要“未雨綢繆”，能將風(fēng)險(xiǎn)提前發(fā)現(xiàn)，找出風(fēng)險(xiǎn)隱藏點(diǎn)，比如技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、資源安全風(fēng)險(xiǎn)、建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)等。具體如圖2所示。

圖2 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別過(guò)程圖

3.2 信息化建設(shè)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)管理

項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理不同于危機(jī)管理，對(duì)于項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理而言，風(fēng)險(xiǎn)管理的成功往往有利于危機(jī)管理的成效。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的技術(shù)既是技術(shù)層面的事情，更是策略層面的事情。

3.2.1 容忍風(fēng)險(xiǎn)策略

容忍風(fēng)險(xiǎn)即接受風(fēng)險(xiǎn)，也就是說(shuō)在項(xiàng)目發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)之時(shí)，項(xiàng)目單位可以接受風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)各種后果。一般而言，容忍風(fēng)險(xiǎn)是項(xiàng)目主體發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)后，其風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的負(fù)面或者消極影響，項(xiàng)目單位可以接受，可以隨時(shí)止損，這種策略是最基本，運(yùn)用最廣泛的處理策略。比如：當(dāng)學(xué)校需要舉行一個(gè)重大活動(dòng)，萬(wàn)事俱備，只等活動(dòng)場(chǎng)地落實(shí)，但是由于環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，場(chǎng)地?zé)o法及時(shí)到位，項(xiàng)目主體可以選擇延期舉辦活動(dòng)，或者將就另一簡(jiǎn)陋的場(chǎng)地。這樣的損失，作為項(xiàng)目建設(shè)主體而言是可以接受的，這時(shí)就會(huì)采取容忍策略。

3.2.2 回避風(fēng)險(xiǎn)策略

回避風(fēng)險(xiǎn)一般而言就是消除或者根除具體項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)和威脅，通常采用兩種方式：一是根除風(fēng)險(xiǎn)原因，二是改變項(xiàng)目的目標(biāo)。雖然根除風(fēng)險(xiǎn)的原因不一定能根除項(xiàng)目的全部風(fēng)險(xiǎn)，但是還是能從源頭上予以治理[4]。所謂風(fēng)險(xiǎn)回避，就是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率比較大時(shí)，因沒(méi)有較好的規(guī)避方式和措施減少損失，而采取改變目標(biāo)甚至放棄目標(biāo)的辦法。主動(dòng)預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)一般是經(jīng)過(guò)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)，主動(dòng)消除風(fēng)險(xiǎn)源的辦法。放棄風(fēng)險(xiǎn)就是當(dāng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)過(guò)大無(wú)法控制時(shí)，為了避免巨大的人員和經(jīng)濟(jì)損失，而放棄項(xiàng)目目標(biāo)。

3.2.3 風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移策略

所謂風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移策略又稱為合伙承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的策略，就是將項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)和產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)后果損失，通過(guò)一定渠道和約定的辦法轉(zhuǎn)移到別人和別單位的身上，以減少項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)損失和項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任。該策略一般需要與另一方達(dá)成相關(guān)合同、約定、協(xié)議，明確各自的風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任，具體的承擔(dān)范圍和承擔(dān)方式。這種策略最適合處理那些風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率小，但損失較大的風(fēng)險(xiǎn)，或者項(xiàng)目主體不容易控制的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 信息化建設(shè)組織風(fēng)險(xiǎn)管理

任何一個(gè)項(xiàng)目建設(shè)都是一個(gè)系統(tǒng)工程，都應(yīng)該有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)管理部門(mén)，該部門(mén)要對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的管理起到統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和統(tǒng)一協(xié)調(diào)作用，特別是當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)，人員存在相互扯皮、部門(mén)存在相互推卸責(zé)任時(shí)，協(xié)調(diào)部門(mén)要起到中樞核心作用，要抓住問(wèn)題發(fā)生的核心和問(wèn)題解決的關(guān)鍵時(shí)間，集中人力、物力、財(cái)力，推進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)，切實(shí)維護(hù)項(xiàng)目順利進(jìn)行，減少不必要的內(nèi)耗。一般而言，信息化項(xiàng)目可以設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)小組、管理小組和實(shí)施小組。領(lǐng)導(dǎo)小組要對(duì)信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估和項(xiàng)目決策。項(xiàng)目管理小組是整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)行的樞紐，起到上傳下達(dá)的作用，要對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行適時(shí)的跟蹤和檢測(cè)，向上要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行匯報(bào)，向下要及時(shí)指揮實(shí)施小組進(jìn)行施工，不能只坐在辦公室里發(fā)號(hào)施令。實(shí)施小組是項(xiàng)目建設(shè)的“神經(jīng)末梢”，是具體的執(zhí)行者和實(shí)施者，他們大部分是專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，具有較強(qiáng)的技術(shù)能力、業(yè)務(wù)能力，能及時(shí)地將領(lǐng)導(dǎo)小組和管理小組的設(shè)想落實(shí)到位，對(duì)項(xiàng)目實(shí)行的情況要了解。3 個(gè)小組要相互配合、相互協(xié)作，做到有機(jī)結(jié)合。

3.4 信息化建設(shè)資金及進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)管理

信息化建設(shè)資金是重要保障，資金預(yù)算部門(mén)應(yīng)該仔細(xì)、準(zhǔn)確地制定項(xiàng)目每個(gè)環(huán)節(jié)、階段的預(yù)算，以便保證資金能夠及時(shí)到位與調(diào)撥順暢，把項(xiàng)目預(yù)算準(zhǔn)確到每個(gè)環(huán)節(jié)、階段[5]。首先，項(xiàng)目的預(yù)算要具有一定的彈性和靈活性，特別是針對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)較大的項(xiàng)目，要做好風(fēng)險(xiǎn)資金的預(yù)算，做好資金儲(chǔ)備，不能“扣得太緊、卡得太死”，否則一旦風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，將影響到項(xiàng)目的建設(shè)的進(jìn)度；其次，項(xiàng)目建設(shè)要項(xiàng)目資金的管理中，要協(xié)調(diào)好項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)階段的資金，不能“大水猛灌”，也不要“細(xì)水長(zhǎng)流”，而是要做到“精準(zhǔn)滴灌”，做到資金需求及時(shí)滿足，避免項(xiàng)目拖延和項(xiàng)目重建帶來(lái)的資金的浪費(fèi)；最后，項(xiàng)目資金的執(zhí)行是一個(gè)檢查、核對(duì)、跟蹤、監(jiān)督的過(guò)程，項(xiàng)目進(jìn)度是否到位直接決定了資金是否到位，要建立時(shí)常性的、常規(guī)性的和不確定性的檢查、監(jiān)督機(jī)制，避免資金的私自挪用和不合理支出和浪費(fèi)[6]。

4 結(jié)語(yǔ)

風(fēng)險(xiǎn)管理是一個(gè)復(fù)雜是系統(tǒng)工程，風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃是風(fēng)險(xiǎn)管理的頂層設(shè)計(jì)，沒(méi)有絕對(duì)安全的項(xiàng)目；風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理的前提，不能識(shí)別的、識(shí)別不到的風(fēng)險(xiǎn)或者能力不足的識(shí)別都是風(fēng)險(xiǎn)本身；風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警則是風(fēng)險(xiǎn)管理的關(guān)口，在某種程度上，提前預(yù)警對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制有重要作用；風(fēng)險(xiǎn)的控制則是對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)采用一系列的管控手段，積極化解風(fēng)險(xiǎn)，將損失和負(fù)面影響化解到最低階段的過(guò)程。