會計信息化形勢下財會流程優(yōu)化研究

蔣 玙 西山煤電(集團(tuán))有限責(zé)任公司房地產(chǎn)分公司

隨著時代的不斷發(fā)展，以云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能為代表的新IT正在快速發(fā)展，引領(lǐng)人類社會進(jìn)入數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代。借助信息技術(shù)的革新，企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為不可阻擋的必然趨勢，要求與業(yè)務(wù)活動伴生的財會工作要全面地應(yīng)變。會計信息化的實(shí)現(xiàn)及發(fā)展賦予了會計人員更為便捷的核算方式和區(qū)別于傳統(tǒng)核算會計的管理統(tǒng)計分析職能。特別在新冠疫情肆虐全球的近幾年來，居家辦公常態(tài)化、持續(xù)性，使得財會流程信息化，時效性、高效化、便捷化成為硬性需求。互聯(lián)與智能的關(guān)聯(lián)使得財務(wù)共享理念在大中型企業(yè)已經(jīng)度過導(dǎo)入期，進(jìn)入業(yè)務(wù)應(yīng)用的爆發(fā)期。如何借助信息化的東風(fēng)構(gòu)建企業(yè)財會流程并逐步優(yōu)化，進(jìn)一步降能提效形成企業(yè)競爭優(yōu)勢的同時，形成路徑依賴性的不可或缺的無形資產(chǎn)，是每一位企業(yè)管理者必須要考慮并落實(shí)的事情。

一、會計信息化的推進(jìn)與落實(shí)

會計信息化與公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、改革變革管理提升的總需求息息相關(guān)，需要以公司組織結(jié)構(gòu)、發(fā)展階段為導(dǎo)向，認(rèn)真落實(shí)企業(yè)的財務(wù)信息建設(shè)。例如，集團(tuán)化企業(yè)具有一定的規(guī)模且分子公司較多，需要統(tǒng)一縱向管理并配以適當(dāng)?shù)墓芾韺哟魏驼_的控制幅度。在落實(shí)會計信息化的過程中，在各個子公司財務(wù)共享中心的大力配合下，正式啟用財務(wù)共享系統(tǒng)，落實(shí)財務(wù)信息化建設(shè)安排。在全級次單位將資金類業(yè)務(wù)分為資金結(jié)算業(yè)務(wù)；內(nèi)部往來結(jié)算業(yè)務(wù)；費(fèi)用報銷及預(yù)算核準(zhǔn)業(yè)務(wù)三大類。資金結(jié)算業(yè)務(wù)，內(nèi)部往來結(jié)算業(yè)務(wù)的線上流程，將進(jìn)一步提升集團(tuán)化企業(yè)資金管控力度，在資金集中管控和資金預(yù)算控制方面發(fā)揮積極作用。真正發(fā)揮“資金池”效應(yīng)，減少分子公司的資金冗余，實(shí)現(xiàn)營運(yùn)資本管理中的短缺成本、持有成本動態(tài)平衡，加之找到最優(yōu)投資規(guī)模，實(shí)現(xiàn)資金使用利益最大化。資金的有效管理才能真正實(shí)現(xiàn)提升財務(wù)工作的價值創(chuàng)造能力。費(fèi)用報銷及預(yù)算核準(zhǔn)業(yè)務(wù)，推動業(yè)財?shù)纳疃热诤?，做到：“費(fèi)用報銷無必要不預(yù)算，無預(yù)算不申請，無申請不報銷”的總原則。在合法、合規(guī)、稅費(fèi)控制的基礎(chǔ)上全業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化會計和集中核算。相應(yīng)費(fèi)用會計科目鎖定，避免下級單位突發(fā)性報銷，隱匿性開支，不合理非標(biāo)準(zhǔn)做賬。集團(tuán)化大企業(yè)在推進(jìn)會計信息化的過程中對資金業(yè)務(wù)清晰分類，奠定信息化上線的邏輯思維和體系框架，更利于得到各級次單位的積極配合。不論是哪一類業(yè)務(wù)，為了后期順利上線和運(yùn)行維護(hù)，都需要做到基礎(chǔ)資料收集，線上培訓(xùn)工作，線上運(yùn)行工作的每一步穩(wěn)扎穩(wěn)打，真正扎根于基層業(yè)務(wù)流程，核算類型、實(shí)際需要，成為強(qiáng)統(tǒng)一的控制中樞，不做只基于理論的空中樓閣。所謂樹高千尺有根，江河萬里有源。對上線業(yè)務(wù)分類制定統(tǒng)一的操作審核規(guī)范，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)統(tǒng)一，數(shù)據(jù)統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、應(yīng)用統(tǒng)一、流程統(tǒng)一、核算統(tǒng)一的目標(biāo)，才進(jìn)而實(shí)現(xiàn)新的突破。

