編撰企業(yè)志的資料搜集工作實(shí)施策略

河南能源焦煤公司供電處 邱慶穎

企業(yè)志是記錄企業(yè)自然和社會(huì)歷史和發(fā)展現(xiàn)狀的資料，而如何做好企業(yè)志編制工作，對(duì)工作人員提出了新的要求，特別是應(yīng)做好資料搜集工作。資料搜集的好壞關(guān)乎企業(yè)志編制的質(zhì)量，做好企業(yè)志編撰，目的是為了為企業(yè)撰寫留存珍貴文獻(xiàn)，同時(shí)也能夠幫助企業(yè)樹立良好的形象，得以在瞬息萬變的市場(chǎng)立足不敗之地。筆者就編撰企業(yè)志資料搜集工作實(shí)施策展開分析，并通過提出一些個(gè)人觀點(diǎn)，希望可以提高企業(yè)志編撰工作質(zhì)量。比如：注重資料搜集補(bǔ)充，以及完善激勵(lì)獎(jiǎng)懲制度調(diào)動(dòng)人員工作積極性，從而為公司可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、編撰企業(yè)志的資料搜集范圍

目前很多企業(yè)在發(fā)展中都開始了解到，做好企業(yè)志編撰的重要性，它發(fā)揮著不可估量的作用，它主要是記載了歷史，使文明得以延續(xù)，使文化得以傳承，所以相關(guān)工作人員要提高工作責(zé)任心，應(yīng)充分了解企業(yè)志編撰的好壞，往往與資料搜集工作質(zhì)量高低有著直接關(guān)系，所以應(yīng)以高度熱情參與到企業(yè)志編撰中。其中資料搜集范圍比較廣泛，具體我們從以下分析：第一，地方志資料，地方志資料是指客觀反映、記錄本行政區(qū)域內(nèi)自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)的歷史與現(xiàn)狀的信息體，它的形式也是比較多樣化的，其中主要包括檔案資料、文字資料、圖表資料、音像資料和實(shí)物資料等[1]。第二，各部門要搜集15年間的地方志資料，如遇到篇目中未涉及的重要資料也應(yīng)充分搜集，進(jìn)而提高企業(yè)志編撰質(zhì)量。

二、編撰企業(yè)志的資料搜集主要內(nèi)容

首先，編撰企業(yè)志的資料搜集主要內(nèi)容包括很多，比如：大事記、綜合年鑒和各項(xiàng)專業(yè)年鑒，同時(shí)也包含重大事件、重大活動(dòng)的文件、當(dāng)事人的記述和回憶、會(huì)議記錄、報(bào)刊等資料，可見，資料搜集工作量之大，對(duì)工作人員提出新要求，應(yīng)全身心地投入其中，做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作。再者，還會(huì)涉及全局性工作的專題資料、年度總結(jié)和年度數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料以及有關(guān)的重要人物的專門記述材料、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人、著名人士的工作、部門工作的重要活動(dòng)記錄及相關(guān)圖片資料。其次，資料搜集還應(yīng)包括以下內(nèi)容，比如：口述資料記錄（包括文字、錄音、錄像），也應(yīng)包含與發(fā)展有關(guān)的圖表、照片、地圖、像資料等。另外，企業(yè)在編撰企業(yè)志時(shí)，應(yīng)將注意力放在承載歷史信息、曾具有社會(huì)功用資料搜集上，以便于確保資料的全面性，而其他載體形式往往是不好替代的、易于保存的實(shí)物[2]。

