PDCA循環(huán)理論在高校資金存放管理中的應用探討

●田宇馳

一、引言

高校的財務管理工作在高校的事業(yè)發(fā)展中的三大職能為優(yōu)化資源配置、識別防范風險和實現(xiàn)信息對稱，為了實現(xiàn)財務管理的職能，高校的財務工作主要的內(nèi)部流程為將項目管理作為開端，集合各類需求經(jīng)評審后立項形成項目庫，挑選本年度需執(zhí)行的項目安排預算資金，預算下達后，項目執(zhí)行情況通過會計核算體現(xiàn)，收支指令下達后，資金管理的收付工作開啟，最后資金的數(shù)據(jù)反饋至項目負責人，對項目的執(zhí)行情況進行績效評價。在此流程中，要維系資金運轉，防范資金風險，維護資金安全和提高資金效益，資金管理發(fā)揮著極其重要的作用，部分文獻指出，“高校資金管理是財務管理的重要組成部分，是高校經(jīng)濟發(fā)展的有力支撐”“高校通過加強資金管理能夠提升資金使用效益，有效避免財務風險”等觀點，足見資金管理在高校財務管理中的重要性。近年來，隨著高校辦學規(guī)模日益擴大，資金的來源逐漸增多，并呈現(xiàn)多樣化，高校的存款具有金額大、穩(wěn)定性強以及時間長的特點，資金的風險相對較小，各銀行都爭相追捧。若資金存放管理規(guī)范性不完善或存放過程未公開透明，則會產(chǎn)生廉政風險，甚至出現(xiàn)利益輸送，給高校帶來資金安全隱患。如何做好資金的存放管理工作，在高校的財務管理工作中受到重點關注。

2017年，財政部印發(fā)了《關于進一步加強財政部門和預算單位資金存放管理的指導意見》（財庫〔2017〕76號）（以下簡稱“76號文”）和《中央預算單位資金存放管理實施辦法》（以下簡稱“實施辦法”），更加全面和系統(tǒng)地指導預算單位強化資金存放管理，建立健全公正透明、科學規(guī)范的資金存放管理機制。 該指導意見的出臺，使高校在加強資金存放管理工作方面達到了預期的效果，提升了資金管理的水平和效益，在一定程度上使高校健全了內(nèi)控制度、規(guī)避了廉政風險，也減小了尋租空間。由此可見，健全的資金存放管理機制，明確相關的工作流程，依托信息化的助力，不斷完善內(nèi)控制度，減少財務風險，才能切實保障高校資金安全。

二、高校資金存放管理現(xiàn)狀及問題

隨著76號文和實施辦法的發(fā)布和推廣，許多高校在資金存放管理工作上進行改革創(chuàng)新，不僅增加了利息收益，也規(guī)范化了資金管理的工作，提高了資金管理工作的效率和精細程度。然而資金管理工作在思想上的重視程度、信息化輔助程度以及工作流程設計的科學性等方面仍然存在問題，具體表現(xiàn)為以下幾個方面:

（一）資金管理意識弱，資金存放效益低

高校的資金管理工作方法缺乏合理性和科學性，沒有遵循成本效益原則，在實際工作中沒有綜合考慮資金的時間價值和規(guī)模化效應，忽視對現(xiàn)金流量和存量資金的管理，存放無規(guī)劃，較隨意。高校一向的預算資金管理意識為“重支出，輕收益”，重點只關注如何減少支出，較少關注如何提高收益，資金流量的預測、資金監(jiān)管工作不到位，但高校的可持續(xù)發(fā)展應建立在科學合理規(guī)劃資金的使用，關注資金的效益上。另一方面，對資金周轉的周期性規(guī)劃較弱，忽視了資金存放的時間周期管理，經(jīng)常出現(xiàn)賬戶內(nèi)活期存款金額遠大于當期資金需求量的情況，未考慮多樣化的存放類型，如根據(jù)月度和年度的資金流量預測，按照短、中和長期的安排，做好用款計劃，短期計劃需考慮活期存款合適的資金量，并與銀行溝通，辦理協(xié)定存款利率，中期計劃為近三個月內(nèi)暫時閑置資金，可安排存入通知存款，六個月以上未計劃使用的資金，列入長期計劃，應存入定期存款，增加資金的存放收益。