二、財會流程優(yōu)化的重要前提

財會流程優(yōu)化以財務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化的前提，而財務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化以業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)。但不論理論如何，業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化始終以業(yè)務(wù)流程有效果為底線，例如以客戶為中心，以高效為目的；具有適應(yīng)性以能夠適應(yīng)不斷變化的客戶需求和快速變化的市場環(huán)境?？蛻舯揪褪酋r活立體的存在，公司所有的輸入也是為輸出服務(wù)，使得業(yè)務(wù)流程有效率不僅需要盡可能減少手工操作的工作量，還存在特殊情形下應(yīng)急性處理。故而，理論上的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化卻與實(shí)際處理存在沖突，便要取舍。中國人常說：圖之于未萌，虛之于未有。企業(yè)管理者在進(jìn)行業(yè)務(wù)流程布控時便應(yīng)做好劃分：1.按區(qū)域劃分(如：歐洲地區(qū)、亞太地區(qū)、北美地區(qū)等)；2.按產(chǎn)品劃分(如：X產(chǎn)品業(yè)務(wù)組)；3.業(yè)務(wù)部制劃分(如：售前組，銷售組，售后組)。劃分后對于細(xì)分類相似度高的業(yè)務(wù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化制定，從而制定標(biāo)準(zhǔn)化財務(wù)流程。

標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)流程在遵循企業(yè)會計準(zhǔn)則的前提下，做到：1.專業(yè)化：統(tǒng)一財務(wù)核算和賬套管理標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化財務(wù)崗位，專人做專事；2.高效化：減少重復(fù)、交叉工作量，提升效率；3.系統(tǒng)化：業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一財務(wù)流程，并用制度來固化管理將財務(wù)活動梳理、規(guī)范并形成標(biāo)準(zhǔn)；4.信息化：建立相應(yīng)的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)線上線下聯(lián)動管；5.高執(zhí)行率：定期開展現(xiàn)場或線上督導(dǎo)，對工作不力的單位提出通報意見和改進(jìn)措施，確保各個階段的工作進(jìn)度和質(zhì)量。企業(yè)管理者需要本著“不求近功，不安小就”的想法，將財務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化踏實(shí)做好，成為財會流程優(yōu)化的扎實(shí)起點(diǎn)。

三、財會流程優(yōu)化的探索方向

(一)財會流程與企業(yè)發(fā)展階段及組織管理形式的結(jié)合

企業(yè)組織管理形式選擇與企業(yè)發(fā)展階段是相互結(jié)合的。具有一定規(guī)模的處于穩(wěn)定的發(fā)展階段的企業(yè)，市場占有份額保持穩(wěn)定且市場變化較小，可以采用高長型的組織結(jié)構(gòu)。在新興行業(yè)，發(fā)展初期或者競爭激烈市場變化較快的行業(yè)中的企業(yè)，需要對市場有更敏感迅速的反應(yīng)，即時變化調(diào)整以免錯失風(fēng)口，喪失市場開拓機(jī)會，需要配合以扁平型的組織結(jié)構(gòu)。同樣的，不論是何種組織結(jié)構(gòu)均需要面臨集權(quán)與分權(quán)的選擇，從各個管理層次的決策度到責(zé)任分割。例如，產(chǎn)品線數(shù)量有限且關(guān)系緊密的企業(yè)更適用于集權(quán)型結(jié)構(gòu)，高層管理人員更好控制與協(xié)調(diào)，其專業(yè)化意味著收益與節(jié)約。相反產(chǎn)品數(shù)量較多或?qū)I(yè)化并非企業(yè)重要資產(chǎn)時，分權(quán)減少信息溝通的障礙，各個決策層有較大的管理幅度，在更好地激勵員工的同時對市場反應(yīng)更為積極。