三、編撰企業(yè)志的資料搜集方式

首先，編撰企業(yè)志的資料搜集工作有一定難度，工作人員應(yīng)采取合理方式去搜集更多資源，比如：可通過查閱、摘抄、復(fù)制、征集、購買等方式進(jìn)行。同時(shí)也可以通過建立資料卡片的方式，通過資料搜集工作的質(zhì)量和效率，資料搜集時(shí)，要做到一事一卡，避免盲目、重復(fù)和遺漏。在資料搜集過程中，工作人員還應(yīng)將所搜集到的資源進(jìn)行整理，應(yīng)注明建卡人、建卡時(shí)、頁序、卡片編號(hào)及類別以及資料的來源和出處，包括卷宗字號(hào)、文件名稱、發(fā)文單位、時(shí)間或者名、作者、版本、卷冊(cè)頁碼等。其次，應(yīng)將口述資料和實(shí)物資料緊密結(jié)合起來，通過互相印證、反復(fù)比較，最后得以確保所得資料成為有效資料。另外，對(duì)于有復(fù)印件或者照片的資料，工作人員可將復(fù)印件或者照片附貼在資料卡后面，更要合理地安排工作步驟，此時(shí)可以按照先易后難、先急后緩的原則加大力度，從而提高搜集效率。

四、編撰企業(yè)志的資料搜集相關(guān)要求

首先，在資料搜集時(shí)，工作人員應(yīng)確保各種資料要求內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確且完整，以便于提高企業(yè)志編撰質(zhì)量。同時(shí)資料應(yīng)必具備時(shí)間、地點(diǎn)、事件、人物、過程諸要素，從而得以更加真實(shí)反映本部門的基本情況與主要特點(diǎn)[3]。其次，資料搜集過程中，管理人員在收錄時(shí)應(yīng)重點(diǎn)記載略評(píng)議，整理時(shí)對(duì)其中的人物、年、數(shù)據(jù)要核實(shí)無誤，報(bào)告、總結(jié)、重要指示、講話、訪談?dòng)涗浖氨砀竦纫⒚鱽碓?，?biāo)明時(shí)間；照片、圖表、實(shí)物等要有詳細(xì)的文字說明；對(duì)一些新詞語、行業(yè)術(shù)語、專用名詞、外來語等。再者，錄音、錄像、光盤、數(shù)碼存儲(chǔ)介質(zhì)等形式的資料要完整清晰，可復(fù)制和使用，而照片要按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)保存。其次，資料的處理應(yīng)遵循相應(yīng)的原則。比如：前后一致原則，當(dāng)遇到來自幾個(gè)部門、說法不一的情況，此時(shí)應(yīng)以內(nèi)部資料為準(zhǔn)，依據(jù)距離事件發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)較近的資料與距離事件發(fā)生時(shí)間去注明資料，再或者，也可以以較近者為準(zhǔn)。當(dāng)親歷資料與旁證資料發(fā)生矛盾，管理人員應(yīng)以親歷者為準(zhǔn)。另外，對(duì)搜集到的資料要按時(shí)間和內(nèi)容分類整理建檔，通過獨(dú)立存放實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理的目的，在整理時(shí)應(yīng)注意補(bǔ)充資料短缺的要素，做到專人、專責(zé)、專柜保管，便于查找使用。

五、編撰企業(yè)志的資料搜集工作實(shí)施策略

（一）明確資料搜集方向

為促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展，在資料搜集時(shí)，我們還需要明確資料搜集的方向，這樣才能夠企業(yè)志的編撰具有較高質(zhì)量，這顯得尤為重要，不容管理人員忽視和小覷。工作人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)志情況制定修治目錄資料清單，要明確劃分人員崗位職責(zé)，只有將責(zé)任落實(shí)到具體人頭之上，才能夠推動(dòng)工作順利開展，通過上下齊心協(xié)力，做好企業(yè)志編撰工作。當(dāng)然管理者要不斷地總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)做到朝著正確的方向去搜集相關(guān)資料。同時(shí)在搜集資料時(shí)，我們也可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高資料搜集工作的質(zhì)量和效率，相比于傳統(tǒng)員工搜集，所獲得的效果更加顯著，最重要的是要進(jìn)行周密的部署，以此來高效優(yōu)質(zhì)的開展企業(yè)志編撰工作。其次，在資料搜集過程中會(huì)搜集到很多資料，此時(shí)工作人員應(yīng)對(duì)資料的好壞進(jìn)行辨別，這直接影響著企業(yè)志編撰的質(zhì)量，也決定了企業(yè)志的成敗，應(yīng)將有用的資料整合在一起，進(jìn)一步為企業(yè)志編撰工作提供更多支持。以往在資料搜集過程中會(huì)面臨一些困難，比如：因企業(yè)志編撰時(shí)間跨度較大，所以在資料搜集過程中對(duì)工作人員也會(huì)帶來挑戰(zhàn)，很多數(shù)據(jù)資料往往存在不完整，單靠人員去搜集并不能夠保障資料的全面性，所以為了避免企業(yè)志處于不完善狀態(tài)，還需要通過加強(qiáng)各部門的互動(dòng)交流，切實(shí)做好資料搜集工作，只有各部門人員努力做好資料搜集工作，才能夠保障企業(yè)志編撰質(zhì)量和效率得到極大的提高。