（二）信息化水平較低

高校的資金管理信息化水平較低，仍舊沿用傳統(tǒng)的線下審批模式，較大程度依賴財務工作人員手工操作。資金的日常調(diào)撥、存儲的審批由經(jīng)辦人發(fā)起，經(jīng)各層級負責領導簽字后，交由出納辦理，其中的流程較長，線下的審批容易受到時間和空間的限制，無法隨時隨地進行，造成資金調(diào)撥過程時間較長，資金調(diào)撥的及時性受到負面影響，并且這種人工操作的模式涉及工作人員較多，安全難以得到保障。信息化的缺失，造成日常資金調(diào)撥的不及時，同時也損失了資金的在途利息，資金的安全也受到了威脅。

（三）資金存放管理缺乏事前評估、事后監(jiān)督

近年來，高校通過競爭性選擇的方式遴選合作銀行，招標方式能更多地激發(fā)銀行的在利率報價方面的潛力，使高校獲得更高利率報價。但是部分高校在評選合作銀行時，偏重利率水平，未對經(jīng)營狀況水平或服務質(zhì)量進行提前評估，銀行受利益驅動，為了獲取更高的貸款收益，在金融風險管控上可能更為寬松，從而威脅資金的安全。另一方面，高校在招標階段未對參與銀行進行充分調(diào)研，缺少對其履約情況的預判，在合同簽訂時，未能對可能出現(xiàn)的履約風險進行及時預測，并制定關于履約方面的具體詳細的條款，若銀行不能及時履約或者不能完全按照合同約定的利率水平和服務質(zhì)量履約，高校會陷入被動的局面，臨時更換合作銀行將面臨更為復雜的操作流程，若繼續(xù)履行合同，高校的各方面利益將受到損失。簽訂合同后，未建立完善的監(jiān)督機制，銀行的履約情況未能及時跟蹤管控，使學校利益受損。

（四）資金存放管理缺乏內(nèi)控

高校的資金存放缺乏健全的內(nèi)部控制度進行規(guī)范性管理，銀行的選擇過程不夠透明公開，導致公款的存儲考慮的重要因素不是高校的利益，而是個人利益，領導干部利用公款存儲的權利，與銀行進行利益交換，獲取高額回扣或將子女、親戚安排至銀行工作等，以權謀私，產(chǎn)生廉政風險。商業(yè)銀行的考核指標涉及新開戶數(shù)量和存款增量，銀行使用各種營銷手段、有決策權的領導更替涉及利益牽扯，導致一些高校以不實理由，違規(guī)開立各類無明確用途和不符合規(guī)定的“人情戶”，增加了違規(guī)開戶的風險。在利益誘導下的資金存放，未充分考慮安全性、流動性和收益性，可能導致資金進入不合資質(zhì)、經(jīng)營狀況和盈利能力差的銀行，存在資金安全隱患，這一系列做法給高校的建設發(fā)展帶來了負面影響。

三、PDCA循環(huán)理論對資金存放管理的指導意義

PDCA循環(huán)理論為全面質(zhì)量管理的工作方法，是推動工作、發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的有效工具，該理論將管理工作分為四個階段，分別為計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）和處理（Act）。計劃（P）階段是通過分析工作的現(xiàn)狀以及各種問題，設定工作目標和計劃，制定相關的工作方案；執(zhí)行環(huán)節(jié)（D）是根據(jù)工作方案，執(zhí)行具體流程，實現(xiàn)工作目標和計劃，此為關鍵環(huán)節(jié)；檢查環(huán)節(jié)（C）是把執(zhí)行結果進行復查與總結，對比要求達到的目標，檢驗是否達到預期目標；處理環(huán)節(jié)（A）中，對檢查的結果進行整改和完善，將成功的經(jīng)驗加以肯定并標準化推廣，對失敗的教訓加以總結，將未解決的問題放到下一個PDCA循環(huán)里去解決。PDCA循環(huán)如同爬樓梯，一個循環(huán)結束后，工作的質(zhì)量會上升提高一步，然后制定下一個循環(huán)，如此不斷前進提高。