財務(wù)流程優(yōu)化需與企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的結(jié)合。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)用以平衡企業(yè)組織內(nèi)部專業(yè)化和整合兩個方面的要求，運(yùn)用分權(quán)和集權(quán)的手段對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動進(jìn)行組織與控制，其構(gòu)成要素就是分工與整合。當(dāng)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)確定后，財會流程便應(yīng)與其層級權(quán)限相適應(yīng)，不得與之信息決策傳達(dá)的速度相悖。比如，日常經(jīng)營活動形成的各類經(jīng)費(fèi)的審核歸口；財務(wù)收付流程的審批權(quán)限以及不同職能部門內(nèi)部的組織管理等等。避免交叉，重復(fù)的流程審批，刪繁就簡，但不能割裂企業(yè)整體上下游關(guān)系，使得各個職能部門間各自為政，反而放慢反應(yīng)速度。

(二)財會流程優(yōu)化與包保責(zé)任制的結(jié)合

集團(tuán)包保負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)推進(jìn)包保單位財務(wù)共享上線及進(jìn)度跟蹤，解決財務(wù)共享建設(shè)和上線過程中的問題，協(xié)調(diào)處理各項業(yè)務(wù)之間的聯(lián)動。定期開展現(xiàn)場或線上督導(dǎo)，對工作不利的單位提出通報意見和改進(jìn)措施，確保各個階段的工作進(jìn)度和質(zhì)量。各子公司也要建立包保責(zé)任制，包保責(zé)任人為子公司層面財務(wù)部門和財務(wù)公司強(qiáng)中心的領(lǐng)導(dǎo)，要進(jìn)一步明確和細(xì)化責(zé)任，把包保責(zé)任分解方案報集團(tuán)。集團(tuán)根據(jù)各級單位報回的任務(wù)分解歸屬下放權(quán)限，形成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一下，落實(shí)個人職級責(zé)任的審核環(huán)節(jié)。同時，包保責(zé)任下財會流程優(yōu)化調(diào)整不是件一蹴而就的事情，在實(shí)踐過程中，需要加以輔助措施。

1.實(shí)施問題清單管理，反映問題有渠道

通過每周各級共享中心將財務(wù)流程中各類問題匯報集團(tuán)財務(wù)共享中心。財務(wù)共享中心匯總整理，形成統(tǒng)一的問題清單，明確問題解決的實(shí)施辦法，進(jìn)度安排及責(zé)任人等等。問題清單管理要做到線上共享，續(xù)時清理，上下合力，跟蹤解決，確保每個問題有切實(shí)的解決方案和反饋，保證問題處理的時效性。

2.完善例會制度，促進(jìn)解決有載體

堅持和完善周例會，月例會等制度，確定例會內(nèi)容，作為解決問題的有效載體，杜絕形式主義。每個月各包保責(zé)任人應(yīng)該進(jìn)行一次督導(dǎo)，深入現(xiàn)場，掌握實(shí)際情況，加強(qiáng)溝通交流，推進(jìn)解決進(jìn)度，及時解決問題。集團(tuán)公司明確財務(wù)共享平臺建設(shè)專業(yè)班子、牽頭單位為財務(wù)部，二級公司財務(wù)部門也要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，與財務(wù)共享中心一起制定相關(guān)措施，強(qiáng)化工作執(zhí)行。財務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)需要承擔(dān)報告責(zé)任，積極主動推進(jìn)全級次全業(yè)務(wù)上線。同時子公司的總會計和分管財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)要總體協(xié)調(diào)，做好溝通和問題反應(yīng)。

3.發(fā)揮團(tuán)隊力量，實(shí)現(xiàn)流程有基礎(chǔ)