（二）加強(qiáng)人員組織管理

截至目前，很多企業(yè)都開始認(rèn)識(shí)到資料搜集質(zhì)量的好壞，決定著企業(yè)志編制的質(zhì)量，所以在明確資料搜集方向的同時(shí)，也要加強(qiáng)人員組織管理。本身資料搜集系統(tǒng)性就比較強(qiáng)，只有加強(qiáng)人員管理，才能夠?yàn)樽陨戆l(fā)展奠定基礎(chǔ)。第一，可以完善考評(píng)溝通機(jī)制，以便于加速各部門之間的交流，讓每一個(gè)人員都能夠了解到資料搜集工作，對(duì)企業(yè)志撰寫質(zhì)量的影響。同時(shí)要注重對(duì)人員專業(yè)技術(shù)、職業(yè)道德品質(zhì)的培養(yǎng)，可以在內(nèi)部積極展開技術(shù)講座，對(duì)于各方面能力較強(qiáng)的人員可以給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，讓他們得到不斷的關(guān)懷和尊重，能夠在企業(yè)志編撰過程中能夠充分地表現(xiàn)自我[4]。第二，可以通過采取精神物質(zhì)相結(jié)合的獎(jiǎng)勵(lì)方法，以此來提高他們的工作質(zhì)量，對(duì)于違規(guī)操作人員也要給嚴(yán)厲的懲罰，應(yīng)采用耐心說服做好思想工作，這樣才能夠讓他們認(rèn)識(shí)到自身行為舉止的錯(cuò)誤性，能夠做好資料搜集工作，以便于為企業(yè)志編撰工作提供更多新思路?，F(xiàn)如今，企業(yè)志編撰工作也備受重視，它是記載歷史，也是中華民族的優(yōu)良傳統(tǒng)，更是企業(yè)最寶貴的精神文化財(cái)富，需要內(nèi)部管理人員高度重視，只有做好企業(yè)志編撰工作，才能夠?qū)⑵髽I(yè)的歷史以及企業(yè)文化有效地傳承和發(fā)揚(yáng)出去。除此之外，企業(yè)要注重心理環(huán)境建設(shè)，應(yīng)重視和尊重員工，不要打擊他們，要不斷地給予鼓勵(lì)贊揚(yáng)，以此來提高工作士氣，更要讓員工明白，企業(yè)志編撰工作要想做好需要搜集相關(guān)資料，自身應(yīng)提高工作能力，通過做好充分的準(zhǔn)備工作，將資料搜集工作有效落實(shí)下去，這對(duì)于企業(yè)后續(xù)發(fā)展都有著至關(guān)重要的作用。而企業(yè)可以在內(nèi)部成立資料搜集聯(lián)絡(luò)員隊(duì)伍，通過明確資料搜集的重點(diǎn)，制定搜集資料任務(wù)對(duì)接表，以此來更好地展開資料搜集工作。