PDCA循環(huán)理論應用于高校資金存放管理的實踐研究，通過四個階段，構建標準化的高校資金存放管理的流程，規(guī)范資金存放的運作行為。資金存放的計劃環(huán)節(jié)（P）中，進行了資金管理機構的調(diào)整優(yōu)化、銀行賬戶情況的梳理和年度資金流量、資金存放規(guī)模、比例和期限的測算，明確了資金存放工作的目標為在保證資金安全性和流動性前提下，實現(xiàn)利息收益最大化，并根據(jù)目標制定工作方案；在實施階段（D），制定具體操作辦法，對參與銀行基本資格要求、招標流程、評選委員會的人員和組成方式、評分方法、監(jiān)督管理等內(nèi)容作出詳細規(guī)定，根據(jù)評選結果簽訂協(xié)議；檢查階段（C）是要檢查銀行的履約情況，年度和總體的履約情況是否執(zhí)行了協(xié)議約定，并對階段結果進行評估；在處理階段（A），總結整個招標過程中成功的經(jīng)驗和失敗的教訓，對出現(xiàn)的問題進行總結，分析未能達到工作目標的原因，針對性提出改進措施，推廣成功的經(jīng)驗，然后進入下一個循環(huán)。通過每一個循環(huán)，不斷改進和完善資金存放管理模式，逐步建立標準化的資金存放管理。

四、PDCA循環(huán)在高校資金存放管理中的實例分析

本文將以高校Z的資金存放管理工作為實例，將PDCA循環(huán)理論應用于其中，分別從計劃、執(zhí)行、檢查和處理四個階段分析資金存放管理工作的流程、出現(xiàn)的問題和提出解決的措施。

（一）制定基于PDCA循環(huán)理論的資金存放管理計劃

1.優(yōu)化資金管理機構設置。高校Z的資金管理曾經(jīng)是預算管理辦公室的一項工作，資金管理工作的主要內(nèi)容是資金調(diào)撥以及定期存款存取，而本應行使資金管理職責的資金結算中心僅僅只有內(nèi)部儲蓄銀行的功能，管理校內(nèi)各二級單位存儲的資金以及校園一卡通資金。隨著學校業(yè)務逐漸劃分清晰以及銀行業(yè)務的發(fā)展，結算中心的功能逐漸單一化，只履行后勤財務的出納工作。按照財政資金管理要求和學校財務機構職能規(guī)定，為了規(guī)范高校的資金管理工作，財務部門撤銷了資金結算中心，成立了資金管理中心，實行資金集中管理模式，負責資金收付業(yè)務、資金風險管理、流量管理以及存放管理，設置了學校本級財務出納，后勤財務出納，工會、黨團費出納以及國庫資金監(jiān)管崗位，分析資金使用和存放過程的風險點并加以改善，合理降低風險，每月末總結本月的資金情況，以及預測下個月的資金使用情況，必要時進行資金調(diào)撥，盤活存量資金，中心對暫時閑置的資金量以及本年度資金使用情況進行評估和預測，辦理協(xié)定存款、通知存款或定期存款，合理組合，以獲取更高的利息收入。

2.對銀行賬戶的現(xiàn)狀進行梳理。將現(xiàn)有銀行賬戶按類型、用途和資金收支量進行梳理，將資金使用行為往國庫單一賬戶體系上歸攏，按照國庫集中收付的要求對銀行賬戶進行自查、清理和規(guī)范。撤銷了長期不動戶以及重復用途的賬戶，規(guī)范賬戶的使用，防止違規(guī)將財政資金從零余額賬戶劃撥至實有資金賬戶。專人每天對零余額賬戶內(nèi)的資金進行盤點，檢查每日余額是否為零、賬戶額度是否與財務賬中科目余額一致，有效防止了零余額賬戶中的資金沉淀。

結合資金存放招標的需求，梳理了現(xiàn)有銀行業(yè)務存在的問題：利率水平方面，每家銀行簽訂的活期存款協(xié)定利率不一致，定期存款的利率較低，影響學校的利息收入。在服務質(zhì)量方面，銀行部分業(yè)務辦理流程較繁瑣，如大額存單存取手續(xù)較復雜；無法在網(wǎng)上銀行直接申請外匯等交易產(chǎn)生的手續(xù)費發(fā)票，只能柜臺辦理，周期較長，甚至出現(xiàn)跨月的情況，影響會計記賬；銀行因業(yè)績考核會刻意延長某些大額資金的支付時間；銀行在校園里無網(wǎng)點或網(wǎng)點較遠，工作人員上門送回單不及時等問題。銀校合作的深度和廣度不夠，學校未將學科優(yōu)勢發(fā)揮到最大化，與合作銀行開展金融領域培訓、課題研究等相關業(yè)務。