各財務(wù)共享中心的人員是財會流程建設(shè)的主力軍，但從目前看，小型企業(yè)或部分集團(tuán)企業(yè)的基層單位存在機(jī)構(gòu)不健全、人員嚴(yán)重短缺的問題，直接影響到工作進(jìn)度、效率和質(zhì)量。按照的財務(wù)共享模式，各子公司要盡快完善機(jī)構(gòu)設(shè)置，按照集團(tuán)公司統(tǒng)一明確的要求和職責(zé)開展工作，流程責(zé)任與人員職級能力相匹配。

(三)財會流程優(yōu)化與技術(shù)發(fā)展終端多樣化的結(jié)合

在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理工作中，財務(wù)核算與業(yè)務(wù)管理關(guān)系密切且相輔相成。財務(wù)部門在向業(yè)務(wù)部門提供財務(wù)信息的基礎(chǔ)上實(shí)施對各項業(yè)務(wù)的財務(wù)監(jiān)管工作。業(yè)務(wù)部門所提供相應(yīng)的經(jīng)營生產(chǎn)資料，使得財務(wù)核算工作有了相應(yīng)的參考信息，所謂業(yè)會融合本質(zhì)上是在財務(wù)共享模式下財務(wù)核算與經(jīng)營業(yè)務(wù)之間發(fā)生了一定程度的妥協(xié)，真正保證經(jīng)營業(yè)務(wù)與財務(wù)監(jiān)督工作的開展，并體現(xiàn)財務(wù)的監(jiān)督指導(dǎo)作用。綜上所述，財會流程不論怎樣布控終歸落在申請上傳、審批流轉(zhuǎn)、決策體現(xiàn)上，多方面體現(xiàn)業(yè)會融合。這種條件下多職能部門的共同參與，專業(yè)程度不一樣，主攻方向不一致便會加大企業(yè)財務(wù)共享推進(jìn)的難度。例如，經(jīng)常性出差的業(yè)務(wù)員填單，如何及時便捷高效就成了落實(shí)財會流程的門檻。例如，中高層對于時間便捷、可利用間隙處理、可操作性和易上手性的要求更為突出。技術(shù)發(fā)展使得用戶終端不單單依靠PC端，手機(jī)終端的實(shí)現(xiàn)財會流程使得上述實(shí)際需求得以實(shí)現(xiàn)，帶的出去，掌上辦公。技術(shù)發(fā)展使得財會流程更容易落實(shí)，并在其職能權(quán)限的落實(shí)上可以著重體現(xiàn)，也是包保責(zé)任制落實(shí)到人的權(quán)衡結(jié)果。

(四)財會流程優(yōu)化與業(yè)務(wù)流程管理的結(jié)合

簡柏特全球集團(tuán)是由美國通用電氣(GE)和另外兩家美國投資公司共同出資成立的一家從事業(yè)務(wù)流程外包(BPO)的專業(yè)集團(tuán)公司，它在全球范圍內(nèi)為客戶提供高質(zhì)量的業(yè)務(wù)和技術(shù)服務(wù)，通過卓越的實(shí)踐經(jīng)驗，協(xié)助全球客戶增加收入，降低成本，提高企業(yè)綜合競爭力。在其將業(yè)務(wù)流程管理轉(zhuǎn)化為戰(zhàn)略能力的四種方案中，提及通過持續(xù)的端對端管理和其他管理方案來實(shí)行業(yè)務(wù)流程管理。