（三）創(chuàng)新資料搜集方法

對(duì)于企業(yè)來講，做好企業(yè)志編撰工作，對(duì)管理人員提出新的要求，還需要?jiǎng)?chuàng)新資料搜集方法，而資料搜集過程中也要遵循先易后難、先簡(jiǎn)后繁、先近后遠(yuǎn)的原則，只有通過循序漸進(jìn)地做好資料搜集工作，才能夠做到不漏不缺，確保資料搜集工作一次成功。其中資料搜集的方法是非常多樣的，這就需要企業(yè)根據(jù)自身實(shí)際情況合理的去選擇。常用的方法有試錯(cuò)法、六頂思考帽法、大腦風(fēng)暴法，不同的方法也發(fā)揮著不同的作用。其中試錯(cuò)法，是追求目標(biāo)的通過不斷試驗(yàn)和消除誤差，探索具有黑箱性質(zhì)的系統(tǒng)的方法[5]。這種方法在動(dòng)物的行為中是不自覺地應(yīng)用的，在人的行為中則是自覺的。而六頂思考帽法，不同于試錯(cuò)法，它是英國(guó)學(xué)者愛德華·德·博諾博士開發(fā)的一種思維訓(xùn)練模式，也比較適用于企業(yè)志編撰，應(yīng)用此方法，可以避免將時(shí)間浪費(fèi)在互相爭(zhēng)執(zhí)上，因?yàn)樘岣呖梢詾楣ぷ魅藛T資料搜集提供了“平行思維”的工具，主要強(qiáng)調(diào)的是“能夠成為什么”，而非“本身是什么”，是尋求一條向前發(fā)展的路，而不是爭(zhēng)論誰對(duì)誰錯(cuò)。除此之外，大腦風(fēng)暴法是將少數(shù)人召集在一起以會(huì)議的形式，對(duì)于企業(yè)志編撰同樣可以帶來幫助，此方法可以將團(tuán)隊(duì)的智慧有效地結(jié)合利用起來，進(jìn)而提高資料搜集工作的質(zhì)量各水平，為企業(yè)志編撰工作的順利進(jìn)行注入生機(jī)與活力。

（四）注重資料搜集補(bǔ)充

在進(jìn)行資料搜集時(shí)企業(yè)管理者應(yīng)注重資料搜集的補(bǔ)充。因?yàn)橘Y料搜集工作量較大，在進(jìn)行過程中難免存在著疏漏，導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料不全面，而無法提高企業(yè)志編撰的質(zhì)量，因此，新時(shí)期下企業(yè)要想更好地立足于市場(chǎng)中，在資料搜集時(shí)應(yīng)注重資料搜集補(bǔ)充，其中資料補(bǔ)充，是提高企業(yè)志編撰工作質(zhì)量不容忽視的內(nèi)容，需要工作人員認(rèn)真對(duì)待。首先，公司應(yīng)要求聯(lián)絡(luò)員切實(shí)盡到搜集資料的責(zé)任，在資料搜集過程中應(yīng)以較高的責(zé)任心去展開工作，這是提高工作質(zhì)量和效率的重要內(nèi)容。當(dāng)發(fā)現(xiàn)所搜集的資料與所提示的內(nèi)容存在不相符問題，也要及時(shí)地糾正，要做到及時(shí)查缺補(bǔ)漏，做好修改和調(diào)整，從而得以保障資料過關(guān)，保障企業(yè)志編撰工作質(zhì)量得到提高，使其朝著更好的方向可持續(xù)發(fā)展。再者，相關(guān)工作人員應(yīng)按照企業(yè)實(shí)際情況對(duì)資料加以分析，比如：在審視制稿資料構(gòu)成時(shí)，應(yīng)對(duì)其資料及時(shí)進(jìn)行彌補(bǔ)，確保資料更加全面且系統(tǒng)化，保障企業(yè)志撰寫工作更具備真實(shí)姓。更要積極拓寬資料搜集途徑，以往單一獲取資料的方式已經(jīng)不能滿足企業(yè)志編撰實(shí)際需求，故而，要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)趨勢(shì)日漸加劇的時(shí)代背景下更好的發(fā)展，應(yīng)拓寬資源搜集途徑。而資料補(bǔ)充搜集，也是企業(yè)志編撰的一個(gè)重要流程，它起著一個(gè)承上啟下的作用，管理人員在初步完成企業(yè)志編撰工作之后，還需要進(jìn)行資料補(bǔ)充工作，它的目的是為了提升企業(yè)志資料的價(jià)值，如此一來，為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，同時(shí)也能夠保障企業(yè)自從形式上更加穩(wěn)定，并為后續(xù)管理和經(jīng)營(yíng)得以創(chuàng)下良好的條件。