3.劃分業(yè)務板塊、安排資金計劃。將學校的各類收付業(yè)務進行劃分，如統(tǒng)一代收付平臺的各項收費業(yè)務、教職工薪金代發(fā)業(yè)務、本科生及研究生獎助學金代發(fā)業(yè)務、一卡通資金、后勤業(yè)務、工會業(yè)務等，將業(yè)務按照資金性質(zhì)和資金流量進行分類組合，對應各類銀行賬戶，設定不同的標段，屬于專戶的資金要單獨作為一個業(yè)務板塊進行招標。對各銀行賬戶內(nèi)活期存款和定期存款的金額進行盤點，根據(jù)年度的資金預算安排及以前年度收支情況預測本年度資金使用情況，合理安排定期存款期限和存款比例，定期存款的累積存期一般不超過2年，為分散風險，大額資金避免只在一家銀行存放，對單一銀行存款比例做出限制。

4.制定工作方案。通過對銀行賬戶的梳理、業(yè)務分類、資金測算、定期存款分布的統(tǒng)計，確定資金存放的范圍，根據(jù)76號文和實施辦法的規(guī)定確定資金存放的方式，即競爭性選擇方式。由財務部牽頭，與有意前來參加招標的銀行進行需求商談，制定工作方案，由采購與招投標中心協(xié)同制定競爭性選擇的工作流程，報校務會審批通過。

（二）競爭性存放的實施階段

1.規(guī)范招標流程。前期對于招標流程進行充分調(diào)研，總結其他高校招標的經(jīng)驗，結合文件政策規(guī)定，明確資金存放競爭性選擇方式的主要流程包括：（1）發(fā)布招標公告，由財務部制定公告并經(jīng)學校官網(wǎng)和采招中心網(wǎng)站發(fā)布。（2）組織參與銀行進行多輪報價。評審委員從利息收益和服務質(zhì)量兩個方面與參選銀行磋商談判，了解銀行對利率水平和服務質(zhì)量的承諾。（3）采用綜合評分法，從銀行的經(jīng)營狀況、服務質(zhì)量和利率水平進行評分考核，遵循安全性、流動性和收益性相統(tǒng)一的原則。分業(yè)務類型對不同評分指標的權重進行差別設置，賬戶合作的考核注重銀行的經(jīng)營狀況和同類業(yè)務以前年度履約情況，定期存款業(yè)務中利率水平權重相對占比更高。經(jīng)營狀況是通過設定凈資產(chǎn)總額、資本充足率、不良貸款率、資產(chǎn)利潤率以及流動性比例等指標，以及對比各參選銀行提交的其他財務數(shù)據(jù)，考核判斷綜合經(jīng)營的安全性和運營能力；服務質(zhì)量主要考核銀行在同類項目的業(yè)績情況，是否按期履約或提前履約，各項服務優(yōu)惠措施，是否對學校有額外的捐贈或硬件投入等支持學校的建設發(fā)展，校內(nèi)外網(wǎng)點的分布情況等；利率水平考核協(xié)定存款、辦理七天通知以及定期存款利率上浮水平，利息結算方式和時間。針對履約的關鍵指標，會設置事前承諾書，參選銀行簽署視為將履行承諾，從而降低事后履約的風險。（4）招標的評審委員會由校內(nèi)外專家組成，校內(nèi)專家主要來自財務、審計、信息管理部、學工部等與銀行賬戶業(yè)務關聯(lián)的部門，校外專家均來自同級高校，對財務管理工作和銀行支付結算業(yè)務有豐富的經(jīng)驗，對銀行進行評分，嚴格執(zhí)行利益回避制度，防范利益輸送，雙方簽署廉政承諾書。（5）根據(jù)評分高低選出各標段中選銀行，結果報送校務會通過，發(fā)布中選公告。