在上世紀(jì)八十年代初期，福特汽車公司在激烈的競爭壓力下做出降低應(yīng)付賬款部門成本的相符。其應(yīng)付賬款部門的工作是接收來自各部門送來的票據(jù)比對，提交付款指令。聯(lián)查采購計劃副本，倉庫驗貨單和供貨商的發(fā)票，查看其中14種數(shù)據(jù)是否相符后付款授權(quán)，絕大部分時間和人力被耗費(fèi)在等待及核查這14項數(shù)據(jù)中。在原先業(yè)務(wù)流程的情況下：1.采購部門在供貨商發(fā)出訂單的同時并抄送訂單的復(fù)印件至應(yīng)付款部門；2.供應(yīng)商發(fā)貨，福特的驗收部門驗收后并將驗收報告送到應(yīng)付款部門；3.供貨商同時將產(chǎn)品發(fā)票送至應(yīng)付款部。在業(yè)務(wù)流程重組之后，應(yīng)付賬款部需要核實(shí)的數(shù)據(jù)，僅為零部件名稱，數(shù)量及供應(yīng)商代碼三項。采購部門和倉庫分別將采購訂單和收貨信息輸入計算機(jī)系統(tǒng)后，通過計算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行電子數(shù)據(jù)匹配，即新的流程中包含兩個工作步驟：1.采購部門發(fā)出訂單，并將訂單內(nèi)容輸入聯(lián)機(jī)的數(shù)據(jù)庫；2.供應(yīng)商發(fā)貨，驗收部門核查到貨是否與數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容吻合，如果吻合就收貨，并在終端上按鍵通知數(shù)據(jù)庫，計算機(jī)就會按時付款。應(yīng)付款部門僅需以往的25%的人力，意味著業(yè)務(wù)流程重組工程為福特公司的應(yīng)付賬款部門節(jié)省了人力資源。并且由于訂單和驗收單的自然吻合，應(yīng)付賬款部門不再需要負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的付款授權(quán)，其付款自然及時而準(zhǔn)確，簡化的物料管理工作從而使得財務(wù)信息更加準(zhǔn)確。由此可見，業(yè)務(wù)流程的管理優(yōu)化對財會流程優(yōu)化影響十分顯著。在流程中的同時抄送，布線管理使得同一組信息的傳遞更具高效性。

例如，線上三方通知單的應(yīng)用，由采購部門發(fā)起，形成驗收部門的品類、數(shù)量依據(jù)和應(yīng)付部門付款單價與總額。付款通知單由驗收部門發(fā)起，上傳電子驗收單形成付款憑據(jù)，通過應(yīng)付部門復(fù)核信息即可發(fā)送付款指令。線上表單的功能開發(fā)、抄送路線及應(yīng)用升級與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化相輔相成。

(五)財會流程優(yōu)化與財務(wù)成本管理相結(jié)合

建立財務(wù)管理制度以建立符合本公司管理要求的財務(wù)制度體系，加強(qiáng)財務(wù)管理和內(nèi)部控制，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，規(guī)范公司及所屬各單位的財務(wù)行為，維護(hù)股東、債權(quán)人公司的合法權(quán)益，在實(shí)際工作中起規(guī)范、指導(dǎo)作用。而優(yōu)化財務(wù)管理流程，可以分別從會計核算流程；計劃與預(yù)算管理流程；資金管理流程以及投資管理流程這四個方面分析，然后找出問題，解決問題。例如：

1.費(fèi)用報銷流程優(yōu)化(費(fèi)用報銷制度的制定→費(fèi)用報銷流程的規(guī)范與宣導(dǎo))。

2.資金管理流程優(yōu)化(如：賬戶管理、收款流程、資金調(diào)撥流程、付款流程、對賬流程等)。

3.資產(chǎn)管理流程優(yōu)化(如：存貨、固定資產(chǎn)的采購、庫存管理流程)。

4.稅務(wù)管理流程優(yōu)化(稅金計提→納稅申報→稅款繳納)。

5.預(yù)算流程優(yōu)化(預(yù)算的編制→預(yù)算的執(zhí)行→預(yù)算的差異管理)。

6.內(nèi)控內(nèi)審流程優(yōu)化(內(nèi)控內(nèi)審制度的制定→風(fēng)險管理→迭代優(yōu)化)。

四、結(jié)語

積土為山，積水成海，財會流程優(yōu)化在會計信息化中的體現(xiàn)不是某一角度或某一方面的，更不是一蹴而就的。持續(xù)性優(yōu)化才能不斷提升財務(wù)管理的工作效率和質(zhì)量，全方位戰(zhàn)略性地形成企業(yè)競爭優(yōu)勢，從而為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展構(gòu)筑堅實(shí)基礎(chǔ)?！?/p>