（五）完善激勵(lì)獎(jiǎng)懲制度

隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的逐步擴(kuò)大，企業(yè)志撰寫工作難度系數(shù)也變得越來越高，所以應(yīng)做完前期資料搜集工作，還需要完善激勵(lì)獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)各部門人員工作積極性。其中工作人員工作積極性高低，也關(guān)乎資料搜集工作質(zhì)量的高低，所以完善激勵(lì)獎(jiǎng)懲制度勢(shì)在必行，有助于他們能夠以良好的狀態(tài)參與到資料搜集工作中。適當(dāng)?shù)募?lì)，可以激發(fā)員工內(nèi)在潛能，讓員工保持持續(xù)的激情和工作狀態(tài)，從而使工作更具效率，切實(shí)做好資料搜集工作，全面提高企業(yè)志編撰工作。同時(shí)也要立足于自身實(shí)際情況完善獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度，幫助內(nèi)部員工樹立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。當(dāng)然獎(jiǎng)懲機(jī)制的構(gòu)建也要遵循公平公正的原則，要做到獎(jiǎng)罰分明，這樣才能夠充分發(fā)揮人的潛能，使他們能夠以最佳的狀態(tài)參與到資料搜集工作中，以便于確保搜集資料的質(zhì)量，提高企業(yè)志編撰工作水平，做好企業(yè)志編撰工作對(duì)企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要，通過從多方角度入手，得以促進(jìn)員工成長(zhǎng)和發(fā)展。更要了解內(nèi)部員工的實(shí)際需求，通過建立一套透明公開的人才聘用機(jī)制，督促員工不斷地學(xué)習(xí)，通過積極做好資料搜集工作，保障企業(yè)志編撰工作質(zhì)量得到極大的提高。比如；企業(yè)可以選擇階段性評(píng)價(jià)，它是對(duì)員工已經(jīng)取得的階段性成果和工作進(jìn)展及時(shí)進(jìn)行評(píng)判，以便管理者和員工雙方再做適應(yīng)性調(diào)整。應(yīng)根據(jù)企業(yè)志編撰需求，可以一周、一個(gè)月或者一個(gè)季度或半年進(jìn)行一次[6]。要完善績(jī)效考核機(jī)制，通過建立快速反饋渠道，掌握每一個(gè)員工的實(shí)際工作情況，更要加強(qiáng)對(duì)人力資源的投入和開發(fā)，要增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的忠誠度和歸屬感。本身企業(yè)志編撰工作就是一個(gè)復(fù)雜的過程，需要完善的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制作為支持，通過提高員工的工作能力，得以提高自身服務(wù)水平以及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。另外，企業(yè)還可以實(shí)施年終評(píng)價(jià)與獎(jiǎng)酬分配獎(jiǎng)懲方式，需要員工要配合管理人員對(duì)自己的工作成績(jī)進(jìn)行評(píng)價(jià)。而管理者要善于聽取員工自己對(duì)工作的評(píng)價(jià)，針對(duì)不足可以及時(shí)優(yōu)化，進(jìn)而以良好狀態(tài)參與到企業(yè)志編撰中，更要與員工之間保持友好交流，以便于促使資料搜集工作更具效率。

六、結(jié)語

綜上所述，目前為止，企業(yè)志編撰工作難度系數(shù)提高，在前期資料搜集過程中會(huì)遇到一些困難，無法實(shí)現(xiàn)提高編撰質(zhì)量的目的，這對(duì)于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展是不利的。故而對(duì)管理人員提出新的要求，應(yīng)明確資料搜集方向并加強(qiáng)人員組織管理，要?jiǎng)?chuàng)新資料搜集方法并注重資料的補(bǔ)充，同時(shí)要完善激勵(lì)獎(jiǎng)懲制度，讓員工清楚資料搜集工作的重要性，適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)可以使員工工作更具目的性，從而更具激情，可以為企業(yè)志編撰提供新的思路，同時(shí)還應(yīng)提供人員團(tuán)隊(duì)服務(wù)意識(shí)，應(yīng)對(duì)公司有認(rèn)同感，同時(shí)激勵(lì)本就是再給員工工作增加動(dòng)力，以此來激發(fā)員工內(nèi)在潛能，并在瞬息萬變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足不敗之地。