2.簽訂協(xié)議。合作協(xié)議的主要條款均根據(jù)招標文件和銀行提供的響應文件以及簽署的承諾書上的內(nèi)容制定，協(xié)議中明確雙方的責任與義務，在招標過程中銀行承諾的利率水平、服務質(zhì)量以及額外的捐贈或設備投入支持均應列明，且將資金存放衍生的銀校合作業(yè)務所形成的資產(chǎn)權屬劃分清楚。以保護學校的利益為前提，約定若出現(xiàn)銀行違約，賠償和懲罰的條款，并收取一定比例的履約保證金。合同由本校法律事務部進行審核，對合同條款進行把關，審核確認無重大風險后雙方簽訂。

（三）建立監(jiān)督檢查機制

1.對于履約情況的動態(tài)評估。根據(jù)協(xié)議的約定，高校Z每年會對銀行的履約情況進行評估，主要從經(jīng)營狀況、利息收入情況以及服務質(zhì)量三個方面進行評估和管控。經(jīng)營狀況的監(jiān)管是定期從商業(yè)銀行的監(jiān)管機構了解銀行當年的經(jīng)營情況，主要確認當年有無重大違法違紀事件，若存在重大的經(jīng)營風險，根據(jù)情況將資金撤回。利息收入準時結算，相比之前有較大增長幅度，賬戶中的活期存款10萬以上的資金辦理協(xié)定存款，暫時閑置的資金轉存七天通知存款，利率均上浮40%，每年每千萬元的利息收入提高了約5萬元，定期存款每億元利息收入提高了約170萬元。服務質(zhì)量方面，中標銀行優(yōu)化服務流程，簡化開戶的手續(xù)，減免賬戶開立和使用過程中產(chǎn)生的手續(xù)費；開通網(wǎng)上銀行申請手續(xù)費發(fā)票的功能，可線上進行預約申請，直接將發(fā)票寄送到財務部辦公室，大大縮短了此業(yè)務辦理的時間；工會賬戶等專用存款賬戶開設了網(wǎng)上銀行，方便于款項支付，不再使用支票，讓老師免于銀行間的奔波。在校內(nèi)無網(wǎng)點的銀行，在校內(nèi)建設網(wǎng)點以方便師生辦理金融業(yè)務。在建設投入方面，銀校合作的深度與廣度均在擴大，銀校合作開立的創(chuàng)業(yè)孵化工作室，幫助學生創(chuàng)業(yè)；在每學年迎新階段和畢業(yè)階段對學生活動進行贊助，幫助開展豐富的活動；與高校Z展開優(yōu)勢互補，合作進行金融人員培訓業(yè)務和金融相關課題研究。

2.資金使用的監(jiān)督管控。通過競爭性選擇方式收到的銀校合作資金包括利息收入、捐贈收入、設備投入和信息系統(tǒng)的建設投入，根據(jù)不同的資金性質(zhì)采取不同的管理方式。利息收入納入年度預算收入中，由財務部統(tǒng)籌管理，主要用于學校的日常運轉和支持重大項目的發(fā)展。捐贈收入由學校的教育發(fā)展基金會管理，根據(jù)捐贈時的協(xié)議約定，用于發(fā)放學生獎助學金或支持教師課題研究；設備投入和信息系統(tǒng)建設則由資產(chǎn)部和信息管理部門根據(jù)學校的實際發(fā)展需要提出需求并完成采招流程，提前約定資產(chǎn)的權屬，由銀行進行款項支付。各類資金的使用均按協(xié)議執(zhí)行，做到專款專用，對于納入學校預算以支出重大項目發(fā)展的資金，投入使用前做實做細年度預算管理，包括支出明細、績效目標評估，在預算執(zhí)行階段進行實時監(jiān)督，每月分析資金執(zhí)行進度，事后進行績效評價，給予項目負責人激勵或懲罰，保證資金的使用效益。

（四）處理階段

1.建立健全資金存放管理制度。高校在業(yè)務以及資金的多樣性方面有其自身的特殊性，每所學校的資金狀況也不同，以財政部文件為依據(jù)，出臺有針對性、系統(tǒng)性和可操作性的資金存放管理辦法，符合本校資金存放的實際，體現(xiàn)決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互分離，對參與銀行的基本資格要求、資金存放范圍、期限、金額和方式、操作流程、評委的組成方式、評分指標的設計、簽訂合同的要求、合同審查、合同管理，以及監(jiān)督履約情況等內(nèi)容形成具體的制度規(guī)定。

