新形勢(shì)下事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理策略

余雯婕

肇慶高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)管理委員會(huì)辦公室 廣東肇慶 526000

新形勢(shì)下事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理策略

余雯婕

肇慶高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)管理委員會(huì)辦公室 廣東肇慶 526000

事業(yè)單位檔案管理邁向數(shù)字化是不可逆轉(zhuǎn)的必然趨勢(shì)，新形勢(shì)下，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理已渡過初步階段，正在面臨新的發(fā)展要求和挑戰(zhàn)，也只有實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步優(yōu)化，才能更好地滿足當(dāng)前檔案管理信息化的需求。本文主要對(duì)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的意義以及數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀展開探討，并對(duì)此提出一些優(yōu)化對(duì)策，以提升檔案管理和利用效率，為新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展服務(wù)。

事業(yè)單位；檔案；利用效率；對(duì)策；保密

一、引言

檔案管理作為事業(yè)單位管理的重要組成部分，對(duì)事業(yè)單位的協(xié)調(diào)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生至關(guān)重要的作用。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù)的發(fā)展成熟，數(shù)字化檔案管理模式越來越多地被應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理事務(wù)中，但是由于各種原因的影響，當(dāng)前事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理還存在一些問題。通過對(duì)數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀、問題分析，探討相應(yīng)的優(yōu)化對(duì)策，為事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作提供一定的建議參考。

二、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的意義

（一）有利于提高單位經(jīng)濟(jì)效益。事業(yè)單位檔案是對(duì)于事業(yè)單位組織工作的構(gòu)建和發(fā)展，對(duì)人員調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)管理的信息保存手段。傳統(tǒng)的檔案管理模式使得信息的搜集和整理變得復(fù)雜，極易造成工作效率和工作質(zhì)量低下，影響政府單位的社會(huì)形象。

（二）有利于提高辦公效率。以往的人工管理檔案的工作模式，復(fù)雜且冗余。檔案的搜集需要耗費(fèi)大量的人力物力財(cái)力，同時(shí)信息的準(zhǔn)確性也不高；檔案的整理和歸納則需要工作人員投入大量精力，倘若在工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤，往往需要耗費(fèi)更多的時(shí)間來彌補(bǔ)，不僅工作效率低下，也容易影響工作人員的積極性，而消極的工作狀態(tài)也無法保證工作質(zhì)量。

（三）有利于提高檔案利用效率。當(dāng)前，人們對(duì)檔案信息的使用較以往更加頻繁，許多社會(huì)活動(dòng)都離不開檔案。倘若采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，人們?cè)谵k事時(shí)可能要去不同的地方調(diào)取檔案信息，不僅十分繁瑣，也不利于檔案的妥善保存。

三、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏現(xiàn)代化的辦公設(shè)備。目前，許多事業(yè)單位的辦公設(shè)備還沒有達(dá)到要求，因此沒能及時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和現(xiàn)代化。有的事業(yè)單位僅僅使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡單的工作，沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代科技的更大利用，還有的事業(yè)單位辦公設(shè)備較為落后，僅有少數(shù)幾臺(tái)電腦，且使用年限較長，系統(tǒng)和硬件沒有及時(shí)更新，影響了工作的效率和準(zhǔn)確性。同時(shí)，有些單位對(duì)檔案的管理不夠規(guī)范，沒有指定具體的標(biāo)準(zhǔn)和制度，在檔案室保管室內(nèi)隨意堆放雜物，整理、清潔工作不及時(shí)，防火、防潮等工作也不到位，容易導(dǎo)致檔案的丟失、毀損，不利于更好的為人民群眾服務(wù)。除此之外，事業(yè)單位對(duì)檔案的管理僅限于保管層面，沒有對(duì)檔案進(jìn)行合理的開發(fā)利用，使得檔案的使用效率低下，影響工作質(zhì)量的提高。

（二）檔案信息缺乏共享。當(dāng)前，事業(yè)單位之間、事業(yè)單位和其他組織之間沒有建立完整的資源共享平臺(tái)，許多需要頻繁利用的檔案信息被分散保存，不僅容易產(chǎn)生較大的誤差，降低工作質(zhì)量，同時(shí)也為使用者帶來許多不便?，F(xiàn)代化社會(huì)的高速運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)檔案的時(shí)效性要求較高。