高校資金存放采用綜合評分的競爭方式選擇資金存放銀行，并公告選擇結果，本質(zhì)上是銀行服務采購，屬于政府采購管理的事項，因此此項服務采購業(yè)務需納入政府采購管理。高校的采購與招投標部門在進行此項工作時，采用公開招標或者磋商談判的方式，應該制定統(tǒng)一規(guī)范的招投標程序。此外若是委托第三方機構來組織招標，存在泄密風險，第三方機構有可能和參選銀行之間存在利益輸送，一旦在招標的各環(huán)節(jié)出現(xiàn)泄密，結果將有違公平，有損學校利益。

2.應科學設計評分指標。評分指標體系的設計應該從學校的實際需求出發(fā)，結合銀行的經(jīng)營狀況、服務水平和利率水平來分配權重。經(jīng)營狀況的考評不能僅僅來自于銀行提供的資料，要保證數(shù)據(jù)的真實性，高校應該在參照各參選銀行自行提供資料的基礎上，積極協(xié)調(diào)聯(lián)系地方、銀監(jiān)局、金融等相關部門，收集第一手資料。高校應提前調(diào)研銀行的信息化水平，涉及賬戶變更涉及到相關的技術問題，銀行是否有能力解決，避免出現(xiàn)中標后技術水平滯后導致無法滿足學校業(yè)務需要的問題。對于中標銀行的服務質(zhì)量水平和履約情況要實施動態(tài)監(jiān)管，如出現(xiàn)履約拖延、甚至不履約的情況，應按合同約定予以懲罰并賠償違約金，撤回資金。對于服務質(zhì)量的考評也不能僅僅局限于銀行提供的書面資料，應參考同地方其他高校以及本校以前年度合作的資金存放銀行的服務水平狀況，如有大額資金支付拖延以及大額資金取款手續(xù)復雜、審批流程過多時間較長的情況，應考慮下一個服務期更換銀行，合作銀行的選擇不可只考慮賬戶變更麻煩或職工工資卡變更可能引起職工不滿等因素。

3.應建立健全資金存放內(nèi)部控制辦法。資金存放管理工作并非財務一個部門負責，高校應明確紀檢、審計、財務、人事等部門職責分工，科學設計流程和制度的控制，強化各環(huán)節(jié)有效制衡，防范資金存放風險事件。高校在組織競爭性選擇方式的招標工作時，不應只有財務一個部門來組織，整個流程應有業(yè)務相關部門以及監(jiān)督部門的參與，如審計、紀委等部門，健全內(nèi)控機制，做到各環(huán)節(jié)的有效制衡，降低廉政風險，將招標過程公開化。

4.加強資金存放管理的信息化建設，利用信息化手段加強監(jiān)管資金存放管理的全過程。建立高校間資金存放信息共享平臺，平臺關聯(lián)至銀行、銀監(jiān)會、金融辦等部門的相關數(shù)據(jù)庫，高校可及時掌握銀行的經(jīng)營狀況、內(nèi)部管理機制和風險控制能力，據(jù)此相應調(diào)整資金存放額度、時限，決定是否提前收回資金或變更存放銀行，以減少資金存放安全風險。平臺上應記錄每家銀行在同一地區(qū)的高校中的履約情況，可供其他高校參考，并將其納入評分指標的設計中，以降低事后履約的風險。

五、結束語

本文通過對高校資金管理的現(xiàn)狀分析，將PDCA循環(huán)理論應用于高校的資金存放管理中，通過對資金存放管理計劃、執(zhí)行、檢查和處理四個階段的討論，在螺旋上升、不斷改進的閉環(huán)管理模式完善優(yōu)化高校的資金管理工作。高校應將競爭性方式選擇合作銀行納入政府采購管理，通過建立健全資金存放制度、科學設計評分指標、建立資金存放內(nèi)部控制辦法以及加強信息化建設等手段，有效降低高校資金存放的風險，提升資金的使用效益。