（三）工作人員素質(zhì)有待提高。隨著信息化的不斷推進(jìn)，許多老員工由于對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的接觸較少，因此，即使有了先進(jìn)的辦公設(shè)備和軟件，個(gè)人技能也無法達(dá)到工作所需要求。由于數(shù)字化檔案管理和傳統(tǒng)的工作模式的區(qū)別較大，一些員工對(duì)工作內(nèi)容和性質(zhì)認(rèn)識(shí)不足，對(duì)信息平臺(tái)的內(nèi)容和使用缺乏應(yīng)有的知識(shí)，導(dǎo)致工作質(zhì)量反而降低。同時(shí)，隨著信息量的迅速加大，對(duì)信息的使用量也不斷增多，工作人員的服務(wù)意識(shí)沒有跟上時(shí)代步伐，常常與辦事群眾產(chǎn)生誤會(huì)、沖突等，不利于工作的開展。另外，現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展迅速，事業(yè)單位仍欠缺具備專業(yè)知識(shí)和技術(shù)的人才。

四、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

（一）完善辦公設(shè)備。檔案管理工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)變的一個(gè)必要前提是擁有現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)深入調(diào)研，充分聽取專家以及單位工作人員的意見和建議，引進(jìn)先進(jìn)的且適合本單位工作的現(xiàn)代化辦公設(shè)備。單位應(yīng)當(dāng)對(duì)經(jīng)費(fèi)的使用進(jìn)行科學(xué)合理的預(yù)算，使資金能更最大的發(fā)揮作用，盡可能引進(jìn)質(zhì)量較高的設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)單位的可持續(xù)發(fā)展。

（二）構(gòu)建事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理體系。從當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展來看，檔案管理的數(shù)字化、信息化是今后的發(fā)展趨勢(shì)，因此，事業(yè)單位需構(gòu)建完整的數(shù)字化檔案管理體系，以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，提高檔案的使用效率和單位的辦事效率，更好的服務(wù)群眾、服務(wù)社會(huì)。在此過程中，事業(yè)單位的硬件采購、軟件安裝等都應(yīng)達(dá)成一致意見，在采用適合本單位性質(zhì)的工作模式的同時(shí)應(yīng)盡量向標(biāo)準(zhǔn)化靠攏，以構(gòu)建更加完整嚴(yán)密的檔案管理體系。

（三）提高工作人員綜合素質(zhì)。事業(yè)單位需采用多種方式提高工作人員的綜合素質(zhì)，以促使工作質(zhì)量的不斷提高。對(duì)于老員工而言，最大的障礙即對(duì)現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和技術(shù)不熟悉，因此單位應(yīng)及時(shí)開展培訓(xùn)，提高工作人員的工作技能，在工作中也應(yīng)定期進(jìn)行考核，了解工作人員對(duì)工作知識(shí)和技巧的掌握情況。

（四）健全檔案管理安全保密制度。無論是個(gè)人還是組織的檔案信息，都對(duì)其信息有著一定的保密要求，倘若其信息資料泄露，可能會(huì)被不法分子所利用，為檔案的擁有者帶來不便甚至危害，因此，事業(yè)單位需要建立健全檔案管理安全保密制度。對(duì)于不同的檔案應(yīng)有不同的保密方式和級(jí)別，使用權(quán)限也應(yīng)有配套的制度來指導(dǎo)，以保證信息的安全性。在日常工作中，工作人員應(yīng)當(dāng)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，需要使用時(shí)才能打開所需信息，使用完畢應(yīng)當(dāng)及時(shí)關(guān)閉，防止他人信息外泄。

五、結(jié)論

綜上所述，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理在重要資料保存、信息篩選查閱等方面發(fā)揮著巨大的作用，對(duì)著相關(guān)技術(shù)的改進(jìn)和成熟，事業(yè)單位的重視和投入，數(shù)字化檔案管理會(huì)進(jìn)入新的發(fā)展階段，智能化、自動(dòng)化、安全性將得到進(jìn)一步地提升，可見，檔案數(shù)字化管理具有廣闊的發(fā)展前景，值得推廣應(yīng)用。針對(duì)目前數(shù)字化檔案管理存在一系列的問題，事業(yè)單位應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，采取科學(xué)合理的對(duì)策進(jìn)行優(yōu)化，以提高檔案管理和利用效率、保證檔案的安全性，使得單位得到長足發(fā)展，成為合格的服務(wù)型單位。

[1]王文慧.論新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化發(fā)展的措施[J].經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作信息,2013(34):29-29.

[2]張倩.事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理研究[J].才智,2014(20).